公司档案管理办法(试行)

2 档案管理办法 试行 第一章 总 则 第一条 为加强公司档案管理 实现档案管理规范化 制度 化 信息化 更好地为公司各项工作服务 根据 中华人民共和 国档案法 等文件的有关规定 结合公司实际情况 特制定本办 法 第二条 档案工作是管理工作的组成部分 是维护公司经 济利益 合法利益和历史真实面貌的一项专业技术工作 公司 档案实行分级管理原则 第三条 公司档案是指公司在生产 经营和管理各项活动中 形成的对国家 社会和企业具有利用和保存价值的各种文件材 料 包括不同的载体形式 第四条 本办法适用于公司所属各部门 单位 第二章 档案管理体制 第五条 档案管理工作涉及生产 经营 建设等各项活动 涉及党 政 群各个部门 公司应将档案工作列入企业发展规划 3 和年度工作计划 制定企业档案发展规划和年度计划 并确定 一名单位领导分管档案工作 第六条 公司总经理工作部归口管理公司档案工作 职责如 下 一 贯彻执行国家有关法律 法规 规章和标准 建立健全 公司各项档案管理制度 二 对公司所属各单位的档案管理工作进行业务指导和检 查 三 公司档案管理员按照国家有关规定 以及公司档案工 作制度 条例统一管理公司的档案 四 负责公司档案资格 评优等方面工作的申报 五 档案管理人员要严格执行公司档案管理规定 认真细 致地做好档案保管以及利用工作 充分发挥档案资料的作用 第七条 公司所属各部门 单位 范围内的档案管理工作 职 责如下 一 参照公司的有关管理规定做好档案管理工作 二 负责收集 整理 归档 保管本部门或本单位的档案资 料 第八条 公司所属各部门 单位 要配备专或兼职档案工作 人员 负责本部门形成的应归档文件材料的积累 整理和归档 工作 第九条 档案工作人员应认真贯彻国家档案工作法律 法规 4 健全企业档案工作各项规章制度 遵纪守法 忠于职守 具备相 应的档案专业知识和业务能力 熟悉和了解企业的各项管理活 动 第十条 档案部门的主要责任人应具备中级及以上专业技 术职务的水平和工作能力 第三章 归档范围和归档要求 第十一条 凡是反映公司工作活动 具有查考利用价值的文 件材料 公文 电报 传真 图表 书信 报刊 录音 录像 盘 片等 均属归档范围 上级企业文件材料应归档的有 一 上级企业召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料 二 党和国家领导人及上级企业有关领导视察 检查公司工 作时的重要指示 讲话 题词 照片和有特殊保存价值的录音 录像等声像材料及登载相关内容的报刊 三 代上级企业草拟并被采用为文件的定稿和印本 四 其他文件材料 第十二条 公司文件材料应归档的有 一 公司颁发的 包括转发及其他单位联合颁发的 各种正 式文件的签发稿 印本 重要文件的修改稿 二 公司的请示与上级企业的批复文件 公司基层单位报给 公司的请示与批复文件 5 三 公司及各部门的工作计划 总结 报告 四 公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像 材料 五 公司领导公务活动形成的重要文件 电报 电话记录 从外单位带回的与公司有关的文件材料 六 公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台 广播 电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料 撰写专题文章及在 外单位重要讲话的稿本 七 反映公司经营和管理的专业文件材料 如投资项目 设 备购买 贸易 重大课题 信贷 租赁等业务中产生的各种文件 资料 合同 样票等 八 公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料 包括计算 机盘片等 九 公司及各部门 单位 成立 启用印章及其组织机构 人 员编制等文件材料 十 公司及各基层单位制定的规章制度等 十一 公司的历史沿革 