会议室管理办法

会议室管理办法 会议室管理办法会议室管理办法 目录目录 1 目的 2 2 适用范围 2 3 术语和定义 2 4 引用文件 2 5 职责 2 6 管理内容和规定 2 7 业务 管理流程 4 8 记录 4 9 附则 4 10 附件 4 附加说明 6 会议室管理办法 1 1 目的 为规范公司会议室管理 规范会议室服务 使会议室资源得到合理 高效利用 保证各项会 议的顺利进行 特制定本办法 2 2 适用范围 本规定适用于公司办公区所属会议室的管理 3 3 术语和定义 3 1 3 1 会议室 会议室 会议室分为专用会议室和一般会议室 包括公司办公区的各类公共会议室 报告 厅 培训室和接待室 3 2 3 2 专用会议室 专用会议室 召开公司级重要会议及重要活动的会议室 3 3 3 3 一般会议室 一般会议室 除公司专用会议室外的其他会议室 4 4 引用文件 无 5 5 职责 5 15 1 综合部 综合部 负责公司专用会议室的日常管理工作 其中包括会议室预订管理 会议服务 运维管理 会 议室设备维护等 5 25 2 工程部 工程部 负责公司会议室的工程改造施工工作 其中包括室内改造 空调改造维修及线路改造等 5 3 5 3 生产部生产部 负责公司会议室的照明设施的维护及改造 5 4 5 4 各部门各部门 负责公司专用会议室的预订申请和其他使用相关事宜的配合 负责部门属地区域划分的一般 会议室的日常管理工作 包括预订管理 设备维护等 6 6 管理管理内容和规定内容和规定 6 1 会议室的预定会议室的预定 6 1 1 专用会议室预定 各部门可通过综合管理部查询公司专用会议室的使用情况并进行预定 会议室管理办法 预定时应提供会议时间 会议名称 参会人数 会务需求 预定人姓名 联系电话 按照先预定 先使用的原则 在会议安排冲突时按照重要会议优先的原则 由综合管理部统一进行协调 并告 知相关部门 6 1 2 一般会议室预定 会议室申请部门或个人可直接与会议室责任部门进行预定 填写 会 议室使用预约登记表 附件二 一般会议室按申请的先后顺序预约使用 特殊情况下 经各会议室申请人协商后可以调整先后使用顺序 6 1 3 各部门或个人应当在会议召开前 24 小时进行预定 6 1 4 同一会议室相邻两场会议之间预定间隔应不少于 15 分钟 以便下一场会议的准备 6 2 6 2 会议服务会议服务 6 2 1 公司一级会议 如经营管理类 生产运营类 重大研发项目 重要投资等 提供茶水 会议服务人员等相关服务 6 2 2 各业务系统的二级会议或其他会议 不提供茶水与会议服务人员等相关服务 6 2 3 公司级外部接待活动根据需求提供茶水 饮品 会议服务人员等相服务 6 3 6 3 会议室使用规定会议室使用规定 6 3 1 会议室使用期间 申请部门有权合理使用会议室相关设施 包括投影仪 视频会议设备等 使用方需自带笔记本电脑 若需借用笔记本电脑 投影仪等设备 应填写 会议用品借用登记表 附件三 会服人员根据会议使用需求提供麦克风 音响 投影传输线 接线板等会议器材 并在前对相关设备调试连接 确保状态稳定 符合使用要求 6 3 2 使用方要保持会议室整洁 尊重会议服务人员的劳动 爱惜设备设施 在使用设备过程中 发现问题应及时告知会议服务人员进行设备调整 修复 6 3 3 综合管理部负责对会议室合理布局 使用方不得随意改动 不得擅自搬挪会议室内的设备 家具等 如需移动 需提前与综合管理部联系 经同意后方可挪动 使用结束后应立即复位 6 46 4 会议室运维管理 会议室运维管理 6 4 1 专用会议室 综合管理部负责对会议室内的家具及相关设备进行日常的维护保养 定期对 设施进行检测 发现故障后及时进行处理 最大限度地保障会议室的正常使用 6 4 2 一般会议室 各部门应设立兼职会议室管理人员 负责责任区内会议室日常管理工作 1 爱护会议用桌椅 规范布设会场 保持会议室整洁 2 会后清点会议室设备设施 并做记录 发现故障及时报修 3 假期期间锁门关窗 切实做好防火 防盗等安全工作 会议室管理办法 6 4 3 会议室内应张贴统一样式的资产种类 资产数量 责任部门和责任人标识 6 4 4 会议室内设备 家具等物品的损坏 丢失 如无法确定责任人 应由会议室责任部门承 担 6 4 5 综合管理部对各会议室的使用和维护进行定期检查 发现不按规定使用的 将要求相关 部门进行改正 7 业务 管理流程 无 8 记录 9 附则 9 1 本制度自发布之日起施行 9 2 本制度由综合部负责解释 10 附件 附件一 会议室管理职责划分 附件二 会议室使用预定登记表 附件三 会议用品借用登记表 会议室管理办法 附件一 会议室管理职责划分 会议室类别会议室类别会议室号码会议室号码会议室功能会议室功能可容纳人数可容纳人数责任部门责任部门 A10 04 视频会议室 多功能会议室 有投影仪 42 A10 05VIP 接待室12 A10 08会议室 培训室10 A09 08 视频会议室 多功能会议室 有投影仪 34 A09 09 多功能会议室 有投影仪 14 一层报告厅多功能会议室 培训室200 工厂 101 会议室VIP 接待室12 专用会议室 工厂 102 会议室 视频会议室 多功能会议室 有投影仪 48 A09 13会议室 培训室10 A08 11会议室 培训室20 A08 10会议室 培训室14 A07 06会议室 培训室14 A07 07会议室 培训室14 A07 09 多功能会议室 有投影仪 40 A06 09多功能会议室 有投影仪 36 A06 07 会议室 培训室14 A06 06会议室 培训室 14 A05 08多功能会议室 有投影仪 22 A05 06 会议室 培训室14 A05 05会议室 培训室 14 A04 06会议室 培训室14 A04 07 视频会议室 多功能会议室 有投影仪 36 A04 10会议室 培训室20 A04 15会议室 培训室14 A03 05会议室 培训室14 A03 06会议室 培训室14 A03 08 多功能会议室 有投影仪 36 A03 19会议室 培训室25 A03 20会议室 培训室28 一般会议室 A02 01会议室 培训室14 会议室管理办法 附件二 会议室使用预约登记表 表号 生效日期 会议室使用预约登记表 顺序号 预约时间 序号会议名称申请部门使用日期 开始结束 申请 人 联系方式备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 1 会议室由所辖部门统一管理 若没有预约登记 任何部门和个人不得擅自使用会议室 不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品 说明 2 使用人应爱护会议室设施 活动结束后 应进行必要的检查 关闭会议室内各种电器设 备的电源 关好门窗 对会议室进行清扫和整理 会议室管理办法 附件三 会议用品借用登记表 表号 生效日期 会议用品借用登记表会议用品借用登记表 顺序号 借用部门会议室