Office2007办公软件应用.ppt

办公软件应用 目录 第1章Word2007操作基础 第2章图文混排 第3章文表混排 第4章Excel2007基础知识 第5章公式与函数 第6章使用图表 第7章分析数据 第8章PowerPoint2007基础操作 第9章幻灯片的演示输出 第10章邮件合并 返回 第1章Word2007操作基础 本章学习目的 Word2007界面介绍编辑文档设置文本格式页面设置 Word2007相对于老版本的Word窗口界面 更具有美观性与实用性 在Word2007中 选项卡与组替代了传统的菜单栏与工具栏 用户可通过双击鼠标的方法快速展示各组命令 1 Word2007界面介绍 在使用Word2007制作文档时 编辑文档是最重要 最基础的操作 在编辑文档时 首先需要利用键盘或鼠标选择文本 然后对选择的文本进行删除 剪切 复制等操作 另外 用户还可以在整个文档中查找并替换部分文本 2 编辑文档 在Word2007中 用户可根据使用习惯选择使用键盘或鼠标操作方法 来选择单个字符 词 段 整行或者整篇文本 例如 选择任意文本 首先移动鼠标至文本的开始点 任何拖动鼠标即可选择任意文本 选择单词 双击单词的任意位置 即可选择单词 选择整行 将鼠标移动至行的最左侧 选定区 当光标变成向右的箭头时单击鼠标即可选择整行 1 选择文本 对于长篇或包含多处相同及共同文本的文档来讲 修改某个单词或修改具有共同性的文本时 显得特别麻烦 Word2007为用户提供了查找与替换文本的功能 2 查找与替换 输入完文本之后 为了使整体文档更具有美观性与整齐性 需要设置文本的字体格式与段落格式 例如 设置文本的字体 字号 字形与效果等格式 设置段落的对齐方式 段间距与行间距 符号与编号等格式 3 设置文本格式 页面设置是指在文档打印之前 所需对文档进行的页面版式 页边距 文档网格等格式的设置 由于页面设置直接影响着文档的打印效果 所以在打印文档时用户可以根据要求在 页面布局 选项卡中的 页面设置 选项组中随意更改页面布局 4 页面设置 页边距是文档中页面边缘与正文之间的距离 用户可通过 页面设置 选项组中的 页边距 命令 来设置页边距 1 设置页边距 用户可通过启用 页面设置 选项组中的 纸张大小 命令 在下拉列表中选择相应的选项即可 另外 用户也可以在 纸张大小 下拉列表中选择 其他页面大小 选项 在弹出的 页面设置 对话框中的 纸张 选项卡中全面的设置纸张大小与纸张来源等选项 2 设置纸张大小 稿纸样式与实际中实用的稿纸样式一致 可以区分为带方格的稿纸 带行线的稿纸等样式 选择 页面布局 选项卡 启用 稿纸 选项组中的 稿纸设置 命令 在对话框中可以设置网格 页面 页眉 页脚 换行等格式 3 设置稿纸 第2章图文混排 本章学习目的 使用图片使用文本框使用艺术字 使用图片是利用Word2007中强大的图像功能 在文档中插入剪贴画 照片或图片 并通过Word2007中的 格式 命令设置图片尺寸 样式 排列等效果 在一定程度上增加了文档的美观性 使文档变得更加丰富多彩 1 使用图片 文本框是一种存放文本或者图形的对象 不仅可以放置在页面的任何位置 而且 还可以更改文字方向 设置文字环绕 创建文本框链接等一些特殊的处理 2 使用文本框 艺术字是一个文字样式库 不仅可以将艺术字添加到文档中以制作出装饰性效果 而且还可以将艺术字扭曲成各种各样的形状 及将艺术字设置为阴影与三维效果的样式 3 使用艺术字 启用 插入 选项卡 文本 选项组中的 艺术字 命令 在下拉列表中选择相符的艺术字样式 在弹出的 编辑艺术字文字 对话框中输入文字内容 并设置艺术字的 字体 与 字号 单击 确定 按钮 即可在文档中插入艺术字 1 插入艺术字 为了使艺术字更具有美观性 