商务英语专业外贸函电实训任务书与指导书

商商 务务 英英 语语 专专 业业 外贸函电实训任务书与指导书外贸函电实训任务书与指导书 山东水利职业学院山东水利职业学院 商务管理系商务管理系 1 目目 录录 1 1 实训性质与目的实训性质与目的 2 2 实训任务与时间安排实训任务与时间安排 3 3 实训作业组织实训作业组织 4 4 实训成绩考核实训成绩考核 5 5 实训基本内容与指导实训基本内容与指导 2 1 1 实训性质与目的实训性质与目的 一 实训性质一 实训性质 商务英语专业 外贸英语函电 实训是国际贸易 商务英语专业的实践性教学环节 是一门 将英语知识应用于国际贸易专业写作的课程 其任务是以国际贸易操作流程为脉络 在讲授有关英 语函电的一般格式 常用词汇和习惯表达基础上 将零散的知识加以系统化和条理化 注重训练学 生将所学知识运用于实践操作的能力 旨在培养造就一大批英语基础好 操作能力强的外经贸实用 型人才 二 实训目的二 实训目的 通过实训 使学生能在模拟情景中 能熟练运用商务信函的词汇及固定句型 掌握各类外贸信 函的基本内容及写作技巧 能熟练翻译并写作一般的商务信函 合同等资料 从而能胜任外贸业务 的工作 2 2 实训任务与时间安排实训任务与时间安排 一 实训任务一 实训任务 一 一 模拟建立业务关系模拟建立业务关系 实训项目教学的目的与要求 根据报纸 使馆 因特网 交易会 商会 往来客户等提供的信息 按照潜在客户的需求 结合本公司的业务范围和发展需要 撰写要求建立业务关系的信函 资信调查函和对公司作简介 要求信息来源表达清楚 公司介绍得当 建交愿望表达明确 信函结构完整 条理清楚 过 渡自然 表达清楚准确 无重大语法错误 实训项目教学内容 1 相关语句的翻译 句型盘练 重点词语用法盘练 2 公司介绍练习 3 建交函和资信调查函的写信练习 实训项目教学的场所 计算机房 二 二 模拟询盘 发盘模拟询盘 发盘 实训项目教学的目的与要求 能够以进口商的角色 根据公司的实际业务范围和需求 用正确格式撰写询购产品的信函 3 能够以出口商的角色 对进口商的询盘予以答复 撰写产品报盘的信函 掌握询盘和报盘函中重点 词的用法和常用的句型 撰写询盘函时能够清楚地表达自己的需求 能够根据商品的可供情况对进口商的询盘函做出 恰当答复 报盘的各项条件表达清楚 不论是询盘函 回复函还是报盘函 都要做到术语准确 结 构完整 条理清楚 过渡自然 表达清楚准确 无重大语法错误 实训项目教学内容 1 术语翻译 2 相关语句的翻译 3 句型盘练 4 重点词语用法盘练 5 表达价格的四个必需因素 6 询盘及其回复 报盘 无法报盘 报替代品等的写信练习 实训项目教学的场所 计算机房 三 三 模拟还盘模拟还盘 实训项目教学的目的与要求 能够撰写还盘信函 跟贸易伙伴就各交易条件进行讨价还价 讨价还价时做到理由得当 有说服力 言词和语气得体 写信要做到术语准确 结构完整 条理清楚 过渡自然 表达清楚准确 无重大语法错误 实训项目教学内容 1 对价格的描述 2 有关质量 交货期 市场状况 竞争状况等各种影响价格的因素的表达方法 3 价格调整的表达方法 4 撰写还盘信函 实训项目教学的场所 计算机房 四 四 缮制合同缮制合同 实训项目教学的目的与要求 能够根据往来函电或其他交易信息 精确地提炼出交易的各项条件 熟练准确地填制合同的 各项条款 并符合外贸习惯 交易条件的提炼做到精确无误 不同合同条款的管用格式和表达方法要熟练掌握 填制时要 做到规范而且熟练 4 实训项目教学内容 1 阅读合同 熟悉合同条款的一般规范 2 阅读往来函电 提炼交易条件 3 根据上述交易条件填制空白合同 实训项目教学的场所 计算机房 五 五 模拟保险 装运模拟保险 装运 实训项目教学的目的与要求 1 能够撰写保险环节的各类英语函电 就各类保险事宜跟贸易伙伴进行磋商 掌握各种险别 及常用投保 超额投保的表达方式 在我方负责投保的情况下 对保险的解释说明要做到清楚明了 让外商了解我国保险公司的 政策 所有信函的写作都要做到术语准确 结构完整 条理清楚 无重大语法错误 2 能够撰写装运环节的各类英语函电 发出装船须知 催促装运 装船通知等 催促装运的信函要理由充分 有说服力 装船须知和装船通知要做到信息完整准确 所有信 函的写作都要做到术语准确 结构完整 条理清楚 无重大语法错误 实训项目教学内容 1 术语翻译 2 相关语句的翻译 3 句型盘练 4 重点词语用法盘练 5 撰写信函跟贸易伙伴就保险事宜进行洽谈 6 撰写装船通知函 实训项目教学的场所 计算机房 六 六 模拟付款模拟付款 实训项目教学的目的与要求 能够通过函电与贸易伙伴就支付条款进行洽谈 商讨 变更支付方式 撰写变更支付条件的 信函 表达正确 理由明确有说服力 掌握信开信用证和 SWIFT 信用证的格式和主要内容 能审核 信用证 找出信用证与合同不符之处 并向进口商去函要求进口商修改信用证 就支付条款进行洽谈时 要做到理由得当 有说服力 言词和语气得体 熟练掌握信开信用 证和 SWIFT 信用证的格式和主要内容 能快速从信用证中找出有关交易的信息 信用证的审核要准 确无误 要求进口商改证的函要表达清楚明了 建议明确 内容 结构完整 条理清楚 过渡自然 5 无重大语法错误 实训项目教学内容 1 术语翻译 2 相关语句的翻译 3 句型盘练 4 重点词语用法盘练 5 根据所给背景材料 从买方的角度写信 要求更为宽松的付款方式 然后从卖方的角度做 回复 6 根据合同审核信用证 找出信用证与合同的不符点 向进口商去函要求其对信用证进行修 改 并提出具体修改意见 实训项目教学的场所 计算机房 七 七 模拟索赔 续订购模拟索赔 续订购 实训项目教学的目的与要求 能够撰写关于索赔和理赔的英语函电及续订购的英语函电 