总机服务规程

标准作业程序 Standard Operating procedure 修订日期 2010 2 20 部门市场销售部分部标题总机服务规程 编码SOP SM 12页数 职务职级 制订人陈林红批准人 NO作业步骤执行说明注意事项 辅助范例 表格或图像 1目的范围目的范围 1 总机具体负责总机管理工作 2 总机当班员工负责总机的对客服务 工作 2质量要求质量要求 快速准确 亲切热情 柔和清晰的转 接电话 保障酒店通讯顺畅 3服务时间服务时间 总机位于酒店一楼 总机服务时间 总机为二班制 早 班 7 00 15 30 中班 14 30 23 00 4 准备工作要准备工作要 求求 1 接班员工查阅 总机交班本 对 有需要跟进的工作及时完成 2 检查设备的运转状况 如有故障 通知工程部维修 3 检查备用文具 物品是否足够 如 不够 立即申领 4 检查卫生 如有不符 请夜班清扫 干净后方可下班 5 对在工作中需要记录的 在交班本 上做好记录 6 每班下班前做好交接工作 5电话转接电话转接 1 电话铃响三声之内马上接起 主动 按照酒店规范向客人问好 1 1 对外线 Good morning afternoon evening West Lake Hilling 您好 蓝天清水湾国 际大酒店 1 2 对内线 Good morning afternoon evening Opera te 您好 总机 2 按客人的要求迅速准确的转接电话 2 1 对于无人接听 占线的电话要表 示歉意 对不起 并向客人说明原 因 2 2 接到要求呼叫某人的电话时 用 礼貌用语回答对方 并迅速联系 2 3 对要求接到客房的电话必须要问 清客人的姓名 核对无误后方可接线 3 熟记常用电话 客人询问时脱口 而出 立即回答 非常用的电话号 码 及时查找 尽快回答客人 4 熟悉信息 具备资料 受理客人询 问 4 1 了解酒店的组织体系 各部门的 职责范围及其有关负责人的姓名 4 2 了解酒店与周围城市的距离及抵 达方法和时间 4 3 熟悉本市市内的交通情况 4 4 熟悉本市各参观游览点的名称 概况 特色以及与酒店的距离 并了 解当天的天气情况 4 5 熟悉本市各商场 购物中心的地 址及营业时间 4 6 了解酒店附近的医院 银行的名 称地址 4 7 了解本市各著名餐馆的经营特色 及电话号码 4 8 具备火车 汽车等交通工具的时 刻表 4 9 具备本市旅游地图 4 10 旅游部门出版的介绍本地各风 景名胜点的宣传册 4 11 电话号码簿 5 注意事项 5 1 认真聆听客人的询问 及时给予 简明圆满的答复 5 2 不能及时答复的要将客人提出的 问题以及客人的姓名 房号及电话号 码记录下来 尽快解决 不准拒绝回 答客人的询问 5 3 一般住客的房号及客人的活动未 经客人允许 不得随意泄露 6电话叫醒电话叫醒 1 散客叫醒 1 1 当接到客人需要叫醒时 要问清 客人房号 姓名及叫醒时间 1 2 将房号和客人姓名 日期和时间 记录在 叫醒本 上 并向客人重复 以获客人确认 避免任何失误 如是 VIP 必须在 叫醒本 上注明 2 团队叫醒 2 1 受理团队叫醒服务预定 记录团 号 叫醒时间 预定人姓名 预定人 房号 2 2 根据总台提供的 团队分房表 并与叫醒记录核对 夜班总机必须同 总台再次核对团队叫醒房号 2 3 叫醒记录和 团队分房表 房号 一致时 按要求将团队叫醒输入叫醒 电脑系统中 2 4 检查叫醒团队客人情况 如有问 题必须及时纠正 3 人工叫醒 3 1 通常在电脑叫醒 2 3 分钟后 进 行人工叫醒 确保叫醒服务万无一失 