办公室管理规定及行政管理制度

办公室工作职责办公室工作职责 办公室工作内容 办公室是在公司高层领导下的综合办公类行 政管理部门 主要负责公司日常行政管理 人力资源管理及法律事 务等 其主要职责有 1 协助领导组织公司日常办公及有关活动安排 向公司领导及各部 门提供后勤保障 为公司正常业务的开展做好服务 2 负责公司各项制度及重要工作信息的收集 汇总 上报 各类合 同 文件 会议纪要的归档和管理 3 负责公司各类会议 重要活动的组织筹备等工作并做好相关文件 及影音资料的保存 4 负责公司人事信息 档案管理 印章管理 按规定上报各类 人事统计报表 负责公司注册 增资 年检及公司各类法律事务 5 负责公司资产的管理 建立固定资产 低值易耗品等物品的 购买 验收 使用登记及定期检查使用情况的制度 6 完成领导交办的其他事项 一 办公室主任工作职责一 办公室主任工作职责 办公室主任 在公司高层领导下 规划 指导 协调公司行政 服务的各项工作 具体职责如下 1 组织制定本部门工作计划 行政管理制度 贯彻落实公司各 项管理制度和决议 2 负责日常行政工作的管理 3 组织制定行政管理规章制度及督促 检查制度的贯彻执行 4 组织安排公司各种会议 活动等 并拟定有关文件 5 负责档案管理 公司重要资质证件 办理公司所需各项工商 税务等各项证照 出具相关证明材料 6 负责工商 法律事务及其外联工作 7 协调公司内部行政人事等工作 二 行政法律文书工作职责二 行政法律文书工作职责 协助主任完成行政事务性工作 具体负责法律事务及相关文书 类工作 1 协助制定 执行公司行政规章制度 2 协助主任制定行政工作发展规划和计划 3 配合主任完善行政管理制度 进行日常行政工作的组织和管 理 4 负责公司协议审核 修订 主持拟定常用法律文书合同范本 负责审查 备案所有合同 5 负责相关法律事务的协调与处理 6 完成领导交办的其他事项 三 文员工作职责三 文员工作职责 协助主任完成公司行政事务性工作 具体负责督办工作落实及 文秘档案管理方面工作 1 协助制定 执行公司行政规章制度 2 负责各项具体工作的督办落实 3 组织办好会议接待及各种活动安排并做好各种文件及影音资 料的存档 4 计划和组织落实各部门申报各类办公用品的采买和发放 监 督落实用品领用登记工作做到帐物清楚 管理有序 5 负责组织建立公司固定资产的管理台账和检查盘点工作 6 全力协助人力专员做好档案管理及其他事项工作 7 积极完成完成领导交办的其他事项 四 人事档案专员工作职责四 人事档案专员工作职责 协助主任做好公司人力资源管理及公司各项印章 档案管理 具体职责如下 1 负责建立 健全公司人力资源管理系统 确保人力资源工作 按 照公司发展目标科学化 规范化 2 负责制定公司人力资源管理制度 人事档案管理制度 培训 管理等 经领导批准后组织实施 并根据公司实际情况 制定 公司的人力资源计划 3 制定和实施人力资源年度工作目标和工作计划 对公司人员 档案进行统一管理 4 负责劳动合同的签订与管理工作 进行劳动关系管理 代表 公司处理劳动事务 5 办理员工晋升 调岗 奖惩等人事手续 6 负责建立公司各项证照 印章使用管理制度并监督落实 6 严格按照 档案管理办法 负责档案室管理工 7 积极完成完成领导交办的其他事项 五 董事长办公室文书职责五 董事长办公室文书职责 1 全力做好董事长办公室接待工作 2 组织筹备董事长召开的各项会议 准备会议文件 并做好会 议录 主动掌握有关决议的执行情况 3 忠实执行并积极完成董事长委派的各项任务 负责整理董事 长的各类资料 文件并分类保管及归档 4 负责收集及统计汇总董事长所需的各类信息 5 协助董事长对公司内部发布重要信息 通知工作 6 负责董事长文件 茶水准备 物品有序摆放 文本资料的整 理归档 7 完成董事长临时安排的各项工作任务 行政管理制度行政管理制度 总总 则则 为保证公司正常的工作秩序和各项工作的顺利进行 针对本公 司的特点及要求 特制定本行政管理制度 一 工作制度一 工作制度 一 工作时间 一 公司上班时间为夏季上午 8 00 12 00 下午 2 30 6 00 冬季上 午 8 00 12 00 下午 2 00 5 30 二 凡属国家规定的节假日和公休日 均按有关规定执行 三 节假日期间办公室须安排人员值班 二 请销假制度 一 员工请事假 