巧用Word对报刊进行编辑排版剖析

巧用巧用 Word 对报刊进行编辑排版对报刊进行编辑排版 笔者在单位负责一个内部杂志的编辑工作 由于仅供内部参考的刊物印刷数量比较少 就没有再去专门安装一个排版软件了 而是直接采用了大家都非常熟悉的办公软件 Word2000 来编辑 效果也不错 一 分栏的操作一 分栏的操作 杂志中的页面通常都是分两栏来排版的 对于这种版面 用 Word 的分栏功能就能轻 易地实现 分栏的基本操作 执行 格式 分栏 命令 打开 分栏 对话框 图 1 在 预设 下面选中 两栏 选项 调整好 栏宽 或栏 间距 由于二者是相互关联的 故只需要调整一项就行了 如果需要在栏间添加分隔线 请选中 分隔线 选项 确定返回 文章即按两栏显示出来 图 2 二 将表格和图片插入到文档中二 将表格和图片插入到文档中 在文档中插入表格和图片 可以增强文章的可读性 因此 将表格和图片插入到文档 中 并进行准确的定位 也是我们编辑 排版的一项重要工作 一 将表格插入到文档中 一 将表格插入到文档中 1 用菜单命令插入表格 将光标定在需要插入表格的行首处 执行 表格 插入 表格 命令 打开 插入表格 对话框 根据表格的需要 设置好行 列数目后 确定返回 一个 规范的表格便即刻插入到文档中 2 用快捷按钮插入表格 将光标定在需要插入表格的行首处 然后按 常用 工具栏上 的 插入表格 按钮 在随后出现的下拉列表中拖拉至需要的行 列数目后 松开鼠标 一 个规范的表格即被快速插入到光标处 提示 如果表格是通栏显示的 在进行分栏操作前 在表格将要插入的位置预留一个 空行 或者先将表格直接插入到文档中 然后再对表格的前 后文本单独进行分栏操作 二 将图片插入到文档中 二 将图片插入到文档中 1 将图片衬在文字下面 为了活跃版面的气氛 我们通常在文章的标题 或正文 下 面衬一张图片 并将图片制作成很浅的水印图片效果 先用图像处理软件将图片处理 保存好 如 t1 jpg 等 在文档中 执行 插入 图片 来自文件 命令 打开 插入图片 对话框 定位到 t1 jpg 图片所在的文件夹中 并选中该图片 然后单击 插入 按钮 将图片 插入到文档中 选中插入的图片 执行 格式 图片 命令 打开 设置图片格式 对话框 切换到 版式 标签中 选中 衬于文字下方 选项 再切换到 图片 标签中 按 颜色 右边的下拉按钮 在随后出现的下拉列表中 选择 水印 选项 在 WordXP 中为 冲蚀 选 项 确定返回 调整好图片的大小 并将图片移到相应的文字下即可 制作水印效果 在 WordXP 中可以直接在 格式 背景 水印 选项中选择图片来制 作水印效果 提示 在定位图片位置时 选中图片 按住 Ctrl 键 用方向键移动 即可对图片进行 微量移动操作 进而达到精确定位的目的 2 将图形插入到文档中 编辑专业的杂志 常常要在文章中插入一些图形 我通常用 图形处理软件 简单的图形就用 画笔 绘制 先将图形画好 然后再插入到文档中 在文档中 仿照上面的操作 将图形插入到文档中 选中插入的图形 打开 设置图片格式 对话框 切换到 版式 标签中 单击 高级 按钮 打开 高级版式 对话框 图 3 在 环绕 方式 下面选中 四周型 并设置好 距正文 的四周距离 我通常设置为 0 5cm 参见图 3 两次按 确定 按钮返回 再将图形移到相应的文档处 三 编辑页眉和页脚三 编辑页眉和页脚 一 编辑页眉 一 编辑页眉 我仿照某些公开发行杂志的做法 将栏目名称和文章标题自动提取到页眉处 效果非 常好 图 4 1 设置样式 做好准备 将光标定在文章的标题行任意位置 然后按 格式 工具栏上 样式 右侧的下拉按钮 在随后出现的下拉列表中 选择 标题 1 选项 为文章标题设置好样式 将光标定在正文中的栏目名称行任意位置 将它设置为 标题 3 样式 提示 如果不想在正文中显示出栏目名称 可以将正文中栏目名称的文本颜色设置为 白色 2 将栏目名称和文章标题提取到页眉上 执行 视图 页眉和页脚 命令 激活 页眉和页脚 编辑区 并展开 页眉和页脚 工 具栏 在页眉区 执行 插入 域 命令 打开 域 对话框 图 5 在 类别 下面选中 链 接和引用 选项 在 域名 