包括公司简介 大事记 年鉴 反 映公司重要活动 事件的剪报 声像材料 荣誉奖励证书 有纪 念意义和凭证性的实物及展览照片 录音 录像等文件材料 十二 公司编印的公司要闻 简报等刊物的定稿和印本 编 辑出版物的定稿 样本 十三 公司干部任免 调配 培训 专业技术职务评定 职工 6 的录用 转正 定级 调资退职 退休 医疗 扶恤 死亡 奖惩 等工作形成的文件材料 十四 公司干部 工人 党员 团员名册 报表 十五 公司干部 工人转移工资 行政 党 团关系的介绍 信存根 十六 公司外事活动中形成的请示 报告 计划 考察总结 重要简报 会议纪要 会谈记录 声像材料 有参考价值的材料 互赠礼品清单 工作来往文件等 十七 公司解决法律纠纷问题形成的文件材料 十八 公司或部门与有关单位签订的各种合同 协议书等文 件材料 十九 公司固定资产登记 财产 物资 档案等移交凭证 二十 公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证 协议合 同 图纸文件材料 第十三条 不归档文件材料的范围 一 上级企业的文件材料 1 上级企业任免 奖惩非本企业工作人员的文件 普发供 参阅 不办的文件材料 2 上级企业发来供工作参考的抄件 3 上级企业征求意见的未定稿文件 二 本企业的文件材料 1 重份文件 2 无查考利用价值的事务性 临时性文件 7 3 未经会议讨论 领导审阅 签发和未生效的文件 电报草 稿 一般性文件的历次修改稿 重要制度性文件 定稿除外 打 印文件的各次校对稿 主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的 最后定稿除外 4 从正式文件 电子邮件 电报上摘录的供工作参阅的非 证明材料 5 无特殊保存价值的信封或信件 一般性表态 询问一般 性问题 提出一般性建议或意见的人民来信 6 各部门互相抄送的文件材料 不应履行公文的行文 介 绍信等 7 本企业负责人兼任外企业职务形成的与本企业无关的文 件材料 8 为参考目的从各方面收集的文件材料 三 同级企业和非隶属企业的文件材料 1 参加非主管企业召开的会议不需要贯彻执行和无参考价 值的文件材料 2 非隶属企业抄送的不需要办理的文件材料 第十四条 对归档文件材料的基本要求 一 归档的文件材料必须完整 系统 准确 各项签字手续 完备 二 归档的文件材料应为原件 三 重要的电子文件 应另外形成纸质文件材料归档保存 归档的文件材料如不符合上述要求 档案室有权要求有关人员 8 进行重新整理和补充 第十五条 对归档文件的质量要求 一 归档文件应全面系统地反应本单位的历史面貌 二 一份文件 一个事由其内容完整无缺 已破损的文件予 以托被 修复 三 应永久 长期保存的文件 如用易于退变的材料书写 要予以复制 复制件附于原件后一并归档 四 整理归档文件材料所使用的书写材料 纸张 装订材料 装具等要符合档案保护要求 第四章 文书归档文件材料的整理方法 第十六条 本章所称归档文件专指文书归档文件 一 归档文件 本单位在其职能活动中形成的 办理完毕 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 二 件 归档文件整理的单位 一般以每份文件为一件 文 件正本与定稿为一件 签报及有领导批示或有处理结果的文件 处理单为一件 正文与附件为一件 转发文与被转发文为一件 原件与复制件为一件 报表 名册 图册等一册 本 为一件 动 态信息 简报等材料一期为一件 来文与复文可为一件 三 归档文件整理 将归档文件进行装订 分类 排列 编 号 编目 装盒 使之成为有序化的过程 9 第十七条 整理方法 一 分类 将归档文件按某些特征分别归类 归档文件的分 类按照年度 机构 问题 保管期限进行分类 并保持分类方案 的稳定 凡内设机构比较健全 职责分工比较明确的 采用年度 机构 保管期限分类法 内设机构比较简单或职能交叉不便 于按机构分类的 采用年度 问题 保管期限分类法 