员工档案管理制度

薯立方集团薯立方集团 员员 工工 档档 案案 管管 理理 制制 度度 文件编号 文件编号 JT SLF HR 009JT SLF HR 009 发布日期 2017 年 7 月 28 日 实施日期 2017 年 7 月 28 日 文件更改历史文件更改历史 序号修改内容简介修改方式生效日期 中国薯类产业创领者 1 目的 为了规范公司人事档案管理 加强档案管理的完整性 真实性 及时性和保密性 同 时为了维护人事档案的完整 防止材料损坏 便于高效 有序的利用档案资料 特制定 本管理办法 2 适用范围 适用于公司所有入职员工的纸质档案与电子档案的管理工作 3 职责与权限 自本制度实施日起 公司所有在职员工必须按此制度执行 所有档案由人资部门负责 建立 维护和保管 4 内容 4 1 员工个人纸质档案 面试登记表 入职登记表 身份证复印件 毕业证书 学位证书 相关职业资格证书 转正申请表 保密协议 劳动合同 4 2 流程 新员工入职当天提交面试登记表 入职登记表和身份证复印件于人资部 七天后由人 资部制作员工档案 收齐新入职员工的所有手续 证件 资料后 统一装入新的档案袋 内 并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号 员工姓名 性别 籍贯 档案袋所属内 容 填写完毕后按所属部门放入文件柜保存 4 3 员工个人电子档案 按照 2 号人事部所要求填写 4 4 流程 山东薯立方商业管理有限公司文件编号 JT SLF HR 009 让更多人随时吃到健康美味的地瓜版本号 A 0 标题 员工档案管理制度页 码 第 1 页 共 2 页 中国薯类产业创领者 于每月月底人资部上传当月所有入职新员工信息资料予以整理 具体不了解信息可请 员工自行填写上传 4 5 维护更新 人力部门对员工自入职以来的培训 转正 定岗 调岗 考核 奖罚 离职等情况进 行全程跟踪 并对相应过程或结果进行编辑存档 及时更新维护 对员工个人取得的职称 证书 进行登记存档 4 6 借调查阅 调阅员工的人事档案需填写 人员档案借调查阅表 并经有效批准 本部门员工的人事档案调阅需经部门主管批准 部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案 但需人资部门主管审核 部门主管级别的人事档案 总经理有权调阅 调阅档案原则上在人资部门内部并在指定人员陪同下调阅 如需借出人资部门 需人 资部门主管批准 借阅档案的人员 对档案应妥善保管 不得遗失 泄密和污损 不准 抽换 折卷 转换 不得复印 借出的档案必须在 2 天内归还 所有调阅档案 均需登记备案 4 7 离职 离职员工的人事档案每月清查 另外存档 应在妥善保管一年以后销毁 员工办理完离职手续后 单位有继续保留员工档案的权利 本制度最终解释权归人资部所有 本制度从下发之日起实行 5 附件 山东薯立方商业管理有限公司文件编号 JT SLF HR 009 让更多人随时吃到健康美味的地瓜版本号 A 0 标题 员工档案管理制度页 码 第 2 页 共 2 页 中国薯类产业创领者 人员档案借调查阅表 中国薯类产业创领者 人员档案借调查阅表 序号借 查人时间内容部门备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15