公司接待流程及标准

尚一特商务接待流程及标准尚一特商务接待流程及标准 一 目的一 目的 为树立公司良好形象 扩大公司对外联系和交流 本着 热情礼貌 服务周到 厉行节约 对位接待 严格标准 统一管理 的原则 二 范围二 范围 本标准适用于公司各种接待工作和相关部门 三 管理三 管理 办公室为公司接待工作的管理部门 负责接待工作的安排和管理 拟定重要来宾 的接待计划 协调相关部门落实接待任务 提供后勤保障 公司各部门在接到重要来 访预约后 可报办公室 并协助拟定接待计划 需公司领导出面 办公室协调的重要 接待 应提前 2 天告知办公室 四 计划与准备四 计划与准备 1 办公室在接到公司领导通知或相关部门来访预约时 对来宾接待 应了解来宾 基本情况 来宾职务 来访具体时间 人数 本地逗留日期 目的和要求等 在这基 础上拟定接待计划 排出日程安排表 酌情安排接待标准 2 办公室根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导 陪同人员 落实会晤时间及 场所 3 办公室根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店 酌情安排酒水 香烟 用餐标准 提前按接待标准预约好来宾下榻酒店 酌情在房间内准备相关资料 水果 香烟等 4 办公室根据情况计划安排来宾游览路线 购物商场 娱乐项目 5 因特殊需要办公室须准备花卉 水果 烟茶 音响设备 投影设备 领导席签 横幅 制作欢迎牌 指示牌 安排礼仪人员 并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿 安排 摄影摄像等 6 办公室根据情况安排接待所需车辆 保证车辆清洁 安全性能良好 司机车辆 听从办公室主任和主接待人员协调安排 统一调度 7 办公室根据情况提前购买车票及机票 五 主要流程 五 主要流程 接待申请 确定接待级别 联系接待单位 安排接待人员 车站 机场 接车 安排住宿 店面参观 领导接见 餐饮安排 提出合作事项 处理 确定合作事项 领导会谈 车站 机场 送车 电话回访 1 接待申请 加盟部 市场部员工在了解客户即将到访时通知行政办 要求进 行客户接待的安排 如出差在外应及时以电话方式通知 并落实客户的联系方式 随 行人数 是否需用车到机场或火车站接送 2 确定接待级别 接待根据来访人员的级别不同 可按以下标准安排接待 1 普通人员级别 适合人员 中层管理者 加盟物业 20 40 间等 A 住宿标准按对方人员要求 公司不负担住宿费用 B 餐饮标准 午餐简便消费控制在 300 元以下 晚餐消费控制在 400 元以下 C 接待陪同人员 市场督导 D 接待车辆 四驱车或的士 E 以上标准是以二名客户为基准 如超过二名客户 则餐饮另加 50 元 人标准计算 2 高级人员级别 适合人员 高层管理人员 加盟物业 40 60 间业主等 A 住宿标准按对方人员要求 公司不负担住宿费用 B 餐饮标准 午餐简便消费控制在 400 以下元 晚餐消费控制在 500 元以下 C 接待陪同人员 区域经理 市场督导 D 接待车辆 四驱车或商务车或的士 E 感情接待 此类人员 公司高层干部可安排做一次或两次接待 接待人员陪同 以 增加彼此间的感情 视双方合作情况而定 F 其他接待项目 公司安排带客户到本地主要景点游玩或晚上娱乐 费用控制在 700 元以下 必要时 可于客户临行时赠送纪念品 视双方合作情况而定 G 以上标准是以二名客户为基准 如超过二名客户 则餐饮另加 100 元 人标准计算 娱乐另加 200 元 人标准计算 3 特级人员级别 适合人员 公司特邀领导 加盟物业 60 间以上业主等 A 住宿标准星级酒店 公司负担全程费用 B 餐饮标准 午餐简便 消费控制在 800 元以下 晚餐消费控制在 1000 元以下 C 接待陪同人员 总经理 市场督导 区域经理 D 接待车辆 商务车或租用高级用车 E 其他接待项目 公司安排带客户到本地主要景点游玩或晚上娱乐 费用控制在 1200 元以下 必要时 可于客户临行时赠送纪念品 视双方合作情况而定 F 以上标准是以二名客户为基准 如超过二名客户 则另加 100 元 人标准计算 娱 乐另加 250 元 人标准计算 3 联系接待单位 行政员工根据接待申请要求 在客户到达前应作好相关的接 待安排 及时与客户联系了解具体的到访人数 是否需用车 订房或其它要求 并及 时落实 4 安排接待人员 公司根据工作的需要安排接待人员 肩负接待任务的人员必须 严格按照标准落实整个接待过程 一般情况下 来访人员没有离开前 接待人员不宜 随意更改 5 机场 车站 接车 接待人员在接到接待任务后 必须确认来访人员的班机 班车 何时到达 到达地点 航班号 车次 来访人员的姓名 特征 用车 先 落实公司有无车辆之后进行 如无法安排车辆的应通知客户并告之坐车方式 接到来 访人后 接待人员帮忙提行李上车 根据班次的时间或者来访人员的需要安排住宿 