Excel_2003教学实例

目目 录录 任务引入 1 任务分析 2 任务实施 3 任务引入 22 任务分析 22 任务实施 24 任务引入 30 任务分析 30 相关知识 32 任务实施 33 任务引入 40 任务分析 40 任务实施 40 任务引入 44 任务分析 44 任务实施 44 1 任务一任务一 创建和分析图书销售表创建和分析图书销售表 知识技能点 Excel2003 启动 退出 Excel 工作簿 工作表 行 列 单元格及单元格 区域的概念 Excel 工作簿的建立 打开及保存 Excel 工作表的选择 插入 删除 重命名 移动 复制和隐藏 Excel 单元格 单元格区域 行和列的选择 插入 和删除 Excel 数据输入 编辑 查找和替换的方法 Excel2003 公式和函数的使用 Excel2003 中批注的使用 任务引入 任务引入 王君是书店的经理 2007 年初她要做 2006 年计算机图书的销售分析表和图书利润分析 现在她要将图书的名称 编号 销售价格 销量及出版社等各种信息输入到表格中 并利 用 Excel 对数据进行分析 销售表内容如下 2006 年计算机书籍销售分析 编号图书出版社一季度二季度三季度四季度年销售量单价年销售额 0101VB高教5045304020 元 0102VC高教5040324525 元 0103操作系统高教2024353121 元 0201VB科学2343353418 元 0202数据结构科学4334233517 元 0301VC清华6050565328 元 0302操作系统清华5060706023 元 0303VB清华5968566726 元 0401数据结构人民2024302719 元 0402操作系统人民3023242020 元 总计 日期2007 年 1 月 3 日 图书利润表 编号进价销量售价利润 2 010112 元16520 元 010213 元16725 元 010311 元11021 元 020110 元13518 元 020210 元13517 元 030116 元21928 元 030212 元24023 元 030315 元25026 元 040112 元10119 元 040213 元9720 元 总计 任务分析 任务分析 在 Excel2003 下把有关图书销售的数据输入到计算机中并保存起来 这就是王君要做的 首要工作 而完成数据的输入是使用 Excel 创建电子表格的一项最基础的工作 这里面涉 及到工作簿的建立和保存 工作表的编辑 单元格 单元格区域 行和列的选择 各种类 型数据的输入 编辑 填充及删除 接下来王君还要对所有数据进行分析 这里面涉及到 Excel 中公式的和函数的使用 任务实施 任务实施 步骤一 建立并保存空白工作簿步骤一 建立并保存空白工作簿 1 1 Excel2003Excel2003 的启动的启动 单击 Windows 窗口左下角的 开始 按纽 从 所有程序 项中选择 Microsoft Office2003 单击 Microsoft Office2003 中 Excel2003 菜单项 即可完成启动 如图 4 1 图 4 1 开始菜单 也可以通过双击 Excel2003 的桌面快捷方式启动 或者通过 开始 菜单中的 运行 命令 在 运行 对话框中输入 Excel 启动 3 2 2 建立空白工作簿 建立空白工作簿 启动 Excel 后 系统会自动创建一个新工作簿 默认的文档名是 book1 xls 如图 4 2 所示 图 4 2 默认文档 新建工作簿方法 方法一 菜单 文件 新建 方法二 快捷键 Ctrl N 方法三 工具栏新建按钮 知识技能拓展知识技能拓展 认识 Excel 窗口界面 如图 4 4 图 4 3Excel 窗口界面 3 3 工作簿保存 工作簿保存 新建一个工作簿后 不要急于录入内容 正确的做法是先进行保存 以免录入过程中出 4 现问题而导致新建工作簿的内容丢失 这样不但有利于工作簿长久保存 而且便于以后再 次使用 当新建的工作簿第一次保存时 单击菜单栏 文件 保存 或 文件 另存为 会 出现一个 另存为 对话框 如图 4 4 所示 这时需在 保存位置 列表中选择合适的文 件夹 然后在 文件名 文本框中输入文件名称 计算机书籍销售 最后单击 保存 按 钮即可 同样 我们也可以通过工具栏中的 保存 按钮和快捷键 Ctrl S 实现保存的 操作 对一个曾经保存过的工作簿再次进行编辑修改时 如果想把修改后的文档仍然保存 到原文件中只需单击 文件 保存 或常用工具栏中的 保存 按钮即可 如果想不影响原 文件还要保存修改后的内容 这时应单击 文件 另存为 出现 另存为 对话框 图 4 4 另存为 对话框 知识技能拓展知识技能拓展 打开工作簿打开工作簿 方法一 菜单 文件 打开 方法二 工具栏打开按钮 方法三 快捷键 Ctrl O 步骤二 销售表数据输入步骤二 销售表数据输入 单击 sheeet1 标签 图 4 4 将以下内容输入到第一个工作表 1 1 输入表标题 书名 出版社和编号 文本 字符或文字 型数据及输入 输入表标题 书名 出版社和编号 文本 字符或文字 型数据及输入 在 Excel 2003 中 文本可以是字母 汉字 数字 空格和其他字符 也可以是它们的组 合 在默认状态下 所有文字型数据在单元格中均是左对齐 