公文管理制度

公文管理制度 第第一一章章总则总则 第一条为使公司公文管理制度化 规范化 特订定本规定 第二条本规则所称公文管理 指公司在经营管理过程中所产生的各种公 文 以及与外界来往的公文 包括常用公文类别 行文格式规范 拟定 审批 收 发 文全部过程的办理与控制 第三条公司的公文由综合管理部统一进行管理 公文的管理 要做到规 范 准确 及时 安全 第第二二章章保密保密 第四条公文保密管理 1 公文保密类型分为绝密文件 机密文件 秘密文件 保密等级分 为一级 二级 三级三种 一级为最高保密级别 其他为一般文 件 无需标注密级 文件机密级数由发文部门负责人根据内容确 定 2 公文紧急程度分为 特急 紧急 平急三类 3 绝密文件打印用专用盘 只能打印一份 由起草人呈送有阅文资 格的人员 4 机密文件打印用专用磁盘 按审阅人数打印 阅完后由起草人收 回归档 5 秘密文件由阅文人妥善保管 第第三三章章内部公文的管理内部公文的管理 第五条公司常用公文类别主要有 发文 决定 批复 决议 会议纪要 请示 通知 通报 工作报告 函 简报 会议记录等 第六条公文拟制 1 行文格式规范 具体规范以附件一 公文格式规范 为准 主要 规范内容有 1 规范页面设计 2 规范标题 小标题所用字体 字号 行距 排布 3 规范正文格式 行文格式 所用字体 字号 行距 层次序 号 标点符号 数字 时间写法 4 规范落款及时间 5 规范主题词 词目所用字体 字号 2 常见公文写作具体格式 具体以附件二 常见公文写作格式 3 文件拟制的基本要求 1 准确反映公司决策和领导意图 2 联合行文 要征求各联合部门的意见或由各联名部门共同起 草 3 综合管理部对文件印制质量 行文的文种与格式负责审核 要求公文类别定位准确 行文规范按上述规定执行 4 对外文件由综合管理部负责审核 4 行文模式 分对内行文和对外行文 具体分为 上行文 平行文 下行文和其他行文模式 第七条公文的审批 1 文件发文前均应送分管领导审核 总经理审批 明确发文范围 文稿一经审批 一般不得再行修改 如确需修改的 需报经原审 批领导复审 领导审批稿件应归档保存 以备查阅 2 根据公司领导工作职责分工 文件审批权限为 1 公司日常管理事务的文件 由总经理签发 部门文件由综合 管理部复核后发放 2 凡政策性强 涉及的问题比较敏感 涉及到公司内部重大政 策的财务 预算 计划 人事任免 依据干部任免权限 机构设置及编制 经济合同 协议以及以公司名义发布 上 报等方面的文件 由分管领导签审后报总经理审批 3 凡公司的重大决策 重大项目 重要人事 总经理及以上 调整等 对公司产生重大影响的文件 送总经理审阅后 还 需呈报公司董事长签发 第八条内部行文程序 1 上行文件行文程序 所有上行的文件 在部门拟定文件内容后须填写公司统一印制 的 文件呈批件 按审批权限 逐级报批 2 下行文件行文程序 公司的下行文件主要有通知 通报 会议纪要 决定或决议 3 经报批后的文件如需各部门知悉或执行进行发文时 可以按批示 后内容 依公司规定直接发文 规章制度等文件下发前 应填写公司统一印制的 发文稿纸 按审批权限签署意见批准后行文 第九条公文印制发放 1 印制文件时 应按领导审批的范围份数进行印制 做到迅速准确 字样清晰 装订整齐 符合格式 校对人对复印的稿件负责 秘 密文件的印刷 校对须按保密制度指定专人进行 2 公司内部行文 文件经领导审批后 由综合管理部统一编号印制 发与各部门及相关人员 发文同时由收文者在公司统一的 发文 登记簿 上签收 3 各部门收到文件后要及时将文件内容传达给部门员工进行学习或 知悉 