一个全宗内应采用统一的分类方案 按年度分类 将归档文件按其形成的年度分类 对计划 总 结 统计等归入文件签发的年度 请示与批复等来往文件 归入 文件的批复 有结果 年度 跨年度形成的文件材料 如专项工作 专案 多年的统计表 归入事项的办结年度 会议文件归入闭幕 年度 按机构分类 将归档文件按其形成或承办的机构分类 涉及 部门形成的归档文件 归入承办部门或综合部门 按问题分类 将归档文件按其内容所反映的问题进行分类 按保管期限分类 将归档文件按划定的保管期限分类 二 排列 归档文件以件为单位 按照事由结合时间 重要 程度排列 在一份文件中 正本在前 定稿在后 正文在前 附件 在后 原件在前 复制件在后 转发文件在前 被转发文件在后 不同文字的文本 无特殊规定的 中文本在前 其他文本在后 会议文件 统计报表 刊物 简报 处理信访及审计 纪检监察 案件形成的材料要分别集中排列 10 三 装订 归档文件要按件装订 采用左侧装订的 应将左 下侧对齐 采用左上角装订的 应将左 上侧对齐 四 编号 归档文件要逐件编号 在文件首页上端的空白处 加盖归档章并填写相关内容 文件首页无法加盖归档章的要另 外附空白纸 填写文件题名后加盖归档章 归档章设置全宗号 年度 保管期限 件号 类别 页数等项 1 全宗号 公司给立档编制的代号 2 年度 文件形成年度 以四位阿拉伯数字标注公元纪年 如 2003 3 保管期限 归档文件保管期限的简称或代码 即永久 长 期 短期 4 类别 作为分类方案类目的机构 问题 名称或规范化简称 5 件号 归档文件的排列顺序号 在同一年度 同一类别内 按保管期限分别从 1 开始编制顺序号 6 页数 每一份归档文件的页数 五 编目 归档文件依据分类方案和件号顺序编制归档文 件目录 1 归档文件应逐件编目 归档文件目录设置件号 责任者 文号 题名 日期 页数等项目 多家单位联合发文的 只对本 单位的编目 无本单位的只对第一责任者编目 1 件号 填写归档文件的排列顺序号 11 2 责任者 制发文件的组织或个人 即文件的发文机关或署 名者 3 题名 文件标题 没有题名或题名不能客观反映文件内容 的 要自拟题名 题名字数不宜超过 50 个字 自拟题名外加 号 会议记录需重拟题名时 应写明会议的时间和主要内容 4 日期 文件的成文日期 以八位阿拉伯数字标注年月日 月 日 是一位数的在一位数前面加 0 如 5 页数 登记每一件归档文件的实际页数 文件中有图文的 页面为一页 空白页不计 6 备注 注释文件需要说明的情况 2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准 A4 型 297mm 210mm 长 宽 3 归档文件目录按年度装订成册 并编制封面 归档文件目 录封面设置全宗名称 年度等项目 全宗名称即立档的名称 应 使用全称或规范化简称 归档文件目录要编制目录索引 置于 目录前面 其内容包括 类别 保管期限 起止件号 所在页数 备注等项 六 装盒 将归档文件按件号顺序转入档案盒 并填写档案 盒封面 盒脊等项目 1 档案盒 外型尺寸为 310mm 220mm 长 宽 盒脊厚度 可以根据需要分别设置为 20mm 30mm 40mm 2 档案盒盒脊设置全宗名称 选择项 全宗号 年度 保管 12 期限 类别 起止件号 盒号 起止件号填写盒内第一件文件和 最后一文件的件号 中间用 好连接 盒号为档案盒的排列顺 序号 3 档案盒采用 337 克以上无酸纸制作 七 归档文件整理说明 归档文件整理完毕 应按年度填写 年度归档文件整理说明 主要说明分类方案 年度归档文件的 总数量 不同类别与保管期限归档文件的数量 该年度归档文 件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 并填写各类归档文件 的整理人 检查人 年度归档文件整理说明 填写完毕后置于归 档文件目录册封面后 同时放入全宗盒中 1 整理人 负责整理归档文件的人员姓名 