输入文字时 文字出现在活 动单元格和编辑栏中 输入时注意以下几点 在当前单元格中 一般文字如字母 汉字等直接输入即可 如果把数字作为文本输入 身份证号码 电话号码 3 5 2 3 等 应先输 入一个半角字符的单引号 再输入相应的字符 例如 0101 第一步 在单元格 A1 中输入标题 2006 年计算机书籍销售分析 第二步 在第二行输入相应内容 四个季度暂时不输入 第三步 选中 A1 到 J11 的单元格区域 单击 A1 鼠标为空心十字符号时拖动至 J11 第四步 单击工具栏合并及居中按钮 如图 4 4 或者在单元格格式对话框中设置 单 元格格式的相关知识将在下一节中详细介绍 5 知识技能拓展知识技能拓展 向单元格输入数据的方式向单元格输入数据的方式 1 单击选择需要输入数据的单元格 然后直接输入数据 以回车键结束 输入的内容将 直接显示在单元格内和编辑栏中 2 单击单元格 然后单击编辑栏 可在编辑栏中输入或编辑当前单元格的数据 3 双击单元格 单元格内出现插入光标 移动光标到所需位置 即可进行数据的输入或 编辑修改 4 如果要同时在多个单元格中输入相同的数据 可选定相应的单元格 然后输入数据 按 Ctrl Enter 键 即可想这些单元格同时输入相同的数据 知识技能拓展知识技能拓展 常用的选择操作常用的选择操作 选择内容选择内容具体操作具体操作 单个单元格单击相应的单元格 或用箭头键移动到相应的单元格 某个单元格区域 单击选定该区域的第一个单元格 然后拖动鼠标直至选定最 后一个单元格 工作表中的所有单 元格 单击 全选 按钮 见图 4 4 不相邻的单元格或 单元格区域 先选定第一个单元格或单元格区域 然后按住 Ctrl 键 再选 定其他的单元格或单元格区域 较大的单元格区域 单击选定区域的第一个单元格 然后按住 Shift 键再单击该 区域的最后一个单元格 若此单元格不可见 可以用滚动条使 之可见 整行单击行标 整列单击列标 相邻的行或列 沿行标或列标拖动鼠标 或选定第一行或第一列 然后按住 Shift 键再选定其它行或列 不相邻的行或列 先选定第一行或第一列 然后按住 Ctrl 键再选定其他的行或 列 增加或减少活动区 域的单元格 按住 Shift 键并单击新选定区域的最后一个单元格 在活动 单元格和所单击的单元格之间的矩形区域将成为新的选定区域 2 2 输入图书的销量和单价 数字 值 型数据 输入图书的销量和单价 数字 值 型数据 在 Excel 2003 中 数字型数据除了数字 0 9 外 还包括 正 负号 千 分位号 小数点 E e 等特殊字符 输入数字型数据默认右对齐 数字与 非数字的组合均作文本型数据处理 输入数字型数据时 注意以下几点 输入分数时 应在分数前输入 0 零 及一个空格 如分数 2 3 应该输入 0 2 3 如果直接输入 2 3 或 02 3 则系统将把他视作日期 认为是 2 月 3 日 6 输入负数时 应在负数前输入负号 或将其置于括号中 如 8 或 8 在数字间可以用千分位号 隔开 如 12 002 单元格中的数字格式决定 Excel 2003 在工作中表示数字的方式 如果在 常规 规格的单元中输入数字 Excel 2003 会将数字显示为整数 小数 或者当数字度超出单元 格宽度时以科学记数法表示 采用 常规 规格的数字长度为 11 位 其中包括小数点和类 似 E 和 这样的字符 如果要输入并显示多于 11 位的数字 可以使用内置的科学记 数格式 即指数格式 或自定义的数字格式 Excel 2003 将根据具体情况套用不同的数字格式 例如 如果输入 16 88 Excel 2003 将套用货币格式 如果要改变数字格式 则先选定包括数字的单元 格 再单击 格式 菜单中的 单元格 命令 然后在单击 数字 选项卡 再根据需要 选定相应的分类和格式 无论显示的数字的位置如何 Excel 2003 都只保留 15 位的数字精度 如果数字 长度超出了 15 位 则 Excel 2003 会将多余的数字位转换成 0 零 3 3 输入四个季度 自动填充数据 输入四个季度 自动填充数据 Excel 2003 有 自动填充 功能 可以自动填充一些有规律的数据 如 填充相同数据 填充数据的等比数列 等差数列和日期时间数列等 自动填充是根据初值决定以后的填充项 方法为 将鼠标移动到初值所在的单元格填充 柄上 如图 4 5 图 4 5 自动填充 当鼠标指针变成黑色十字形时 按住鼠标左键拖动到所需的位置 松开鼠标 即可完成 自动填充 如图 4 6 7 图 4 6 自动填充 使用自动填充注意以下几点使用自动填充注意以下几点 初值为纯数字型数据或文字型数据时 拖动填充柄在相应单元格中填充相同数据 即复制填充 若拖动填充柄的同时按住 Ctrl 键 可使数字型数据自动增 1 初值为文字型数据和数字数据混合体 填充时文字不变 数字递增减 如初值为 A1 则填充为 A2 A3 A4 等 初值为 Excel 预设序列中的数据 则按预设序列填充 初值为日期时间型数据及具有增减可能的文字型数据 则自动增 1 若拖动填充 柄的同时按住 Ctrl 键 则在相应单元格中填充相同数据 知识技能拓展知识技能拓展 序列序列 1 输入任意等差 等比数列 输入任意等差 等比数列 先选定待填充数据区的起始单元格 输入序列的初始值 再选定相邻的另一个单元格 