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文档简介

1 XXXXXXXX 有限公司 发文管理制度发文管理制度 为提高发文质量 充分发挥公文在各项工作中的指导作用 使之规范化 制度化 科学化 特制订本制度 一 本文所指的文件是指 一 本文所指的文件是指 1 以公司名义向公司内部人员发出的正式文件 如规章制 度 通知通报 人事任免以及向公司以外的单位 团体等发出 的正式文件等 2 以各管理部门名义发出的文件 二 二 公文种类及编号公文种类及编号 1 1 公司内部使用的公文种类主要包括 公司内部使用的公文种类主要包括 决定 适用于对重要事项或重大行动做出的安排 任免和聘 用管理人员 通知 适用于公司转发上级政府部门公文 发布规章制度 传达要求各部门执行的事项 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 报告 适用于下级部门向上级汇报工作 反映情况 提出意 见或者建议 答复上级部门的询问等 请示 适用于下级部门向上级请求指示 批准 批复 适用于上级部门答复下级请示事项 2 函 适用于不相隶属的部门之间相互商洽工作 询问和答复 问题 会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项 决议 适用于公司会议议定的重要事项 制度 管理办法 适用于公司明确和规范各项具体工作 2 2 文件编号 文件编号 对公司有重大影响的决议 定 制度 办法 通知等文 由综合办以公司红头文统一编号下发 具体文件编号 XXXX 年份 序号 公司一般性的文件下发 以文件类别划分 如 人事 通知 通报 决定等 全部由综合办统一编文号 如 XXXX 通知 年份 序 号 XXXX 通报 年份 序号 生产办如需对内下发文件的 全部到综合办编号存档 其余 部门无发文权限 如其他部门确需下发通知等文 全部以厂部或与 综合办联合下发 简易 单 的通知 要求等文 无需编号 可以直接下发 三 文件的签署与盖章三 文件的签署与盖章 1 各部门均无对外发文权限 对外发文只能以公司名义 2 以公司红头发布的文件应由公司董事长或总经理进行签署 收文部门必须签字 以便存档 3 以公司名义发布的文件应盖公司公章 以部门名义发出的 文件应盖本部门印章 若因特殊情况需盖公司公章 应经分管经理 3 同意 4 公司综合办负责对以公司名义发布的文件进行编号及管理 文件正式发布前应与分管经理取得一致意见 并有分管经理书面或 邮件批准 四 文件的发放与归档和销毁四 文件的发放与归档和销毁 1 未经相应权限负责人审核同意的文件 一律不准发放 所 有发放文件 应存档保留 2 以公司名义发放文件由综合办登记和归档 各部门发文由 发文部门指定人员进行登记和归档 归档部门应存有所发文件的电 子版本和盖有印章的纸质版 3 没有归档和存查价值的公文 经过公文管理部门负责人批 准
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