采购工作流程图(调整版)

采购部 1 供应商谈判流程图供应商谈判流程图 新供应商新供应商 确定新供应商或新商品后 采购将新供应商及商品相关 信息交信息部录入并存档 采购将谈判事宜进行汇总提 报采购总监审核 提交总经 理审核 与供应商购货协议的谈判 并做好 供应商谈判记录 二轮谈判 采购总监 及相关人员参与 联系供应商来访或电联 对样品进行讨论 确定样品是否可以 引进 供应商商品报价和样品 新品开始下单 门店试销 销售良好 所有门店铺货 销售不佳 新品淘汰 采购部 2 供应商谈判流程图供应商谈判流程图 有合作供应商年度谈判有合作供应商年度谈判 采购根据年度供应商评估结果 确认 需谈判年度协议供应商 根据 供应 商年度档案表 进行年度供应商合同 条款的修订 年度合同的谈判准备 A 采购提前 7 天通知供应商 年度合同的谈判时间 地点 和双方参与人员 B 采购根据供应商年度合 同条款确定谈判条件和底线 C 采购总监审批年度合同条 款确定的谈判条件和底线 供应商年度合同谈判过程 采购与供应商确认合同谈判 结果 供应商逐条填写在合 同空白处 采购在年度合同条款谈判结 束后提交所有合同条款的谈 判结果和纪要 参与人员根据年度合同条款 逐一进行谈判 并做好谈判 记录 采购审核合同协议谈判结果并上报采 购总监审核 采购总监报总经理室审 核 供应商根据已经确认的合同文本要求 签字 盖章确认 并提报财务总监审核 财务总监审核后报总经理审批 采购将审批后的合同条款提报信息部 录入 完成合同监管报表 采购部 3 样品讨论流程图样品讨论流程图 样品包装 颜色 形状 款式等 的分析及样品的品尝 颜色 形状 口感等 了解商品特性 新商品促销内容和进 场条件等谈判 样品相关资料的准备 样品质量审核 淘汰 样品价格比对 样品促销内容和进场条件 等谈判 确认是否引进 引进备用不引进 采购部 4 合同条件申报及签订流程合同条件申报及签订流程 合同文本初稿提交采购总监 审核 采购总监批复并报 总经理批复 注 正式文本一式二份留存 一份供应商 一份行政部备案注 正式文本一式二份留存 一份供应商 一份行政部备案 采购针对合同条件与供应商进 行谈判 谈判完成 根据谈判 结果拟定合同文本初稿 总经理批复后提报财务总 监审核 经财务部 总经理室审核 通过后定稿 与供应商签订合同 重新谈判 采购将已确认合同内 容提交信息部建档 采购部 5 商品订货流程商品订货流程 与供应商确认订单商品情况 供应商反馈订货单回执 其他类 月结代销等 现款 新品采购先行 建档 采购核定数量提报至 采购总监处审批 提报商品订单 现款 至财 务处审核有无前期账款异常 现采 采购核定商品库存 预判商品缺货品项 下单订货须标注商品库存及月销量 注 确认的审批订单 现采和现款 一式四份 一份交财务审核留存 一份交现金会计留存 原稿 一份交采购总监留存 一份由采购留存 确认的审批订单 其他类 一式两份 一份交采购总监留 存 一份由采购留存 采购总监 财务总监及总经 理处审批 确认的审批订单 现款 交 现金会计汇款 并登记在册 提报商品订单 现采 至财务总监 总经理处 审批 办理采购借款申请 采购联系采购渠道进行 采购 并验货 提报商品订单 其他类 至采 购总监 总经理处审核 仓库按照收货流程收货 采购办理借款 结清业 务 通知供应商送货 商品送货方送货到岸或者物 流送货 仓库按照收货流程 收货 审核确认后传真供应商确认并 通知供应商送货 商品送货方送货到岸或者物流 送货 仓库按照收货流程收货 采购部 6 付款流程付款流程 与供应商确认订单商品情况 供应商反馈订货单回执 进 价等相关信息更改 现款 新品建档 采购核定数量 提报至采购总 监处审批 提报商品订单 现款 至财 务处审核有无前期账款异常 月结 供应商携送货单 公司仓库收货单 退货单到财务部 对账 采购提交 供应商 费用清单 给财务 部用作财务扣款对 账依据 注 确认的审批订单 现采和现款 一式四份 一份交财务审核留存 一份交现金会计留存 原稿 一份交采购总监留存 一份由采购经理留存 确认的审批订单 其他类 