提出索赔要证据确凿 有理有据 要求明确 处理索赔要态度诚恳 语气恰当 理由充分 说服力强 所有信函的写作都要做到术语准确 结构完整 条理清楚 无重大语法错误 实训项目教学内容 1 术语翻译 相关语句的翻译 句型盘练 重点词语用法盘练 2 任课教师根据案例设置情境 学生互发索赔与理赔信函 实训项目教学的场所 计算机房 二 实训时间安排二 实训时间安排 本专业按教学大纲规定 外贸函电实训为 1 周 实训时间安排如下表 6 顺序顺序实训内容实训内容天数天数 1 建立业务关系1 2 询盘与发盘 1 2 3还盘 1 2 4 缮制合同 1 2 5 保险与装运1 2 6 付款 1 7 索赔与理赔 1 合计 5 3 3 实训作业组织实训作业组织 一 作业组织一 作业组织 1 实训组织领导 由实训指导老师和实训班级的班长组成实训队部 指导老师任队长 负责 整个实训工作的组织安排 2 实训按小组进行 每组 5 至 6 人 选组长 1 人 负责组内实训分工 3 实训过程中 学生实训技能 出勤 实训成果的质量由指导老师组织考核验收 二 实训报告的编写二 实训报告的编写 1 要求实训报告在实训期间编写 实训结束时上交 报告应反映学生在实训中所获得的所有 知识 编写时要认真 力求完善 2 实训报告分为两部分 1 实训任务 2 实训心得 包含实训心得体会 意见和建议 三 应提交的实训成果三 应提交的实训成果 1 实训任务 2 实训心得 4 4 实训成绩考核实训成绩考核 1 成绩构成 7 实训成绩由实训纪律 实训态度 实训报告 3 个部分组成 2 成绩评定标准 1 实训纪律占总成绩的 20 实训态度占总成绩的 10 实训报告占总成绩的 70 根 据以上四部分得分情况 按优 良 中 及格 不及格五个等级评定实训成绩 2 实训成绩实行单项否决制 实训纪律 实训态度 实训报告和实训答辩 4 个部分中只要 有 1 项不合格实训成绩将直接定为不合格 实训纪律 有 3 次旷课该部分成绩定为不合格 迟到或早退 2 次按旷课 1 次处理 实训态度 在实训过程中进行与实训无关的事情 经劝阻仍旧不予改正者该部分成绩定为不合 格 实训报告 没有按时上交实训任务和实训心得或实训存在严重抄袭现象该部分成绩定为不合格 5 5 实训基本内容与指导实训基本内容与指导 实训任务 一 实训任务 一 模拟建立业务关系模拟建立业务关系 1 国际贸易中建立业务关系的途径 国际贸易中建立业务关系的途径 If you are a new comer in foreign trade business then how can you start your business Here are some usual ways take use of banks chamber of commerce trade directory advertisements commercial counsellor s officer friends in business circles self introduction etc 2 如何写作商务信函 如何写作商务信函 1 Pay more attention to 5Cs that is conciseness clarity correctness completeness and courtesy and embody them in business letter writing 2 Pay more attention to the structure and components of a business correspondence A business correspondence is generally made up of letterhead date line inside name and address salutation body complimentary close signature reference number attention line subject line enclosure initial indentation copy line and postscript 8 Notes 1 Date line is the date you send the letter not the date when you type or write it 2 Body is just on one side of stationery seldom on both sides If one page is not enough for your writing then there are three lines on the second page at least It is not allowed that just a signature is on the second page without body Letterhead is not necessary on the second page but the quality of it is the same as the first one The first line on the second page should be made up of name of receiver page numbers and date for example The Oversea Trading Co Ltd 2 February 23 2000 On the right bottom of the first page to be continued should be