会议管理制度（修改讨论版）

文件编号DLZY MG 版本 修订V 0 大连智云自动化装备股份有限公司大连智云自动化装备股份有限公司 会议管理制度会议管理制度 第 1 页共 10 页 1 大连智云自动化装备股份有限公司大连智云自动化装备股份有限公司 会议管理制度会议管理制度 文件编号文件编号 DLZY HRD 001 页页 次次 版版 本本修改 讨论版 V01生效日期生效日期 拟制拟制审核审核批准批准 文件编号DLZY MG 版本 修订V 0 大连智云自动化装备股份有限公司大连智云自动化装备股份有限公司 会议管理制度会议管理制度 第 0 页共 10 页 1 目的目的 为规范企业会议管理 提高会议质量 降低会议成本 特制定本制度 2 适用范围适用范围 适用于公司及各部门的工作及专题会议 3 定义定义 3 1 会议主办部门 指会议召集部门 3 2 公司级会议 指公司总经理级人员参加 涉及公司经营管理相关事项 跨部门或部级以上会议 包括董事会 总经理办公会 公司年会 公司月度工作计划会 周质询会 经营例会 生产计划会 经济分析会 月度质量分析会 管理分析会 3 3 专题会议 指围绕一个专题展开的会议 包括技术交底 技术审查 生产管理 经营管理 安 全管理 质量管理 工程管理 预算管理 合同评审等会议 4 职责 职责 4 1 总经理 审批 公司月度会议计划 会议变更通知 4 2 总经办 负责会议的统筹及本制度的执行监督 负责编制 公司月度计划 负责督导 重点事 项跟踪表 中相关工作 负责公司级会务服务 负责会议室管理 4 3 会议主办部门 负责会议的组织工作 负责对违反本制度的行为提出处罚 负责准备会议资料 负责按 公司月度会议计划 电话通知参会人 4 4 主持人 负责会议主持 负责引导会议作出结论 负责明确会后跟踪事项 4 4 参会人员 按要求提交或写好会议发言稿 有固定格式时 按固定格式填写 Eg 4 会议类别及安排会议类别及安排 4 1 公司例会公司例会 名称内容参加人员 频度 时间 主持 人 记录 人 地点备注 1 公司经营战略 方针 政策 规章制度的审定 1 会议议题由各董事提前二 周汇总至会议组织者 董事会 高管会 2 公司经营计划 投资 方案 预算及决算的审 定 调整 董事长 董事及 会议指定人员 每季 末 董事 长 董事 会秘 书 会议 指定 2 会议具体事项由会议组织 者请示董事长后确定并提前 通知各与会人员 文件编号JRL MG 版本 修订V 0 大连智云自动化装备股份有限公司大连智云自动化装备股份有限公司 会议管理会议管理制度 第 1 页共 10 页 第 1 页 共 10 页 3 重要的组织人事调整 等事项的研讨 审定 3 会议记录发放范围 董事 长 董事及各相关人员 1 会前由总办秘书 负责收集会议议题 将会议 相关材料整理发放至各领导 酝酿 2 会议研究通过的 决议 文件具有管理约束力 会后总办形成会议纪要 公 司领导会签后 督办落实 总经理 办公会 公司经营管理等重要事 项的研讨 确定 总经理 副总经 理 总经办主任 列席 议题相关 部门人员 不定 期 总 经 理 总经 理秘 书 会 议 指 定 3 会议记录发放范 围 会议相关人员 1 公司经营战略 方 针 政策 机构设置等 经营决策的研讨 确定 1 会议议题由议题部门提前 一周汇总至总经办 2 讨论公司年度经营 计划和投资方案 审议 通过公司内部管理机构 设置方案 审议通过公 司的基本管理制度 讨 论确定公司年度薪酬方 案 2 会议具体事项及参加人员 由总经办请示总经理后确定 并提前通知各与会人员 经营例会 3 听取部门向公司请 示报告的重要事项 董事长 总经理 副总经理 总经 办主任列席 议 题相关部门人员 每月 总经 理 总经 理秘 书 会议 指定 