会议管理(1)ppt课件.ppt

第五章会议管理 第一节会议概述 一 会议的起源与发展二 会议的含义三 会议的性质四 会议的作用五 会议的分类 第一节会议概述 一 会议的起源与发展 一 会议的起源随着生产力的发展 人类进入氏族社会 会议产生 氏族处理公共事务的机关是氏族议事会 部落和部落联盟也有相应的议事会 有关氏族共同利益的重大事务 均由氏族 或部落 全体人员参加的议事会来解决 恩格斯在 家庭 私有制和国家的起源 中论述 氏族有议事会 它是氏族的一切成年男女享有平等表决权的民主集会 这种议事会选举 撤换酋长和军事首领 以及其余的信仰守护人 它作为被杀害的氏族成员接受赎金或实行种族复仇的决定 它收养外人加入氏族 第一节会议概述 二 会议的发展 奴隶社会和封建社会 实行专职独裁 会议很少 没有形成例行的会议制度 资本主义社会 随着生产力的发展 为适应资本家组织 管理生产 产品的经营流通和利润分配的需要 作为内外联系的基本方式会议就增多起来 上层建筑提出三权分立的国家制度 其议事机关 国会 行政机关 内阁 都通过会议形式来管理公务活动 社会主义社会 无产阶级民主的范围更广 程度更高 会议更多 会议是国际间沟通的基本方式 每年在联合国举行的会议达3800多次 在日内瓦举行的国际会议 达3万多个 平均每天有80多个 第一节会议概述 二 会议的涵义 定义 聚会 商议 把人们组织起来讨论 研究问题的一种社会活动方式 含义 会议一词有两种含义 一是上述定义讲的 指有组织有领导地商议事情的集会 比如全国人民代表大会 党委会 厂长办公室等 二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织 比如中国人民政治协商会议等 我们这里讲的主要是指前一种 注意 一些没有组织的聚合和议论 不能称其为会议 只是一种自发的活动 有组织的讨论也不一定大家都发言 才叫会议 如报告会 会议的八个要素 名称 时间 地点 主持者 参加者 会议主题 方式方法 结果 政协 第一届全体会议 名称 中国人民政治协商会议第一届全体会议时间 年 月 日地点 北京主持者 全国委员会常务委员会参加者 代表 含候补代表 共 人主题 共商建国方式方法 室内集会结果 纲领 国旗国徽国歌首都 选举政府等 第一节会议概述 八个要素注意的问题同 案例 1 会议名称和会议主题不同 2 主持者和参加者不同 参加者有出席和列席的不同 代表大会 正式代表 列席代表 有无发言权和表决权 案例 会议名称和会议主题不同 中国共产党第十七次全国代表大会高举中国特色社会主义伟大旗帜 以邓小平理论和 三个代表 重要思想为指导 深入贯彻科学发展观 继续解放思想 坚持改革开放 推动科学发展 促进社会和谐 为夺取全面建设小康社会新胜利而奋斗 以上哪一句是会议名称 哪一句是会议主题 返回 三 会议的性质 1 会议不是目的 而是工作方法 会瘾 马雅可夫斯基 讽刺 开会迷 现象领导人 电视剧 我爱我家 原沈阳市市长慕绥新 恐会症 与会者 听众2 开会是领导方法的一种 而非全部会议是统一思想 明确和协调工作的重要方法会议对于一个组织不可避免 会议的作用也无以取代 据统计 一个领导者每周大约有3 7的时间在开会3 开会是工作的一个环节 而非全过程新闻媒体的会议报道 把开会当作 政绩 来宣传 四 会议的作用 1 立法作用 全国和地方各级人民代表大会及其常务委员会 是全国和地方的权力机关 他们召开的会议可以指定法律和各种法规 选举和决定国家和地方的领导人选 2 行政手段作用 决策与实施 市长办公会 从国务院到各级人民政府 各级机关 团体 企事业单位各自的企事业单位 都可以根据党的方针 政策和国家的法律发令 在职责范围内决定某种事项 