OA系统设计方案

OA 系统概要设计说明书 第 1 页 共 92 页 项目号 版本 OAOA 系统系统 概要设计说明书概要设计说明书 20172017 年年 5 5 月月 2020 日日 OA 系统概要设计说明书 第 2 页 共 92 页 版本历史版本历史 日期日期版本版本说明说明作者作者 OA 系统概要设计说明书 第 3 页 共 92 页 目目 录录 1 引言引言 4 1 1 编写目的 4 1 2 项目背景 4 1 3 适用范围 4 1 4 术语和缩略语 4 1 5 参考资料 5 2 总体设计总体设计 5 2 1 运行环境 5 2 1 1 硬件环境 5 2 1 2 软件环境 5 2 2 开发环境 5 2 2 1 硬件环境 5 2 2 2 软件环境 6 2 3 总体结构设计 6 2 3 1 系统体系架构 6 2 3 2 系统功能架构 7 2 3 3 系统部署架构 7 2 3 4 系统软件架构 8 3 系统功能设计系统功能设计 8 3 1 功能模块列表 8 3 2 系统菜单 9 3 3 个人事项 10 3 3 1 待办公文 10 3 3 2 已办公文 12 3 3 3 待阅公文 12 3 4 公文起草 12 OA 系统概要设计说明书 第 4 页 共 92 页 3 4 1 外部来文登记 12 3 4 2 司内申请 12 3 4 3 司内请示 13 3 4 4 报送办领导 13 3 4 5 草稿箱 13 3 5 基础管理 13 3 5 1 类型设置 13 3 5 2 流程设置 15 3 5 3 文单设置 15 3 5 4 文号设置 16 3 5 5 批示设置 16 3 6 系统管理 17 3 6 1 功能需求用例 17 3 6 2 用例描述 17 3 6 2 1 用户 17 3 6 2 2 组织机构 18 3 6 2 3 部门 18 3 6 2 4 用户 19 3 6 2 5 组 19 3 6 2 6 权限 19 3 6 2 7 角色 19 3 6 2 8 功能模块 20 3 6 2 9 功能权限 20 3 6 2 10 页面元素权限 21 3 6 3 用户管理 21 3 6 4 角色管理 21 3 6 5 权限管理 21 3 6 6 组织管理 21 3 6 7 菜单管理 21 3 6 8 字典管理 21 OA 系统概要设计说明书 第 5 页 共 92 页 3 6 9 自定义列表 22 3 6 10 自定义菜单 22 4 系统接口设计系统接口设计 22 4 1 1 接口1 22 4 1 2 接口2 22 5 数据结构设计数据结构设计 22 6 系统出错处理系统出错处理 24 6 1 出错信息 24 6 2 补救措施 25 6 3 系统维护设计 25 7 性能与安全等设计性能与安全等设计 26 7 1 系统性能 26 7 2 系统安全 27 OA 系统概要设计说明书 第 6 页 共 92 页 1 引言引言 1 1 编写目的编写目的 OA 系统概要设计说明书是在客户提出的需求基础上 经过对 OA 系统需求规格说明书和 系统原型的分析和系统设计编写而成 用于将系统相关需求转换为未来系统的设计 提交软 件研发部门相关实现团队作为系统研发的依据和指南 1 2 项目背景项目背景 根据电子公文管理总体要求 在现有信息化 OA 系统建设的基础上 要求完善电子公文 办理系统和交换系统 建设支持大并发和多级管理模式的协同办公平台 实现高效的业务协 作和信息共享 增强电子文件的完整性 可靠性 可用性和安全 基于此现状 万达公司根 据自动化系统总体要求 拟建设 统一规范 稳定安全 协同共享 的 OA 管理系统 实现 电子文件管理规范与信息化的全面融合 本文是基于对于新版 OA 管理信息系统的基本设想 和总体需求的理解基础上 形成的设计文档 1 3 适用范围适用范围 本文档适用于所有与本项目有关的软件设计 开发阶段相关人员 主要包括项目组成员 研发经理 开发人员 项目管理人员 测试人员以及在以后想对系统进行扩展和维护的相关 人员等 1 4 术语术语和缩略语和缩略语 术语 缩略语术语 缩略语说明说明 OA 系统概要设计说明书 第 7 页 共 92 页 1 5 参考资料参考资料 软件需求规格说明书 OA 系统原型 2 总体设计总体设计 2 1 运行环境运行环境 2 1 1 硬件环境硬件环境 1 应用服务器 2 数据库服务器 2 1 2 软件环境软件环境 1 操作系统 Radhat Linux 6 0 数据库系统 ORACLE10I 中间件 Tomcat Jboss 通信协议 http 客户端浏览器 IE9 2 2 开发环境开发环境 2 2 1 硬件环境硬件环境 1 应用服务器 2 数据库服务器 OA 系统概要设计说明书 第 8 页 共 92 页 2 2 2 软件环境软件环境 1 操作系统 Win2003 Win7 2 数据库系统 ORACLE10I 3 开发平台及工具 炎黄 Eclipse 4 通信协议 http 5 客户端浏览器 IE9 以上 Chrome 2 3 总体结构设计总体结构设计 2 3 1 系统体系架构系统体系架构 图图 2 12 1 OAOA 系统体系架构图系统体系架构图 OA 系统概要设计说明书 第 9 页 共 92 页 2 3 2 系统功能架构系统功能架构 图图 2 22 2 OAOA 系统功能架构图系统功能架构图 OA 系统概要设计说明书 第 10 页 共 92 页 2 3 3 系统部署架构系统部署架构 OA 系统概要设计说明书 第 11 页 共 92 页 2 3 4 系统软件架构系统软件架构 OA 系统概要设计说明书 第 12 页 共 