3 会议记录发放范围 与会 及相关人员 公司月度工 作计划会 1 上月计划执行情况 总结 分析 2 本月计划的审核 确认 分解 各部 门须协调事宜 总经理 副总 各部 室 负责 人 每月 27 日 常务 副总 经理 会议 指定 会议 指定 1 部门总结 计划一周前 汇总至总经办 2 会后总经办形成公司月 度工作计划 下发督办 周质询会 1 上周计划执行情况 总结 分析 2 本周计划的审核 确认 各部门须协 调事宜 总经理 副总经 理 各部 室 负责人 每周 一上 午 8 30 总经 理或 副总 总经 办指 定人 员 三楼 会议 室 1 每周最后一个工作日上午 10 30 点前 以邮件形式将 周计划 周结果传至指定邮箱 2 未完成事项 填写 重点 事项跟踪表 总经办 3S 秘 书组 按期督办 生产计划会 1 计划部门报告项目 进度 2 各部门提出需要协 调事宜 3 常务副总部署重点 工作 计划部 生产部 采购部 资材部 售后服务部 外 协 质管部 车 间主任 调度 每周 1 计划部提前一天下达会议 通知 2 计划部负责做会议记录及 会议内容传达 经济分析会 总经理 副总经理 各部 室 负责人 半年 常务 副总 经理 会议 指定 会议 指定 财务部负责组织 撰写会议 纪要 文件编号JRL MG 版本 修订V 0 大连智云自动化装备股份有限公司大连智云自动化装备股份有限公司 会议管理会议管理制度 第 2 页共 10 页 第 2 页 共 10 页 4 2 技术例会项目技术例会项目 月 度 质量分析会 1 公司质量状况的月 度总结与分析 2 月度重点品质工作 计划的评估和确认 3 主要质量问题的原 因分析和对策制定 及重大质量改善项 目的确认 4 质量管理决策的研 讨 确认 发布 总经理 副总经 理 管理者代表 质管部部长 生 产 物流 技术 采购部长 月度 质管 部经 理 质管 部经 理 会议 指定 1 其他临时指定人员由质 管部提前一天通知 2 会议纪要由质管部负责 发放到相关部门 管理分析会 部门工作中需要解决的 问题 部门间需协调的 问题 公司整体存在的 问题 分析原因 提出 解决方案和整改方案 总经理 副总经 理 各部 室 负责人 每季 行政 副总 总办 主任 会议 指定 1 各部门将议案一周前汇 总至总经办 2 会后总经办下发纪要 督 办 公司年会 1 上年度公司工作总 结 2 表彰先进 3 下年度工作部署 公司所有管理人 员 职工代表 总经办组织 各部门协助 每年 1 月 总经 办 会议 指定 部门工作 周例会 公司部门成员每周 各部 门 部门 决定 名称内容参加人员频度主持人记录人地点备注 X 会 投标 投标方案任务分解 最终 主要数据确定 效益预测 技术委员会成员 技术中心经理 计划人员 投标 前 经营副 总 会议指 定 会议 指定 1 完成投标方 案制定 A 会 技术交底 将签订的工程项目合同 技术协议移交技术中心 未尽事宜必要说明 制定 初步设计方案 经营部项目主管 技术中心经理 总 工程师 计划及其 它相关人员 合同 协议 签订 后 经营副 总 会议指 定 会议 指定 1 经营部将签 订的工程合同信 息传达技术中心 2 会议纪要存 档于设备档案 对主管设计师完成的总体 结构设计进行讨论优化 B 会 技术审查 1 总体联系尺寸 工 件姿态 机床结构方式是 否满足技术协议要求 机 床总图 技术中心经理 经 营部项目主管 总 工程师 技术委员 会相关人员及主管 设计师 总体 设计 完成 后 技术中 心 会议指 定 会议 指定 会议纪要 存档 于设备档案 文件编号JRL MG 版本 修订V 0 大连智云自动化装备股份有限公司大连智云自动化装备股份有限公司 会议管理会议管理制度 第 3 页共 10 页 第 3 页 共 10 