诸如序列的第二个数值 这两个单元格中数值的差额将决定该序列的增长步长 选定包含 初值和第二个数值的单元格 如图 4 7 图 4 7 自动填充 用鼠标拖动填充柄经过待填充区域 如果要按升序排列 则从上向下或从左到右填充 如果要按降序排列 则从下向上或从右到左填充 如图 4 8 8 图 4 8 自动填充 如果要指定序列类型 则先按住鼠标右键 再拖动填充柄 在到达填充区域的最后单元 格时松开鼠标右键 在弹出的快捷菜单中单击相应的命令 如图 4 9 图 4 9 指定序列类型 也可以在第一个单元格输入起始值 图 4 10 图 4 10 填充 通过 编辑 菜单中的 填充 序列 命令 打开 序列 对话框 如图 4 11 图 4 11 序列 对话框 9 产生一个序列 在对话框的 序列产生在 区域选择 列 选择的序列类型为 等比数 列 然后在 步长值 中输入 2 终止值 中键入 256 最后单击 确定 就会看到如 图 4 12 所示的结果 图 4 12 填充 2 创建自定义序列 创建自定义序列 用户可以通过工作表中现有的数据项或输入序列的方式 创建自定义序列 并可以保存 起来 供以后使用 1 利用现有数据创建自定义序列 如果已经输入了将要用作填充序列的数据清单 则可以先选定工作表中相应的数据区域 如图 4 13 所示 图 4 13 自定义序列 单击 工具 菜单中的 选项 命令 打开 选项 对话框 在对话框中选 自定义 序列 选项卡 单击 导入 即可使用现有数据创建自定义序列 如图 4 14 所示 10 图 4 14 选项 对话框 2 利用输入序列方式创建自定义序列 选择如图 4 14 所示 自定义序列 列表中的 新序列 选项 然后在 输入序列 编辑 列表框中 从第一个序列元素开始输入新的序列 在输入每个元素后 按回车键 单击 添加 按钮即可 4 4 输入建表日期 日期和时间型数据及输入 输入建表日期 日期和时间型数据及输入 Excel 2003 将日期和时间视为数字处理 工作表中时间或日期的显示方式取决于所在单 元格中的数字格式 在键入了 Excel 2003 可以识别的日期或时间型数据后 单元格格式显 示为某中内置的日期或时间格式 在默认状态下 日期和时间型数据在单元格中右对齐 如果 Excel 2003 不能识别输入的日期或时间格式 输入的内容将被视作文本 并在单元格 中右对齐 在控制面板的 区域选项 中的 日期 选项卡和 时间 选项选项卡中的设 置 将决定当日期和时间默认格式 以及默认的日期和时间符号 输入时注意以下几点 一般情况下 日期分隔符使用 或 例如 2007 1 3 2007 1 3 或 3 Jan 2006 都表示 2007 年 1 月 3 日 如果输入月和日 Excel 2003 就取计算机内部时钟的年份作为默认值 例如 在 当前单元格中输入 1 3 或 1 3 按回车键后显示 1 月 3 日 当再把刚才的单元格变为当前 单元格时 在编辑栏中显示 2007 1 3 假设当前系统时间是 2007 年 时间分隔符一般使用冒号 例如 输入 7 0 1 或 7 00 01 都表示 7 点零 1 秒 可以只输入时和分 也可以只输入小时数和冒号 还可以输入小时数大于 24 的时间 数据 如果要基于 12 小时数输入时间 则在时间 不包括只有小时数和冒号的时间数据 后输入一个空格 然后输入 AM 或 PM 也可以是 A 或 P 用来表示上午或下午 否则 Excel 2003 将基于 24 小时制计算时间 例如 如果输入 3 00 而不是 3 00PM 将被视为 3 00AM 如果输入当天的日期 则按 Ctrl 分号 如果要输入当前的时间 则按 Ctrl Shifl 冒号 如果在单元格中既输入日期又输入时间 则中间必须空格隔开 步骤三 销售表数据分析步骤三 销售表数据分析 1 1 计算各种图书的年销售量 使用函数 计算各种图书的年销售量 使用函数 11 Excel 2003 提供了许多内置函数 包括财务 日期与时间 数学与三角函数 统计 查 找与引用 数据库等 9 类 几百种函数 为用户对数据进行运算和分析带来极大的方便 Excel 2003 函数由函数名 括号和参数组成 如 SUM B2 E2 当函数以公式的 形式出现时 则应在函数名称前面输入等号 具体应用步骤 第一步 选择目标单元 格 如图 4 15 所示 图 4 15 选择目标单元格 第二步 使用 常用 工具栏中的 自动求和 按钮或 插入 菜单中的 函数 命令 或编辑栏 粘贴函数 按钮 打开 插入函数 对话框 如图 4 16 所示 图 4 16打开 插入函数 对话框 第三步 选择 常用函数 中的 SUM 求和函数 单击确定按钮 弹出 sum 函数参 数对话框 如图 4 17 所示 注意 此时函数参数呈反白显示 12 图 4 17sum 函数参数对话框 第四步 单击地址引用按钮 出现地址引用状态 如图 4 18 所示 图 4 18 引用单元格地址 拖动鼠标引用相应单元格地址 再次单击地址引用按钮 恢复函数参数对话框 如图 4 19 所示 注意此时函数参数常规显示 图 4 19 函数参数对话框 单击 确定 按钮 结果如图 4 20 所示 13 图 4 20 年销售量结果 第五步 复制单元格 拖动 H3 填充柄 如图 4 20 至 H12 计算出各种图书的年销售 量 如图 4 21 图 4 21 