金蝶KIS 专业版教材

金蝶 KIS 专业版教材 第二章第二章 采购管理采购管理 本章主要讲述了采购物料各种业务的具体处理 以及采购管理与其它系统的 数据接口 用户通过本系统可以对采购全过程进行有效控制和跟踪 课程目的课程目的 学完本课之后 你能做以下事情 1 熟悉采购的各种业务 2 掌握采购物料各种业务的具体操作 3 了解采购系统与其它系统的接口 4 通过附件中关于赠品的介绍可了解赠品业务的操作 第一节 采购价格资料 本节主要讲述了物料的采购价格设置 采购价格设置后 采购单据录入时 单据中的采购价格项可以根据设置好的价格自动进行匹配 一 采购价格资料采购价格资料 第二节 采购业务处理 本节主要讲述了采购物料过程中各种业务的具体处理 以及采购系统与其它 系统的数据接口 用户通过本系统可以对采购全过程进行有效控制和跟踪 案 例数据如下 人员业务 供应科 1 月 5 日与 LG 公司签订采购合约 采购鼠标键盘 50 个 约定不含税单 价为 50 元 1 月 10 日与 IBM 公司签订采购合约 采购服务器 10 套 约定不含税单 价为 18000 元 1 月 20 日与英特尔公司签订采购合约 采购 CPU1000 块 约定含税单 价为 1000 元 产品分次发货 其中 1 月 25 日发出 50 块 1 月 30 日发 出 30 块 剩余 20 块 2 月初发出 仓库管理员 1 月 6 日收到 LG 公司 50 个鼠标键盘 当日入原料库 1 月 9 日因为质量问题退回 LG 公司 1 个鼠标键盘 1 月 20 日收到 IBM 公司的 10 套服务器 当日入成品库 批号是 20090101 1 月 25 日收到英特尔公司 50 块 CPU 当日入原料库 1 月 30 日收到英特尔公司 30 块 CPU 当日入原料库 会计 1 月 7 日收到 LG 公司开出的增值税发票 金额 2500 元 税额 425 元 1 月 10 收到 LG 公司开具的红字采购发票 金额 50 税额 8 5 1 月 30 日收到英特尔公司开出的普通发票 物料 CPU 数量 80 单价 1000 元 另外 还需支付运费 800 元 主管负责定期审核上述所有单据 采购业务流程图 审核人员会计人员 采购人员 新增采购订单 修改采购订单 仓库人员 新增入库单 修改入库单 会计人员 新增发票 修改发票 审核采购订单 审核入库单 审核发票 入库核算 凭证制作 上图为采购业务基本流程图 第三节 采购订单 一 案例 供应科与供应商签订采购订单 案例 供应科与供应商签订采购订单 1 月 5 日与 LG 公司签订采购合约 采购鼠标键盘 50 个 约定不含税单价为 50 元 1 月 10 日与 IBM 公司签订采购合约 采购服务器 10 套 约定不含税单价为 18000 元 1 月 20 日与英特尔公司签订采购合约 采购 CPU100 块 约定不含税单价为 1000 元 产 品 分次发货 其中 1 月 25 日发出 50 块 1 月 30 日发出 30 块 剩余 20 块 2 月初发出 二 单据详解单据详解 采购订单是企业采购部门交给供应商作为订货依据的单据 采购订单是采购订货业务工作 中 非常重要的一个管理单据 通过采购订单可以直接向供应商订货并可查询采购订单的收料 情况和订单执行情况 此单据用户可以不填制 单据生成后要审核 参数说明 交货日期采购商品预计到达的日期 入库数量 是指订单被采购入库单关联 而最终传递到入库单的数量 用户不能手 工维护 如某订单某物料的数量为 100 该条目被采购入库单关联了 10 个 则订单上 入库数量 为 10 个 开票数量 是指订单被采购发票关联的数量 基本单位开票数量 开票数量两个字 段是系统根据订单执行情况自动记录的 用户不能手工维护 如某订单 某物料的数量为 100 该条目被采购发票关联了 10 个 则订单上 开票 数量 为 10 个 交货日期 是供应商交货的日期 为必录项 作为预计入库日期的依据 如果用户 是手工录入 则默认为当前系统日期 即与 日期 字段一样默认 交货日期必须大于等于当前单据日期 否则系统会有相应的提示信息 销售订单单号通过销售订单关联生成采购订单 携带关联的销售订单号 备注手工录入 三 步骤步骤 四 限位介绍限位介绍 保存时 如果用户在系统选项中选择了 采购最高限价预警 则系统会检查 每条物料的净价是否超过最高限价 