一式两份 一份交采购总 监留存 一份由采购经理留存 采购总监 财务总监及 总经理处审批 确认的审批订单 现款 交 现金会计汇款 并登记在册 现采 提报商品订单 现采 至财务总监 总经理 处审批 办理采购借款申请 采购联系采购渠道进行 采购 并验货 仓库按照收货流程收货 采购办理借款 结清业 务 通知供应商送货 商品送货方送货到岸或 者物流送货 仓库按照 收货流程收货 仓库针对库存退货 情况 提交仓库退 货说明给财务作为 对账依据 代销 采购汇总供应商 每月销售数据 财务核对相关单据 和金额 收取供应 商相关费用 结款单据交采购总 监 总经理 财务 总监审核 供应商开具相关发 票 财务确认支票 日期结款 财务每月汇总 经 销商结算汇总表 交总经理办公室 采购提交 供应 商费用扣款清单 给财务部用作财 务对账依据 财务核对相关单 据和金额 收取 供应商相关费用 结款单据交采购 总监 总经理 财务总监审核 供应商开具相关 发票 财务确认 支票日期结款 财务每月汇总 经销商结算汇 总表 交总经理 办公室 采购部 7 到货后出现问题的处理流程到货后出现问题的处理流程 采购对已确认的问题商品第 一时间通知其余门店或总仓 下架 同时进行统计汇总和 上报 采购与供应商联系 并以书 面形式通知供应商 供应商 将相关处理意见以公函形式 回复 对供应商同意退换货的商品 通知门店或仓库退换货 仓库管理员或门店及时发现商品存 在的问题 质量 包装等 第一 时间通知采购和上级管理层 同时 对问题商品先做下架处理 建立问题商品供应商的登记 台帐 年度合同签订时考核 相关资质 采购部 8 商品定价 变价流程商品定价 变价流程 变价流程 对商品进行定价定价方式 国产预包装商品顺加 1 5 进口商品顺加 1 75 国产饮 料顺价 1 2 百货顺加 1 3 计生用品顺加 1 35 提报商品定价清单和价格 市调表至采购总监审批 定价流程 提报商品变价清单至采购总监 审批 因供应商成本提价进行 变价的 需附件厂家盖章的提 价单作为依据 市调变价的需 附市调表 提报商品变价清单至总经 理审批 提报商品定价清单和价格 市调表至总经理处审批 提报商品定价清单和价格 市调表至财务总监处审核 信息部数据的维护并存档 信息部数据维护并存档 提报商品变价清单至财 务总监审核 采购部 9 对门店调拨单制作流程对门店调拨单制作流程 商品批发变价流程商品批发变价流程 新品调拨单制作 新品到货后根据新品到货 量和各门店的实际销售情况进行各门店的新 品调拨单的制作 对临期商品集中销售时 采购通知运营部对 滞销门店进行统一调拨单的制作 采购每天关注商品库存 根据商品动销情况 对滞销门店库存进行店间的调拨通知 同时 通知运营部进行跟踪 信息部 根据批发客户需求提报商品明细及报价 至总经理室审批 确认后填写批发客户 批发变价申请单 写明货号 商品名称 批发数量 原 进价 现批发进价 原售价 现批发价 提报总经理室审批 财务审核后提交信 息部进行变价 完成客户批发销售 审批确认后与批发客户进行数量及价格 的确认 总经理室 信息部 对门店临时性的团购商品进行商品库存的统 计 统一进行团购商品的店间调拨 并通知 运营部进行跟踪 采购部 10 与供应商退换货流程与供应商退换货流程 采购部每周业务工作会议采购部每周业务工作会议 采购对破包商品及问题商品进行统计 并 通知门店在规定的时间段内退回总仓仓库 供应商签字确认后回传 采购对所需退货的商品进行统计 并将需 退货的商品明细与供应商进行确认 门店 信息部 采购按签字确认的回函提交信息部制作退 货单 仓库及采购 供应商确认 每周六为周业务工作会议 参加人员 采 购 运营部 采购对商品品项 新品 畅销 滞销商品 进行分析 听取运营部意见和建议 采购 运营 意见 供应商送货时按退货单商品明细进行退货 供应商及仓库 采购部对会议内容汇总提报 并对合理化 建议进行实施 采购部 11 每周新品与店长交流流程每周新品与店长交流流程 每周二上午采购对新品信息和新品样品进行 准备 采购了解各门店新品销售动态 听取门店店 