关于会议管理及接待标准的制度

精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 欢迎阅读下载 精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 感谢阅读下载 1 关于会议管理及接待标准的制度 呼和浩特市易衡小 额贷款有限公司 关于会议管理及接待 标准的制度 行政字 2011 1 号 目的 为推进公司会议高效 有序的进 行 确立会议责能 保证会议质量 规 范会议时间及相应接待标准 确保落实 会议精神的同时加强各部门之间交流沟 通与相互协作 特制定本制度 适用范围 公司各部门 内容 一 会议接待基本流程 1 会议主办 部门在确定召开会议后 要提前协商会 议场地 及召开时间 2 至少 提前 12 小时下发会议通知 包括书面 会议通知和口 头强调通知 3 在会议召开前 3 小时做好会前准备 工作 包括会场布臵 座位安排 茶水及果盘的准备 投影设备连接 会 议签到及会议记录准备工作等 4 会议召开前 主办方组织服务人员 精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 欢迎阅读下载 精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 感谢阅读下载 2 做好参会人员入场 引领工作 提示 参会人员有序入场 依照事先安排好的 座位次序入座 会议期间做好服务工作 5 会议召开期间 讨论式会议主 办方事先指定会议主持 第 1 页 共 13 页 人 会议主持人需要控 制会议时间 把握会议主题 设计发言 次序 以及会议突发事件的处理等 防 止因跑题 无序或突发情况等所引起会 期延误 6 根据会议重要程度 在会议最后对有必要测评的会议进 行会议测评 评选出第一名及最后一名 具体奖惩细则见本制度奖惩条例相关规 定 7 会议记录人员需要把握会议重 点 记录主要内容 整理 会议纪要 会后半个工作日内需将纸版记录整理为 电子版 纸版和电子版同时备案存档 并将打印版交主办方以便于会议确定事 项的及时传达 8 会议主办方需 要在会后及时对会场进行复位整理 确 保 会场所有电气设备停止运转后方 可离开会场 二 会议通知 在 精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 欢迎阅读下载 精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 感谢阅读下载 3 确定会议后 会议主办方在做好会议前 期准备的同时 需要距会议正式召开至 少 12 小时前发布会议通知 以确保会 议顺利召开 1 书面会议通知 1 依照通知格式对会议相关内容发布 通知 包括会议名称 会议时间 会议 地点 参会人员及会议主题等相关事项 最终成文确认无错别字后 打印纸版在 公告栏内公示 2 行政部门组建公司 QQ 群 QQ 群只限于内部员工发布通 知等 将会议通知依照附件 1 格式进行 编写 在 QQ 群内进行发布并且要求在 线的参会人员进行回复确认收到信息 备注 具体通知格式详见附件 1 发布会议通知要求纸版与电 子版同步发布 即公告栏与 QQ 群同步 公示 2 口头强调通知 1 对办公室内未因共外出参会人员进 行确认强调 要求其 及时查看会议 通知 2 因公外出或 QQ 不在线 人员要进行打电话通知到位 确认 其收到会议信息 三 公司主要 精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 欢迎阅读下载 精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 感谢阅读下载 4 会议类型及相关事宜安排 会议 类型 晨 会 时 间 地 点 参会人员 会议内容 总结前一个工作日工作 同 时对当天工作进行交流布臵 分配等 对一周以来工作情况及进展进行交流 相互说出工作中存在的困难 协商讨论 共同研究 针对典型事件行政部门人员 做好记录 会后整编为案例分享学习 备注 限时 30 分 每日早 办公室 9 00 9 30 周 会 每周五下午 17 00 18 00 限时 1 小时 培训学习 分享会 每周六上午 公司全员 集相关 专业知识 会议当天主持人安排顺序 有序一次讲解 根据公司运营实际情况 提出合理化建议 针对需要规范及整改 的方面 拿出自己的合理制度规范 集 体讨论 进行补充完善 第 3 页 共 13 页 规章制度 研讨会 每周六下午 审贷会 接待通知后及时组织筹备 审贷 组及待 定 被审项目责任人 项目负责 人在与客户相关接洽完毕后 最终编写 审贷报告 审贷组成员对该比业务的可 精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 欢迎阅读下载 