并给予相应提示 具体提示请参见 采购 价格资料 的相关介绍 五 单据关闭和反关闭单据关闭和反关闭 订单在业务全部完成后 也可以说是订单在被后续单据完全引用关联后 系统会自动 将此订单置于执行完毕状态 是否完全引用关联的判断依据是关联数量大于或等于订单数 量 订单在自动关闭后不可以再作反关闭操作 订单关闭的作用主要有以下三种 1 在查询订单时 可以察看不同执行状态的单据 比如已关闭 未关闭 这样可 以直接把已经完全执行的订单分类 在查找时更准确的定位 2 在制作发票或入库单时 选择源单为订单时 系统会只把未关闭的订单显示出 来 已关闭的订单不会看到 这样可以有效减低查找工作量 尤其在订单数据量 比较大的情况下 订单关闭会大大提高关联源单时的查找定位 3 在结转新账套时 系统会把未关闭的单据结转到新账套 已关闭的单据会保留 在旧账套中 不带入新账套 在了解订单关闭的作用后 下面说一下手工关闭订单的应用情况 假定由于某种原因 在收到订单的部分物料的情况下 企业或供应商一方想中止订单的执行 这时候可以使用 手工关闭订单实现操作 通过手工执行订单关闭 将单据转为已执行完毕状态 也可以说 人为的将订单作关闭处理 这种类型的订单可以执行反关闭操作 随时修改成未关闭状态 手工关闭订单的操作方式是 在当前单据界面审核单据 选择 查看 关闭 或直接使用快捷键 F6 系统会执行关闭该张单据 操作并给予相应提示信息 对于当前已 被手工关闭的单据 可以执行反关闭 以使单据返回审核状态 方法是选择 查看 反关闭 或者直接使用快捷键 Shift F6 系统会执行反关闭操作 并给予相应提示 信息 关闭分自动关闭和手工关闭两种 1 自动关闭 是指单据上所反映的业务已经被全部完成 即该单据在关联操作过程中 被系统自动置于执行完毕状态 即关联数量大于或等于订单数量 单据自动关闭后不 能再执行反关闭操作 2 手工关闭 是指单据上所反映的业务被部分完成或尚未完成 但通过手工执行相关 操作后 将单据转为已执行完毕状态 单据手工关闭后可以执行反关闭操作 实际上 自动关闭是在单据关联过程中实现的 在业务处理中 用户可以执行的只是手工 关闭和反关闭 六 批量复制六 批量复制 1 单据复制规则 1 在单据序时薄上只提供整单复制的功能 2 单据复制时单据号自动顺序递增 即不能复制原单的单据号 3 复制单据日期自动默认为当前系统日期 交货日期为数据库的日期 4 复制时默认为被复制的单据的必录项是齐全的 不进行必录项的检查 5 所有的单据 无论被复制单据的状态如何 都可以进行单据复制 且复制 后的单据都处于可编辑的状态 且 审核人 记账人 等字段应置为空值 源单据为作废状态的复制后的单据为正常单据 6 复制相当于手工新增 如果被复制单据是关联生成的 则不复制该单据的 源单据号码 7 在初始化设置中 不提供复制功能 8 一旦出现保存时条件不能满足 不能保存时 例如不允许负库存 却出现 了负库存 系统中段目前单据的处理 并由用户选择是否继续进行其它单 据的复制处理 2 复制所选单据 在序时薄界面中 用鼠标选中一张任何状态的单据或其某个条目 或者使用 快捷键 Shit 选中多张单据 使用复制选择 操作 复制所选单据 在当前 采购订单界面上 单击 复制 或选择 操作 复制所选单据 系统会自 动按所选单据生成同样数目的新单据 并给予复制提示信息表 七 采购订单变更七 采购订单变更 变更是指某单据所反映的业务已发生变化或需要对单据业务内容加以追踪 在采购订单界面通过 变更 功能实现 1 订单变更功能 已有关联单据生成的订单过已关闭的订单 可以变更物 料的数量 也可以追加新物料且不影响已经执行的流程 2 当订单执行变更操作时 现有的数量可变更增加 同时可以新增物料 新增物料的单元格按正常新增录入方式显示 3 变更完成后 点击保存即可完成变更和审核功能 4 变更保存时 系统要对变更后的数量与已执行的数量进行比对 变更后 订单数量小于等于执行数量的 系统默认该订单关闭 变更后订单数量 大于执行数量的 系统默认该订单没有关闭 第四节 采购入库单第四节 采购入库单 一 案例 二 单据详解 采购入库单是仓库人员收货入库的凭据 有两种生成方式 一是 直接录入 二是从采购订单 采购发票关联生成 参数说明 源单类型 指关联其他单据生成记录时 被关联单据的类型 入库单可以根据采购订单 