或责成所属单位组织实施 3 上传下达 部署任务的作用 围城 4 宣传教育作用报告会 动员会 表彰会 交流会 开学典礼5 理论研究作用 研讨会6 咨询 纪念 仪式作用 30周年校庆大会 四 会议的作用 续 7 可以实现信息的多向即时传递 就是能在同一时刻能在很多人当中传递信息 并且能得到及时的反馈 达到良好的沟通效果 8 可以有效聚集集体的智慧和力量 9 发扬民主 密切干群关系 10 统一思想 推动工作 四 会议的作用 续 副作用 国民党的税多 共产党的会多 1 时间浪费 据苏联专家统计 他们的党政领导和专家参与会议时间占全部工作时间的33 我国干部也深受会海之苦 一级县团级干部 参会时间占1 3 2 经济浪费 1983年 政府机关会议开支达3亿3千万 84年4亿3千万 全国一年的管理费为280个亿 直接会费达70个亿 相当于全国职工一个月的收入 3与会者参会浪费的时间 精力所能创造的财富 更难估量4 会议本身的治理还要开会 又要增加成本 会议成本计算公式 会议简单成本 参加人数 小时 每小时平均创造价值 会议费用 场地设备 材料礼品 交通食宿等等 X 1000人 3小时 3次 周 15周 15元 202 5万元 五 会议的分类 1 按照会议规模划分 8种 小型会议 少则三五人 多则几十人 一般不会超过100人 如例行工作会议 座谈会 办公会 现场会中型会议 人数在100至500人之间 如报告会 庆功会 经验交流会大型会议 人数在500人至数千人以上如大型庆典会 博览会 交易会特大型会议 人数在数万人以上例如节日集会 庆祝大会 焰火晚会 特大型工程的奠基 开工及竣工典礼等2 按照会议内容范围划分 5种 综合性会议 专业性会议 专题性会议 一事一议的会议 咨询性会议 五 会议的分类 续 3 根据会议性质划分 2种p151决策性会议 它包括代表性会议 领导办公会议非决策性会议 日常工作会议 专业性会议 庆典性会议 总结交流会议 座谈恳谈性会议 洽谈谈判性会议4 按照会议的形式划分工作会议 座谈会议 恳谈会 动员会 现场会 记者招待会 听证会 联席会议 董事会 五 会议的分类 续 5 按照时间划分 定期 不定期会议6 按照会议阶段划分 预备 正式会议 7 按照开会媒介划分 电视会议 电话会议 计算机会议等8 按照会议地域划分 按会议地域划分会议 如国际性会议 全国性会议 地方性会议等 第二节会议策划 一 会议策划p1541 策划者的职责 要求 2 会议策划者的任务 第二节会议策划 二 会议计划p1561 安排会议主题或议题2 确定会名 规模和规格 提出与会人员范围或名单3 拟定会议时间与会期4 拟定会议议程与日程安排5 准备会议文件6 落实后勤工作 第三节会议的组织 一 会议的规则 自学 p160 第三节会议组织安排 二 重大会议的组织安排1 会前准备阶段2 会议进行阶段3 会议结束阶段 第三节会议的组织 二 重大会议的组织安排1 会前准备阶段 1 选定 安排议题 2 成立会议领导班子 3 准备会议文件报告 4 拟定会议议程 日程和程序 5 通知开会 6 行政事务准备 第三节会议的组织 二 重大会议的组织安排1 会前准备阶段 1 选定 安排议题 会议讨论的问题 决策的对象 就是议题 大中型会议由会议领导机关和领导同志确定 有的由分管某项工作的领导同志提出 有的由下级机关或根据领导同志指示准备会议 秘书收集筛选议题 交领导审查 第三节会议的组织 二 重大会议的组织安排1 会前准备阶段 2 成立会议工作班子 会议的组织机构p161 会务组 负责会议综合性工作 会务组织 会场布置 会议接待 签到 综合协调等工作 秘书组 指定会议计划 准备各种会议文件和资料 做好会议记录 简报 会议通知 