written and better another paragraph will be started 3 3 建立业务关系信函的结构 建立业务关系信函的结构 Take the three letters as samples to analyze and illustrate the structure of correspondence about establishing business relation 1 消息来源 如 You were recommended to our company by the Bank of China New York Branch which told us that you export Chinese textiles and cotton piece goods the first letter Your company s name has been given to us by the Chamber of Commerce of London the second letter We learned from the Commercial Counsellor of our Embassy in Ottawa that you deal in tablecloths the third letter 2 自我介绍 如 Our company imports general merchandise We have been in business since 1935 and therefore have wide experience in all the lines we handle Our banks are Chase Manhattan Bank and the Hongkong 今后 hereby by means reason of this 特此 herein in this 此中 于此 hereinafter later in this contract 在下文 thereafter afterwards 此后 后来 thereby by that means 因此 由此 在那方面 therein from that 在那里 在那点上 thereinafter later in the same contract 以下 在下文 whereby by what by which 由是 凭那个 wherein in what in which 在哪里 在哪点上 是不是有点头昏眼花 初学时确实容易搞混 告诉你个小窍门 here 代表 this there 代表 that where 代表 what which 就容易记多了 三 多用 shall 代替 will 或 should 加强语气和强制力 This Contract shall become effective upon and from the date on which it is signed 本合同签字生效 This Contract shall be written in English in four copies Each party shall keep two copies 本合同应以英文写成 一式四份 双方各持两份 合同中 shall 并非单纯表示将来时 而常用来表示法律上可强制执行的义务 具有约束力 宜译为 应 应该 必须 will 无论语气还是强制力要比 shall 弱 宜译为 将 原 要 should 通常只用来表示语气较强的假设 比如 万一 用语方面用语方面 一 力求严谨 明白无误 The following documents shall be deemed to form and be read and construed as an integral part of this Contract 下列文件应被认为 读作 解释为本合同的组成部分 This Contract can only be altered amended or supplemented in accordance with documents signed and sealed by authorized representatives of both parties 本合同只能按照双方授权代表签名盖章的文件进行修改或增补 All activities of ABC Co shall be governed by the laws decrees and pertinent rules and regulations of China ABC 公司的一切活动必须受中国的法律 法令和有关规章条例的管辖 二 多用主动语态 少用被动语态 Party B is hereby appointed by Party A as its exclusive sales agent in Singapore 不宜 乙方被甲方委托为在新加坡的独家销售代理商 22 Party A hereby appoints Party B as its exclusive sales agent in Singapore 适宜 甲方委托乙方为在新加坡的独家销售代理商 三 多用现在时 少用将来时 尽管很多条款规定的是合同签订以后的事项 Licensee may terminate this Contract 90 days after a written notice thereof is sent to Licensor upon the happening of one of the following events 当有下列事件之一发生 被许可人提前 90 天向许可人发送书面通知后 