可以像设置图片格式那样设置艺术字格式 即设置艺术字的样式 设置文字方向 间距等艺术字格式 2 设置艺术字格式 第3章文表混排 本章学习目的 创建表格表格的基本操作设置表格格式 表格由表示水平行与垂直列的直线组成的单元格 创建表格即是在文档中插入与绘制表格 在Word2007中主要包括插入表格 绘制表格 表格模板创建 插入Excel表格等多种创建表格的方法 1 创建表格 插入表格即是运用Word2007中的表格命令 按照固定的格式在文档中插入行列不等的表格 在选项组中包含插入表格 绘制表格 插入Excel表格 快速表格 等4种插入表格的方法 1 插入表格 在使用表格制作高级数据之前 用户还需要掌握表格的基础操作 例如 选择单元格 插入单元格 调整单元格的宽度与高度 合并拆分单元格等操作 2 表格的基本操作 使用表格的首要步骤便是操作表格 其内容主要包括选择单元格 选择整行 选择整列 插入单元格 删除单元格等 1 操作表格 为了使表格与文档更加协调 也为了使表格更加美观 用户还需要调整表格的大小 列宽 行高 同时 还需要运用插入或绘制表格的方法 来绘制斜线表头 2 调整表格 合并与拆分主要包括合并与拆分单元格与表格 即将一个单元格分为两个或多个单元格与表格 或将多个单元格合并在一起 3 折分与合并 设置表格格式 即是运用Word2007中的 表格工具 选项调整表格的对齐方式 文字环绕方式 边框样式 表格样式等美观效果 从而以增强表格的视觉效果 使表格看起来更加美观 3 设置表格格式 在Word2007中用户可以通过设置表格边框的线条类型与颜色 以及设置表格的底纹颜色的方法 来增加表格的美观性与可视性 1 设置表格边框与底纹 Word2007为用户提供了文本与表格的转换功能 不仅可以将文本直接转换成表格的形式 而且还可以通过使用分隔符标识文字分隔位置的方法 来将表格转换成文本 2 表格与文本转换 返回 第4章Excel2007基础知识 本章学习目的 Excel2007界面介绍编辑单元格编辑工作表 启用 开始 菜单中 程序 MicrosoftOffice MicrosoftOfficeExcel2007 命令 打开Excel2007的工作窗口 1 Excel2007界面介绍 在制作Excel电子表格时 为了使工作表更具有完善性 协调性与合理性 需要编辑工作簿 即 调整工作表的行高与列宽 复制与移动单元格 拆分与合并单元格 以及填充数据与冻结窗格等操作 2 编辑工作表 创建一个空白工作簿之后 便可以在工作表中输入文本 数值 日期 时间等数据了 另外 用户还可以利用Excel2007中的数据有效性功能限制数据的输入 1 输入数据 编辑单元格是制作Excel电子表格的基础 不仅可以运用自动填充功能实现数据的快速输入 而且还可以运用移动与复制功能完善工作表中的数据 2 编辑单元格 在Excel2007中 用户不仅可以通过移动工作表来改变工作表的顺序 而且还可以通过复制工作表的方法建立工作表副本 以便可以保留原有数据不被破坏 3 移动与复制工作表 第5章公式与函数 本章学习目的 使用公式使用函数 公式是一个等式 是一个包含了数据与运算符的数学方程式 主要包含了各种运算符 常量 函数以及单元格引用等元素 利用公式可以对工作表中的数值进行加 减 乘 除等各种运算 在输入公式时必须以 开始 否则Excel2007会按照数据进行处理 1 使用公式 用户可以根据工作表中的数据创建公式 即在单元格或编辑栏中输入公式 另外 还可将公式直接显示在单元格中 1 创建公式 函数是系统预定义的特殊公式 它使用参数按照特定的顺序或结构进行计算 其中 参数规定了函数的运算对象 顺序或结构等 是函数中最复杂的组成部分 Excel2007为用户提供了几百个预定义函数 