92 页 2 3 5 核心业务对象核心业务对象 OA 系统概要设计说明书 第 13 页 共 92 页 2 3 6 核心业务控制核心业务控制 OA 系统概要设计说明书 第 14 页 共 92 页 2 3 7 公共业务抽取公共业务抽取 3 系统功能系统功能设计设计 中编办电子公文管理系统主要包括公文办理 公文起草 秘书专席 公文统计 基础管 理 系统管理等主要功能 功能模块列表如下所示 3 1 功能模块列表功能模块列表 模块模块 编号编号 模块名称模块名称 对应需求对应需求 功能编号功能编号 对应对应 需求功能需求功能 实现实现 优先级优先级 1公文管理高 2公文查询高 3公文统计高 4辅助办公高 5行政办公高 6系统管理高 OA 系统概要设计说明书 第 15 页 共 92 页 3 2 系统菜单系统菜单 前台系统前台系统 一级菜单一级菜单二级菜单二级菜单三级菜单三级菜单 发文管理 请示公文管理 阅办公文管理 传阅公文管理 部室传阅管理 报文管理 收文管理 公文管理 公文交换 个人在办查询 个人办结查询 部门在办查询 部门办结查询 机关在办查询 机关办结查询 全部公文查询 局领导待办查询 公文查询 下属单位领导待办查询 按文种统计 按文号统计公文统计 按部门统计 督办管理 催办管理 工作委托 消息提醒 待办事宜 流程监控 报文批示 移动办公 辅助办公 信息管理 OA 系统概要设计说明书 第 16 页 共 92 页 会议管理 办公用品管理 请假申请 出差申请 物品申请 采购申请 接待申请 报销申请 行政办公 知识管理 3 3 公文管理公文管理 公文分为两大类 收文和发文 公文管理分为 8 种公文类型 局机关的分别是 请示公 文 发文 阅办 部室传阅 文件传阅 公文交换 局属单位的是 局属单位报文 局 属单位收文 其中请示公文 发文和报文属于是发文类型 阅办 部门传阅 文件传阅 和局属单位收文属于收文类型 但是每种公文的表单样式和流程有所不同 其他操作形 式基本相同 3 3 1 发文管理发文管理 3 3 1 1 功能简介功能简介 发文办理环节的功能描述 办理环节办理环节环节功能环节功能 表单1 系统自动填写拟稿人 登录人 2 时间提取服务器时间 3 事由可以编辑 4 紧急程度可选 默认普通 5 机密等级可选 默认普通 正文1 编辑正文 2 关联公文 挂接已归档的公文 3 附件 可以上传 删除自己的附件 拟稿人 操作1 新建公文 选择新建按钮 系统显示新建公文画面 OA 系统概要设计说明书 第 17 页 共 92 页 表单1 编辑主办部门核稿部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 修 改事由 处室负责 人正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 表单1 编辑主办部室领导核稿部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 修改事由 部室主任 正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 表单1 编辑处理结果部分 部室文秘 分办 正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 表单1 编辑处理结果部分 办公室文 秘 分办 正文1 浏览 表单1 编辑办公室审核部分 2 自动提取登录人和服务器时间 办公室主 任正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 表单1 编辑签发部分 2 先写的意见在上面 后写的意见在下面 3 不 能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 局秘书 分 办 正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 表单1 编辑签发部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见 在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自 己的意见 局领导 正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 办公室文 秘 发文编 号 表单2 编辑处理结果部分 2 生成文号 3 编辑份数 4 编辑并可选 主送 抄送机关部分 文号生成规则 xxxx 字 yyyy zzzz 号 xxxx 是可维护 yyyy 是年份 zzzz 是流水号 例如 外文通字 2014 110 号 OA 系统概要设计说明书 第 18 页 共 92 页 正文1 编辑正文 表单1 显示打字员 排版打字 员正文1 编辑正文 2 浏览附件 表单1 显示校对人员 校对员正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 表单1 显示复核人员 办公室文 秘 复核 正文1 编辑正文 2 浏览附件 表单1 浏览打印员 正文1 编辑正文 2 浏览附件 表单1 编辑处理结果办公室文 秘 附印 正文1 编辑正文 2 加盖电子公章 3 浏览附件 表单1 浏览 正文1 浏览 拟稿人 办 结 操作1 选择主送单位和抄送单位 会签部分会签部分 表单浏览会签部室 文秘正文浏览 表单1 编辑机关部室会签部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 