2 检查人 负责监察归档文件整理之类的人员姓名 第五章 档案的分类管理 第十八条 选择对归档文件材料进行系统整理的分类方法 要符合国家有关标准和规范的要求 公司按照年度 机构 保 管期限的分类方法进行分类 声像 照片或其他非纸质载体形 式的档案 可采用与纸质档案统一分类编号的办法 第十九条 文书档案实施国家档案局的 归档文件整理规则 DA T22 2000 第二十条 在工作中形成的电子文件 根据实际情况做好归 13 档的统一管理 第二十一条 档案的编目与编制检索工具 一 公司档案部门编制档案总目录 档案分类目录 文图目 录和专题目录 二 根据实际需要编制检索工具 并进行档案著录工作 著 录方案按照 档案著录规则 行业标准 DA T18 1999 执行 第五章 档案保管 第二十二条 接收档案要认真验收并办理交接手续 第二十三条 存放档案要有专用柜 排架方法要科学和便于 利用 第二十四条 已经归档的文件材料不得修改 底图除外 修 改后的地图入库要认真检查修改 补充情况 底图存放以平方 为宜 第二十五条 存放胶片 照片 磁带等要用特制的硫酸纸底 片袋 密封盒和影集等 按编号顺序排列在胶片柜内 第二十六条 要定期进行库藏档案的清理 核对工作 做到 帐 物相符 对破损或载体变质的档案要及时进行修复 库存档 案因移交 作废 遗失等注销账卡时 要查明原因并保存记录 第二十七条 档案库房的一般要求 库存档案必须有专门的库房 并具有良好的卫生环境和防 14 盗 防火 防光 防潮 防尘 防有害生物和防污染等安全措施 档案库房温度 湿度要符合国家有关的规定要求 制定 档案库 房管理制度 第六章 图纸的修改 补充 第二十八条 建立图纸的修改 补充制度 具体要求如下 一 修改已归档的图纸要有主管领导签批的通知单 二 修改内容较少时 可直接在图面 杠改 或 刮改 并在 修改处标注 修改标记 及在备考表中说明 三 修改内容较多时应另出新图代替原图纸作废 图纸列 入原图纸目录 并注明所代替的原图图号和在备考表中说明 废的图纸应注明新图的编号 根据需要另行保管 四 已归档图纸作废并由新图代替时 应重新编制保管 并且注明原保管编号和在备考表中说明 管作废图纸标注新保 管的编号后 根据需要另行保管 第七章 档案鉴定与销毁 第二十九条 档案保管期限一般为分永久 长期 16 50 年 和短期 15 年以下 三种 确定保管期限的原则是 一 有长远利用价值的档案应永久保存 15 二 在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保 存 三 凡是介于两种保管期限之间的档案 保管期限一律从 长 第三十条 保管期限的日常鉴定工作由档案室负责 对新入 库的档案应正确划分保管期限 第三十一条 库存档案的定期鉴定由鉴定小组进行 鉴定间 隔时间由各单位根据实际确定 公司成立由主管领导 专业技术人员和档案人员组成的档 案鉴定小组 负责定期组织库存档案的鉴定工作 对已到保管 期限和超过保管期限的档案进行直接鉴定 写出鉴定报告 在 保管备考表中注明鉴定意见 由小组负责人签名 并注明鉴定 日期 第三十二条 销毁档案必须严格 严肃 慎重 销毁前要编 制清册 提出销毁报告 经主管领导审批后方可销毁 销毁档案 时要严格执行保密规定 销毁清册要永久保存 第八章 档案统计 第三十三条 档案统计主要包括档案管理基本情况统计 档 案的数量统计 档案提供利用及利用效果的统计等 第三十四条 档案统计应以原始记录为依据 统计数据应做 16 到准确可靠 第九章 档案管理现代化 第三十五条 档案管理现代化是实现现代化管理的组成部 分 应列入各单位现代化管理整体计划 统筹考虑 同步发展 第三十六条 档案管理部门要借鉴现代化管理方法 逐步应 用以电子计算机为主 包括先进的监控装置 通信设施和办公 自动化等在内的现代化管理手段 在有条件的情况下 由公司 开发并推荐较成熟的档案管理软件 使档案管理系统标准规范 避免档案信息资源重复开发 为今后系统内联网和