会议文书立卷归档 接待组宣传组 负责会议的录像 娱乐活动 照相服务和对外宣传报道 财务组 会议经费统筹使用 收费 付帐保卫组礼品组 发放礼品组或接受礼品 第三节会议的组织 1 会前准备阶段 3 准备会议文件 报告p165 做好文件的印制或复制工作 会议的程序性文件如会议议程与日程安排 选举程序表决程序安排等 法律 法规 政策性等指导性文件 参考性文件如统计报表 技术资料 会议管理性文件如会议通知 证件 作息安排表及会议须知等 认真校对会议文件 案例 做好文件的分发工作 改不得的错字 小秘书当差心太实难识玄机 这天上午一上班 办公室马主任对小张秘书说 朱局长今天下午要参加市委常委扩大会 有一个发言 稿子我已经写好了 正在打印室里打印 待一会儿 你校对一下 校对好后直接交给朱局长 我上午要参加市里的一个会议 说完 马主任又不放心地叮嘱道 小张 你一定要按照我的原搞校对 不要乱改呵 小张郑重其事地说 马主任 不就是校对一份稿子吗 你尽管放心去开会 保证误不了事 马主任走后不久 打字员就送来了打印好的草稿 让小张校对 小张校对得很认真 只要发现和原稿不一致的地方 哪怕是一个标点 也马上改正过来 突然 小张看见打印稿上有 造义很深 这四个字 看不明白是啥意思 再看马主任的原稿 也是这样写的 小张想了想 估计 造义 该是 造诣 马主任是老机关 怎么会写这样的别字呢 他会不会是故意掂我的分量呢 这样一想 小张禁不住打了个寒颤 接着 小张又发现了好几处差错 比如 徘徊 写成了 排怀 栩栩 写成了 许许 呕心沥血 写成了 偶心沥血 等等 小张都一一改正过来 然后又送到打印室重新打印了一份 交给了朱局长 改不得的错字 小秘书当差心太实难识玄机 续 下午快下班的时候 朱局长开完会回来 立刻打电话把马主任叫到他的办公室 不一会儿 马主任怒气冲冲地回来了 他冲着小张嚷着 你上午把我的稿子改了 小张有点摸不着头脑 我只是改了几个错别字 马主任火冒八丈高 几个错别字 你倒说得轻巧 可是你知道吗 朱局长经常念白字 我那样写就是为了防止他念错 你倒好 全改过来了 你知道今天下午朱局长在市委常委大会上都念了些啥 他将 徘徊不前 念成 非回不前 将 呕心沥血 念成 区心沥血 将 造诣很深 念成 造旨很深 市委一位党委当时就插话说 还 造纸 呢 我看你也不要当局长了 去造纸厂得啦 小张一听 脸都吓白了 我哪 哪知道这些内情呢 三天后 小张被 发配 到了原来的基层单位 1 会前准备阶段 4 拟定会议议程 日程和程序 议程 研究事项 如报告 选举p158 日程 日期和时间安排 表格方式p158 程序 项目先后或依次安排 宣布会议开始 奏国歌 领导讲话次序等 第三节会议的组织 二 重大会议的组织安排 1 会前准备阶段 5 通知开会 p162名称 时间 地点 对象 内容和要求书面通知 电话通知 接通知人 时间 口头通知 上门邀请 6 行政事务准备 会议用品 会场 主席台 证件 报到 预演 会议用品准备 p1661 会议的必须用品 文具用品 纸 笔 本 桌椅 台布 茶具 设备如扩音设备 照明设备 通风及空调设备2 会议特殊用品 根据不同类型的会议配备 不同类型的特殊用品 如选举性会议要有投票箱 选票 表彰性会议 接待性会议 代表性会议和庆典性会议 专业性会议等3 会议用品准备工作的要求 制定会议用品的准备方案 列清单 工作认真对待 高度负责 会议用品经济实用 会场的安排 1 选定会场 主要考虑下列因素 p167一是会场大小适中二是会场地点适宜三是环境适合四是设备齐全五选择有停车场的会议地点六会议场地租用的成本合理 2 布置会场 不同的会议有不同的布置形式 庆祝大会会场要求喜庆热烈 彩色 追悼会会场要求庄重肃穆 黑白 主席台的安排 