年销售量结果 2 2 计算各种图书的年销售总额 使用公式 计算各种图书的年销售总额 使用公式 第一步 选中年销售额列目标单元格 第二步 输入等号 如图 4 22 图 4 22 使用公式 14 Excel 2000 中的公式与数学表达式基本相同 有参与运算的数锯和运算符组成 但但 Excel 2000 的公式在输入时必须以的公式在输入时必须以 开头 开头 第三步 单击年销售量列相应单元格 第四步 从键盘上输入 乘号 如图 4 23 图 4 23 引用单元格地址 第五步 单击单价列相应单元格地址 以回车结束 得到年销售总额 第六步 拖动填充控制柄 复制公式 得到其他图书的年销售额 使用公式时注意以下几点 Excel 2003 运算符类型有 算术运算符 比较运算符 文本运算符和引用运算符 算术运算符 加号 减号或负号 星号或乘号 除号 百分号 乘方 完成基本的数学运算 返回值为数值 例如 在单元格中输入 2 5 后回车 结果为 27 比较运算符 等号 大于 小于 大于等于 小于等于 不等于 用以实现两个值的比较 结果是一个逻辑值 True 或 False 例如 在单元格中输入 3 8 结果为 True 文本运算符 用来连接一个或多个文本数据以产生组合的文本 例如 在单元格中输入 职业 学院 注意文本输入时需加英文引号 后回车 将 产生 职业学院 的结果 输入 职业 技术 学院 将产生 职业技术 学院 的结果 单元格引用运算符 冒号 冒号是引用运算符 用于合并多个单元格区 域 例如 B2 E2 表示引用 B2 到 E2 之间的所有单无格 公式中的运算符运算优先级为 冒号 百分比 乘幂 除 加 连接符 比较运算符 对于优先级相同的运算 符 则从左到右进行计算 如果要修改计算须序 则应把公式中需要首先计算的部分括在 圆括号内 运算符必须是英文半角状态下输入 公式的运算对象尽量引用单元格地址 以便于复制引用公式 15 知识技能拓展知识技能拓展 单元格的相对引用和绝对引用单元格的相对引用和绝对引用 单元格的引用是把单元格的数据和公式联系起来 标识工作表中单元格或单元格区域 指明公式中使用数据位置 Excel 单元格的引用有两种基本方式 相对引用和绝对引用 Excel 默认为相对引用 1 相对引用是指单元格引用会随公式所在位置的变化变而改变 公式的值将会依据更改 后的单元格地址的值重新计算 2 绝对引用是指公式中的单元格或单元格区域地址不随着公式位置的改变而发生改变 不论公式的单元格处在什么位置 公式中所引用的单元格位置都是其在工作表中确切位置 绝对单元格引用的形式是每一个列标及行号前加一个 符号 例如 公式 1 06 C 4 3 混合引用是指单元格或单元格区域的地址部分是相对引用 部分是绝对引用 如 B2 B 2 4 三维地址引用 在 Excel 中 不但可以引用同一工作表中的单元格 还能引用不同工作 表中的单元格 引用格式为 工作薄名 工作表名 单元格引用 例如在 Book1 中引用 Book2 的 sheet1 的第三行第五列 可表示为 Book2 Sheet1 E3 3 3 计算所有图书的年销售总额 利用工具栏自动求和按钮 计算所有图书的年销售总额 利用工具栏自动求和按钮 第一步 选中目标单元格 第二步 单击工具栏自动求和按钮 如图 4 24 图 4 24 自动求和 第三步 按回车键 步骤四 利润表数据输入和分析步骤四 利润表数据输入和分析 单击 sheet2 标签 图 4 3 选择第二个工作表 1 将利润表进价列输入到第二个工作表相应列 2 将 sheet1 中编号列和售价列复制到 sheet2 中的相应列 第一步 选中 sheet1 中相应的单元格区域 第二步 按快捷键 Ctrl C 第三步 选定 sheet2 中相应区域的第一个单元格 第四步 按 快捷键 Ctrl V 还可以利用编辑菜单或者工具栏中快捷按钮进行操作 3 将 sheet1 中销量列复制到 sheet2 中 利用选择性粘贴 16 第一步 选择 shee1 中销量区域 第二步 按快捷键 Ctrl C 第三步 单击 编辑 选择性粘贴 命令 出现入图 4 25 的对话框 选择 数值 图 4 25 选择性粘贴 对话框 4 利用公式计算每种书的利润及总利润 方法如步骤四 知识技能拓展知识技能拓展 数据的其他编辑数据的其他编辑 1 数据修改 数据修改 方法一 在编辑栏修改 先选中要修改的单元格 然后在编辑栏中进行相应的修改 按 输入按钮 确认修改 按 取消按钮 如图 26 或 Esc 键放弃修改 图 4 26 编辑栏 方法二 直接在单元格中修改 双击单元格 然后进入单元格修改 方法三 以新数据代替旧数据 单击单元格 输入新的数据 2 数据删除 数据删除 Excel2003 中数据删除有两个概念 数据删除和清除 数据清除的对象是数据 单元格本身不受影响 选择一个单元格区域后 单击 编辑 清除 命令 弹出一个级联菜单 如图 4 27 或者选定区域后按 Del 键 相当于选 择清除 内容 命令 也可以使用右键操作 17 图 4 27 数据清除 数据删除的对象是单元格 删除后选取的单元格连同里面的数据都从工作表中消失 选 择一个选择一个单元格区域后 单击 编辑 删除 命令 弹出一个对话框 如图 4 28 图 4 28 删除 对话框 3 利用鼠标复制和移动复制利用鼠标复制和移动复制 先选择源区域 