部室主任 正文浏览 表单浏览部室文秘 正文浏览 OA 系统概要设计说明书 第 19 页 共 92 页 表单浏览处长 正文浏览 表单浏览职员 正文浏览 部室分办部分部室分办部分 表单1 编辑处理结果 部室文秘 发文 正文浏览 表单1 编辑处理结果 部室文秘 附印 正文1 编辑正文 2 加盖电子印章 3 浏览附件 注 注 编辑表单意见时 可以通过鼠标双击录入框 选择维护好的常用语 也可以录入意见 3 3 1 2 功能界面功能界面 发文表单如下 OA 系统概要设计说明书 第 20 页 共 92 页 机密等级 XXXXX 签发 主办部门核稿 机关部室会签 办公室审核 文 号 XXXXXXXX字 XXXX XXX号 份数 XX 紧急程度 XXXXXXX 主送机关 抄送机关 处理结果 落办情况 中国外文出版发行事业局发文稿纸 主办部室领导核稿 XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX 事 由 XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX 拟稿人 时 间 XXXXXX XXXXXX 打字 XXX校对 XXX复核 XXX 审批记录 OA 系统概要设计说明书 第 21 页 共 92 页 OA 系统概要设计说明书 第 22 页 共 92 页 3 3 1 3 处理流程处理流程 发文流程图如下图 OA 系统概要设计说明书 第 23 页 共 92 页 3 3 1 4 权限及安全权限及安全 可以新建发文 编辑正文 关联公文 挂接已归档的公文 上传附件 删除自己的附件和 浏览别人的附件 3 3 1 5 数据来源数据来源 类型类型 名称名称中文注释中文注释 代码表代码表表表 作用作用 DOCUMENT INFO 公文基本信息表 公文体信息 WF TASK 任务表 存放用户的 任务表 DOCUMENT CONTENT TYPE 公文类别表 3 3 2 请示公文管理请示公文管理 3 3 2 1 功能简介功能简介 请示公文办理环节的功能描述 办理环节办理环节环节功能环节功能 表单1 系统自动填写拟稿人 登录人 2 时间提取服务器时间 3 事由可以编辑 正文1 编辑正文 2 关联公文 挂接以前的公文 对于公文交换的可以挂接已办结的公 文 其他形式的公文只能挂接已归档的公文 3 附件 可以上传 删除自己的附件 拟稿人 操作1 新建公文 选择新建按钮 系统显示新建公文画面 OA 系统概要设计说明书 第 24 页 共 92 页 表单1 编辑主办处核稿部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 修改事由 处室负责 人 正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 表单1 编辑主办部室领导批示部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 修改事由 部室主任 正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 表单1 编辑备注部分 部室文秘 分办 正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 表单1 编辑主管领导批示 其他领导批示 备注部分 2 登录人名字和时间不带出来 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 局长秘书 分办 正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 表单1 编辑主管领导批示部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 局领导 正文1 编辑正文 2 浏览附件 表单1 编辑其他领导批示部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 其他局领 导 正文1 编辑正文 OA 系统概要设计说明书 第 25 页 共 92 页 2 浏览附件 表单1 编辑备注部分 部室文秘 分办 正文1 浏览 表单1 浏览 拟稿人 办结 正文1 浏览 会签部分会签部分 表单1 编辑备注部分 会签部室 文秘正文浏览 表单1 编辑相关部室会签部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 部室主任 正文浏览 表单浏览部室文秘 正文浏览 表单浏览处长 正文浏览 表单浏览职员 正文浏览 注 注 编辑表单意见时 可以通过鼠标双击录入框 选择维护好的常用语 也可以录入意见 3 3 2 2 功能界面功能界面 请示公文表单样式 OA 系统概要设计说明书 第 26 页 共 92 页 事由 主办部室领导签批 中国外文出版发行事业局内部请示 报告稿纸 主管领导批示 XXXXXXXX 拟稿人 XXXXXX XXXXXXXX 其他领导意见 XXXXXXXX 备注 落办情况 XXXXXXXX 审批记录 主办处核稿 XXXXXX 相关部室会签 协助 XXXXXXXXXXXXXXXX 正文样式 参考 OA 系统概要设计说明书 第 27 页 共 92 页 流转记录样式 3 3 2 3 处理流程处理流程 请示公文流程图如下图 OA 系统概要设计说明书 第 28 页 共 92 页 OA 系统概要设计说明书 第 29 页 