采购发票生成 关联是指单据之间建立的一种传递业务信息的关系 即在连续的业务处理过 程中 将某一流程单据的业务信息传递给下一流程单据 使二者之间保持业 务的连续性 同时也减少大量相同信息的重复录入 如采购订单中有供应商 采购的物料名称 采购数量等信息 采购入库单也有这些信息 如果采购入 库单关联采购订单生成 则采购订单的这些信息会自动携带到采购入库单中 此外 通过订单关联生成 也让仓管人员事先知道需要接收什么货物 多少 数量 而不至于盲目收货 选单号关联单据的单据号 收料仓库是收到物料的仓库 用户要仔细录入 如果用户在业务单据审核完成后发现 录入错误 可以做调拨单更改 批号当物料的计价方式为分批认定法时 有业务批次处理 批号才需要输入 指采购部门向供应商资料订购的材料的数量 可以从采购订单中引入获取 但因为各种原因 企业常见的情况是应收数量和仓库实收数量并不相同 实收数量按实际收到物料的数量 单价单价在存货核算系统中要由财务人员确认 此处可以不录入 三 步骤 第五节 采购发票第五节 采购发票 一 案例 二 单据详解 采购发票是企业采购无聊时供应商开具的凭据 是财务上非常重要的一种原 始单据 采购发票在形式上分为专用和普通两种 它们的区别分别在于专用发 票涉及增值税 而普通发票不涉及 普通发票在格式上只比专用发票少了几个 与增值税有关的项目 其它操作相同 不管是专用发票还是普通发票也分两种 即蓝字 红字发票 它们的生成方式也有所不同 蓝字发票是真正的采购发票 而红字发票则是指退货发票 采购发票是采购管理的关键操作 它涉及采购成 本 是采购管理与存货核算的接口 采购发票的生成有两种方法 一种直接录 入 另一种则是通过关联采购订单 采购入库单生成 参数说明 发票号码 数量 单价 含税单价 金额 税率 税额 应计成本费用 不计成本费用 运费税金 三 步骤 第六节 采购单据审核第六节 采购单据审核 一 案例 1 对所有采购订单进行审核 2 对所有采购入库单进行审核 3 对所有采购发票进行审核 二 采购订单审核步骤 主管人员登录 KIS 专业版系统 先详细讲解采购订单的审核 选择 采购管 理 采购订单序时薄 单击进入过滤条件窗口 单击 确定 进 入 采购订单列表 窗口 三 采购入库单审核步骤 选择 采购管理 采购入库单序时薄 单击进入过滤条件窗口 过滤条件框中 红蓝标志系统默认为 蓝字 如果需要显示退货记录 则应 选择 红字 或 全部 其他操作步骤与采购订单的审核相同 四 采购发票审核步骤 选择 采购管理 采购发票序时薄 单击进入过滤条件窗口 过 滤条件框中 事务类型系统默认为 购货发票 专用 如果需要普通发票 记录 则应选择 购货发票 普通 或 全部 其他操作步骤与采购订单 的审核相同 第七节 发票与入库单的钩稽第七节 发票与入库单的钩稽 一 案例 会计李林将所有采购发票与对应的采购入库单进行钩稽 二 钩稽步骤详解 采购发票的钩稽具有特殊性 其实际意义是采购发票和采购入库单的核 对 钩稽的主要作用是进行实际成本的匹配确认 最后通过外购入库核算 后 使采购入库单的成本与采购发票保持一致 无论是本期或以前期间的 发票 钩稽后都作为钩稽当期发票来计算成本 会计登录 KIS 专业版系统 发票审核后 选择 采购管理 采购 发票序时薄 单击进入采购发票过滤窗口 选择全部发票 单击 确定 进入采购发票序时薄 选择一张还没有钩稽的发票 单击 钩稽 第一次执行时提示选择 要显示的列 设置完成后进入发票钩稽界面 发票钩稽窗口的上半部分显 示了参与钩稽的发票列表 左边显示了本次钩稽的发票数量 发票钩稽窗 口的下半部分显示了参与钩稽的采购入库单列表 左边显示了本次钩稽的 外购入库数量 本次钩稽的发票数量与本次钩稽的外购入库数量原则上应 保持一致 选择对应钩稽的采购发票和采购入库单 单击 钩稽 系统提示成 功 红字的采购发票和采购入库单的钩稽与蓝字单据的钩稽相同 如果只收到部分存货 但发票对方全额开具时 发票数量大于采购入库 单数量 钩稽前需要在发票序时薄先将该发票进行拆分处理 同样 如果 存货全部入库 但只收到部分采购发票 发票数量小于采购入库单数量 钩稽前需要在采购入库单序时薄先将采购入库单进行拆分处理 所有单据 钩稽完毕 单击 退出 返回到 KIS 专业版主窗口 已经钩稽的销售发票 可以通过反钩稽取消钩稽操作 第八节 采购单据及报表查询第八节 采购