商务部考核制度

商务部考核制度 目的 为规范跟单人员的工作而执行部门的各项考核 一 范围 用于商务部的所有跟单人员 考核人 商务部主管及总经理监督执行 时间 从 2012 年 7 月 1 日开始执行 二 适用人员 所有跟单人员工作考核的执行 三 细节 公司考核制度 减分制度 公司考核制度 加分制度 需要熟悉工作程序 A 在了解公司基本情况及了解厂规的前提下 懂得整个跟单流程的运作 B 熟悉公司产品的种类及用途 C 熟悉操作产品的基本检测及简单功能的描述及回复 D 掌握跟单工作的流程及订单的整个下单及出货的跟踪工作 E 熟悉与客户沟通的技巧 F 熟悉订单要求的细节 G 熟悉处理订单进程中的各项问题 H 熟悉处理发货及追踪收款事宜 2 考核要求 对新进员工进行培训之后及已经超过试用期的跟单人员进行考核 3 考核的分数以单个成员基本工资的 1000 1 分 譬如 3000 元工资 1000 3 元 1 分 譬如 4000 元工资 1000 4 元 1 分 考核的基准 当月加分以 100 分封顶 减分以 100 分封顶 如果因个人原因 事态特别严重者 则另外特 殊考核 考核的原则 对订单负责人进行工作能力及工作态度的考核制度 加强个人的责任感 以保证订单的顺利执 行 四 考核明细内容 减分制度 1 收到新订单时确认订单交期 业务订单填写的最终交期应该在客户要求的交期上提前二天 其目的是给到采购部及生产部出货的压力 2 业务订单的填写 包括机型 数量 方案 容量 颜色 LOGO 电源型号及包装资料的描述 3 发票的制作及 PO 的回签 发票的抬头及发票的内容必须要填写正确 署名备注 PO 客户采购单 的审核 客户要求的发货日期及客户对产品的要求 单价等必须同我们协商的价格及 内容一致后再签字回签 如因个人审核错误而导致最终与客户因为交期价格扯皮将扣分 4 样品及物料的确认 此项为最重要的环节 所有订单物料及软件确认首先要自己核对后再给到业务或者陈总 最终客户去确认 1 软件确认 软件以邮件形式发给客户确认 最终得到客户邮件确认后方可通知产线批量升级 2 外壳 LOGO 确认 外壳统一由业务或客户签字 或陈总签字后方可通知批量采购 3 彩盒确认 由业务或客户或陈总书面或签字确认方可批量采购 4 说明书确认 核对说明书及批量订单是否操作一致 确认摄像头 各项菜单描述 5 卡通箱材质确认 确认单箱数量 卡通箱材质 卡通箱箱麦 6 USB 确认 USB 线及 OTG 线必须确认接口是否与机器对应 是 5Pin 还是 Mirco 5Pin 7 其它物料确认 保修卡 操作指南 个性卡片 热封膜 标贴 流水号 封箱标 PASS 标 等其它物料材质 尺寸 份量等确认 如因个人原因未确定清楚 导致少料 错误资料 而影响发货 等要求扣分 5 订单生产过程中的跟踪 1 如果生产有异常应该及时通知业务或者客户 2 如果客户在中途需要变更软件应与部门经理或总经理确认方可执行 3 订单在批量生产中应该中途查看生产的实际情况 并拿机器进行简单检测 4 监督生产线是否有进行 老化测试 并查看老化测试报告 本部门员工有责任对自己所跟单的订单的生产情况了如指掌 对生产已经完成的数量及生产异常都要了 解非常清楚 如果部门主管问及订单情况无法如实答出则扣分 6 订单包装 1 订单在开始包装时业务跟单必须提供包装样版以保证包装能正确包装 2 包装过程中途 业务跟单应进行抽检 发现问题能够及时纠正 3 对于复杂的包装方式应该要极有耐心的和包装组的人员讲清楚 订单在包装完成后发现与客户要求不一致 证明跟单人员没有进行包装中途抽检 即扣分 7 验货 1 提前一天发出验货通知给到业务主管 由业务主管统一发给生产部及 QE 进行批量验货前期抽检 2 提前一天通知客户来验货 并提前通知验货房做好验货准备 3 验货跟踪 积极跟踪验货事宜 对于验货人员提出的问题做专业的回答 不能随意回复 4 验货完毕之后第一时间把验货报告发给工程部 生产部 品质部 部门主管及业务或客户 8 收款 1 T T 订单必须在收到全款余额之后方可发货 2 特殊发货的订单必须有总经理审批之后方可发货 3 月结客户跟踪付款水单及跟踪到期款项 并隔天与部门主管沟通收款情况 4 月底必须按照部门主管规定的模版提供订单记录执行表 收款及发货记录必须记录清楚无误 9 出货 1 制作正确的装箱单及发票 注意文件的抬头及署名 日期及订单数量正确 2 提前一天通知报关部门处理报关出货前期事宜 3 出货的地址必须与客户核对之后方可安排出货 4 正确填写货物委托书 如因跟单员填写地址导致交仓错误 一次罚款 10 分 10 客户投诉处理 1 客户返回的返修机能够及时处理报关进仓还有出货事宜 2 核对更换的物料是否需要收款 3 对于客户投诉能够发出分析结果及解决方案 11 其它工作基准原则 1 工作不积极 不配合领导分配的工作任务 2 当天任务未完成就下班 譬如有客户验货及有货需要配合处理文件等等 3 不接电话 导致客户打电话直接找陈总去处理相关事宜 4 邮件不及时回复 简单的邮件处理拖拖拉拉 导致客户投诉或直接找陈总处理 5 周报必须于周五下班前发出 整理自己所负责的订单的所有事宜 6 未经审批无故旷工者当日工资扣除并每次扣除 5 分 7 核对有没有存货 如有 尽量学会销库存物料 8 订单如需变更 必须制作内部联络单并有相关部门主管签字处理方可变更 9 订单取消的订单必须有总经理签字并下联络单给到相关部门 10 部门之间必须团结友爱 能够与其它人员密切配合 完成跟单工作任务 11 本公司以五天半制的工作制度 每周六下午本部门轮流值班 并必须处理本部门其它同事交待的简 单任务 并报告最终处理情况 12 和工厂所有部门沟通时必须能够顺畅沟通 如遇到困难必须紧急汇报求助 如因个人沟通的原因导致订单的出货不顺利将扣分 13 客户资料为公司重要无形资产 严格保密客户信息 不能得擅自将客户资料透露给任何人或者私 自挪作他用 不得擅自复印 未经特别许可 不得带出公司 如有意外泄公司机密一次扣除 50 分 情节严重者则交予行政部处理 14 考勤管理 员工应自觉遵守公司规定的作息时间 直接外出办事不能签到须按公司规定填写异常刷 卡单 由部门经理签字确认后交到公司前台处理 15 妥善建档管理并建立各个订单的数据库 禁止其它人员使用本部门电脑 以免重要客户资料流失 16 上班期间不能处理自己的私事 不能在上班期间电脑聊天 玩游戏等无关工作的事情 以上条例除了特定的扣分之外 其它一率违规扣除 5 分 扣分在部门主管及行政部的监督下执行 五 考核明细内容 加分明细 为表彰员的积极性 考核项增加了加分一项 具体加分事例如下 1 当月订单无异常 加 5 分 月 2 单个订单跟踪顺利 而且无任何个人错误 订单顺利执行到出货的订单各加 5 分 3 每周本部门将评选一名为周优