外联部工作手册

温州大学学生会外联部 1 目目 录录 常常规规要要 求求 2 2 一一 部部门门概概 述述 3 3 二二 工工作作计计 划划 4 4 三三 部部门门各各成成员员职职 能能 6 6 四四 部部门门运运 作作 8 8 五五 外外联联部部工工作作经经 验验 1 10 0 温州大学学生会外联部 2 六六 赞赞助助商商基基本本权权 益益 1 17 7 常规要求常规要求 一 进入部门之前要求整理着装 佩戴校徽 不得穿运动背心之 类衣服进入办公室 女生不得穿不过膝的裙 裤 二 在部门内不得嬉戏 不得大声喧哗 不得在值班时吃零食 瓜子之类的尽量不要带入办公室 三 部门办公室要及时打扫整理 垃圾要及时清理 管理好办公 室物品 工作证 办公用品 档案等 四 接打工作电话都必须有礼貌 打电话时第一句应是 喂 您好 请问您是 xxx 吗 我是校学生会外联 xxx 接电 话时第一句应是 喂 xx 学长 学姐 你好 请问有什么 温州大学学生会外联部 3 事 五 要树立好榜样作用 把责任放在心上也必须放在行动上 要 时刻记住外联部成员必须具备良好的榜样素质 六 遇到困难时不要轻易放弃 但也不要一个人坚持 要学会与 大二成员或主席团进行沟通交流 吸取经验 同时也要学会 与大一其他成员合作 七 及时反馈工作 开会时把自己的工作反馈给所有大二成员 以便大二成员了解工作进展及困难 八 多与其他中心的成员进行交流沟通 交流时注意礼貌 要自 主培养大局意识 时刻记住学生会是一个整体 一一 部部门门概概述述 外联部是负责联系校外的一些单位和企业 为我系举办的一些相关 活动及学生会其他的活动寻求赞助经费 并努力与这些 单位和企 业保持长期合作关系 担负着与校内外各媒体和企业间的联系与合 作的任务 协助与社会各种商家媒体的联络 做链接社会与学校的 纽带 协助其他部门做好 学生会工作 完成老师和有关领导交办 的其他工作 温州大学学生会外联部 4 二二 工工 作作 计计 划划 一 工作背景 外联部的主要工作在于拉取赞助 解决学生会工作经费问题 对于一个团体来说 资金是各部活动的基础 在这个层面上说 外 联部工作做得好坏与否 对整个学生会的工作产生重大影响 外联 部与其他各部一样 是隶属于学生会的相互协调的部门 这就决定 了外联部的工作离不开各个部门以及主席团的配合与支持 同时 外联部只有积极配合其他部门以及主席团的工作 才能使整个学生 会的工作正常运转起来 二 主要工作内容 1 外联部的工作应该是长期性 持续性的 在平时就密切注意一些 与同学们相关的厂商 发掘潜在的赞助商 发挥外联部内部温州本 地工作人员的地域优势 洞察潜在赞助商的合作意向 及时收集信 息 开展在同学中的调查 了解同学们的利益所在和共同需要 并 以两者的结合点为出发点与同学及赞助商进行双向沟通 温州大学学生会外联部 5 2 在十月份努力寻求 新生杯篮球赛 的赞助商 并协助体育部 做好比赛活动 3 在十一月中旬寻找书商赞助并参加 金秋读书节 活动 并协助 学术完成活动 促进校园读书的氛围 4 在十二月寻找赞助商赞助 十佳歌手 活动 5 我们还会积极参与到由学校组织的各种活动 推广以及经费问题 出我们的一份力 全力保证活动能够圆满成功的举行 7 在对外活动中 召开外联二级部长会议 使各个部门通力合作 大家不分彼此 以提高工作效率 其次 在宣传上 我们力求迅速 集合网上 海报 宣传板 传单等多元化 立体化的宣传方式 三 关于部内的自身建设 1 优化 