病假及其它各类假 均应事先请假 事后销假 具体要求按 关于员工各种假期的管理规定 执行 二 员工因业务需要外出工作 应及时报告公司领导 三 着装 礼仪 礼节规定 一 员工在工作时做到服装整洁 举止端庄 精神饱满 二 员工之间应互相尊重 互相帮助 要用自身言行树立公司形 象 三 员工在接待来电 来访时要用礼貌用语 不得在办公场所大 声喧哗 吵闹或使用粗鲁语言 四 环境卫生 安全保卫制度 一 各部门应负责各自办公室的清洁卫生 所有的文件 资料 报纸要摆放整齐 桌面 地面等要保持清洁 二 各部门自行负责办公地点的安全 保卫 消防工作 定期检 查 及时消除存在的隐患 同时 每一位员工对公司的安全 保卫 消防中存在的问题均要及时汇报 协助处理的义务 五 各种办公设备的使用制度 一 电脑 复印机均由办公室负责维修 维护 二 公用车辆由办公室统一管理调度 各部门人员因公外出 原 则上派车 在公司车辆调派不开的情况下 外出人员可乘坐出租车 回程 凭出租车票并注明所办事务给与报销 六 严守公司机密制度 各部门员工不得向外人泄露公司的经营策略 财务收支 经营 成果 员工经济收入及其他有关商业秘密和内部情况 各部门要经 常对员工进行职业道德教育 做到不该问的不问 不该讲的不讲 如有违者 公司有权追究责任 二 办公用品管理制度二 办公用品管理制度 一 公司办公用品由办公室负责管理 并建立办公用品购买 使用 登记制度 二 各部门对所使用的公司财产及办公用品负有正确使用 妥善保 管的责任 对员工有损坏公司财产 浪费办公用品的行为应提出严 肃批评 并予以制止 对情节严重的应及时做出处理 如有遗失和 损坏 应由当事人酌情赔偿 三 各部门需购物品须按月提出购买计划 由申请部门人员按照 合理 必须 节约 的原则填写 办公用品申请表 由办公室报 总经理审批执行 四 各部门专用或特殊用品需自行采购时 应事先征得领导同意后 可自行购买 所购物品凭发票及清单交由办公室核准报销 五 各类物品采购后由办公室专人负责验收 登记 入库 六 员工领用物品均需填写 办公用品领用表 办公室有责任不 定期检查部门保管 使用各类物品的情况 三 车辆及驾驶员管理规定三 车辆及驾驶员管理规定 为加强对本公司机动车和机动车驾驶员的管理 保障交通安全 根据国家有关法规 结合公司具体情况 制定本规定 一 车辆管理 1 公用车辆由办公室统一管理调度 所有车辆钥匙由办公室统一保 管 2 若车辆临时发生紧急故障 可由当值司机采取应急措施处理 然 后报告总经理 3 公用车辆原则上不得外借或私用 特殊情况须征得总经理或董事 长批准 4 公司车辆中的考斯特及房车需要外出的 由出车人填写 出车证 明单 交办公室保存并领取车钥匙 出车证明单 中明确记录出车 时间及归还时间 登记的行车时间为了提醒出车人在驾驶过程中切 记要安全行驶 遵章行驶 二 驾驶员管理 1 驾驶员要重视交通法规学习 培养自觉遵守交通法规和增强交通 安全意识的责任 2 驾驶员要经常对车辆进行安全检查 及时排除不安全因素 确保 车况的完好 平时要对车辆进行爱护和保养 保持车辆的整洁 3 驾驶员要加强自我修养 提高职业道德 坚持安全礼让 中速行 驶 做到不开快车 不强行超车 不酒后开车 不闯红灯 不让非 司机驾驶 做到不发生任何交通事故和违章 4 驾驶员要自觉遵守交通法规 遵照交通信号灯行驶 5 驾驶员应严格遵守公司的各项规定 严守保密纪律 不该说的不 说 不该问的不问 在未接到办公室的通知 不准私自出车 坚决 杜绝开私车 如有违背 一切后果自负 三 违规与事故处理 在下列情形之一的违反交通规则或发生事故 由驾驶员负担经 济损失 并予以行政处分直至辞退 1 无证驾驶 2 未经许可将车借予他人使用 3 违反交通规则 4 意外事故造成车辆损坏 在扣除保险金额后 视实际情况由公司 负担 5 因个人原因发生交通事故后 如需向受害当事人赔偿损失 扣除 保险金额后 其差额由驾驶人负担 四 若驾驶员违章将依照 谁违章 谁负责 谁处理 的原则由违 章者自行处理 若有不处理者 公司将按规定从其工资及年终奖金 中扣除因其违章所需缴纳的罚款等费用 五 在行驶过程中若因公司领导有紧急事务授权驾驶员违章的 由 驾驶员提出申请经乘坐领导签字认可后由公司处理违章事宜 四 员工请假管理办法四 员工请假管理办法 为规范公司人力资源管理程序 保证请假制度的规范性 连续性 加强人事管理 