餐饮的先后次序 6 住宿安排 到达住宿地点后 接待人员要主动帮来访人员提行李上房间 简 单讲解房间内设施的使用方法 留下自己的联系电话 根据来访人员是长途或者短途 安排来访人员休息或者直接到各店面 并提前与办公室联系各店面的接待安排 7 店面参观 主要是店面参观的接待 一般不安排办公室参观 接待人员陪同 来访人员到达参观店面后 店面店长须主动上前 使用礼貌用语 安排来访者就座 送上茶水 主要的介绍工作由接待人员进行 店长配合 如带领 提上相关资料 营造气氛等 介绍工作主要突出的重点在于 前厅及客房的装修布局 用品的讲解 家具的设计 工作人员的主要负责工作范围 企业文化 企业的前景等等方面 详细 的讲解 是各地加盟商能否很好地复制店面的关键 在没有引见公司领导之前 接待 人员在前厅会客区可以提前和来访人员探讨商谈合作的意见以及来访的主要目的 8 领导接见 接待人员在带领来访人员见领导之前 必须和公司领导沟通好 确 认接见时间 地点 然后带领来访人员与领导见面 见面时 接待人员先做介绍双方 的工作 然后粗略地讲解来访者的主要商谈事项 特别注意 介绍公司领导时 应 有意无意地对领导做抬高身份的赞扬 增加商谈的优势 9 餐饮安排 行政部可知会相关部门后进行 一般的接待要求市场部员工一起进 行 做一下标准后可由他们安排接待人员应陪同来访人员就餐 并且按照来客的习惯 安排酒水 就餐过程中 接待人员可以适当地带动气氛 促进双方的感情交流 注 意事项 接待人员本人不要喝酒过度 结帐不要当来客面 出外结帐 10 提出 收集合作事项 经过以上的接待步骤 双方的感情交流有了基础 接待 人员可安排双方转入到商务谈判的阶段 根据公司开展工作的实际情况和部门相关的 标准 提出合作事项的内容 咨询来访人员提出的合作事项内容并且做好笔录 11 处理 确定合作事项 本着双赢的原则 接待人员在公司和来访人员之间根 据合作事项的内容收集双方的意见 进行处理以至最后确定的工作 经双方确定后用 文案交与双方 12 领导会谈 双方在合作事项达成一致后 双方领导一般会进行互相道贺的仪 式 接待人员适时作相关的安排 13 机场 车站 送车 来访人员离开 由接待人员陪同送车 如有公司赠送的 纪念品 一定要提醒或者直接递交到来访人员手上 送车时 须等到来访人员离开自 己的视线范围以后 才能离开 14 电话回访 接待人员按送来访人员走的航班号 车次 估计他们到达的时 间 适时去电进行咨询接待工作的情况 了解客户对公司的产品和企业形象等等方面 的意见 及时做好报告上报公司 以便改进 七 注意事项七 注意事项 接待中涉及机要事务 秘密文电 重要会议 要特别注意保密 接待中既要熟练 介绍公司情况 又要内外有别 严守本公司商业机密 对不宜摄影摄像的场合 应向 参观人员说明 八 信息反馈八 信息反馈 接待人员应及时撰写重要来访信息 将与来访者交流中取得的信息汇总整理 提 取其中对公司有价值的信息交有部门领导 九 商务接待中的座次安排 图 九 商务接待中的座次安排 图 一 关于会议主席台座次的安排 1 主席台必须排座次 放名签 以便领导同志对号入座 避免上台之后互相谦让 2 主席台座次排列 领导为单数时 主要领导居中 2 号领导在 1 号领导左手位 置 3 号领导在 1 号领导右手位置 领导为偶数时 1 2 号领导同时居中 2 号领导依 然在 1 号领导左手位置 3 号领导依然在 1 号领导右手位置 3 几个机关的领导人同时上主席台 通常按机关排列次序排列 可灵活掌握 不 生搬硬套 如对一些德高望重的老同志 也可适当往前排 而对一些较年轻的领导同 志 可适当往后排 另外 对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾 也不一定非得按职 务高低来排 通常掌握的原则是 上级单位或同级单位的来宾 其实际职务略低于主 人一方领导的 可安排在主席台适当位置就座 这样 既体现出对客人的尊重 又使 主客都感到较为得体 4 对上主席台的领导同志能否届时出席会议 在开会前务必逐一落实 领导同志 到会场后 要安排在休息室稍候 再逐一核实 并告之上台后所坐方位 如主席台人 数很多 还应准备座位图 如有临时变化 应及时调整座次 名签 防止主席台上出 现名签差错或领导空缺 还要注意认真填写名签 谨防错别字出现 主席台人数为奇数时 主席台人数为偶数时 二 关于宴席座次的安排 宴请客人 一般主陪在面对房门的位置 副主陪在主陪的对面 1 号客人在主陪 的右手 2 号客人在主陪的左手 3 号客人在副主陪的右手 4 号客人在副主陪的左手 其他可以随意 以上主陪的位置是按普通宴席掌握 如果场景有特殊因素 应视情而 定 中餐桌 西餐桌 三 仪式的座次安排 签字双方主人在左边 客人在主人的右边 双方其他人数一般对等 按主客左右 排列 四 关于乘车的座次安排 小轿车 1 号座位在司机的右后边 2 号座位在司机的正后边 3 号座位在司机的旁 边 如果后排乘坐三人 则 3 号座位在后排的中间 中