按住 Ctrl 键的同时拖动源区域 到目标位置释放鼠标 注意 鼠标应指向源区域的周围 变成一个右上角带有一个小十 字的空心箭头 利用鼠标移动时不按 Ctrl 键 步骤五 将步骤五 将 sheet1sheet1 重命名为销售表 重命名为销售表 sheet2sheet2 重命名为利润表重命名为利润表 方法一 双击相相应的工作表标签 输入新名称覆盖原有名称即可 方法二 右击将改名的工作表标签 然后选择快捷菜单中的 重命名 命令 最后输入 新的工作表名称 方法三 单击相应的工作表标签 单击菜单 格式 工作表 重命名 如 图 4 29 18 图 4 29 工作表菜单 步骤六 删除步骤六 删除 sheet3sheet3 方法一 单击工作表标签sheet3sheet3 使用 编辑 菜单中的 删除工作表 命令 方法二 右击 sheet3 选择快捷菜单中的 删除 命令 步骤七 隐藏工作表步骤七 隐藏工作表 利润表利润表 1 选顶需要隐藏的工作表 2 利用菜单 格式 工作表 隐藏 命令 如图 4 29 取消隐藏取消隐藏 在 格式 菜单上 指向 工作表 再单击 取消隐藏 命令 出现如图 4 30 所示的 取消隐藏 对话框 图 4 30 取消隐藏 对话框 知识技能拓展知识技能拓展 工作表的选择 插入 移动和复制工作表的选择 插入 移动和复制 1 选择工作表 选择工作表 单击某个工作表标签 可以选择该工作表为当前工作表 按住 Ctrl 键分 别单击工作表标签 可同时选择多个工作表 2 插入新工作表插入新工作表 方法一 首先单击插入位置右边的工作表标签 然后选择 插入 菜单中的 工作表 命令 新插入的工作表将出现在当前工作表之前 19 方法二 右击插入位置右边的工作表标签 在选择快捷菜单中的 插入 命令 将出现 插入 对话框 选定工作表后单击 确定 按钮 如果要添加多张工作表 则同时选定 与待添加工作表相同数目的工作表标签 然后在单击 插入 菜单中的 工作表 命令 5 移动或复制工作表移动或复制工作表 在同一个工作簿中移动或复制工作表 如果要在当前工作簿中移动工作表 可以沿工作表标签栏拖动选定的工作表标签到目标 位置 如果要在当前工作簿中复制工作表 则需要在拖动工作表的同时按住 Ctrl 键到目标 位置 在不同工作簿之间移动或复制工作表 打开各工作簿 选中源工作表 选择 编辑 菜单中的 移动或复制工作表 命令 出现如图 4 31 所示的 移动 或复制工作表 对话框 图 4 31 移动或复制工作表 对话框 在该对话框的 工作簿 下拉列表框中 选定用于接收工作表的工作簿 下列选 定工作表之前 列表框中 单击需要在其前面插入移动或复制工作表的工作表 如果要复 制而非移动工作表 则需要选中 建立副本 复选框 单击 确定 按扭 关闭对话框 步骤八 将销售表中步骤八 将销售表中 VBVB 都改为都改为 VisualVisual Basic Basic 使用查找和替换功能使用查找和替换功能 1 选中整张工作表或者任一个单元格 2 使用 编辑 菜单中的 替换 命令 步骤九 给利润表的编号列的单元格添加批注 内容为图书和出版社名称 步骤九 给利润表的编号列的单元格添加批注 内容为图书和出版社名称 1 对利润表取消隐藏 方法如步骤六 2 单击需要添加批注的单元格 3 在 插入 菜单中或击右键利用快捷菜单选择 批注 命令 4 在弹出的批注框中输入批注文本 如图 4 32 所示 20 图 4 32 批注 5 完成文本输入后 单击批注框外的工作表区域 要编辑 删除 显示和隐藏批注可以进行如下操作 选定单元格单击右键 在弹出的快要编辑 删除 显示和隐藏批注可以进行如下操作 选定单元格单击右键 在弹出的快 捷菜单中选择相应的命令捷菜单中选择相应的命令 步骤十 保存工作簿步骤十 保存工作簿 计算机书籍销售计算机书籍销售 至此 任务一的工作全部结束 至此 任务一的工作全部结束 知识技能拓展知识技能拓展 插入和删除行 列和单元格插入和删除行 列和单元格 1 插入行 如果要在某一行上方插入一行 则选定该行标或着其中的任一单元格 在插入菜单上 单击行命令 或单击右键 选择 插入 行 命令 如果要插入 N 行 则选定需要插入的新行下边相邻的 N 行 在 插入 菜单上单击 行 命令 2 插入列 如果只需要插入一列 则选定需要插入的新列右侧相邻列或其任意单元格 选择 插 入 列 命令 如果要插入 N 列 则选定需要插入的新列右侧相邻的 N 列 在 插入 菜单上单击 列 命令 3 插入单元格 第一步 在需要插入空单元格处选定相应的单元格区域 注意 选定的单元格数目应与 待插入的空单元格数目相同 第二步 在 插入 菜单上选择 单元格 命令 出现如图 4 33 所示的对话框 21 图 4 33 插入 对话框 第三步 根据需要选择 按确定按钮 4 删除操作 删除行 列 选中要删除的行或列 下面的行或右边的列将自动移动并填补空缺 删除单元格 选定要删除的单元格或单元格区域 单击 编辑 删除 命令或击右 键删除 出现如图 4 34 所示的对话框 根据需要选择后 单击 确定 按钮 图 4 34 删除 对话框 22 任务二任务二 格式化工作表格式化工作表 任务引入任务引入 王君在工作表中输入完成数据 但考虑到工作表肯定要供别人浏览 其外观修饰也不 可忽视 因此 要解决数字如何显示 文本如何对齐 字形字体的设置以及边框 