同时做好建档工作 按年度文件类型分类存档 4 对外行文 一式最少两份 一份交与接受单位 一份由接受单位 签收后返回综合管理部存档备查 5 利用传真系统传送文件时 必须确认文件的实收情况 凡需存档 或送请领导批示的传真件 应复制后再行处理 以利长期保存 第十条文件追踪 指的是具有工作指导性的 要求性 限时性 目标性的文件 综合管理部要根据文件内容规定对各部门的工作进行追踪 对未按 规定完成的部门予以提醒 以利工作进展 第第四四章章外来文件处理程序外来文件处理程序 第十一条外来文件处理程序 1 各部门收到的外来文件需要公司进行办理或知悉的应一律送综合 管理部进行统一登记 编号 并填写 外来文件处理单 2 综合管理部文员将外来文件连同文件处理单一起呈报直属主管审 阅 审阅后呈总经理签署 如一般性公文 由综合管理部主管领 导签署即可 3 外来文件签署后 将文件及文件处理单返回综合管理部文员 由 综合管理部文员按领导签署的意见送达相关部门阅办或进行发文 4 各部门主管应在文件规定期限内按要求及时办理 5 文件之内容按要求阅办之后 由综合管理部统一进行存档 第十二条文件处理期限 1 收发人员收文时 快递 电报 传真 机密文件等原则上应随到 随送 不得积压 最迟应于文到一小时送交有关人员 2 内部下发文件 要在公司领导审批后 上午批的下午发 下午批 的次日上午发 如果在批示后能发的要及时发到各部门 3 外来文件要在文件收到后 一小时内完成文件的文件处理单的填 写报领导 4 文件归档 应日案日清 最迟不得逾二日 5 呈批文件 根据公司领导工作情况 一般情况下文件送达后应及 时审批 如果工作较忙或外出的 综合管理部文员要及时跟踪 以便及时进行文件签批 以利后续工作 第十三条文件的借阅 复印和清退 1 各部门因工作需要借阅或复印一般文件时 需经本部门负责人签 写便条 综合管理部负责人同意后办理 对有密级的文件须总经 理同意后方可办理 2 借阅复印文件时 应严格履行借阅登记手续 在 文件借阅复印 登记表 上进行记录 原则上就地阅看 带走的要按时归还 任 何人不得将文件带走或全文抄录 不允许拆卷和在文件上用笔勾 划 3 定期对已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件 进行收 缴清退工作 如发现文件丢失 必须及时查明原因和责任者 并 如实向领导报告 第十四条文件存档 1 呈批文件 审批后的呈批件的所有原件送达综合管理部 综合管 理部按 类别 年度 部门 方式进行存档备查 2 各部门的文件 根据文件内容 秘级 按 年度 公文类别 分类法进行存档 综合管理部每年 2 月份对各部门上一年度的档 案进行收集 同时各部门应做好文件档案规范收集管理工作 对 于重要文件要及时归档 具体实施以公司 档案管理办法 执行 第十五条文件作废及销毁 对于公司制度性文件 根据公司发展需要出台新的制度后 原制度作废后要加盖 作废文件 章 按保管期限到期的文件或 经过一段时间无用的文件进行销毁时 要填写 文件销毁 清单 请示领导 一般文件经综合管理部主任批准后执行 重要文件要 经总经理批准后方可执行 第第五五章章附则附则 第十六条 本制度由综合管理部负责修订和解释 第十七条本制度从颁布之日起生效执行 原有相关制度废止 与本制 度条款相冲突的以本制度为准 附件一 公文格式规范 一 公文文号的正确使用 文号由发文部门 年份 流水号组成 印发公文时 年份外的符号应该用六角形符号 一般 在电脑 插入 栏里 特殊符号 中选择 而不应该用小括号 或中括号 如 泰思办 2015 5 号 不规范 泰思办 2015 5 号 不规范 