3 2 人工叫醒要用亲切和蔼的语气称 呼客人的姓名 3 3 人工叫醒后告之客人当天的天气 预报 并祝客人愉快 4 叫醒特殊情况处理 4 1 如客房叫醒无人应答 总机必须 立即通知客房中心员工到客房敲门 叫醒客人 如还是没叫醒 通知客房 服务员一起去房间开门 查看情况 4 2 如客房叫醒无应答 总机必须立 即通知客房中心或楼层服务员去客房 查看 叫醒客人 并做好记录 4 3 特殊情况及时报告大堂副理 跟 进处理 总机当班员工在 叫醒本 上做好详细记录 4 4 如有客人取消叫醒或更改叫醒时 间 总机必须在 叫醒本 和电脑上 同时更改 并在 总机交班本 上说 明 7留言服务留言服务 1 客人不在房间或客人特别要求 在某一些时间内不接听任何电话 时 总机应代客人留言 并通知 总台在电脑中做好记录 2 受理电话留言 2 1 要礼貌耐心的回答客人 详细问 清来电人姓名 从何地来电 打给哪 个房间 客人姓名以及留言内容 2 2 重复客人留言内容 确认后仔细 填写 留言单 填写完后 交由行 李员送到管家部 要求服务员开门送 入客人房间 8免打扰服务免打扰服务 1 24 小时为客人提供免打扰服务 2 接到客人电话要求免打扰服务的 记录好客人房号和姓名 3 重复确认后在电脑上设置免打扰 并在交班本上做好记录 任何电话都 不转接 4 免打扰服务一直保留到客人要求取 消或客人退房 9保密服务保密服务 1 接到客人保密要求后 应先提醒客 人是绝对保密 还是普通保密 2 立即通知总台 在电脑中客人姓名 上注明绝对保密或保密字样 并通知 客房中心 3 如后有客人来电 绝对保密客人 所有来电一律不予转接 并以没有 该客人入住为由 回答来电查询 4如接到普通保密客人的来 电 总机不得随意泄露客人资料 告 之客人来电者姓名 问清客人是否接 听再决定是否转接 5 当客人要求取消保密或改变保密 程度时 应通知总台 修改电脑信息 并在 总机交班本 上做好记录 10 电话等级开电话等级开 通制度通制度 1 团队客人或押金不够的散客必 须在总台交纳一定的押金后方可 开通长途电话 2 开通市话的内部分机一律不得 转接外线 可以转接长途电话的 分机 在接通后 必须在 拨打 外线登记表 上做好记录 3 关闭长途的内部分机如需开通 长途 必须出具部门经理签字的 书面报告后方可开通 11 处理报警电处理报警电 话话 1 消防紧急报警 2 在接到消防报警后 首先告 诉报警人或员工保持冷静 3 向报警人或员工询问姓名 部门 工号 出事地点 何物燃烧 火势大 小 4 重复报警内容 并准确记录在案 5 告诉报警人 我们会立即通知有关 部门及人员 请报警人立即寻找紧急 出口撤离 6 立即通知消控中心报警人姓名 部 门 工号 出事地点 燃烧物 火势 大小 总机话务员姓名 记录受话人 姓名 7 如火势严重首先通知总经理及各部 门经理 向消防队报警 根据安全部 经理或酒店值班经理的指示处理 8 确保无误传达信息及火灾电话通畅 发现故障及时排除 9 等待消防中心实地查看并记录消防 中心通知报警原因 10 求救报警电话处理 11 接到客人求救电话 话务员应引 起高度重视 12 立即通知安全部及客房中心 派 服务员进入客人房间查看情况 13 提醒安全部及管家部关注客人情 况 并做好反馈记录 14 恐吓电话处理 15 当接到恐吓电话时 保持冷静 并注意记录恐吓信息 16 注意听电话背景的声音 留意恐 吓者的声音 性别 讲话特征和口音 17 尽可能多地从恐吓者口中套取信 息 若需要的话要求恐吓者重复陈述 但切勿打断恐吓者 18 切勿先挂断电话 尽量拖延电