会议主席台座次的安排原则 左为上 右为下 国际惯例正好相反 右为上 左为下 人数在单数与双数时座位安排不同 主席台的安排 单数时 双数时 例 座位的重要性 加拿大 制发会议证件 一类是会议正式证件 包括代表证 出席证 列席证 签到证 旁听证 来宾证 入场证等 校庆主要是贵宾证 另一类是工作证件 包括工作证 出入证 汽车证等 有些重要会议如人民代表大会 代表证件贴照片 加盖钢印 以防伪造 负责会议报到 接待 报到的主要作用是 会议秘书部门准确掌握与会人员到会情况并组织会议 对于应报到而未及时报到的要催促 报到完毕后 汇总情况 向会议领导报告 安排好接待服务 预演 如发奖仪式 礼仪小姐捧着东西不知给哪个领导 或送错 授奖人与领奖人不一样多 有时领奖人多 空手下台 有时领奖人少 领导拿起来发不出去 东西给错 不要换 领回后台再说 选举 容易乱 投票要提前说明顺序 投标箱能不能投进去 是否密封等 案例1 一次重要的报告会 办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作 小刘将无线话筒和录音机磁带安排好以后 还事先调试了一番 觉得效果不错 小刘放心地做其他的事情去了 会议结束后 主任要小刘把录音整理出来 小刘打开录音机 前几分钟听起来还不错 但越听越不清晰了 到后来竟然完全是一片噪声 报告自然是没有整理出来 小刘应怎样总结教训呢 案例2 一次重要的国际会议 十多个国家的领导人在一起聚会 因为组织者的疏忽 在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排 结果在这一重要国际会议的 全家福 中 竟找不到这两位女性领导人的影像 引起两国舆论的指责 案例3 某校召开一次表彰大会 对全校七 八个先进集体 数十名先进个人 颁发锦旗和奖状 当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后 有几名同学当即发现奖状上的名字不对 转头向领导更换和相互交换 一时间领奖台上竟乱糟糟 好似集贸市场 二 重大会议的组织安排 2 会议进行阶段 1 会议签到 2 入场 2 会场服务 3 会议记录 二 重大会议的组织安排 2 会议进行阶段 1 会议签到p172 簿时签到 卡式签到 2 入场入场前 检查会场 发现问题及时解决 进行代表资格审查 制止无关人员进场 会议开始后 入场 引导就座 先后次序 入场后 核对人员 统计未到会者 没来的请举手 二 重大会议的组织安排 2 会议进行阶段 3 会场服务会议礼品 分发文件等会务服务 水等后勤保障 灯光 音响 录音 摄像等设备放国歌等设备使用 案例 准备不好 放不出国歌 齐唱 内外联系传递信息 提醒领导 4 会议记录 编写简报 P172正式的会议记录是会议进程的原始记录 是具有法律效力的档案 必须准确 完整 条理清楚 二 重大会议的组织安排 3 会议结束阶段 会后的善后管理工作 p177 1 会议文件立卷归档 会议文件的收集整理工作 会议文件大多属于草稿性质或参考性质 并带有秘密性 如十六大报告讨论稿新闻只发要点摘录 会议议程及报告等文件 分组别门组成案卷 归档 校庆专卷 汇编会议文件分两种 一种是资料工作需要的汇编 这种汇编是将会议所有文件包括会议通知 会议名单和分组名单 会议须知 会议正式文件和参阅文件 会议简报 会议发言材料 领导讲话 会议总结等都收集起来 按照先后顺序装订成册 以备查考 这种汇编要求文件要全 另一种是供学习用的汇编 是将会议正式的报告 主要讲话等汇编 以供学习用 如 中国共产党第十六次全国代表大会文件汇编 2 整理会议记录 印发会议纪要 文件会议纪要是在会议记录的基础上加工整理而成的一种公文形式 