颜色的 设置等格式化问题 那么 王君如何格式化工作表呢 任务分析任务分析 对工作表进行格式设置 使工作表美观悦目 符合要求 是王君本次任务的重点 Excel 表格功能很强 系统提供了丰富的格式化命令 利用这些命令 可以对工作表内的 数据及外观进行修饰 制作出各种既符合日常习惯又美观的表格 如进行数字显示格式设 置 文字的字形 字体 字号和对齐方式的设置 表格边框 底纹 图案颜色设置等多种 操作 其操作效果图如下所示 格式化数据初始图 字体 对齐的设置效果图 知识技能点 数据格式化操作 调整单元格的行高和列宽 自动套用格式操作 条件格式的设置 23 表格标题居中效果图 调整单元格的行高和列宽初始图 调整单元格的行高和列宽效果图 自动套用格式初始图 24 自动套用格式效果图 任务实施任务实施 实施步骤一 实施步骤一 格式化数据格式化数据 单元格的数据格式定义包括六部分 数字 对齐 字体 边框 图案和保护 单元格 数据的格式化操作必须先选择要进行格式化的单元格或单元格区域 然后才能进行相应的 格式化操作 与 Word 2003 格式化文本类似 Excel 2003 对单元格数据的格式化操作也可 使用 单元格格式 对话框设置 格式 工具栏设置 格式刷复制三种方法 1 使用 使用 单元格格式单元格格式 对话框对话框 先选择要进行格式化的单元格或单元格区域 然后选择 格式 菜单中的 单元格 命令 或者在右击弹出的快捷菜单中选择 设置单元格格式 命令 出现如图 4 35 所示 的 单元格格式 对话框 25 图 4 35 单元格格式 对话框 在 数字 选项卡中 可以对各种类型的数据进行相应的显示格式设置 在 对齐 选项卡中 可以对单元格中的数据进行水平对齐 垂直对齐及方向的格式设置 在 字体 选项卡中 可以对字体 字形 大小 颜色等进行格式定义 在 边框 选项卡中 可以 对单元格的外边框以及边框类型 颜色等进行格式定义 在 图案 选项卡中 可以对单 元格底纹的颜色和图案等进行定义 在 保护 选项卡中 可以进行单元格的保护设置 请同学们为图 4 36 所示的数据区域加上边框 内细外粗 再看看效果 另外 与 Word 中表格格式的设置进行一下比较 看看两者有何异同 2 使用使用 格式格式 工具栏工具栏 先选择要进行格式化的单元格或单元格区域 然后单击 格式 工具栏中的相应按钮 即可 例如 将图 4 36 中工作表的 5 行 A 列至 15 行 D 列区域设为字体为黑体 字号为 16 右对齐 具体做法是 先选定 5 行 A 列至 15 行 D 列区域 然后在 格式 工具栏中将 字体设为黑体 字号设为 16 最后单击 右对齐 按钮即可 结果如图 4 36 所示 图 4 36 字体 对齐的设置 再如 图 4 36 中要把 A1 单元格中的内容 商品降价信息表 作为表格标题居中 其 操作步骤是 首先拖动选定 A1 E1 单元格区域 选定区域能够同下面的表格一样宽 然 后单击 格式 工具栏中的 合并及居中 按纽即可 标题居中结果如图 4 37 所示 26 图 4 37 表格标题居中 3 快速复制格式 快速复制格式 使用 常用 工具栏中的 格式刷 按钮可快速复制单元格的格式信息 具体操作过 程与 Word2003 相似 若工作表的两部分格式相同 则只要制作其中一部分 另一部分可用 复制格式的方法产生其格式 然后填入数据 若要生成的工作表的格式与已存在的某工作 表一样 则复制该工作表的格式 然后填入数据 这样可节省大量格式化表格的时间和精 力 复制格式的步骤如下 选定要复制的源单元格式区域 单击 常用 工具栏中 格式刷 工具按钮 此时 鼠标指针带有一个刷子 鼠标指针移到目标区域的左上角 并单击 则该区域用源区域的格式进行格式化 若目标区域在另一工作表 则选择该工作表 鼠标指针移到目标区域的左上角并单击 实施步骤二 调整单元格的行高和列宽实施步骤二 调整单元格的行高和列宽 工作表中所有单元格的行高和列宽在正常情况下都为默认值 若不能满足要求 则有 必要对行高和列宽进行调整 1 调整列宽 调整列宽 方法一 拖动列标右边界来设置所需的列宽 方法二 双击列标右边的边界 使列宽适合单元格中的内容 即与单元格中的内容的 宽度一致 方法三 选定相应的列 将鼠标指向 格式 菜单中的 列 子菜单 然后选择 列 宽 命令并输入所需的宽度 用数字表示 例如 将图 4 38 表中 B3 I7 区域列宽设为 8 的做法如下 选定 B3 I7 区域 将鼠标 指向 格式 菜单中的 列 子菜单 然后单击 列宽 命令 在 列宽 对话框中输入 所需的列宽值 8 后单击 确定 按钮 结果如图 4 38 所示 27 图 4 38 列宽值设为 8 方法四 复制列宽 如果要将某一列的列宽复制到其他列中 则选定该列中的单元格 并单击 常用 工具栏中的 复制 按钮 然后选定目标列 接着 选择 编辑 菜单中 的 选择性粘贴 命令 然后单击 列宽 选项 2 调整行高 调整行高 类似地 行高的调整也有三种方法 方法一 拖动行标题的下边界来设置所需的行高 方法二 双击行标题下方的边界 使行高适合单元格中的内容 行高的大小与该行字 符的最大字号有关 方法三 选定相应的行 将鼠标指向 格式 菜单中的 行 子菜单 然后选择 行 高 命令并输入所需的高度值 用数字表示 注意 不能用复制的方法来调整行高 实施步骤三 