业务合同管理制度

1 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 有限公司有限公司 XXX 2012 号 关于颁布实施关于颁布实施 业务合同管理制度业务合同管理制度 的通的通 知知 各有关部各有关部门门 有关 有关单单位 位 为加强公司业务合同管理 减少经营风险 提高经济效益 根据 合同法 及其他有关法律 法规的规定 结合公司的实际情况 特制 订 业务合同管理制度 现印发给你们 请各相关部门认真贯彻 执行 详细内容请到 OA 管理条例下载 本制度自二 00 八年十二月一日起实施 各部门在实施 业 务合同管理制度 过程中 若发现哪些问题或建议 请及时报 告行政中心 附件 业务合同管理制度 XXXXXXXXXXXXXXXXXX 有限公司 二 一二年十一月二十六日 主题词 实施 业务 合同 管理 通知 抄送 总经理 总工室 副总室 总助室 人力资源中心 行政中心 工 程中心 物流采购中心 技术中心 商务中心 营销中心 财务中心 设 2 备公司 运营中心 XXXXXXXXXXXXXXXXXX 有限公司行政中心 2008 年 11 月 26 日印发 3 业务业务合同管理制度合同管理制度 一一一总则总则 为加强公司业务合同管理 减少经营风险 提高经济效益 根据 合 同法 及其他有关法律 法规的规定 结合公司的实际情况 制订本 制度 业务合同的定义 公司经营活动中对外签订的合同或协议 采购和 分包合同除外 本制度只适用于广东新大禹环境工程有限公司 签定业务合同 必须遵守国家的法律 法规及有关规定 对外签定业务合同 除法定代表人外 必须是法人授权的相关代理 人 一一一业务业务合同的合同的审查审查批准批准 业务合同的签定审批程序如下 流程图见下页 审批程序完成后 业务合同评审汇签表 复印件 一份及合同文本 复印件 留商务中心留底 一份合同原件移交财务中心 另一份 业 务合同评审汇签表 原件 连同合同文本 原件 存入资料室 上述各审批程序 一般为 1 2 天 特殊情况 经法人批准或授权的 可不受审批程序的约束 但必须提供书面授权书 4 业务合同审批权限如下 审批权限 所有合同均由总经理审批 签署 总经理特别委托的合同 可由被委托人进行审批 签署 非常规合同由法律顾问进行文本评估 并给出修改意见 业务合同审查的要点是 项目项目内容内容 合同对象的合法性 对方有无签定 履行该合同的权利能力和行为能力 合同内容是否符合国家法律 法规和本 制度 规定 当事人的意思表达是否真实 一致 权利 义务是否平 等 合同的严密性 合同应具备的条款是否齐全 当事人双方的权利 义务是否具体 明确 文字表 述是否确切无误 合同的可行性 双方特别是对方是否具备履行合同的能力 条件 预计取得的经济效益和可能承 担的风险 合同非正常履行时可能受到的经济损失 5 一一一业务业务合同的合同的变变更 解除更 解除 变更 解除合同的手续 应按本制度第二章第七条及第八条规定的 审批程序和权限执行 变更 解除业务合同 一律必需采用书面形式 包括当事人双方的信 件 函电 电传等 口头形式一律无效 一一一业务业务合同合同纠纷处纠纷处理理 申请处理合同纠纷的程序是 承办人填写 对外业务合同纠纷处理申报表 一式二分 按本制 度第三章第七条的规定报批 权限审批人可依据情况 在 1 天内作出 由上报部门负责处理 或 由法律顾问负责处理 并返回商务中心跟踪处理 法律顾问对经协商仍无法解决或认为有必要的合同纠纷 经权限 审批人同意 可提交仲裁部门或人民法院依法处理 合同纠纷的提出 加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间 应在法律规定的时效内进行 并必须考虑有申请仲裁或起诉的时效 按照合同法的时间限制一般为两年 凡由法律顾问处理的业务合同纠纷 由商务中心负责收集法律顾问 需要的材料 序号序号材料 原件或复印件 材料 原件或复印件 1业务合同的文本 包括变更 解除合同的协议 以及与合同有关的附件 文书 电报 图表等 2验收 发票等有关凭证 