共 92 页 3 3 2 4 权限及安全权限及安全 编辑正文 关联公文 挂接已归档的公文 上传附件 删除自己的附件和浏览别人的附件 3 3 2 5 数据来源数据来源 类型类型 名称名称中文注释中文注释 代码表代码表表表 作用作用 DOCUMENT INFO 公文基本信息表 公文体信息 WF TASK 任务表 存放用户的 任务表 DOCUMENT CONTENT TYPE 公文类别表 3 3 3 阅办公文管理阅办公文管理 3 3 3 1 功能简介功能简介 阅办办理环节功能描述 办理环节办理环节环节功能环节功能 表单1 生成收文编号 收文编号样式如下 xxxx 字 yyyy zzzz 号 xxxx 是可 维护 yyyy 是年份 zzzz 是流水号 例如 外文通字 2014 110 号 2 选择关联公文时系统自动提取来文机关 来文字号 文件名称 内 部来文时 3 通过扫描纸质文件 系统自动提取来文机关 来文字号 文件名称 外部来文时 4 来文时间提取服务器时间 拟稿人 局办公室 文秘 正文1 无 Word 正文 2 关联公文 挂接以前的公文 对于公文交换的可以挂接已办结的公 OA 系统概要设计说明书 第 30 页 共 92 页 文 其他形式的公文只能挂接已归档的公文 3 附件 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 可以通 过扫描纸质公文成 PDF 格式文件 自动上传附件 操作2 新建公文 选择新建按钮 系统显示新建公文画面 表单1 编辑阅办意见部分 2 自动提取登录人和服务器时间 办公室主 任 正文1 浏览 表单1 编辑处理结果 办公室文 秘 分办 正文1 浏览 表单1 编辑处理结果部分 主办部室 文秘 分办 正文1 浏览 表单1 编辑主办部门意见部分 2 自动提取名字和时间 部室主任 签批 正文1 浏览 表单1 编辑处理结果部分 部室文秘 分办 正文1 浏览 表单1 编辑主办部门意见部分 先写的意见在上面 后写的意见在下面 2 自动提取名字和时间 处长 正文1 浏览 表单1 编辑主办部门意见部分 先写的意见在上面 后写的意见在下面 2 自动提取名字和时间 职员 正文1 浏览 表单1 编辑主管领导批示 其他领导批示 处理结果部分 局长秘书 分办 正文1 浏览 表单1 编辑主管领导批示部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 局领导 正文1 浏览 OA 系统概要设计说明书 第 31 页 共 92 页 表单1 编辑其他领导批示部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 其他局领 导 正文1 浏览 表单1 编辑处理结果部分 主办部室 文秘 办结 正文1 浏览 表单1 浏览 归档人员 正文1 浏览 会签部分会签部分 表单浏览会签部室 文秘正文浏览 表单1 编辑协办部门意见部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 部室主任 正文浏览 表单编辑处理结果 部室文秘 正文浏览 表单浏览处长 正文浏览 表单浏览职员 正文浏览 并发传阅部分并发传阅部分 表单1 浏览 部室文秘 发文 正文1 浏览 注 注 编辑表单意见时 可以通过鼠标双击录入框 选择维护好的常用语 也可以录入意见 3 3 3 2 功能界面功能界面 阅办表单样式如下 OA 系统概要设计说明书 第 32 页 共 92 页 收文编号 XXXXXXXXX 来文机关 来文时间 批办意见 会签 协办 部门意见 中国外文出版发行事业局文件阅办单 来文字号 主办部门意见 XXXXXXXX 文件名称 XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 主办部门领导审核 XXXXXXXX 其他局领导批示 处理结果 落办情况 XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX 审批记录 主管局领导批示 XXXXXXXX OA 系统概要设计说明书 第 33 页 共 92 页 在公文关联框中录入待关联的公文名称关键字 选择查询按钮 系统显示查询结果 在 结果中选择相应的公文即可 选择文件管理按钮 显示如下画面 OA 系统概要设计说明书 第 34 页 共 92 页 选择扫描按钮 能够对纸质文件进行扫描 对扫描形成的 PDF 文件中的内容进行自动识 别 提取文件信息放到表单的来文机关 来文字号 来文时间 文件名称框中 选择浏 览按钮 挂接文件后提交 显示画面如下 OA 系统概要设计说明书 第 35 页 共 92 页 流转记录样本 3 3 3 3 处理流程处理流程 阅办公文流程图如下图 OA 系统概要设计说明书 第 36 页 共 92 页 3 3 3 4 权限及安全权限及安全 登录到前台系统的所有用户都可以使用该功能 该功能只查询当前用户的已办理的公文 3 3 3 5 数据来源数据来源 名称名称中文注释中文注释类型类型作用作用 OA 系统概要设计说明书 第 37 页 共 92 页 代码表代码表表表 DOCUMENT INFO 公文基本信息表 公文体信息 WF TASK 任务表 存放用户的 任务表 WF PROCESS INST 流程实例表 记录公文流 转的路 径 WF ACTIVITY INST 流程活动实例表 记录公文流 转的节 点信息 3 3 4 传阅公文管理传阅公文管理 3 3 4 1 功能简介功能简介 传阅单办理环节功能描述 