自动套用格式和条件格式实施步骤三 自动套用格式和条件格式 1 自动套用格式 自动套用格式 Excel 提供了多种已经设置好的表格格式 可以很方便地选择所需样式 套用到选定 的工作表单元格区域 套用时可以全部套用 也可以部分套用 使用自动套用格式的步骤如下 1 选择要自动套用表格格式的单元格区域 2 选择菜单 格式 自动套用格式 命令 打开 自动套用格式 对话框 如图 4 39 所示 28 图 4 39 自动套用格式 对话框 3 选择一种套用的格式 4 如果要部分套用 则单击 选项 按钮 在对话框的下方将弹出 要应用的格式 区 去除不想应用版式的选项 5 单击 确定 按钮完成 若要删除自动套用格式 则先选择要删除自动套用格式的区域 在 自动套用格式 对话框的 格式 列表底端 选择 无 单击 确定 按钮 2 2 条件格式条件格式 在工作表中有时为了突出显示满足设定条件的数据 可以设置单元格的条件格式 用 于对选定区域各单元格中的数据是否满足设定的条件动态地为单元格自动设置格式 如果单元格中的值发生更改而不满足设定的条件 Excel 会暂停突出显示的格式 不 管是否有数据满足条件或是否显示了指定的单元格式 条件格式在被删除前会一直对单元 格起作用 设置条件格式的操作办法是 1 选定要设置条件格式的单元格或单元格区域 2 选择 格式 菜单中的 条件格式 命令 打开 条件格式 对话框 如图 4 40 所示 图 4 40 条件格式 对话框 3 在对话框中选定 单元格数值 选项 接着选定比较词组 如 介于 然后在 合适的框中键入数值 输入的数值可以是常数 也可以是公式 公式前要加上等号 29 4 单击 格式 按钮 打开其对话框 选择要应用的字体样式 字体颜色 边框 背景色或图案 指定是否带下划线 5 加入另一个条件 单击 添加 条件格式 对话框展开 条件二 框 然后重 复上述步骤 最多可设定三个条件 只有单元格中的值满足条件或是公式返回逻辑值真时 Excel 才应用选定的格式 对已设置的条件格式可以利用 删除 按钮进行格式删除 利用 添加 按钮进行条 件格式的添加 请同学们自己编辑一个班级成绩表 使用条件格式操作的方法 将不及格的成绩用红 色 倾斜来显示 实施步骤四 建立模版和使用模版实施步骤四 建立模版和使用模版 1 建立模板 建立模板 若某工作簿文件的格式以后经常使用 为了避免每次重复设置格式 可以把工作簿的 格式做成模板并存储 以后每当要建立与之相同格式的工作簿时 直接调用该模板 可以 快速建立所需的工作簿文件 创建模板的方法是 创建工作簿并将其格式化为所需格式 也可以打开符合要求的工作簿 单击 文件 菜单的 另存为 命令 打开 另存为 对话框 单击 保存类型 栏的下拉按钮 从出现的下拉列表中选择 模板 在 文件名 栏输入模板的文件名 保存位置 选择系统约定存放的模板的 Templates 文件夹 单击 保存 按钮 2 使用模板建立新工作簿文件 使用模板建立新工作簿文件 单击 文件 菜单的 新建 命令 出现 新建工作簿 选择其中一种模板 并单击 确定 按钮 这样 就产生新工作簿文件 其中的工作表个数及其格式与所用模板一致 30 任务三任务三 数据清单数据清单 任务引入任务引入 Excel2003 的数据清单具有类似数据库的特点 可以实现数据的排序 筛选 分类汇 总 统计和查询等操作 具有数据库的组织 管理和处理数据的功能 王君想按照某种方 式查看自己需要的数据 那么 如何查看数据 实现对 Excel 数据库的管理功能呢 知识技能点 数据清单相关概念 数据排序操作 数据的筛选操作 数据清单分类汇总操作 31 任务分析任务分析 对数据清单进行排序 筛选 分类汇总操作 是本次任务的重点 Excel 提供了多种 操作命令与操作方法 王君掌握这些操作 对于实现 Excel 数据库的管理功能十分重要 通过本次任务学习 力求实现以下操作效果 编辑数据效果图 排序效果图 32 自动筛选效果图 分类汇总初始图 分类汇总效果图 33 相关知识相关知识 数据库 DB DataBase 是存储在计算机存储设备上 结构化的相关数据集合 它 不仅包括描述事物的数据本身 而且还包括相关事物之间的联系 数据库中的数据往往不 象文件系统那样 只面向某一特定应用 而是面向多种应用 可以被多个用户 多个应用 程序共享 例如 某个企业 组织或行业所涉及的全部数据的汇集 可以对数据的增加 删除 修改和检索进行统一的控制 数据库管理系统 DBMS DataBase Management System 则是能够对数据库进行加工 管理的软件 如 Visual FoxPro Sybase 等都属于 数据库管理系统 Excel2003 的数据清单具有类似数据库的特点 可以实现数据的排序 筛选 分类汇总 统计和查询等数据库的管理功能 Excel 数据清单也称 Excel 数据库 具有二维表性质的电子表格在 Excel 中被称为 数据清单 数据清单类似于数据库表 可以像数据库一样使用 其中行表示记录 列表 示字段 数据清单的第一行必须为本文类型 为相应列的名称 在此行的下面是连续的数 据区域 每一列包含相同类型的数据 如图 4 41 所示 在执行数据库操作 如查询 排序 等 时 Excel2003 会自动将数据清单视作数据库 并使用下列数据清单中的元素来组织 数据 数据清单中的列是数据库中的字段 