通过这些函数可以对某个区域内的数值进行一系列运算 2 使用函数 用户在日常工作中经常会使用一些固定函数进行计算数据 从而简化数据的复杂 例如 求和函数SUM 平均数函数AVERAGE 求最大值函数MAX 求最小值函数MIN 等 1 常用函数 第6章使用图表 本章学习目的 创建图表编辑图表 1 创建图表 创建图表是将单元格区域中的数据以图表的形式进行显示 从而可以更直观的分析表格数据 由于Excel2007为用户提供多种图表类型 所以在应用图表之前需要先了解一下图表的种类及元素 以便帮助用户根据不同的数据类型应用不同的图表类型 2 编辑图标文字 编辑文字是更改图表中的标题文字 另外还可以切换水平轴与图例元素中的显示文字 第7章分析数据 本章学习目的 排序数据筛选数据分类汇总数据 1 排序数据 在Excel2007中用户可以使用默认的排序命令 对文本 数字 时间 日期等数据进行排序 另外 用户也可以根据排序需要对数据进行自定义排序 2 筛选数据 筛选数据是从无序且庞大的数据清单中符合指定条件的数据 并删除无用的数据 从而帮助用户快速 准确的查找与显示有用数据 在Excel2007中 用户可以使用自动筛选或高级筛选功能来处理数据表中复杂的数据 3 分类汇总数据 用户可以运用Excel2007中的分类汇总功能 对数据进行统计汇总工作 分类汇总功能 其实即是Excel2007根据数据自动创建公式 并利用自带的 求和 平均值 等函数实现分类汇总计算 并将计算结果显示出来 通过分类汇总功能 可以帮助用户快速而有效的分析各类数据 1 创建分类汇总 在创建分类汇总之前 需要对数据进行排序 以便将数据中关键字相同的数据集中在一起 选择数据区域中的任意单元格 启用 数据 选项卡 分级显示 选项组中 分类汇总 命令 在弹出的 分类汇总 对话框中设置各项选项即可 第8章PowerPoint2007基础操作 本章学习目的 认识PowerPoint2007界面认识PowerPoint2007视图PowerPoint的使用技巧 1 PowerPoint2007界面介绍 相对于老版本的PowerPoint来讲 PowerPoint2007具有新颖而优美的工作界面 其 方便 快捷且优化的界面布局 可以为用户节省许多操作时间 在运用PowerPoint2007制作演示文稿之前 用户应该先认识PowerPoint2007的工作界面 及多种视图的切换方法 1 PowerPoint2007窗口介绍 启用 开始 程序 MicrosoftOffice MicrosoftOfficePowerPoint2007 命令 即可进入PowerPoint2007工作界面 2 PowerPoint2007视图简介 PowerPoint2007为用户提供了普通 幻灯片浏览 备注页与幻灯片放映4种视图方式 用户可通过启用 视图 选项卡 演示文稿视图 选项组中各项的命令 在各个视图之间进行切换 1 保护你的PowerPoint演示文稿2 重复上一动作 F4键 3 更改Undo的次数4 幻灯片自动更新日期与时间5 让文字闪烁不停6 放映时指定跳到某张幻灯片7 放映时进到下一张幻灯片 3 PowerPoint的使用技巧 丰城矿务局培训中心 3 PowerPoint的使用技巧 8 放映时退到上一张幻灯片9 终止幻灯片放映10 放映时鼠标指针的隐藏与显现11 在播放的PPT中使用画笔标记12 控制放映时白屏或黑屏13 播放多种音视频文件14 将Word文件快速转换为Powerpoint文稿 丰城矿务局培训中心 1 保护你的PowerPoint演示文稿 单击Office按扭 另存为 单击工具按扭 再选 常规选项 根据你保护文档不被查看或是不被更改的要求 把密码键入 打开权限密码 或 修改权限密码 框中 单击 确定 