是传达贯彻党和国家的方针 政策 指导工作 解决问题 交流经验等的重要工具 二 重大会议的组织安排 3 会议结束阶段 会后的善后管理工作 3 安排与会人员返程p178 4 会议经费结算工作 5 总结会议工作 练习题 1 福侨区政府拟于五月中旬召开一次区乡镇企业深化改革经验交流会 会期3天 各乡镇主要领导人和乡镇企业负责人参加 预计150人左右 请根据上述条件拟制一份会议预案 1 会议名称 福侨区乡镇企业深化改革经验交流会 2 会议主题 总结交流乡镇企业深化改革的经验 促进乡镇企业的发展 3 会议时间和地点 5月11日至20日内任选3天 地点在福侨区范围内任选 4 会议规模 150人左右 5 与会人员 各乡镇主要领导人和乡镇企业负责人参加 6 会议议程和日程 第一天上午开大会 由区政府领导人作报告 下午分组讨论 第二天全天进行经验交流 由指定的乡镇企业负责人大会发言 第三天上午组织参观 下午召开总结表彰大会 具体内容自定 7 成立会议机构 由会议组 秘书组 宣传组 接待组 财务组保卫组等组成 8 与会人员的食宿安排 包括规格和标准 9 会议经费预算和开支办法 10 会议行政事务准备 会议文书 一 会议文书的种类 七类会议文书是指会议指导思想 主题内容 会议进程等全部活动的反映与记录 是指导会务活动 促进会议进程 完成会议任务 达到会议目的的重要工具 1 会议的指导性文书如上级有关指示和会议起因的文件等 2 会议的主题内容文书 如开幕词 主题报告 专题报告 大会发言 正式决议 闭幕词等 3 会议的进程文书 如会议议程表 日程安排表 会议记录 会议简报 选举程序表 表决程序表 会议文书 一 会议文书的种类 七类 续 4 会议参考文书如有关的调查报告 典型资料古今中外的有关参考文献5 会议提案信访文书 如代表提案 信访文书6 反映会议的成果文书 如选举结果 会议纪要 新闻公告 传达文件 提纲 执行计划等7 会议管理文书 如会议通知 会议须知 议事规则 出席证件 保密制度和生活管理文书等 会议文书 二 会议文书的撰写1 会议通知p164案例会议通知要求以极其简短的文字 写明会议名称和内容 日期和时间 地点 出席人以及对出席者的要求等 同志 兹定于1985年11月15日 19日在湖北武汉江汉大学召开全国高等院校秘书学教学经验交流会暨中国高等院校秘书学教学研究会第一次年会 请届时参加 注意事项如下 1 报到时间 1985年11月14日 研究会会长 副会长 秘书长 副秘书长于11月13日提前来汉 商讨会议有关事项 2 11月14日大会筹备处在武昌火车站 汉口火车站 长航17码头设有接待站 如乘坐飞机来汉者 请乘坐机场交通车至中国民航汉口售票处 此处同时设有接待站 提前或逾期来汉者 请乘坐 路公共汽车至终点站 3 各校自编教材可提供样本五册以上 大会准备进行教材陈列 交流活动 4 住宿 旅差费用自理 5 其他有关事项请参照江汉大学1985年9月13日 会议通知 6 大会筹备处通讯地址及电话 湖北武汉赵家条江汉大学中文秘书系联系人 电话 027 全国高等院校秘书学教学经验交流会中国高等院校秘书书教学研究会第一次年会筹备会一九八五年十月十五日 会议文书的撰写 2 开幕词和闭幕词 1 开幕词 旨在阐明会议的指导思想 宗旨 重要意义 向与会者提出开好会议的中心任务和要求 对会议起着重要的指导作用 开幕词的结构由首部 正文和结束语三部分组成 首部 包括标题 时间 称谓三项 标题 一般由事由和文种构成 如 中国共产党第十二次全国人民代表大会开幕词 有的标题由致词人 事由和文种构成 其形式是 同志在 会上的开幕词 有的采用复式标题 主标题揭示会议的宗旨 中心内容 副标题与前两种标题的构成形式相同 如 