办理环节办理环节环节功能环节功能 表单1 生成收文编号 收文编号样式如下 xxxx 字 yyyy zzzz 号 xxxx 是可 维护 yyyy 是年份 zzzz 是流水号 例如 外文通字 2014 110 号 2 如果是内部来文 选择关联公文时系统自动提取来文机关 来文字 号 文件名称 3 如果是外部来文 通过扫描纸质文件 系统自动提取来文机关 来 文字号 文件名称 4 来文时间提取服务器时间 拟稿人 局办公室 文秘 正文1 无 Word 正文 2 关联公文 挂接以前的公文 对于公文交换的可以挂接已办结的公 文 其他形式的公文只能挂接已归档的公文 OA 系统概要设计说明书 第 38 页 共 92 页 3 附件 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 可以通 过扫描纸质公文成 PDF 格式文件 自动上传附件 操作1 新建公文 选择新建按钮 系统显示新建公文画面 表单1 编辑传阅范围部分 2 自动提取登录人和服务器时间 办公室主 任 正文1 浏览 表单1 编辑备注 办公室文 秘 分办 正文1 浏览 表单1 编辑局领导批示 备注部分 局长秘书 分办 正文1 浏览 表单1 编辑局领导批示部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 局领导 正文1 浏览 表单1 编辑备注部分 局秘书 办 结 正文1 浏览 表单1 浏览 归档人员 正文1 浏览 会签部分会签部分 表单1 浏览会签部室 文秘正文1 浏览 表单1 编辑备注 部室主任 正文1 浏览 表单1 编辑备注 部室文秘 正文1 浏览 表单1 浏览处长 正文1 浏览 职员表单1 浏览 OA 系统概要设计说明书 第 39 页 共 92 页 正文1 浏览 其他局领导并发会签部分其他局领导并发会签部分 表单1 浏览 其他局领 导 并发会 签 正文1 浏览 注 注 编辑表单意见时 可以通过鼠标双击录入框 选择维护好的常用语 也可以录入意见 3 3 4 2 功能界面功能界面 文件传阅表单样式 收文编号 XXXXXXXXX 来文机关来文时间 传阅范围 备 注 XXXXXXXX 中国外文出版发行事业局文件传阅单 来文字号 局领导批示 XXXXXXXX 文件名称 XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 审批记录 OA 系统概要设计说明书 第 40 页 共 92 页 在公文关联框中录入待关联的公文名称关键字 选择查询按钮 系统显示查询结果 在 结果中选择相应的公文即可 选择文件管理按钮 显示如下画面 OA 系统概要设计说明书 第 41 页 共 92 页 选择扫描按钮 能够对纸质文件进行扫描 对扫描形成的 PDF 文件中的内容进行自动识 别 提取文件信息放到表单的来文机关 来文字号 来文时间 文件名称框中 选择浏 览按钮 挂接文件后提交 显示画面如下 OA 系统概要设计说明书 第 42 页 共 92 页 流转记录样本 3 3 4 3 处理流程处理流程 传阅公文流程图如下图 OA 系统概要设计说明书 第 43 页 共 92 页 OA 系统概要设计说明书 第 44 页 共 92 页 3 3 4 4 权限及安全权限及安全 编辑正文 关联公文 挂接已归档的公文 上传附件 删除自己的附件和浏览别人的附件 3 3 4 5 数据来源数据来源 类型类型 名称名称中文注释中文注释 代码表代码表表表 作用作用 DOCUMENT INFO 公文基本信息表 公文体信息 WF TASK 任务表 存放用户的 任务表 DOCUMENT CONTENT TYPE 公文类别表 3 3 5 部室传阅管理部室传阅管理 3 3 5 1 功能简介功能简介 部室传阅功能描述 办理环节办理环节环节功能环节功能 表单1 选择关联公文时系统自动提取来文机关 来文字号 文件名称 内 部来文时 2 通过扫描纸质文件 系统自动提取来文机关 来文字号 文件名称 外部来文时 3 来文时间提取服务器时间 部室文秘 收文 正文1 无 Word 正文 2 关联公文 挂接以前的公文 对于公文交换的可以挂接已办结的公 文 其他形式的公文只能挂接已归档的公文 3 附件 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 可以通 OA 系统概要设计说明书 第 45 页 共 92 页 过扫描纸质公文成 PDF 格式文件 自动上传附件 操作1 新建公文 选择新建按钮 系统显示新建公文画面 表单1 编辑传阅范围部分 2 自动提取登录人和服务器时间 部室领导 正文1 浏览 表单1 编辑备注 部室文秘 分办 正文1 浏览 表单1 编辑职员签注部分 每个职员写一行 2 自动提取登录人和服务器时间 部室职员 正文1 浏览 表单浏览 办结人 正文浏览 表单浏览 归档人 正文浏览 3 3 5 2 功能界面功能界面 OA 系统概要设计说明书 第 46 页 共 92 页 来文机关来文时间 传阅范围 备 注 中国外文出版发行事业局部门传阅单 来文字号 职员签注 XXXXXXXX 文件名称 XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXX 审批记录 OA 系统概要设计说明书 第 47 页 共 92 页 在公文关联框中录入待关联的公文名称关键字 选择查询按钮 系统显示查询结果 在 结果中选择相应的公文即可 选择文件管理按钮 显示如下画面 OA 系统概要设计说明书 第 48 页 共 92 页 