集团采购管理制度

集团采购管理办法 第 1 页 共 6 页 采购管理办法采购管理办法 1 1 目的 目的 为规范公司采购行为 降低采购成本 确保采购的工程产品 或服务符合规定的采购要求 保证质量和工期 体现公司效益的最大 化 特制定本办法 2 2 适用范围 适用范围 公司用于房地产 旅游开发项目的设备 材料等工程产 品以及策划 设计 咨询 监理 测绘等项目服务的采购 招标工作 公司承建项目的机械设备 周转材料和主材 辅材等工程物资以及专 业分包等服务的采购招标工作 3 3 机构及职责 机构及职责 集团董事长负责重大采购决策 3 1 集团成立项目采购 招标决策工作小组 简称工作小组 小组是 采购工作跨部门决策机构 起集体决策作用 小组成员至少包括总经 理 适用于分 子公司 集团采购分管领导 集团采购部经理 工 程部经理 必要时 项目部经理 必要时 营销策划负责人 必要 时 等组成 小组负责项目采购 招标管理工作 负责建立供应商信 息库和审批合格供应商目录 负责编制和发放邀标书和招标文件 组 织评标 确定中标单位 进行合同谈判 签订合同等 负责单项金额 二十万元 含 以上的项目采购决策及合同审批 3 2 采购专业小组 简称专业小组 各分子公司按各自主管业务范 围分别成立采购专业小组 由公司核心人员 采购部经理 如有 和 相关业务部门经理等组成 根据不同的采购内容可成立不同的专业小 组 成员不得少于 3 人 负责单项金额一万元以上二十万元以下的项 目采购决策及合同审核 报集团审批后实施采购 3 3 采购部门 具体业务部门 负责编制 更新采购计划 负责经 办单笔金额一万元以内的采购实施 3 4 工程部 预算部 负责提供项目开发作业计划 工程量清单 编制 经济标书报价要求或标底参考造价 负责提供项目采购用图纸 负责 确定设备材料样板的建筑性能 效果 3 5 分子公司总经理 负责各自主管范围内单笔金额一万元以内的采 购合同审批和合同签署 集团采购管理办法 第 2 页 共 6 页 3 6 项目经理部 负责组织按公司要求对进场材料设备进行验收 3 7 各业务部门 负责收集供应商信息 建立详细的供应商信息库 参加与本部门有关的招标或采购工作 参与本部门有关的合同谈判 起草合同初稿 整理和发放标书 整理会议记录等工作 4 4 采购采购 招标原则 招标原则 4 1 全面招标原则 符合招标方式的项目采购都要以招标方式确定供 方 4 2 整体招标原则 禁止将一单完整的采购肢解或化整为零 4 3 事前预算原则 在招标前 进行目标成本的预测或编制标底参考 造价 4 4 资质审查原则 只有符合本文件规定条件的投标人才有资格参加 投标 4 5 合理低价中标原则 在技术标合格的情况下 合理低价中标原则 4 6 性价比择优原则 在技术标合格的情况下 对比性价比 择优选 择 4 6 透明公正原则 采购过程透明 禁止暗箱操作 4 7 保密原则 标底 投标文件 评标 定标有关信息和文件的转播 范围只限于有关部门参与人员及项目采购 招标决策小组成员 每个 人均有义务保密 以防影响招标的公正与效果 5 5 采购方式采购方式 5 1 招标采购 适用单项合同额度 20 万元以上的招标 5 2 集中采购 适用能够利用公司资源充分发挥规模采购效益 容易形成材料设备统 一的应用标准和操作模式的采购项目 5 3 直接委托 5 3 1 单项合同估算 20 万元 5 3 2 政府垄断的工程施工 咨询服务 设计 垄断经营的材料设备 采购 5 3 3 特急业务 不立即开展会对公司造成重大损失的应急事项 6 6 工作流程 工作流程 6 1 项目服务 甲供和乙供物资 集团采购管理办法 第 3 页 共 6 页 6 1 1 项目服务包括策划 规划 咨询 代理 广告 设计 测量测 绘 监理 造价咨询审计等 6 1 2 甲供物资包括 电梯 空调设备 消防工程设备 冷水塔 水 泵 自动供水设备 水处理机 发电机组 安防监控设备 高低压开 关柜 变压器以及根据实际情况由甲方指定供应的材料 6 2 3 乙供物资包括 钢筋 水泥 砂石 地砖 照明箱 开关 插 座 电线 管材 阀门等 根据实际情况可调整为甲供 乙供物资决策小组可指定品牌 监督质量 咨询和指导价格 6 2 采购 招标流程 小组从合格供应商名录中选择竞标单位邀标报价 竞标单位将标书密封 送至招标 采购小组 小组制订评标办法 组织评标 确定中标单位 小组与供应商进行合同谈判 小组从供应商信息库中选择供应商进行考察或评价 小组提交考察或评价报告并建立合格供应商名录 小组将供应商信息报董事长批准小组将供应商信息报董事长批准 业务部门编制投标邀请书和招标文件报小组审核 