泰思办 2015 5 号 规范 二 公文中纸张的正确使用 公文用纸一般采用国际标准 A4 型 210mm 97mm 左侧装订 版式通用 word 页边距上 3 7 厘米 下 3 5 厘米 左 2 8 厘米右 2 6 厘米 选择 版式 附签 将 页眉和页脚 设置成 奇偶页 不同 如有特殊要求 另行处理 三 页面要求设置 以三号字为标准 每页 22 行 每行 28 个汉字 选择 文档网 格 附签 字体设置 中文字体 设置为 仿宋 字号 设置成 三号 单击 确定 按钮 选中 指定行网格和字符网 格 将 每行 设置成 28 个字符 每页 设置成 22 行 然后单击 确定 按钮 选择 插入 页码 位置 设置为 页面底端 页 脚 对齐方式 设置为 外侧 然后单击 格式 按钮 数字格式 设置为全角的显示格式 单击 确定 按钮 再次单 击 确定 按钮完成页码设置 双击页码 在页码两边各加上一条 全角方式的短线 并将页码字号设置成 四号 字体任意 奇数 页的页码设置成右空一个汉字 偶数页的页码设置成左空一个汉字 发文机关标识制作以附件二为准 四 标题的要求 一 正文必须要有标题 封面除外 标题使用二号小标宋 居中显示 不得将标题字打印大小不一或中间加入其他艺术体 二 标题字数较多时 可分一行或多行居中排布 回行时 要 做到词意完整 排列对称 间距恰当 不能把词 词组和专用术语 分开 多行标题的排列方式一般是正宝塔 倒宝塔或棱形 避免出 现上下长度一样的方形或上下长 中间短的沙漏形 三 标题应当准确简要地概括正文的主要内容并标明正文种类 标题中除规范性文件名称加书名号外 一般不用标点符号 如有副 标题则回行居中 字体使用三号小标宋 如标题下附属单位名称和 时间则用 括住 字体使用三号小标宋 单位名称与时间间隔两 个空格 时间使用数字形式 如 苏州泰思信息技术服务有限公 司 2012 年 3 月 11 日 五 正文的要求 一 主送机关 三号仿宋字体 顶格 冒号使用全角方式 二 正文使用三号仿宋体字 每自然段左空 2 字 首行缩进 2 字符 回行顶格 行距一般为 1 5 倍行距 数字 年份不能回行 文中一级标题使用三号仿宋加粗 二级标题以下级标题与正文字体 相同 一级标题后若回行不使用标点 三 全文层次序号的使用 1 第一层为 一 以下可排二 三 四 五 六 七 八 九 十 等 2 第二层为 一 以下可排 二 三 四 等 此序号是从插入中的特殊符号里选择 不采用输入法输入 括号后 面不得添加任何标点 3 第三层为 1 1 后面添加的是顿号 以下可排 1 2 3 4 5 6 等 此序号是从插入中的特殊符号里选择 不 采用输入法输入 4 第四层为 1 此序号是从插入中的特殊符号里选择 不采用输入法输入 括号后面不得添加任何标点 1 以后可排 2 3 4 5 等 5 第五层为 此序号是从插入中的特殊符号里选择 圆圈后面不得添加任何标点 以后可排 等 此序号 还可以不单独作为标题序号在句子里使用 四 行文格式的要求 1 每个自然段的首行必须左空两格 包括序号 一级标题 前面不空格 2 请示 报告 通知等有称谓的 文章的第一行称谓须顶格 五 正文中如有引用的内容则必须准确无误 必要时用括号加 以标注 引用公文应先引标题 后引发文字号 引用公文标题使用 简称时 先用全称 并注明简称 六 正文如有附件 应当注明附件顺序和名称 先在正文下一 行左空两格用三号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和名称 附件如有序号使用阿拉伯数码 如 附件 1 附 件名称后不加标点符号 附件应与公文正文一起装订 