我们的文学应该站在世界的前列 中国作家协会第四次会员代表大会开幕词 也有的只写文种 开幕词 时间 标题之下 用括号注明会议开幕的年 月 日期 称谓 一般根据会议的性质及与会者的身份确定称谓 如 同志们 各位代表 各位来宾 运动员同志们 等 开幕词撰写 续 正文 包括开头 主体两部分 开头部分 一般开门见山地宣布会议开幕 也可以对会议的规模及与会者的身份等作简要介绍 如 参加这次大会的代表有 人 其中有来自 并对会议的召开及对与会人员表示祝贺 需要说明的是 开头部分即使只有一句话 也要单独列为一个自然段 将其与主体部分分开 主体部分 是开幕词的核心部分 通常包括三项内容 一是阐明会议的意义 通过对以往工作情况的概括总结 和对当前形势的分析 说明会议是在什么形势下 为了解决什么问题和达到什么目的召开的 二是阐明会议的指导思想 提出大会任务 说明会议主要议程和安排 三是为保证会议顺利举行 向与会者提出会议的要求 结束语 要简短 有力 并要有号召性和鼓动性 写法上常以 同志们 让我们 呼告语领起一段 用 预祝大会圆满成功 闭幕词分三部分 总结会议成果 提出希望号召 宣布会议闭幕 会议文书 3 会议报告会议报告是会议主席向全体与会者所做的中心讲话 简短生动 一般不超过1小时 站着讲口语化处理 如公文层次不宜多 一 一 1 1 漫画 会议报告的层次 1 2 3 4 5 6 7 8 40320 个 小意思 4 会议记录 会议记录是一种实用文体 是会议情况的真实反映 会议记录的格式 会议组织情况 要写明会议名称 记录的标题 含届数或次数 下面依次是 时间 地点 出席人 缺席人 包括缺席原因 列席人 主持人 记录人等 会议内容 按会议进行的实际程序记录 议程 议题 讨论过程 发言内容 决定事项等 结尾标 散会 主持人 签名 记录人 签名 会议记录 院长办公会议时间 1998年9月1日地点 第1会议室出席人 缺席人 出差 列席人 主持人 记录 内容 内容 一 主持人讲话 今天主要讨论一下 工作的问题 二 发言 主持人总结 各部门都同意 散会 主持人 签名 记录人 签名 会议记录的要求 准确 真实 清楚 完整应当有高度的政治责任心 以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意 记录字体力求清晰易认 不要过于潦草 不要使用自造的简称或文字 记录使用的工具 录音机 要采用统一制发的会议记录本或记录纸 使用档案书写许可的笔 会议记录有笔录 音录和影像录几种 对会议记录而言 音录 像录通常只是手段 最终还要将录下的内容还原成文字 会议记录的技巧 一快 即书写快 记得快 二要 即择要而记 就记录一次会议来说 要围绕会议议题 会议主持人和主要领导同志发言的中心思想 与会者的不同意见或有争议的问题 结论性意见 决定或决议等作记录 就记录一个人的发言来说 要记其发言要点 主要论据和结论 论证过程可以不记 重要的意思应记原话 不得任意取舍增删 不重要的可以记大意或要点 照稿子讲的可以注明题目 不记内容 三省 如使用简称 简化词语和统称 省略词语和句子中的附加成分 比如 但是 只记 但 有的句子 后半部分画一曲线代替 省略引文 记下起止句或起止词即可 会后查补 四代 即用较为简便的写法代替复杂的写法 一可用姓代替全名 二可用一些数字和国际上通用的符号代替文字WTO 三可用汉语拼音代替生词难字 等等 但在整理和印发会议记录时 均应按规范要求办理 会议文书 5 会议简报p175会议简报是会议期间反映会议情况的简报 它是一种临时性的简报 内容包括会议中的情况 发言及会议决定等 规模较大 时间较长的会议常要编发多期简报 以起到及时交流情况 推动会议的作用 小型会议一般是一会一期简报 