完善人员内部机制 招生认真把好入部关口 保证新招收 的干事能够有能力有责任心把部内工作做好 3 外联组平时应有一定的温州本地厂商资料 以备不时之需 策划 组平时手中应有多种成型的策划方案 可作不同活动和厂商合作方 案使用 4 部门干部层定期召开小型会议 明确分工 5 确认每学期大小工作时间安排 分工合作 责任到人 7 定期召开部门例会 总结经验 改善工作中出现的不足 奖罚分 明 并 明确近期工作任务 8 营造部门和谐融洽的工作氛围 活泼但不松懈 例会和活动都要 进行签到 严明纪律 9 培养部门成员工作能力 发现人才 提拔人才 设立重点培养对 象 给予机会 重点培养 11 每次活动之前召开统筹会议 结束之后召开总结会议 参加活 动的部门成员要上交活动的工作经验总结分析或口头总结 13 可以请已退的部长或部门元老回部门 向新成员介绍工作经验 14 可举行一到两次出游或聚餐活动 增进部门成员凝聚力 团结 意识 15 跟学生会其他部门搞好关系 以求外联部向更好的方向发展 温州大学学生会外联部 6 三三 部部门门各各成成员员职职能能 1 部长部长 第一条 负责本校区外联部工作的整体统筹 监督 指导及总结 学 期初制定出部门工作计划 并合理安排时间进行实施 第二条 定期对近期工作进行小结与部署 听取其他成员的意见和建 议 注重成员之间的沟通与合作 温州大学学生会外联部 7 第三条 与潜力传媒其它部门协调 每次外联活动开展时与潜力传媒 的其他部门负责人作好交流沟通 第四条 团结部门内部成员 关心其思想动态及工作 学习态度 及 时给予帮助及指导 2 2 干事 干事 第一条 熟悉潜力拉赞助工作 与部门所有成员共同搞好本部门的工 作 第二条 对赞助商的公共物品做好维护 并做好赞助商权益的维护 第三条 在工作中善于发现问题 提出问题和解决问题 不断提高工 作能力 第四条 完成部长分配的任务 第五条 积极参与本部门或其他部门的各项工作 增强主动性 加强与部长 的交流和沟通 第六条 负责外联部各种开会的出席考勤以及会议记录 温州大学学生会外联部 8 第七条 负责外联部内部档案存档整理 四四 部部门门运运作作 一 会议制度 开会通知由部长亲自发放 通知到位 并告知 与会成员开会内容 并且开会时每人有一本笔记本 将手 机调至静音 认真听取他人的发言 并总结自己近期工作 等情况 温州大学学生会外联部 9 二 日常工作 1 为了让学院学生会各项工作能够顺利进行 我外联部不管在任何 情况下 服从学生会调配 积极主动配合 协助其他部门工作 2 外联部主要工作任务是尽最大可能为我系争取到更多的赞助资金 3 其次任务 开展与各校及社会企业事业单位之间的联系工作 4 负责我校外联与学区 学院学生会的通联工作 三 部门工作注意细节 1 各成员与商家打交道时应注意自己的言行举止 做到微笑迎人 以求做到长期合作 2 在工作的同时 需要坚持自己的学习 做到工作学习两不误 3 各成员之间必须团结友爱 相互帮助 出现问题应及时向部长副 部长报告 并及时解决 要有团队精神 切记不可钩心斗角 4 要有主动性 责任心 热情以及积极性 即使能力不足 但 有进取心 能力可以慢慢培养 5 胆量要大 不断提升语言表达能力 观察能力以及耐心 6 要吃苦耐劳 坚持不懈 温州大学学生会外联部 10 五五 外外联联部部工工作作经经验验 拉赞助可分为四个阶段 拉赞助可分为四个阶段 策策 划划 交交 涉涉 落落 实实 反反 馈馈 策划阶段策划阶段 首先 策划的目标要明确 