下面选中 StyleRef 选项 单击 选项 按钮 打开 域选项 对话框 图 6 切换到 样式 标签下 选中 名称 下面的 标题 3 选项 然后按 添加到域 按钮 再按 确定 按钮返回 域 对话框 按 确定 按钮返回 栏目名称即被提取到页眉处 参见图 4 右击中文输入法状态条上的小键盘按钮 在随后弹出的菜单中 选择 标点符号 选 项 打开 标点符号 软键盘 将 间隔号 插入到页眉区中 仿照上面 至 步的操作 将 标题 1 域插入 间隔号 后面的页眉区中 实现文章 标题提取到页眉中 按 页眉和页脚 工具栏上的 关闭 按钮 退出 页眉和页脚 编辑状态 提示 建议在编辑时 每一篇文章都从新一页开始 原文章结尾处留下的空白 可以 用一些短小的文章 信息 照片等进行补白 这样文章一开始 该页的页眉上就显示出 该文章的标题 二 编辑页脚 二 编辑页脚 我习惯将杂志的名称 页码 期数等内容放在页脚处 图 7 由于这些内容可以直 接输入 编辑起来就方便多了 在 页眉 处双击鼠标 再次进入 页眉和页脚 编辑状态 按 页眉和页脚 工具栏上的 在页眉和页脚间切换 按钮 切换到 页脚 编辑区 或 者直接在页脚区双击 快速进入页脚编辑区 将杂志名称 如 建设工程监督简讯 输入到页脚区中 按 页眉和页脚 工具栏上 的 插入页码 按钮 将页码插入到页脚区中 将杂志的期数等 如 2003 年 2 期 总第 116 期 文本插入到页脚区中 调整好上述文本及页码的显示位置 退出 页眉和页脚 编辑状态 效果参见图 8 提示 在页眉和页脚区不仅可以输入文本 域等内容 而且可以将图片 徽标等 插入 到其中 让它显示在每一页上 图 8 四 复杂版面的编辑四 复杂版面的编辑 对于较为复杂的版面 我通常用文本框来编辑排版 一 用文本框组成复杂的页面 一 用文本框组成复杂的页面 对于由多个短稿件 如 信息 和 照片 等 组成的页面 可以插入多个文本框 然后 根据稿件的内容量 调整好文本框的大小 再将每一篇稿件内容分别输入到一个文本框中 或者预留好照片的位置 最后将文本框设置为 四周型 版式 并进行移动定位 参见 图 8 即可完成一些复杂页面的编排工作 提示 如果不需要文本框的边框 可以仿照上述的操作 将边框设置为 无颜色线条 即可 如果需要文本框的边框 还可以在 设置文本框格式 对话框的 颜色和线条 标签中 更改 线条 的 虚实 再调整好 线型 和 粗细 以更改边框的样式 达到活跃版面的目的 二 用文本框实现文本的跳转 二 用文本框实现文本的跳转 我们在编辑杂志时 常常会遇到这样一种情况 一篇文章占了几个整页面后 余下的 内容只占一个页面的一小部分 如 1 4 版面 如果让余下的部分接着原文从新一页开始 而让一篇新文章从其下面开始 显然会影响版面的观感质量 处理这种情况 通常的做法 是 将余下的部分剪切 粘贴到其它文章后面的空白处 而此时 如果在定稿前需要对文 章进行修改 则操作起来不仅非常麻烦 而且容易出现版面混乱 我对付这种情况的做法 是 用文本框的链接来实现文章的跳转 例如 某篇稿件估计要占 16 页和 17 页两个页面 外加 18 页的 1 4 页面 现在我准 备将这 1 4 的页面跳转到 9 页下面的空白处 具体的编辑过程如下 执行 插入 文本框 横排 命令 在 16 页和 17 页各插入一个文本框 并将文本框 的边框线设置为 无颜色线条 格式 同时调整文本框 使之与页面大小一致 在 9 页下面的空白处再插入一个文本框 同样去掉边框 并调整好文本框的大小 选中 16 页的文本框 右击鼠标 在随后弹出的快捷菜单中 选 创建文本框链接 选项 此时鼠标变成茶杯状 再将鼠标移至 17 页的文本框中 此时鼠标成茶杯倾倒状 单击一下鼠标 仿照上面的操作 将 17 页的文本框与 9 页下面的文本框链接起来 然后从第一个文本框开始输入文章的内容 当第一个 第二个文本框容纳不下时 输入的文字会自动流到第二个 第三个文本框中 此时如果要修改文章 则是非常方便的 文章定稿好 在 17 页的文本框右下角外面 在前面调整文本框的大小时 预留好 该位置 再插入一个小文本框 输入 下转第 9 页 字样 在 9 页文本框的左上角外面 也插入一个文本框