精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 感谢阅读下载 5 行性进行评判 并给出最终决议 被审 项目责任人依据会议要求执行 集团公 司内部进行表彰 对表现优秀者及时以 奖品形式予以鼓励 增加其荣誉感 表 彰先进激励优秀 财务部根据业务状况 及时商讨发现公司运营情况 对公司经 营有效把控 并提出合理化建议 员工 大会 每季度 6 日 下午 15 00 会议室 集团公 司全员 限时 3 小时 财务分析 会 新员工入职沟通会 每月 15 日 下午 15 00 每批新进员工办理入职后续后集 中召开 财务部办公室 总经理及财务部 全员 限时 2 小时 新入职员消除新入职 员工陌生感 使其了会议室 工及行政 解企业 尽快融入企业 人事人员 备 注 以上会议为例行会议 其 他临时性会议需要依据本制度之前明确 的会议流程提前筹备 如遇特殊情况需 要提前与总经理进行沟通 在得到许可 后方可依照总经理确定的标准执行 以上统一安排的会议 各主办部门必 须严格依照会议时间要求按时召开 如 精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 欢迎阅读下载 精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 感谢阅读下载 6 遇特殊情况需要与总经理申请协商 在 得到许可后 方可另行安排时间 以上所有会议遵循小会服从大会原则 如果出现会议冲突情况 各主办方需要 提前商榷 根据会议重要程度报总经理 审批 在得到许可后方可另行调整时间 四 会议接待标准 为了有 效推进成本把控 防止会议中出现不必 要的浪费 会议主办方需要根据会议人 数及会议主要内容确定会议接待标准 具体罗列如下 第 4 页 共 13 页 参会人员 会议单位 人 性质 5 X 10 X 5 20 X 10 30 X 20 40 X 30 50 X 40 60 X 50 大型 60 X 中型 小型 主 要内容 花销标准 单位 元 40 X 80 X 40 120 X 80 160 X 120 200 X 160 240 X 200 280 X 240 根据会议具体人数与总经理协商后确定 备注 集团公司各分公司董事长 总经理 股东等内务业务洽谈 公 司邀约外来客人商务洽谈 公司组 精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 欢迎阅读下载 精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 感谢阅读下载 7 织的产生相关接待费用的会议活动 需 要提前填写 呼和浩特市易衡小额贷款 有限公司会议申请表 报总经理签批 后方可执行 备注 会议花销 主要支出方向 果盘 茶点 咖啡 果 汁 纸杯或会议必备物品开销 会议主办方需要严格依据花销标准严 格把控成本 遵循物美价廉原则 保证 有效支出的同时尽量将成本降至最低 确保会议顺利开展的同时减少不必要的 浪费 针对某些产生费用的会 议 待填写完 呼和浩特市易衡小额贷 款有限公司会议申请表 后需要报总经 理审批后方可生效 会议申请表一式三 份 主办申请部门 综合行政事务部门 及财务部各执一份 如遇特殊情况 如总经理因公出差等 需要通过便利的 通讯方式与总经理进行沟通 在得到总 经理许可的情况下可以执行相应的标准 待总经理回公司后补签相应的申请表 五 会议管理规定 1 会议主办方管 理细则 1 经研究确认会议时间 精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 欢迎阅读下载 精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 感谢阅读下载 8 后 至少提前 1 个工作日确定会议场地 及会议主题 提前编写会议通知 公告 栏与 QQ 群内 第 5 页 共 13 页 提前发布 2 做好会前准备工作 开会前做好会 场的布臵 包括桌椅的摆放 投影仪等 设备的连接 茶水准备等 并且准时参 加会议 3 针对某些大型会议需 要提前确认到会人员名单以便于座位的 安排 同时会前需要出具严谨可行的会 议流程以确保会议的顺利召开 4 当 会议发生冲突时 遵循小会服从大会原 则 与总经理商定会议时间 在会议时 间及地点调整后要及时发布更改通知 确定相关与会者通知到位 5 提 前确定会议人数 根据会议人数及会议 内容确定是否产生花销 依据相关花销 标准筹备会议 6 提前准备好会 议签到表 以方便与会人员入场时有序 签到 7 科学设臵会议各环节 针对可能出现的突发状况提早做好应急 精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 欢迎阅读下载 精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 