选择扫描按钮 能够对纸质文件进行扫描 对扫描形成的 PDF 文件中的内容进行自动识 别 提取文件信息放到表单的来文机关 来文字号 来文时间 文件名称框中 选择浏 览按钮 挂接文件后提交 显示画面如下 OA 系统概要设计说明书 第 49 页 共 92 页 流转记录样本 3 3 5 3 处理流程处理流程 部室传阅流程图如下图 OA 系统概要设计说明书 第 50 页 共 92 页 OA 系统概要设计说明书 第 51 页 共 92 页 3 3 5 4 权限及安全权限及安全 编辑正文 关联公文 挂接已归档的公文 上传附件 删除自己的附件和浏览别人的附件 3 3 5 5 数据来源数据来源 类型类型 名称名称中文注释中文注释 代码表代码表表表 作用作用 DOCUMENT INFO 公文基本信息表 公文体信息 WF TASK 任务表 存放用户的 任务表 DOCUMENT CONTENT TYPE 公文类别表 3 3 6 报文管理报文管理 3 3 6 1 功能简介功能简介 局属单位报文办理环节功能描述 办理环节办理环节环节功能环节功能 表单1 系统自动填写拟稿人 登录人 2 时间提取服务器时间 3 事由可以编辑 正文1 编辑正文 2 关联公文 挂接已归档的公文 3 附件 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 拟稿人 操作1 新建公文 选择新建按钮 系统显示新建公文画面 部室负责 表单1 编辑主办部门核稿部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 修改事由 OA 系统概要设计说明书 第 52 页 共 92 页 人正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 表单1 编辑处理结果部分 办公室文 秘 分办 正文1 浏览 表单1 编辑办公室意见 主管领导批示 其他领导批示部分 2 不提取登录人和服务器时间 办公室主 任 正文1 编辑正文 2 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 表单1 编辑主管领导批示部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 主管领导 正文1 编辑正文 表单1 编辑其他领导批示部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 其他领导 正文1 编辑正文 表单1 编辑处理结果部分 办公室文 秘正文1 编辑正文 表单1 生成发文编号 2 编辑处理结果 文号生成规则 xxxx 字 yyyy zzzz 号 xxxx 是可维护 yyyy 是年份 zzzz 是流水号 例如 外文通字 2014 110 号 办公室文 秘 发文 编号 正文1 编辑正文 表单1 浏览 校对员 正文1 编辑正文 表单1 编辑处理结果 办公室文 秘 复核 正文1 编辑正文 OA 系统概要设计说明书 第 53 页 共 92 页 表单1 编辑处理结果 2 编辑份数 办公室主 任 附印 正文1 编辑正文 2 加盖电子公章 表单1 编辑处理结果 2 编辑主送 抄送机关 3 选择是否报局 如果是就需进行公文交换 正文1 编辑正文 2 加盖电子公章 办公室文 秘 打印 办结 操作1 选择主送单位和抄送单位 表单1 浏览 归档人 归 档 正文1 浏览 会签部分会签部分 表单1 编辑协办部门意见部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 部门主任 会签 正文浏览 内部发文部分内部发文部分 表单1 编辑处理结果 办公室文 秘 分办 正文浏览 3 3 6 2 功能界面功能界面 OA 系统概要设计说明书 第 54 页 共 92 页 文 号 事 由 份数 1 拟稿人 主办部门核稿 时间 2013 12 09 协办部门意见 办公室意见 主管领导批示 其他领导批示 主送机关 抄送机关 处理结果 落办情况 中国国际图书贸易总公司报文呈批单 季清斌 XXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX 审批记录 OA 系统概要设计说明书 第 55 页 共 92 页 3 3 6 3 处理流程处理流程 报文流程图如下图 OA 系统概要设计说明书 第 56 页 共 92 页 OA 系统概要设计说明书 第 57 页 共 92 页 3 3 6 4 权限及安全权限及安全 编辑正文 关联公文 挂接已归档的公文 上传附件 删除自己的附件和浏览别人的附件 3 3 6 5 数据来源数据来源 类型类型 名称名称中文注释中文注释 代码表代码表表表 作用作用 DOCUMENT INFO 公文基本信息表 公文体信息 DISPOSE CONSULT TASK 征求意见任务表 存放用户的 任务表 DOCUMENT CONTENT TYPE 公文类别表 3 3 7 收文管理收文管理 3 3 7 1 功能简介功能简介 局属单位收文办理环节功能描述 办理环节办理环节环节功能环节功能 表单1 生成收文编号 文号生成规则 xxxx 字 yyyy zzzz 号 xxxx 是可维护 yyyy 是年份 zzzz 是流水号 例如 外文通字 2014 110 号 2 如果是公文交换批复的收文 在批复后自动生成新的收文 来文机 关 来文字号 来文时间 文件名称自动从上个文里带过来 新文自 动关联上一个公文 3 如果是收外单位来文 录入来文机关 