丰城矿务局培训中心 例如 将一些文字设置为粗体 然后再选择另外一些文字 按一下F4键 这些字也变成了粗体 2 重复上一动作 F4键 丰城矿务局培训中心 3 更改Undo的次数 一般PowerPoint可以撤消的操作数的默认值是20次 单击Office按扭powerpoint选项 高级 最多可取消操作数 即可更改 注 最高限制次数为150次 此数值越大占用系统资源越多 这是很简单的道理 丰城矿务局培训中心 3 更改Undo的次数 丰城矿务局培训中心 4 幻灯片自动更新日期与时间 如果想实现自动更新日期与时间 可以进行下述操作 单击 插入 选项卡 在选项组中单击 日期和时间 按扭 在打开的对话框中选择 幻灯片 选中 日期与时间 选择 自动更新 则每次打开文件 系统会自动更新日期与时间 丰城矿务局培训中心 4 幻灯片自动更新日期与时间 丰城矿务局培训中心 5 让文字闪烁不停 在PowerPoint中可以利用 自定义动画 来制作闪烁文字 但无论选择 慢速 中速 还是 快速 文字都是一闪而过 无法让文字连续闪烁 丰城矿务局培训中心 选中要闪烁的文字 单击 动画 选项卡 再单击选择 自定义动画命令 在出现的 自定义动画 中单击 添加效果 命令 如下图所示 5 让文字闪烁不停 丰城矿务局培训中心 依次单击 强调 闪烁 命令 在 修改 闪烁 选项中单击属性下拉式菜单 即在 开始 属性 速度 下方 选择 计时 T 命令 如下图所示 丰城矿务局培训中心 系统自动弹出 闪烁 对话框 单击 计时 命令 在 重复 R 的下拉式菜单中单击要重复的次数或控制要求 比如选中 2 5 10 直到下次单击 等 然后单击 确定 文字即可按设定的次数或控制要求进行连续闪烁 5 让文字闪烁不停 丰城矿务局培训中心 6 放映时指定跳到某张幻灯片 如果在放映过程中需要临时跳到某一张 如果你记得那是第几张 例如是第6张 那么很简单 键入 6 然后回车 就会跳到第6张幻灯片 或者按鼠标右键 选择 定位 丰城矿务局培训中心 7 放映时进到下一张幻灯片 进到下一张幻灯片 N Enter PageDown 右箭头 下箭头 空格键 或单击鼠标 丰城矿务局培训中心 8 放映时退到上一张幻灯片 退到上一张幻灯片 P PageUp 左箭头 上箭头 丰城矿务局培训中心 9 终止幻灯片放映 终止幻灯片放映 Esc或 键 丰城矿务局培训中心 10 放映时鼠标指针的隐藏与显现 隐藏鼠标指针 Ctrl H显示鼠标指针 Ctrl A 丰城矿务局培训中心 11 在播放的PPT中使用画笔标记 CTRL P 擦除所画的内容 E键 丰城矿务局培训中心 12 控制放映时白屏或黑屏 上课时 如果想让学员的注意力集中到讲课上而屏蔽掉幻灯片画面对讲课的干扰 可设置为白屏或黑屏 按一下 B 键会显示黑屏 再按一次则返回刚才放映的那张幻灯片 按一下 W 键会显示一张空白画面 再按一次则返回刚才放映的那张幻灯片 丰城矿务局培训中心 13 播放多种音视频文件 在PowerPoint中往往通过 插入 影片和声音 文件中的影片 或文件中的声音 来播放音频视频文件 这种方法不方便对音视频进行控制 丰城矿务局培训中心 现在介绍一种利用MediaPlayer控件控制音视频播放的方法 步骤如下 在PowerPoint中插入MediaPlayer控件 具体方法 开发工具 其他控件 控件工具箱 13 播放多种音视频文件 丰城矿务局培训中心 选择控件 WindowsMediaPlayer 13 播放多种音视频文件 丰城矿务局培训中心 然后用 字形在PowerPoint页面上画出一个矩形 即嵌入一个MediaPlayer播放器 在拖画的区域内按鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选 