可以终止合同 Licensor becomes insolvent or a liquidator of Licensor is appointed 许可人无力偿付债务或其破产清算人以被指定 实训任务 五 实训任务 五 模拟装运与投保模拟装运与投保 装运出口 一 托运 一 托运 托运指出口企业委托外运公司或其他有权受理对外货运业务的单位向承运单位及其代理办理货 物的运输业务 如果出口货物数量大需要整船运输 出口企业可委托其办理租船 如果出口数量不 大 则可委托其代订班轮舱位或租定非班轮的部分舱位 1 海运出口托运的基本程序 1 出口企业填写海运出口托运单 出口企业在备妥货物 落实信用证后 即可根据合同和信用证的规定 结合船公司的船期表选 择合适的船公司 承运人 填写海运出口托运单 又称订舱位委托书 列明出口货物的名称 件 数 包装 唛头 毛重 尺码 目的港 和最后装运日期等内容 作为订舱的依据 该托运单一式 数份 分别用于外轮代理公司留存 装货单 收货单 配舱回单 运费通知 托运人和外运公司留 底等 2 船公司或外轮代理公司签发装货单 外运公司收到托运单后 会同轮船公司或外轮代理公司 根据托运单内容 结合船舶的航线 挂靠港 船期和舱位等条件考虑 认为合适的 在托运单上签章 表示接受托运 至此订舱手续完 成 运输合同成立 轮船公司或外轮代理安排船只和舱位后 向托运人 出口企业 签发装货单 俗称 下货纸 将船名 航次和装货日期通知托运人让其准备装运 此后 托运人 出口公司 即可凭此装货单办 理货物出口报关及装船手续 2 海运出口托运单的填制 海洋运输有两种方式 传统散货运输 现代集装箱运输 两种运输方式分别使用不同格式的托 23 运单 1 散货运输托运单 散货运输托运单是在装货单和收货单 大副收据 基础上发展而成的一种多功能单据 其内容 及填制方法如下 01 SHIPPER 托运人 此处一般填写出口合同的卖方 信用证支付方式下应与信用证受益 人的名称 地址一致 02 NO S S 编号 船名 此为托运单的顺序编号 船名可留给船方安排船只舱位后填写 03 FOR 目的港 按合同 信用证规定填写目的港具体名称 遇世界重名港口时 应在港 口名称后面加注国名 04 MARKS 2 From Copenhagen to China port should read from China port to Copenhagen 3 The Bill of Lading should be marked Freight Prepaid instead of Freight to Collect 4 Delete the clause Partial shipments and transshipment prohibited 5 This L C is valid at our counter should be amended to read This L C is valid at your counter Please confirm the amendments by fax as soon as possible Yours sincerely Signed 2 结汇 结汇 结汇指出口商将所得外汇根据外汇管理规定按牌价卖给银行最终取得相应的人民币存进自己的 帐户 目前 我国出口业务中 有三种结汇办法 收妥结汇 出口押汇 买单结汇 定期结汇 其中 出口押汇是国际比较通行的做法 在我国使用越来越多 1 收妥结汇 收妥结汇指议付行寄出出口单据向外索汇 待开证行或付款行通知已将票款划入议付行的帐户 议付行才按当日的外汇牌价将货款折成人民币或直接划入外贸公司和企业的帐户 收妥结汇主要用 于托收方式的出口业务 2 出口押汇 买单结汇 出口押汇也称议付 是银行应出口商的请求 先行垫付外汇 买入汇票和全套出口货运单据 在扣除手续费和利息后 将货款付给出口商的做法 出口押汇对议付行来说存在着一定的风险 议付行 我国 一般只需做信用证项下单证一致的 押汇 3 定期结汇 定期结汇 指出口地银行在收到受益人提交的单据并经审核无误后 将单据寄给国外银行索 偿 并自交单日起在事先规定期限内将货款外汇结算成人民币贷记受益人帐户或交付给受益人 对受益人而言 定期结汇与押汇相比 虽然收汇时间要晚 但无需向银行支付押汇时要付的 利息 3 3 善后函 善后函 为进一步扩大出口 发展出口商同国外客户的业务关系 出口结汇后 出口商应主动向国外客 户去函 感谢客户努力和配合 同时希望与客户继续保持合作 扩大业务关系 争取拿到新的订单 出口善后出口善后 函函 示例示例 31 Dear Sirs We feel much pleased to have received USD1 245 00 against L C No DK 501 under Contract No PC90134 You can be sure that the goods shipped will meet your needs well We believe the conclusion of this transaction will help to further our mutual understanding and pave the way for more business in the future As you might not be aware of the new development in our product range we are airmailing to you two copies of our latest illustrated catalogue If any item interests