来文字号 来文时间 文件 名称 办公室文 秘 正文1 关联公文 挂接以前的公文 对于公文交换的可以挂接已办结的公 文 其他形式的公文只能挂接已归档的公文 OA 系统概要设计说明书 第 58 页 共 92 页 2 附件 可以上传 删除自己的附件 可以浏览别人的附件 操作1 新建公文 选择新建按钮 系统显示新建公文画面 表单1 编辑阅办意见 主管领导批示 其他领导批示部分 办公室主 任正文1 浏览 表单1 编辑主管领导批示部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 主管领导 正文1 浏览 表单1 编辑其他领导批示部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 其他领导 正文1 浏览 表单1 编辑处理结果部分 办公室文 秘正文1 浏览 表单1 编辑主办部门意见 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 落办部门 主任 正文1 浏览 表单1 编辑主办部门意见 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 落办部门 职员 正文1 浏览 协办部门 主任 表单2 编辑协办部门意见 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 OA 系统概要设计说明书 第 59 页 共 92 页 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 正文1 浏览 表单1 浏览 办公室文 秘 办结 正文1 浏览 表单1 浏览 归档人 归 档 正文1 浏览 领导并发传阅部分领导并发传阅部分 表单1 编辑其他领导批示部分 2 自动提取登录人和服务器时间 3 先写的意见在上面 后写的意见在下面 4 不能修改前面人的意见 只能修改自己的意见 部门领导 并发传阅 正文浏览 部门并发传阅部分部门并发传阅部分 表单1 浏览 部门主任 正文1 浏览 表单1 浏览 正文1 浏览 部门职员 正文1 浏览 注 注 编辑表单意见时 可以通过鼠标双击录入框 选择维护好的常用语 也可以录入意见 3 3 7 2 功能界面功能界面 OA 系统概要设计说明书 第 60 页 共 92 页 收文编号 XXXXXXXXX 来文机关 来文时间 阅办意见 主办部门意见 中国外文局信息技术中心收文阅办单 来文字号 主管领导批示 XXXXXXXX 文件名称 XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 其他领导批示 XXXXXXXX 协办部门意见 处理结果 XXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXX 审批记录 OA 系统概要设计说明书 第 61 页 共 92 页 OA 系统概要设计说明书 第 62 页 共 92 页 3 3 7 3 处理流程处理流程 收文流程图如下图 OA 系统概要设计说明书 第 63 页 共 92 页 3 3 7 4 权限及安全权限及安全 编辑正文 关联公文 挂接已归档的公文 上传附件 删除自己的附件和浏览别人的附件 3 3 7 5 数据来源数据来源 类型类型 名称名称中文注释中文注释 代码表代码表表表 作用作用 DOCUMENT INFO 公文基本信息表 公文体信息 DISPOSE CONSULT TASK 征求意见任务表 存放用户的 任务表 DOCUMENT CONTENT TYPE 公文类别表 3 3 8 公文交换公文交换 3 3 8 1 功能简介功能简介 电子公文交换是基于网络提供安全 可靠的公文交换服务 实现上下级之间 部门和部 门之间的公文交换 提供电子公文传递 接收功能 实现局机关与成员单位 分支机构 之间日常工作中电子公文发送 接收的交换和管理 提供分类 查询 统计等功能 3 3 8 2 功能界面功能界面 发送公文查询发送公文查询 发送公文查询 输入查询条件选择查询按钮能够按条件查询出已发送的公文 OA 系统概要设计说明书 第 64 页 共 92 页 选择查看回执 显示已发送公文的接收情况 选择取回 撤销已发送的公文 选择删除 在已发送公文列表中删除此记录 选择添加接收单位 可以新增加接收公文的单位 显 示已发送公文的接收情况 公文接收与批复公文接收与批复 接收公文分为待接收公文和已接收公文 在待接收公文列表中显示的公文中选择接收按 钮 即完成接收并进入到已接收公文中 同时 对新接收的公文的拟稿人不能够再进行 修改 选择退回按钮 不进行接收 并进入到退回选项卡中 OA 系统概要设计说明书 第 65 页 共 92 页 在已接收公文选项卡中 选中公文后选择编辑按钮 此公文由只读状态变为可编辑状态 拟稿人可以编辑该公文 选择批复按钮 系统弹出批复画面 选择退回按钮 此公文被 退回 可否在退回后可以编辑 不要编辑按钮了 OA 系统概要设计说明书 第 66 页 共 92 页 批复画面 在批复公文选项卡中 能够进行已批复的公文查询 3 3 8 3 处理流程处理流程 公文交换流程图如下图 OA 系统概要设计说明书 第 67 页 共 92 页 局机关发文 归档 批复的新公文 下属单位批复 下属单位接收 归档 办结人发送公文 局机关 下属单位 公文交换 局机关 下属单位公文交换流程 3 3 8 4 权限及安全权限及安全 查看已发送公文的接收情况 撤销和删除已发送的公文 增加接收公文的单位 