属性 出现控件属性窗口 13 播放多种音视频文件 丰城矿务局培训中心 控件属性窗口中 在URL里面输入音视频文件名 包括扩展名 的地址 比如G AA mpg 建议使用相对路径 或点击 自定义 栏后的小按钮出现下图所示 输入或选取要播放的文件 若取消 自动启动 选项 则按播放按钮才开始播放 幻灯片放映 看看是不是已经可以播放了 13 播放多种音视频文件 丰城矿务局培训中心 13 播放多种音视频文件 丰城矿务局培训中心 14 将Word文件快速转换为PowerPoint文稿 首先 打开Word文档 全部选中 执行 复制 命令 然后 启动PowerPoint 选择 普通 视图 单击 大纲 标签 丰城矿务局培训中心 选择 大纲 视图 将光标定位到第一张幻灯片处 执行 粘贴 命令 则将Word文档中的全部内容插入到了第一幻灯片中 接着 可根据需要进行文本格式的设置 包括字体 字号 字型 字的颜色和对齐方式等 然后将光标定位到需要划分为下一张幻灯片处 直接按回车键 即可创建出一张新的幻灯片 如果需要插入空行 按 Shift Enter 经过调整 很快就可以完成多张幻灯片的制作 14 将Word文件快速转换为PowerPoint文稿 丰城矿务局培训中心 最后 还可以使用 大纲 工具栏 利用 升级 降级 上移 下移 等按钮进一步进行调整 反之 如果是将PowerPoint演示文稿转换成Word文档 同样可以利用 大纲 视图快速完成 方法是将光标定位在除第一张以外的其他幻灯片的开始处 按 BackSpace 退格键 重复多次 将所有的幻灯片合并为一张 然后全部选中 通过复制 粘贴到Word中即可 14 将Word文件快速转换为PowerPoint文稿 丰城矿务局培训中心 第9章幻灯片的演示输出 本章学习目的 返回 自定义动画设置切换动画设置路径动画效果设置超级链接设置幻灯片放映 1 自定义动画 自定义动画是为幻灯片中文本 图片等对象设置动画效果 其内容主要包括添加动画效果 设置动画效果与设置播放顺序 2 设置切换动画 切换动画是幻灯片动画中的一种特殊效果 为一张幻灯片过渡到另外一张幻灯片时所应用的效果 PowerPoint2007为用户提供了淡出和溶解 推进和覆盖 擦除 条文和横纹4种类型50多种内置的幻灯片切换效果 3 设置路径动画效果 设置路径动画效果是介绍设置与编辑 自定义动画 窗格中的路径效果 例如 手动绘制路径 设置路径顶点 反转路径方向等内容 4 设置超级链接 超级链接是指一个幻灯片指向一个目标的链接关系 该目标可以是演示文稿 网页 电子邮件地址 Office其它组件等文件 在演示文稿中首先需要根据演示需求创建不同位置的超级链接 然后为了增加幻灯片的美观性 需要编辑超级链接 例如 设置超级链接的颜色等 1 创建超级链接 PowerPoint2007中包含一个Office应用程序共享的超链接对话框 使用这个超链接对话框 可以帮助用户方便 快速的设置超级链接 2 编辑超链接 创建超级链接后 用户还需要通过置超级链接的显示颜色 删除不需要的超级链接等 来编辑超级链接 5 设置幻灯片放映 放映幻灯片时 用户需要根据幻灯片的内容与放映环境设置放映范围与放映方式 另外 为了使幻灯片能准确跟随演讲者的步骤放映 还需要设置幻灯片的排练计时与录制旁白 通过上述设置幻灯片放映的内容 可以帮助用户完善与实现幻灯片的放映效果 1 设置放映范围 放映范围即是幻灯片的放映位置 例如 从第一张幻灯片开始放映 F5 从当前幻灯片开始放映 Shift F5 或者用户自定义放映位置等 2 设置放映方式 用户可以根据幻灯片的放映环境 将放映方式设置为幻灯片的放映方式 启用 幻灯片放映 选项卡 设置 选项组中的 设置幻灯片放映 命令 在弹出的 设置放映方式 对话框中设