数据清单中的列标志是数据库中的字段名称 数据清单中的每一行对应数据库中的一条记录 图 4 41 数据清单举例 用户在创建数据清单时应遵循以下规则 1 一个数据清单最好占用一个工作表 2 数据清单是一片连续的数据区域 不允许出现空行和空列 3 每一列包含相同类型的数据 4 将关键数据置于清单的顶部或底部 避免将关键数据放到数据清单的左右两侧 因 为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏 5 显示行和列 在修改数据清单之前 要确保隐藏的行或列已经被显示 如果清单中 的行和列未被显示 那么数据有可能被删除 6 使用带格式的列标 要在清单的第一行中创建列标 Excel2003 将使用列标创建报 告并查找和组织数据 对于列标请使用与清单中数据不同的字体 对齐方式 格式 图案 边框或大小写类型等 在输入列标之前 要将单元格设置为文本格式 7 使清单独立 在工作表的数据清单与其他数据间至少应留出一个空列和一个空行 34 在执行排序 筛选或自动汇总等操作时 这将有利于 Excel2003 检测和选定数据清 单 8 不要在数据前面或后面输入空格 单元格开头和末尾的多余空格会影响排序与搜索 下面学习如何对 Excel 数据库进行编辑和管理 任务实施任务实施 实施步骤一 编辑数据实施步骤一 编辑数据 数据清单中的数据除了可以使用工作表进行编辑 还可以使用 记录单 来进行 具 体操作如下 选定图 4 41 数据清单中的任意一个单元格 选择 数据 菜单中的 记录单 打开 记录单 对话框 如图 4 42 所示 1 查看 编辑记录 查看 编辑记录 对话框左侧显示第一条记录各字段的数据 右侧最上面显示当前数据清单中的总记录 数和当前显示的是第几条记录 可以使用 上一条 和 下一条 按钮 垂直滚动条等来 查看不同记录 当记录很多时 还可以利用 条件 按钮 在实发工资栏中输入 1000 则在对话框中就只显示符合条件的记录了 图 4 42 记录单 对话框 2 新建 删除记录 新建 删除记录 新建记录 在对话框中单击 新建 按钮 记录单左边显示一条空白记录 然后依次 输入新记录的各个字段的值 输入完毕 按 Enter 键 如此重复 可以添加多条记录 删除记录 在 记录单 对话框中 定位到要删除的记录 单击 删除 按钮来删除 当前记录 此操作不能撤消 实施步骤二 排序和筛选实施步骤二 排序和筛选 1 排序 排序 在工作表中输入的数据往往是没有规律的 但在日常数据处理中 经常需要按某种规 律排列数据 Excel 可以按字母 数字或日期等数据类型进行排序 排序有 升序 或 降 序 两种方式 升序就是从小到大排序 降序就是从大到小排序 可以使用一列数据作为 一个关键字段进行排序 也可以使用多列数据作为关键字段进行排序 35 1 按一个关键字段排序 按一个字段的大小排序 此字段称为关键字段 有如下两种方法 方法一 1 单击数据清单中关键字段所在列的任意一个单元格 2 单击 常用 工作栏上的 升序 按钮或 降序 按钮 例如 在图 4 43 中按 基本工资 升序排序的操作是 先选定 基本工资 所在列 的任意一个单元格 然后单击 升序 按钮 图 4 43 按 基本工资 升序排序 方法二 1 单击数据清单中关键字段所在列的任意一个单元格 2 单击 数据 菜单中的 排序 命令 出现如图 4 44 所示的 排序 对话框 3 在 主要关键字 下拉列表中选择所选列的字段名 并且在他的右侧选中 递减 或 递增 4 单击 确定 按钮 图 4 44 排序 对话框 2 按多个关键字段排序 如果在排序时 数据清单中关键字段的值相同 此字段称为主关键字段 则需要再按 36 另一个字段的值来排序 此字段称为次关键字段 依次类推 还有第三关键字段 例如 在图 4 243 的数据清单 先按 实发工资 降序排序 实发工资 相同时 再按 基本工资 升序排序 其操作过程是 1 单击要进行排序的数据清单中的任一单元格 2 单击 数据 菜单中的 排序 命令 出现如图 4 44 所示的 排序 对话框 3 在 主要关键字 和 次要关键字 的下拉列表中分别选择 实发工资 和 基 本工资 并且在它们的右侧分别选中 递减 和 递增 4 单击 确定 按钮 结果如图 4 45 所示 图 4 45 按两个关键字排序后的数据清单 3 按行排序 在图 4 44 所示 排序 对话框中 单击 选项 按钮 出现 排序选项 对话框 如 图 4 46 所示 在 方向 选项框中 选择 按行排序 后 单击 确定 按钮 出现按 行 排序 对话框 实现根据行的内容进行排序的操作 图 4 46 排序选项 对话框 Excel 的数据排序与 Word 中的排序相比 排序方式灵活多样 不仅可以按单一关键字 排序 也可以按第二 第三关键字排序 不仅可以按列排序 也可以按行排序 对于文本 数据还可以按字母 笔画排序 请同学们一一验证 2 筛选 筛选 筛选是根据给定的条件 从数据清单中找出并显示满足条件的记录 不满足条件的记 37 录被隐藏 Excel2003 提供了两种筛选清单命令 自动筛选和高级筛选 与排序不同 筛选 并不重排清单 只是暂时隐藏不必显示的行 1 自动筛选 单击需要筛选的数据清单中任一单元格 在 数据 菜单中指向 筛选 再选择 自 动筛选 命令 自动筛选后 在每个字段名右侧均出现一个下拉箭