you please let us know We will give you a special discount of 2 for orders exceeding USD100 000 00 to promote sales at your end We hope our handling of your first order will lead to further transactions between us and look forward to your favorable reply Yours truly 实训任务 七 实训任务 七 模拟索赔与理赔模拟索赔与理赔 索赔与理赔 一 进口索赔 一 进口索赔 进口商品到货后 进口商如发现商品品质 数量 包装等不符合合同的情况 应及时委请商检 部门对进口货物进行检验 鉴定 出具商检证书 在弄清事实 分清责任归属基础上 向有关责任 方提出索赔 1 进口的索赔对象 贸易中进口方的索赔对象有三个 向卖方索赔 向承运人索赔 向保险公司索赔 1 向卖方索赔 当卖方没有按时 按质 按量交货 即商品的品质 规格与合同规定不符 数量不足 交货拖 延或不交货 包装不良使货物受损等 应向卖方提出索赔 2 向承运人索赔 进口货物 如发生残损或到货数量少于提单所载数量 而提单是清洁的无任何不良批注 一般 即是承运人的过失造成 买方可根据不同运输方式的有关规定 及时向有关承运人提出索赔 3 向保险公司索赔 如由于自然灾害 意外事故或运输装卸过程中事故等致使货物受损 并属于承保范围以内的应向 保险公司索赔 此外属于承运人的过失造成的货物残损 丢失 而承运人不予赔偿或赔偿金额不足 32 抵补损失的 如属于保险公司承保范围以内的也应向保险公司提出索赔 2 进口索赔应注意的问题 进口商办理进口索赔手续 须注意以下问题 1 索赔证据 进口商对外提出索赔必须准备索赔证据 包括制备索赔清单 随附商检局签发的检验证书 残损证明以及货物的发票 装箱单 提单副本 其次 对不同的索赔对象 还须另附有关证件 向卖方索赔时 应在索赔证据中提出确切的根据和理由 如系 FOB 或 CFR 合同 必须随附保险单 一份 向轮船公司索赔时 须另附由船长及港务局理货员签证的理货报告及船长签证的短卸或残损证 明 向保险公司索赔时 须另附保险公司与买方的联合检验报告等 根据国际惯例 买方向卖方索赔的金额 应与卖方违约造成的损失相等 除损失的商品价值外 索赔的金额还可包括其他有关费用 例如商品检验费 装卸费 银行手续费 仓租 利息以及预期 的利润 至于索赔的金额具体应包括哪几项 应根据实际情况确定 2 索赔期限 对外索赔必须在合同索赔有效期限内提出 过期无效 如果商检工作需要时间较长 买方可向对 方要求延长索赔期限 如果买卖合同中未规定索赔期限 买方行使索赔权的最长期限为其实际收到 货物起不超过两年 向轮船公司提出海运货损索赔 索赔期限为被保险货物在卸载港全部卸离海轮 后一年之内 向保险公司索赔 索赔期限为货物在最后卸载港全部卸离海轮后两年之内 3 妥善保管受损货物 如果货物受损责任在卖方 进口方可向卖方提出索赔 在卖方同意赔偿前 进口方须保持货物 的原状并作好妥善保管 如果买方不能按实际收到的货物的原状归还货物 他就丧失了宣告合同无 效或要求卖方交付替代货物的权利 3 索赔函 索赔函是受损方向违约方提出索赔要求的书面文件 它是企业解决进出口业务纠纷 维护企业 和国家利益 保障企业信誉的重要手段 索赔函的内容一般包括标题 正文 附件等 索赔函示例索赔函示例 Dear Sirs RE CONTRACT CF6543 FOR 1000 M T CHEMICAL FERTILIZER 33 Further to our cable dated 26th august reading chemical fertilizer ss fengching 36bags found broken material irretrievably lost shortage estimated 1800lbs awaiting survey report We have just received the survey report from the shanghai commodity inspection bureau evidencing the short weight of 1800 ibs A thorough examination showed that the broken bags were due to improper packing for which the suppliers should be definitely responsible On the basis of the scib s survey report we hereby register our claim with you as follows Our claim on short delivered Quantity Stg 357 00 Plus survey charges Stg 25 00 Survey report No sh 75 731 is herein enclosed and we look forward to your settlement at an early date Faithfully yours 二 理赔 二 理赔 理赔是一项政策性 法律性和技术性很强的工作 实践中 理赔工作须本着实事求是精神 尽 可能通过友好协商的办法解决 理赔工作应争取做到既维护我方的正当权益 又不影响双方的贸易 关系 贸易中 理赔一般应注意以下几点 1 理赔时 我方应认真细致地