3 3 8 5 数据来源数据来源 类型类型 名称名称中文注释中文注释 代码表代码表表表 作用作用 OA 系统概要设计说明书 第 68 页 共 92 页 DOCUMENT INFO 公文基本信息表 公文体信息 DISPOSE CONSULT TASK 征求意见任务表 存放用户的 任务表 DOCUMENT CONTENT TYPE 公文类别表 3 4 公文查询公文查询 需要内置公文智能搜索引擎 采用多重复杂关联搜索 能快速准确地从公文库中查找到 公文 智能推送与内容主题相关具有内在关联的公文 主要分为个人在办查询 个人办 结查询 部门在办查询 部门办结查询 机关在办查询 机关办结查询 全部公文查询 局领导待办查询和下属单位领导待办查询 3 4 1 个人在办查询个人在办查询 3 4 1 1 功能简介功能简介 查询本人正在办理中的公文 选择公文标题显示公文内容 OA 系统概要设计说明书 第 69 页 共 92 页 3 4 1 2 功能界面功能界面 3 4 2 3 4 2 个人办结查询个人办结查询 3 4 2 1 功能简介功能简介 查询本人办结的公文 选择公文标题显示公文内容 3 4 2 2 功能界面功能界面 OA 系统概要设计说明书 第 70 页 共 92 页 3 4 3 3 4 3 部门在办查询部门在办查询 3 4 3 1 功能简介功能简介 查询本部门正在办理中的公文 选择公文标题显示公文内容 3 4 3 2 功能界面功能界面 3 4 4 3 4 4 部门办结查询部门办结查询 3 4 4 1 功能简介功能简介 查询本部门已经办结的公文 选择公文标题显示公文内容 OA 系统概要设计说明书 第 71 页 共 92 页 3 4 4 2 功能界面功能界面 3 4 5 机关在办查询机关在办查询 3 4 5 1 功能简介功能简介 查询局机关正在办理的公文 选择公文标题显示公文内容 3 4 5 2 功能界面功能界面 OA 系统概要设计说明书 第 72 页 共 92 页 3 4 6 机关办结查询机关办结查询 3 4 6 1 功能简介功能简介 查询局机关的办结公文 选择公文标题显示公文内容 3 4 6 2 功能界面功能界面 OA 系统概要设计说明书 第 73 页 共 92 页 3 4 7 全部公文查询全部公文查询 3 4 7 1 功能简介功能简介 查询全部的公文 选择公文标题显示公文内容 3 4 7 2 功能界面功能界面 3 4 8 局领导待办查询局领导待办查询 3 4 8 1 功能简介功能简介 查询局领导待办的公文 选择公文标题显示公文内容 3 4 8 2 功能界面功能界面 OA 系统概要设计说明书 第 74 页 共 92 页 3 4 9 下属单位领导待办查询下属单位领导待办查询 3 4 9 1 功能简介功能简介 查询局下属单位领导班子的公文 选择公文标题显示公文内容 3 4 9 2 功能界面功能界面 3 5 公文统计公文统计 能够在一段时间内对公文按类别进行统计 3 5 1 按文种统计按文种统计 3 5 1 1 功能简介功能简介 对公文按文种类别进行统计 OA 系统概要设计说明书 第 75 页 共 92 页 3 5 1 2 功能界面功能界面 3 5 1 3 数据来源数据来源 类型类型 名称名称中文注释中文注释 代码表代码表表表 作用作用 DOCUMENT INFO 公文基本信息表 公文体信息 DISPOSE CONSULT TASK 征求意见任务表 存放用户的 任务表 DOCUMENT CONTENT TYPE 公文类别表 3 5 1 按文号统计按文号统计 3 5 1 1 功能简介功能简介 对公文按文号类别进行统计 OA 系统概要设计说明书 第 76 页 共 92 页 3 5 1 2 功能界面功能界面 3 5 1 3 数据来源数据来源 类型类型 名称名称中文注释中文注释 代码表代码表表表 作用作用 DOCUMENT INFO 公文基本信息表 公文体信息 DISPOSE CONSULT TASK 征求意见任务表 存放用户的 任务表 DOCUMENT CONTENT TYPE 公文类别表 3 5 2 按部门统计按部门统计 3 5 2 1 功能简介功能简介 对公文按主办部室类别进行统计 OA 系统概要设计说明书 第 77 页 共 92 页 3 5 2 2 功能界面功能界面 3 5 2 3 数据来源数据来源 类型类型 名称名称中文注释中文注释 代码表代码表表表 作用作用 DOCUMENT INFO 公文基本信息表 公文体信息 DISPOSE CONSULT TASK 征求意见任务表 存放用户的 任务表 DOCUMENT CONTENT TYPE 公文类别表 3 6 辅助办公辅助办公 面向日常办公管理提供办公辅助功能 主要体现在督办 催办 工作委托 消息提醒 待办事宜 流程监控 报文批示 移动办公和消息管理等功能 OA 系统概要设计说明书 第 78 页 共 92 页 3 6 1 督办管理督办管理 3 6 1 1 功能简介功能简介 督办管理作为综合办公系统的主要功能 是直接推动系统中事务流转的重要入口 主要 面向公文督办 领导交办事务督办 任务督办等 主要功能模块包括设置督办 督办查 询 督办公文跟踪等 3 6 1 2 功能界面功能界面 OA 系统概要设计说明书 第 79 页 共 92 页 3 6 2 催办管理催办管理 3 6 2 1 功能简介功能简介 催办过程体现在两个方面 收文方和发文方 1 在收文方 当收文方收到或看到时 必须用醒目 清楚的方式告诉公文接收者公文的紧 急程度 办理时限等方面的信息 2 在发文方 当发文方催办时 必须明确自己的办理时限要求