常常在会议结束后 写一期较全面的总结性的情况反映 会议文书 6 会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 不写讨论过程 会议议定事项是本单位 本地区 本系统开展工作的依据 带有决议决定性质 有的会议纪要的精神也可供别的单位 别的系统参考 交流情况 写法开头与会议记录相同 下面分情况简述和议定事项两部分 县人民政府第六次常务会议纪要 时间 年 月 日地点 县政府常务会议室出席 缺席 出差 列席 主持 记录 会议讨论了 会议研究决定 一 会议原则同意县民政局关于民政事业费管理使用办法的修订意见 二 关于召开全市经济工作会议问题 由 副市长组织筹备 县人民政府办公室整理 主题词 民政经济会议纪要送 发 共印60份 第四节会议的协调 一 会议协调 1 会议协调的含义 会议组织者受上级领导的委托 通过各种方式和手段妥善地协调 处理各种关系 矛盾和纠纷 其目的是保证会议的顺利召开 进行和圆满结束 它是会议组织管理的重要手段 其实质是统一认识 调整关系 解决矛盾 协调行动 2 做好协调工作 必须建立一套有效的指挥调度体系 明确岗位责任 第四节会议的协调 二 会议协调的要求1 提高会议组织人员的素质和效率 2 注重调查研究 广泛收集信息 3 争取领导通知的理解 信任和支持 4 充分发挥各相关部门的作用 5 顾全大局 求同存异 协调一致 6 建立良好的人际关系 7 善于将灵活性与原则性结合起来 8 遇到问题 耐心细致 沉着冷静 稳重行事 9 注意留有余地 10 协调之后注意及时抓紧落实 第四节会议的协调 三 会务协调的内容1 会议时间的安排与协调2 会议地点的安排与协调3 与会人员的安排与协调4关于议题的安排与协调5 与外部交通 供电 供水 供水商业等部门的协调 第五节会议的控制 会议控制三个要求 严格控制会议 不断改进会风 提高会议效率 第五节会议的控制 严格控制会议破除 三个观念 唯行文办会是正宗 向上攀 明哲保身 建立 两个制度 完善会议制度 审批 审查 控制制度 能不开的不开 能不来的不来 能合并的合并 完善岗位责任制分工明确 不需开会讨论 不断改进会风 假公济私 今天张家界 明天北戴河 自掏腰包 无利可图 形式主义 开会只为单位作秀 领导坐台 发言作戏 所以领导讲话 秘书忙活 连小孩也知道 不断改进会风 案例 老师出了个题目 假如我是个百万富翁 让学生写作文 同学们陷入了美好的幻想之中 惟独约翰坐着不动 老师 你干吗不写作文 约翰得意地说 百万富翁用不着写什么作文 有秘书呀 提高会议效率 治长 站着开 简化程序 不搞形式治散 限定 催眠式 发言 书面代言治旧 采取新技术手段 电视 电话会议 网络会议 关键 主持会议的领导 第五节会议的控制 会议控制的具体内容 一 会议的进程控制二 会议的数量控制三 会议的质量控制四 会议的成本控制五 会议的时间控制 第五节会议的控制 一 会议的进程控制p1811 会议主持人对会场的控制2 采取有效的手段控制会议的气氛3 辅助引导会议的进程 促使会议决议的有效形成 第五节会议的控制 二 会议数量的控制p1831 会海的成因 1 领导素质不高 2 官僚主义做崇 3 组织结构不合理 4 会议质量低 效率不高 5 会风不正 2 控制会议数量的主要方法措施p184 1 提高各级领导的素质 提高领导者的领导水平 2 合理设置机构 正确分割职能与权利 避免或减少职能的交叉重复 3 建立并严格实施会议审批标准和审批权高度集中的制度 4 建立会议协调安排机制 5 全面控制会议质量 提高会议效果 避免减少连锁会议 6 加强会议成本控制 严肃财经纪律 7 对例行会议做定期检查分析 第五节会议的控制 三