在保证员工利益的同时规范员工行为 特制定本办 法 一 请假 1 员工填写 员工请假登记表 注明请假种类 假期 时间 事 由等 普通员工请假先向部门负责人申请超期限后需向公司总经理 申请 部门负责人请假直接向总经理或董事长申请 若事先无法请 假 可电话直接请示部门负责人或公司总经理 假期结束后补填 员工请假登记表 2 假前须交接好各项工作 确保工作连续性 3 超假期应及时报告 并请示有关领导审批 4 请假期间若遇法定假期 请假假期不顺延 5 假满回公司销假 通报办公室 并交接工作 二 假类及规定 一 事假 1 员工若因个人事务 必须由本人处理 可以申请事假 一般情况 下每次申请连续事假不得超过 10 天 每月最多可申请事假累计不得 超过 15 天 全年累计事假不得超过 30 天 2 员工请事假须至少提前一天申请并填写 员工请假登记表 普 通员工事假在 2 天 含 以下的需经部门负责人审批 事假超过 3 天需经总经理审批同意后方可休假 否则按照旷工处理 中层以上 员工事假需经总经理或董事长审批同意后方可休假 否则按照旷工 处理 3 若员工直系亲属住院需本公司员工护理者 可请 3 天护理假 直 系亲属有重大喜庆日 嫁娶等 享受 2 天假日 二 病假 1 员工因病请假 2 天 含 以内的可由部门负责人酌情处理 2 天 以上病假需持医院出具的 诊断证明 经总经理审批同意后方可休 假 2 员工班前患急症 应委托他人及时向所在部门负责人代请假 并于就诊之日起 3 天内持急诊病假证明补办请假手续 超过送交期 限按事假处理 无病假条不上班者 按旷工处理 3 伪造病假证明或因打架 斗殴及其他不法行为而致伤者 均不 能按病假处理 4 以病休为名 在外从事其他劳动的员工 公司有权单方解除与其 劳动关系 三 工伤假 按国家有关规定执行 四 婚假 1 凡在公司工作期间登记结婚的员工均可申请享受婚假 婚假必须 至少提前 7 天向公司总经理提出申请 2 婚假假期为 7 天 如果结婚地点在工作以外城市的可按照实际情 况给予路程假 3 婚假应当在登记结婚当时一次休完 逾期不休或少休的 视为自 动放弃休假 4 超出假期按旷工处理 五 丧假 1 公司员工直系亲属去世 可申请丧假 非直系亲属去世请假 按 事假处理 2 丧假假期为 3 天 工作地点以外城市的按照实际情况给予路程假 3 丧假期间工资正常计发 4 超过假期按旷工处理 六 产假 1 产假必须提前 15 天向公司总经理或董事长提出申请 女员工婚 育产假为 100 天 其中产前可休假 15 天 剖腹产可增加产假 15 天 多胞胎每多一胎增加 15 天 2 公司员工的妻子产子期间 该员工可以请 7 天护理假 产假 3 产假期间若遇法定假期 产假假期不顺延 4 生育不满一周岁婴儿的女员工 每天有 1 个小时 含路途时间 的哺乳假 可晚上班半小时和早下班半小时 不允许工作时间中途 离岗 不可逐日累计 5 超过假期按旷工处理 三 检查 公司授权办公室对各种休假进行检查 对于在员工休假管理方 面存在弄虚作假 隐瞒休假真实原因等违规行为的 一经发现 将 根据情节轻重及影响程度 除给予当事人通报批评和按照旷工处理 外 还将给予当事人及直属领导 200 元以上的处罚 五 公司印鉴使用管理办法五 公司印鉴使用管理办法 为规范公司印鉴的管理 维护公司印鉴使用的权威性 严肃性 和安全性 保障公司工作的顺利开展 现对公司印章的使用管理作 如下规定 1 公司办公室负责公司行政公章和合同专用章的印鉴管理工作 监 督行政公章及合同专用章的保管和使用 2 公司设立印章管理登记制度 使用以及领取 归还印章时应予以 审批和登记 3 办公室人员要树立高度的责任心 保证印章保管和使用的安全 除董事长或总经理同意外 不得擅自转交他人代管 4 公司各部门因公务需加盖公司行政公章 合同专用章的 由经办 人填写 印鉴使用审批表 经部门经理或部门负责人签字 董事长 或总经理审批 5 公司员工因私事需出具证明而使用公司行政公章的 由需使用的 员工在公司办公室填写 印章使用审批单 根据所证明的事项涉及 的部门由相关部门经理或者负责人签字 董事长或总经理审批 6 办公室人员应对文件内容和 印鉴使用审批表 上载明的签署情 况予以核对 经核对无误的方可盖章 并将盖章的文件原件存档保 管 在确实无法留存原件时以复印件存档 7 未经董事长或总经理同意 不得在空白公文纸和未填