说服对方 使之与你建立合作关系 如 何说服 这是问题关键 整个说服过程是建立在双基础上的 即在 分析双方利弊后提出一个使双方受益的合作方案 温州大学学生会外联部 11 1 对方需要什么 虽然求各不相同 但是归根到底 有一点是很明 确的 即对方希望通过合作产生宣传效益 进而带来经济效益 希 望投入 1 块钱能给他带来 10 块甚至更多的部分有复杂关系赞助活动另论 2 我方优势何在 如何发挥 这是对前一问题回答 是说服对方与 你而非与他合作的依据 3 两者结合 分析双方合作的基础 提出使对方宣传效益有起作用 的 策划书 当然 做策划书之前 首先要根据以上思考作调查研究 寻找可行 的合作伙伴 尽可能做到有的放矢 在寻找合作伙伴过程中 需 特别考虑我方优势与对方的契合点 比校学校活动具有宣传 方面的优势 各院系也各有特点 比如计算机系去找电脑商 体 育系去找体育器材专营 音乐系 外语系 因女生多 去找美 容美发 时装化妆等商家 从理论上说成功率比较高 此外 就活 动本身也各有特色 譬如普通话大赛与书店合作 比起歌舞晚会来 就会觉得更为 对口 这当然也是说服对方的 重要条件 做策划书时 务必注意自我定位 即要强调是平等的合作伙伴关 系 你提供财力 我提供人力 我们一起把活动搞好 我得到你的 支持使活动利开展 你在活动过程得到广告宣 传 双赢 所以 笔者建议 自我定位 固然不可过高过傲 也不宜太低太 贱 因为拉赞助本质上是合作 这就要求我们在策划书要尽可能表现得 温州大学学生会外联部 12 客观严谨 尽可能突出宣传方式及实施细节 此外 须坦诚以待 能做什么 不能做什么 有什么优势 可以如何发挥 一目了然 绝不开空头支票 力求让商家看完你的策划书有这种感觉 你是负 责任 你是有经验的你是替他着想的 校园策划书一般有几个 组成部分 活动简介 活动安排 宣传方式 宣传效益 经费预 算等等 至于如何写策划书 我认为这恰似写作文 能阐明想法行之成文即可 而没有一个固定的万能的模式 我建议 写策划书时这样思考 我的目标是说服对方与我合作 那么应该准 备哪些素材 素材应该如何组织 一切围绕着怎样才能最有力地说 服对方展开 因为衡量一份策划书的最终标准是 是否达到说服 对方的预期目标 对于经费预算 大家要特别重视 笔者的意见是 尽可能做到明确而详实 需要多少现 金和物品 现金花在哪儿 物品有何用 一目了然 力求留给 对方一种印象 不是漫天要价 而是为了保证活动顺利进行的基 本要求 每一分钱你都用到点儿上 你是有合作诚意的 交涉阶段交涉阶段 如果策划阶段是 示爱 那么交涉阶段应该 确定关系 了 因此 该阶段 的工作重心是化解对方的疑惑 商讨合作细节 最终确定具体的合作模式 首 先 应该注意一些礼仪上的细节问题 1 衣着整洁 并尽可能稳重些 给对方暗示 我是尊重你的 我 是干练的 有经验的 2 不迟到 向对方表明 我是守时的 我是守信的 跟我合作 没错 温州大学学生会外联部 13 3 无不良习惯 如抠鼻子挖耳朵 跷二郎腿 讲粗话问题务必 十分注意 尤其是双方初次见面的时候 当然 这就要求我们平 时就要培养良好的习惯 其次 要充分利用语音 语调 语气 语 速 手势等说服对方 须知 只有事先说服自己 才有可能说服别人 当然 这里涉及一 个 度 的把握 否则 过犹不及 适得其反 如何把握 度 的问题 若 现对方已被调动起来 你可适 当再提一提 若对方稍流露出一丝不耐烦 那么适可而止 策 划书书写 或简要列举 或重复强调 