感谢阅读下载 9 准备 8 对于某些需要彩排演练 的大型会议 主办方要提前召集相关人 员做好准备工作 组织彩排 演练等 9 根据会议性质 在会议期间要做好 会议记录 并将电子版 纸版分别存档 10 会议期间做好服务工作 如 引领 茶水服务 会议主持 接递话筒 灯光控制 调音 摄像 拍照 礼仪服 务 第 6 页 共 13 页 等 11 根据会议性质及重要程度决 定是否需要在会议结束后进行会议测评 如有需要提前准备测评表格 12 会 议结束后做好会议室的归位布臵 确保 电气设备切断电源 节能的同时预防安 全隐患等 2 与会人员管理细则 1 会前配合主办方上报参会人数 以 方便主办方方面会议安排 2 会 前自动将手机调整至震动或静音状态 以免因手机铃响扰乱正常会场秩序 3 需在会议规定时间前进入会场 签 到完毕后有序入座 4 与会者不得迟 到 早退 无故缺席 如遇特殊情况需 精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 欢迎阅读下载 精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 感谢阅读下载 10 要提前向会议主办方请假 得到许可后 方可不参与会议或者在假期规定的时间 范围内到达会场继续参加会议 5 会 议期间认真参与 不得大声喧哗 嬉笑 打闹 随意走动 传递纸条等 如有特 殊情况需向主办方举手示意 如 需要 接电话 首先向会议主办方举手示意之 后轻轻走出会场接听电话 长话短说挂 断电话后马上回到会场继续会议 6 会议进行期间如有紧急情况需要外 出 不得擅自离开 必须向会议主办方 请假说明事 在得到许可后方可离开会 场 第 7 页 共 13 页 7 会议期间认真参与 做好会议记录 与本部门有关系的要做详细记录 明确 会上确定的责任人及完成时限 主办方 或主办方指定人员在会后监督检查 跟 踪落实 8 与会人员需要提前根据会 议主题进行准备 将自己需要反馈的问 题进行罗列 参会人员要根据主持人规 定的发言次序依次进行 发言期间删繁 就简 把握重点 提炼有效信息 根据 精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 欢迎阅读下载 精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 感谢阅读下载 11 会议要求进行反馈 确保会议质量与效 率 9 对于某些需要彩排 演练的大 型会议 需要认真配合主办方工作 不 得以任何借口推辞 遇特殊情况需想主 办方说明事 得到主办方许可后方可不 参与 10 会议结束后 对于有 些需要进行测评会议 配合主办方要求 认真填写会议测评表 上交主办方 11 散会后 自觉将座位归位 同时随 手将杂物带走 有序退场 六 奖惩 条例 1 会议主办方奖惩管理规 定 1 会前没有提前协调会议场 地致使会议无法正常进行 负激励主办 部门负责人 50 元 次 2 没有提 前发布会议通知 导致会期延误 负激 励主办部门负责人 50 元 次 3 通知参会人员不到位 导致参会人员于 没有收到会议通知而缺席会议 负激励 主办部门负责人 50 元 次 第 8 页 共 13 页 4 当会议发生 冲突 未及时发布会议时间 地点等事 项更改通知 指示参会人员不知情 负 精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 欢迎阅读下载 精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 感谢阅读下载 12 激励主办部门负责人 50 元 次 5 产生接待费用的会议 没有提前填 写申请表报总经理审批 费用自行承担 无计划花销 超出标准者 超出部分自 行承担 在总经理因公外出而未审批会 议申请表 同时主办方没有与总经理进 行沟通 产生的会议费用自行承担 如 遇特殊情况 本制度规定的花销标准不 能满足会议要求的 会议主办方要提前 与总经理进行沟通 在得到许可的条件 下 方可报财务执行 否则超出标准的 费用部分主办方承担 6 针对产 生接待费用的会议 遇特殊情况需要总 经理会后补签申请表 会后在总经理外 出结束回到公司的 1 个工作日内没有及 时依照相关流程补签 负激励会议主办 负责人 50 元 次 7 没有在会议 召开前布臵会场 导致会期延误 负激 励主办部门负责人 50 元 次 8 主办方无故迟到 早退 缺席会议 负 激励 40 元 次 9 会议期间手机铃响 不认真参与会议 出现交头接耳 窃窃 精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 欢迎阅读下载 精选公文范文 管理类 工作总结类 工作计划类文档 感谢阅读下载 13 私语 传递纸条等行为 负激励