3进度款项的承付 托收凭证 有关财务财目 4产品的质量标准 封样 样品或鉴定报告 5有关违约的证据材料 6其他与处理纠纷有关的材料 各公司对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书 上级主管机关或 仲裁机关的调解书 仲裁书 在正式生效后 由商务中心复印并呈 送与该项目有关的部门收执 对应部门应派专人跟进落实 合同纠纷的法律解决方式由商务中心负责 必要时请求律师协助 6 公司名称标记 年月 合同登记序号 执行中若达成和解协议的 应签定协议书并按协议书规定办理 一一一合同管理合同管理 业务合同管理的责任部门为商务中心 存档流程见附件 2 商务中心为合同管理管理部门 包括 合同审批流程的管理 合同编 号 变更 解除 纠纷处理 商务中心应在合同签定 变更 解除 纠 纷处理或履行完毕后的 10 个工作日内 监督合同经办人将签定 变 更 解除 纠纷处理或履行的结果文件 及相关联络资料统一收集完 毕 由商务中心统一抄送至相关部门 并把原件存档至资料室 商务 中心留相关资料复印件 合同编号由公司商务中心统一管理 编号原则举例 RRR 0201 001 存档文件包括合同正文 报价清单 技术方案 业务合同评审汇签表 及其他相关过程资料原件及复印件各两套 合同电子版本管理 由商务中心于每年年底负责刻录光盘 3 套 包含 本年度所有合同电子版 交资料室保存 一一一法人授法人授权权委托委托 法人授权委托人的主要职责是 受法人委托以本公司的名义负责签 署和处理与委托项目有关的事宜 代表法人受委托签署的合同必须 是经过审批的合同文本 法人授权委托书由总助室派发 经法人亲笔签字方可生效 一一一合同印章合同印章 各公司对外签定合同所加盖的印章 除各公司的公章 合同专用章 外 其他印章一律不准代替使用 否则 商务中心 财务部门有权拒 绝接受或办理相关手续 7 一一一处处 罚罚 任何人签定业务合同 都必须以维护公司合法权益和提高经济效益 为宗旨 决不允许在签定业务合同时或以变更 解除合同为名 假 公济私 损公肥私 谋取私利 一经查证 违者作开除处理 任何人员私下以任何方式向对方承诺开具非常规发票的 处 2000 元罚款 本制度的组织执行部门是商务中心 监督人为商务中心分管副总 合同评审汇签表中签署意见的相应部门 如签署的条款出现漏洞或 重大失误时 处罚该部门经理 300 元 次 如商务中心未严格组织执行本制度 处罚商务中心经理 300 元 次 如制度监督人未按本制度相关规定严格监督 处罚制度监督人 300 元 次 一一一 附附 则则 本规定的解释权归广东新大禹环境工程有限公司 本规定由商务中心制订 报总经理批准执行 修改或终止亦同 本规定自二 八年十二月一日起试行 原有同类制度同时废止 试 行期为半年 XXXXXXXXXXXXX 有限公司 二 一二年五月 8 附件附件 1 业务合同评审汇签表业务合同评审汇签表 项目名称 日 期 合同名称 合同编号 商务中心意见 合同起草或修改及审核法律条文 同意合同所列法律条文 如出现问题 自愿接收处罚 商务中心经理签字 技术部门意见 技术条款修改及审核 同意合同所列技术条款 如出现问题 自愿接收处罚 技术部门负责人签字 实施部门意见 工程质量 进度条款修改及审核 同意合同所列工程质量 工程进度条款 如出现问题 自愿接收处罚 实施部门负责人签字 财务部门意见 税务 付款方式 财务风险等修改及审核 同意合同所列税务 付款方式条款 如出现问题 自愿接收处罚 财务部门负责人签字 分管副总意见 同意合同所列全部条款 如出现问题 自愿接收处罚 分管副总签字 权限审批人意见 权限审批人 9 附件附件 2 10 附件附件 3 法人授权委托书 存根 法人授权委托书 存根 本授权委托书声明 我 麦建波 系 广东新大禹环境工程有限公司 的法定代表人 现 授权委托 为我公司 项目代理人 以 本公司的名义负责该项目 并签署和处理与本次项目有关的事宜 特此委托 法定代表人 盖章 签字 代理人签字 授权日期 年 月 日 法人授权委托书法人授权委托书