并在附件左 上角第 1 行顶格标识 附件 有序号时标识序号 附件的序号和 名称前后标识应一致 六 正文中一些主要标点符号的使用 一 破折号 行文中作为说明解释的语句用破折号标明 总 结 计划标题中如果使用副标题或文章中使用破折号 破折号的长 度为两个汉字的长度 例 而不是数个短横 例 二 连接号 相关的时间 地点或数目之间用连接号 表示 起止 学校计划 总结中使用到的主要有以下情况 1 表示时间起止的 工作计划 年度总结中的连接号 是两个字符的长度 也就是一个汉字的长度 不是两个短横或其它 2 表示数目的 用阿拉伯数字表示数值的范围 例如 总结 计划中出现的 0 3 岁婴幼儿 0 和 3 之间应用浪纹线 3 表示地点的 例如 苏州 上海 是两个汉字的长度 三 省略号 省略号的形式为 六个小圆点 占两 个汉字的位置 不是六个小短横 四 标点符号的位置 1 句号 问号 叹号 顿号 分号和冒号一般占一个字的位 置 居右偏下 不出现在一行之首 2 引号 括号 书名号的前一半不出现一行之末 后一半不 出现在一行之首 3 破折号和省略号各占两个字的位置 中间不能断开 连接 号 间隔号一般占一个字的位置 这四种符号上下居中 五 页码用四号半角阿拉伯数码标识 置于版心下边缘之下 一行 数码左右各放一条四号一字线 单页码居右 双页码居左 空白页以后的页不标识页码 七 文章中数字的使用 一 使用阿拉伯数字 凡是可以使用阿拉伯数字而且有很得 体的地方 所表示的数目又比较精确时 均应使用阿拉伯数字 如 年月日 物理量 非物理量 代码 代号中的数字 如 2012 年 3 月 11 日 500 克 20 支 等 二 使用汉字 根据国家有关标准 凡是定型的词 词组 成语 惯用语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字 必须使用 汉字 如 星期六 二万五千里长征 第四方面军 一二 师 十一五 计划 零岁教育等 三 应当使用国家法定计量单位 八 封面和成文结尾时间的汉字写法 一 正式的计划 总结 报告 通知 请示等类的公文结尾 的成文时间政府系统一般使用汉字 二 时间使用汉字的规范写法 如 二 九年九月十二日 二 九年中的 是汉字 可从插入中的特殊符合里选择 是 正圆 不是椭圆 不是阿拉伯数字 0 必须拼写汉字 不能汉字 与阿拉伯数字混用 不能写成二 00 九年 三 其他不规范形式 如 二 九年 6 月或 2009 年六月 四 成文时间及文中不能拼写成大写的汉字 如 贰零零玖 年玖月玖日 九 落款及时间 一 正文结尾要有单位名称 全称或规范简称 单位名称 一般在正文的右下方适当的位置 右对齐空两格 二 时间在单位名称的下一行 三 落款多个单位时 应该每个单位占一行 四 正文标题下已经书写单位名称和时间的 结尾不再使用 落款和时间 十 其他 其他无需红头的发布的文件 标题为方正小标宋二号字 正文 为仿宋四号字 其它格式参照上文 附件二 常见公文写作格式 平行文 下行文 苏州泰思信息技术服务有限公司 泰思办 2015 1 号 仿宋三号字体居中 关于 小标宋二号字 仿宋三号字 正文 仿宋三 号字 行距 1 5 倍 附件 1 主题词 三号小标宋 抄送 苏州泰思公司 二 一五年元月二十日 共印 份 上行文 秘密 一级 苏州泰思信息技术服务有限公司 泰思办 2015 1 号 仿宋三号字体 签发人 李文建 关于 小标宋二 号字 仿宋三号字 正文 仿宋三号字 行距1 5 倍 附件 1 主题词 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