页 5 5 会议计划与统筹 会议计划与统筹 2 定位点 夹紧点 封堵 装配 等位置是否 正确 方式结构是否合理 工序图 各组总图 3 液压元器件的选用 是否符合技术协议要求 液压原理图 4 电气元器件的选用 是否符合技术协议要求 元器件的排布是否合理 电气原理图 元件布置 图 C 会 场内验收 预验收前验收 做阶段性 评价 1 外观 2 操作性 3 安全性 4 功能检查 是否满足技术协议的各 项功能要求 5 精度检查 调试过程中的精度检查 报告 生产部 经营部 技术中心 预验 收前 生产部 会议指 定 会议 指定 1 预验收前验 收 做阶段性评 价 2 会议纪要 存档于设备档案 D 会 场内验收 对预验收整改后的设备进 行验收 1 确认预验收中所提 问题整改情况 2 确定发货时间 生产部 经营部 技术中心 出厂 前 生产部 会议指 定 会议 指定 1 出厂前验收 做阶段性评价 2 会议纪要 存档于设备档案 E 会 项目总结 对终验收完成后的项目进 行最终总结 对完成情况 作出客观评价 生产部 经 营部 技术 中心 项目 完成 经营部 会议指 定 会议 指定 会议纪要 存档 于设备档案 作 为对项目负责人 的考核依据 备注 临时性会议中关键性决定形成会议纪要报总经理秘书 文件编号JRL MG 版本 修订V 0 大连智云自动化装备股份有限公司大连智云自动化装备股份有限公司 会议管理会议管理制度 第 4 页共 10 页 第 4 页 共 10 页 5 1 每月27日前 总经办与各部门协调 确定下月计划召开的各类公司级会议 统一报总经理审批 后 会同公司领导工作例会 部门例会 编制 月度会议计划 于月底前发放给公司领导和各部门负责 人 5 2 凡总经办已列入 月度会议计划 的会议 如需改期 或遇特殊情况需安排新的临时会议时 会 议主办部门需提前2 天完成会议提议和报批手续 并报请总经办调整会议计划 未经总经理同意 任何 人不得随意打乱正常会议计划 5 3 会议安排原则 小会服从大会 局部服从整体 临时会议服从例会 各类会议的优先顺序为 董事会 总经理办公会 公司年会 公司月度工作计划会 专题会 部门工作周例会 5 4 因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制 6 6 会议准备 会议准备 6 1 会议通知规定 6 1 1 已列入 月度会议计划表 的会议 月中无调整时 不再另行通知 由会议主办部门按计划表 直接电话通知参会人员 6 1 2 属下列情况之一者 按 谁主办 谁通知 的原则进行会议通知 1 未列入月度会议计划而临时提拟的会议 2 虽已列入月度会议计划 但需对会议议题 会议资料 会务安排等作特别说明时 3 其它主办人认为需另行通知的情况 6 1 3 会议通知需提前2 天以上发出 通知与会人及会务服务部门 6 1 4 会议有变更时 统一用 会议变更通知单 的形式发出 6 2 会议的其它准备工作遵照以下规定 6 2 1 会议主办部门需提前准备好会议资料 如 会议议程议题 提案 汇报材料 计划草案 决议决 定草案 与会人需提交资料等 落实并布置会场 准备好会议所需的各种设施 用品等 6 2 2 公司召开的公司级会议会务服务统一由总经办负责 6 2 3 各部门召开会议需用公司会议室的 需向总经办提出书面申请 由总经办统筹安排 7 7 会议组织 会议组织 文件编号JRL MG 版本 修订V 0 大连智云自动化装备股份有限公司大连智云自动化装备股份有限公司 会议管理会议管理制度 第 5 页共 10 页 第 5 页 共 10 页 7 1 会议组织遵照 谁主办 谁组织 的原则 7 2 会议主持人须遵守以下规定 7 2 1 主持人需不迟于会前 5 分钟到达会场 检查会务落实情况 