跟踪 监控合同执行 总经理室拟定合同 签署合同 各业务部门收集相关供应商资料 建立详细的供应商信息库 小组将中标单位报董事长批准 合同交底 总经理室拟定合同 集团采购管理办法 第 4 页 共 6 页 6 3 流程说明 6 3 1 中标单位以及合同均需报董事长批准后方能生效 6 3 2 设计 景观 土建工程和机电安装在 10 万元 含 以上 广告制作类在 5 万元 含 以上 以及甲供材料原则上需要招标 对 于金额五万元以上又可不招标的 由小组从合格供应商名录中选择供 应商洽谈 价格经小组审核后 报董事长批准 6 3 每次招标采购 参与竞标的单位一般情况下不得少于 3 家 如由于供应商实力或市场等因素造成不能选取三家竞标单位的 必须 提供充足的理由 并经招标 采购决策小组认可后方能实施 6 4 对于经常发生的单笔金额在 5 万元 含 以下的小型业务 如小型广告 制作 印刷等 或合格供应商名录中只具备 1 2 家合 格供应商时 专业小组可确定 1 2 家长期合作单位 长期合作单位应 提供常规项目的价目表供专业小组审定 合作期内其价格不得超过专 业小组审定的价目表上的价格 在此范围内的工作由具体业务部门将 具体业务内容 价格等信息资料 附上专业小组审定的价格 报公司 相关部门会签 常务副总经理审批后执行 专业小组每年至少要对长 期合作单位评价一次 作为是否与其继续合作的依据 6 5 对于竞标单位的报价 小组必须要求其将投标书密封 并加 盖公司公章于封口 否则取消其竞标资格 6 6 对于装饰装修工程 设计单位 设计方案及施工单位的确定 由工程部作为具体业务部门进行办理 6 7 特殊情况下经请示董事长同意 可直接确定承包单位 7 7 合格供应商名录 合格供应商名录 7 1 供应商信息库的建立 7 1 1 各具体业务部门负责收集供应商提供的营业执照 资质证 书 技术配备 工程业绩等资料 建立初步的供应商信息库 7 1 2 各部门均可补充提供供应商信息 小组汇总各部门的各类 供应商信息后 建立详细的供应商信息库 7 1 3 各具体业务部门和小组应对供应商信息库进行共享 6 2 对供应商的考察 7 2 1 考察人员 各类供应商考察人员为小组部分成员和具体业 务部门负责人或技术人员 相关部门组织验收 总经理室拟定合同 集团采购管理办法 第 5 页 共 6 页 7 2 2 考察内容 营业执照 资质证书 注册资金 公司规模 技术先进性 施工工艺 机械设备 检测手段 企业质量认证 企业 信誉 工程业绩 售后服务等 7 2 3 考察方法 考察小组采取以下一种或几种考察方法对供应 商进行考察 A 实地考察公司状况 B 实地考察已建和在建项目情况 C 实地或通过其他方式了解质量 技术水平 管理水平 服务 态度 企业信誉等 D 资质评价 要求供应商提供营业执照 资质证书等企业证明 材料 并加以核实 E 业绩评价 对供应商业绩工程的质量状况与信誉等进行评价 7 3 编制合格供应商名录 考察小组将考察结果分类填入 供应商评 价表 将符合公司要求的供应商列入 合格供应商名录 同一招标 项目至少应有 3 个合格供应商可供选择 合格供应商名录 经考察 人员会签后报送董事长批准 7 4 对已列入 合格供应商名录 的供应商 采取以下方法进行控制 7 4 1 各具体业务部门负责建立供应商档案 包括 供应商评 价表 合格供应商考核表 各方面提供的供应商情况反馈意见 7 4 2 公司与供应商合同履行完毕后 由小组对合格供应商进行 一次全面评价 填写 合格供应商考核表 并纳入合格供应商档案 评价时主要依据 供应商提供的企业证明资料 工程项目合同 服务 态度 工程质量和进度 工程返修率等 7 4 3 小组成员可根据供应商的履约情况以及完成质量情况向小 组提出取消其合格供应商资格的建议 7 4 4 为确保 合格供应商名录 的实时更新 小组不定期召开 合格供应商名录专题会议 会上根据各方面信息 确定合格供应商名 录的种类增减及完善事宜 8 8 验收 验收 8 1 材料设备及服务验收 8 1 1 材料设备到场时 项目部经理组织项目部及施工单位 监 理单位等有关人员 如属甲供设备 具体业务部门必须派人到场参与 验收 联合对材料设备按照合同规定条件进行开箱验收 现场专业工 程师根据验收情况填写 甲供物资进场检验单 验收合格的材料设 备才允许进场使用 验收不合格的材料设备由项目部将验收记录反馈 集团采购管理办法 第 6 页 共 6 页 给具体业务部门 具体业务部门联系供应商要求其整改 通过验收但 须整改的设备分别由产品供应商和安装承包商按各自责任进行整改 整改完成之后 方可正式签发设备验收证书 8 1 2