长对新品意见和建议 周二利用店长例会对新品信息及分布的门店 的通报 同时对新品进行介绍 采购 门店及采购 意见 采购部对合理的建议进行实施调整 采购部 12 每月促销商品档期计划流程每月促销商品档期计划流程 根据公司促销活动档期和内容要求拟定促销 活动计划 根据已确认的促销活动计划采购提前一个月 与供应商对下档档期的促销活动商品进行洽 谈 对每档期促销活动内容进行提报申请 采购部 采购 对确认的促销商品进行下单订货及到货跟踪 总经理室 采购及供应商 做好促销档期的商品变价申请 提报采购总 监 总经理室 财务总监审核 信息部 活动实施前采购对已经审核确认的促销信息 明细下传电子商务 运营部和各门店 并对 门店促销商品的陈列进行检查指导 活动开始跟踪各门店商品销售及库存动态 活动结束后销售分析总结活动结束后销售分析总结 门店 采购 运营部 总结 活动结束后销售分析总结 采购 运营部 采购部 13 对应收款和应付款的管理流程对应收款和应付款的管理流程 应收款 相关费用的收取 1 以现金形式支付 需填写 供应商 费用单 供应商持现金和费用单到财务 交款 由财务开据相关的收据或税票 2 以帐扣的形式支付的费用 需采购 填写 供应商费用单 经供应商签字后 给财务作为扣款依据 扣款后由财务开据 相关的收据或税票 现采产生的供应商欠款 需供应 商在欠款发生的 3 日内进行回款 应付款 每月财务对供应商的账款进行 核对 按合同规定对应付款金 额签字确认 财务转交采购进行审核签字确 认 经采购总监 财务总监 总经理室层 层审批后 由财务汇款至供应商指定 的汇款账号 如供应商更改账号 需 持相关证件到财务部更改 备案 采购部 14 对临期商品的管理流程对临期商品的管理流程 门店商品的临期 每月 25 号需门店提报临期 3 个月商 品明细给采购 采购确认是否可以退换货 总仓商品的临期 仓库统计 数量 需提报具体原因及处 理意见 门店在有效期内促销商品 营运部根据各店销售情况 及时进行调拨 不可退换货的商品采购提报 促销清单 提报采购总监 总经理 财务总监审批 可退货商品采购部统一发函 书面形式 至运营部 通 知退总仓 门店在有效期内退总仓 采购联系供应商退货 采购协助维护 商品价格及库 存的调拨 门店或总仓因为不能及时发 现和处理临期商品的 由各 自相关门店和总仓负责人负 责 提交信息部数据维护 采购部 15 对商品库存管理流程对商品库存管理流程 每周市调流程每周市调流程 采购每天查看商品 的库存 对低于库 存 50 商品进行提 报 申请订货 采购每周两次对仓库各自所管类 别商品的查看 包括商品的库存 及保质期 对高库存 不动销 日期差商品的调拨 采购对门店商品库存的 查看 对个别高库存门 店通知运营部进行商品 的调拨 营运部负责调拨并 检查相关工作 营运部跟踪调拨后各 门店销售和商品库存 每两周市调一次 第二周的周 三为市调日 市调对象 同行 大型超市 市调形式 针对性商品市调 全品项市调 对市调品项进行分析 对异常 价格提报调整申请 采购总监 总经理 室 财务总监审核 采购 提交信息部 数据维护 采购 将已经调整的数据上 传电子商务 运营部 和各门店 采购部 16 新品开发和滞销商品的工作流程新品开发和滞销商品的工作流程 采购通过展会 市调 网站等相关信 息获取新品来源并联系供应商 样品经过公司相关部门 运营部 总经 理室 讨论确认后 与厂家沟通相关合 同细节问题 确定采购需求 选择供应商 并通知 供应商寄样或登门谈判 新品进场后 有 3 个月的试销期 由 采购跟踪各门店的销售情况 并做调 整 经过调整后 3 个月后新品仍然不动 销 视为滞销商品 由采购梳理相关滞销商品进销存 提 报 总经理室 经讨论后确定为滞销 则 终止下单 该商品淘汰 并禁止 对确认的新品进行建档申请 并与供 应商签订合同 新品开发 滞销商品 对市场商品动态 市场占有率 市场销 售动态和同行竞争对手销售状况的了解 与同属性商品的比较 对新品在市场有 无竞争优势 新品价格 产地 货源 商品包装 规格等的了解 提报采购总监 总经理室 财务总监