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文档简介

办公室固定电话使用管理办法 一 目的一 目的 为加强对内部电话使用的管理 特制订本管理办法 二 范二 范围围 适用于集团公司全体员工 三 三 职责职责 1 由人资行政中心负责办公电话及设备使用的管理和监督 2 由财务管理中心负责办公电话费用的管理 3 集团公司各职能中心 各分子公司有责任遵守本制度的 所有规定 四 工作四 工作规规定定 一 电话礼仪 1 接听电话的标准用语为 您好 明亮集团 总的要 求是规范 简洁 礼貌 话筒轻拿轻放 2 员工打电话 主要是作为方便与外界沟通 方便开展业务 故用语应尽量简洁 明确 以减少通话时间 3 电话铃声响起之后 应尽快拿起话筒 在电话铃声响起三 次之内 必须有人接听电话 4 来电话指名找人 应迅速把电话转给要找的人 如果不在 应明确告诉对方 如果需要留言 必须作好记录 5 新入职员工对企业情况知之不多 不要抢接电话 以免一 问三不知 给对方留下不良印象 6 通话时如果有其他外来人员来访 不得置之不理 应该点 头致意 并应有礼貌地说 请您稍等 7 通话中突然中断 应该立即挂上电话 再次接通后要表 示歉意 并说明原因 8 打完电话 不要自己先挂断电话 应该等对方挂断之后 再轻轻放下话筒 9 拨打电话时 无特殊情况不允许使用免提 以免影响其 他同事的工作 二 电话使用 1 对来访电话进行 电话登记表 的填写后 要求及时反 馈给当事人 2 使用电话时严禁在电话上闲谈 不允许使用公司电话打 私人电话 3 人资行政中心负责公司电话机的配置和安装工作 各部 门如因工作原因需添加电话的 需填写 电话配置申请表 交至人 资行政中心审批 报总经理核准后统一安装 4 当电话设备出现问题时 该部电话使用人为直接负责 人 人资行政中心负责及时解决 处理 以保证工作的正常进行 5 传真机主要是收发传真所用 严禁使用传真机拨动电话 三 电话费用 1 2 四 基金缴纳管理办法 1 违反 电话礼仪 规定者 每次缴纳基金 20 元 2 违反 电话使用 规定者 每次缴纳基金 30 元 3 违反 电话费用 规定者 每次缴纳基金 50 元 4 除特别注明外 情节严重者 处于规定缴纳金额 2 5 倍 的基金 5 以上条例若有违反 则直接领导承担 80 的连带责任 电话配置申请表电话配置申请表 申请部门
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