也要因人而异 那么 如 何观察 笔者认为 观察脸部神情 尤其是观察眼睛 是最有效的 有人说 处处留心皆学问 如果我们把人际交往当作是一 门学问 那么这门学问的治学捷径正是 心细 当然 这里又涉及一个 度 的 问题 即是 注视 而非 逼视 否则会使对方恼火 使双方尴尬 如何把握 这个 度 还是老方法 观察对方的反应 灵活处理 以上谈 的都是一些交往过程中应该注意的问题 事实上 该阶段的重要任 务是与对方商讨合作细节问题 真正目标是确立合作关系 当然 前提是态度要诚恳 能做什么 准备如何去做 要求明确而详尽 特别要注意的是 没有把握的事项不能随意答应下来 因为这些 讨价还价将是协议的条款依据 一旦签约 白纸黑字 是要负法律 责任的 交涉过程中 应该强调的是宣传方式 即你能做什么 温州大学学生会外联部 14 准备如何落实 而不要一味夸大宣传效益 因为广告就是一种投资 投资就是要承担一定风险的 这 里有两层含义 首先 宣传效益不等于经济效益 利弊得失的判断 工作应该由对方去完成 其次 宣传效益最终要通过宣传行为来实现 因此有哪些宣传方式准备如何落实才是我们自始自终要强调突出的 这实际上是消除方的后顾之忧 引导对方作出有利于我方的判断 最后强调一点 在整个交涉过程中 确确实实要站在对方利益度考 虑问题 理由很简单 只有对方认识到你有为他着想 他能从活动 中受益 他才愿意投资 你才能获得资助 这是整个过程的关键 落实阶段落实阶段 在很多同学想象中 拉赞助仅局限在前两步 以为拿到钱就结束 了 其实这是一种误解 签合同 拿到钱 只是合作的开始 真正 的工作刚刚展开 比如还 要落实协议条款 还要提供反馈资料 在我看来 对于协议条款的落实问题 不仅仅是态度问题 还 性质问题 决定了双方是合作关系还是欺诈与被欺诈关系 如果是 前者 双赢 如果是后者 看起来是一赢一输 实际上是 双输 往往是被欺 诈者 一朝被蛇咬 十年怕井绳 而欺诈者 捡个芝麻 丢了西 瓜 如何做好落实工作 我认为最佳方式即与对方经常沟通 一 起探讨 并付诸实施 这里还涉及到积极反馈的问题 温州大学学生会外联部 15 反馈阶段反馈阶段 先回答一个问题 为什么要反馈 首先 要求反馈 这就鞭策你把承诺落实到位 把工作做到家 其次 从学 习和锻炼的角度来看 只有反馈 与商家多沟通 才能总结经验 吸取教训 从 而得到提高 第三 广告就是投资 投资就有风险 因主客观原因 谁也不可能 做每一次每一项都让商家百分之百地满意 更何况有些商家的期 望值过高 那么 在反馈过程中与商家探讨问题何在 有无补救 办法 一般说来只要你的工作确实到位甚至基本到位 商家一般是 不会太为难学的 商家最恨的是拿钱之前软磨硬泡 拿钱之后不见踪影 商家最怕的 是被骗的感觉 特别是被 学生娃 骗的感觉 这种感觉可能比 丢了几个钱更让他们难受 反馈也是有 工资 的 第一 好的服务方 能招来 回头客 第二 这些 回头客 往往乐于从中穿针引线 你介绍他人 大家 可以想象这类合作的成功率极高 第三 如果你善于交际 你们可以探讨一些其它共同感兴趣的话题 往往 可以建立良好的人际关系 而对方往往是有着丰富生活阅历的长者 你可以从中学到许多为人之道 在笔者看来 这比什么都重要 更何况 一旦对方信任你 欣赏你 他们就将全力支持你 比如 中榕眼镜的经理 几年来一直把师大区域的宣传预算全部划 给笔者操作 还说 经费是有限的 你小钟有需要 我肯定支持你 这事让笔 温州大学学生会外联部 16 者很感动 可以说 中榕