做好会前准备 7 2 2 主持人需于会议开始后 将会议的议题 议程 须解决的问题及目标 议程推进中需注意的 问题等 进行必要的说明 7 2 3 会议进行中 主持人需根据会议进行中的实际情况 对议程进行适时 必要的控制 并有权 限定发言时间和中止与议题无关的发言 以确保议程顺利推进及会议效率 7 2 4 属讨论 决策性议题的会议 主持人需引导会议作出结论 对须集体议决的事项需加以归纳 和复述 适时提交与会人表明意见 对未议决事项亦需加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见 7 2 5 主持人需将会议议决事项付诸实施的程序 实施部门 达成标准和完成时限等会后跟进安排 向与会人员明确 8 8 参会人员须遵守以下规定 参会人员须遵守以下规定 8 1 需准时到会 并在 会议签到表 上签到 8 2 会议发言需言简意赅 紧扣议题 8 3 遵循会议主持人对议程控制的要求 8 4 属工作部署性质的会议 原则上不在会上进行讨论性发言 8 5 遵守会议纪律 与会期间需将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处 原则上不 允许接听电话 如须接听 请离开会场 8 6 做好本人的会议纪录 9 9 会议记录 会议记录 9 1 公司各类会议均需设专用记录本进行会议记录并确定专人负责记录 9 2 会议记录需遵守以下规定 9 2 1 以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录 根据需要整理 会议记录表 9 2 2 会议记录需尽量采用实录风格 确保记录的原始性 9 2 3 对会议已议决事项 需在原始记录中括号注明 议决 字样 文件编号JRL MG 版本 修订V 0 大连智云自动化装备股份有限公司大连智云自动化装备股份有限公司 会议管理会议管理制度 第 6 页共 10 页 第 6 页 共 10 页 9 2 4 会议原始记录需于会议当日 会议纪要最迟不迟于会议次日呈报会议主持人审核签名 9 2 5 负责会议考勤记录 并报会议主持人核准 9 2 6 做好会议原始记录的日常归档 保管工作 及时将经主持人核准的 会议签到表 的考勤记 录报考勤人员 1010 会议纪要和会议记录的发放 传阅 归档 会议纪要和会议记录的发放 传阅 归档 10 1 公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定 并由总经办存档备查 10 2 各部门的会议记录 由本部门常设会议记录员负责日常归档 保管 同时将一份副本送总经办 统一归档备查 10 3 会议记录为公司的机要档案 保管人员不得擅自外泄 其调阅需严格按照公司文档管理制度和 保密制度的有关规定执行 1111 会议跟进 会议跟进 11 1 会议决议 决策事项需会后跟进落实的 填写 重点事项跟踪表 按照部门职责分工由主办部 门跟进落实 会议主持人另有指定的 按主持人指定落实 11 2 会议跟进结合会议决议 纪要及会议原始记录 依据 重点事项跟踪表 11 3 总经办负责会议议定事项的督办和催办 定期检查会议决议 纪要及会议记录及落实情况 并 将督办和催办情况报告会议主持人 并将其作为考核当事人工作的依据 11 4 部门会议的跟进落实 督促检查工作由各部门自行安排 1212 公司级会议的保密 公司级会议的保密 12 1 与会人员要严格遵守保密纪律 不得将会议内容 讨论的有关情况向外泄露 12 2 会议议决事项 需严格保密 除按规定履行职责需要外 与会人员不得外传会议讨论和议决情 况 12 3 故意泄漏 传播会议有关情况的 视负面影响的大小作出相需处罚 1313 处罚 处罚 13 1 迟到 参会