（6）采购控制程序-青岛某企业

文件编号 文件编号 SHY Q 2 07 程序文件程序文件 修订版本 第 2 次修改 制定日期 2002 年 2 月 10 日 文件名称 采购控制程序 页码 第 2 页 共 4 页 青岛圣元乳业有限公司青岛圣元乳业有限公司 编制人 评审人 批准人 发放日期 1 目目 的的 为了对采购过程及供应商进行有效控制 确保采购的及时性 合理性及采购的 产品符合规定要求 特制定本程序 2 范范 围 围 适用于生产用原料 辅料 包材及与质量有关的所有物资的采购 3 职职 责 责 3 1 资材部 3 1 1 资材部负责采购控制的归口管理 3 1 2 资材部负责编制采购计划和采购活动的具体实施 3 1 3 采购员负责对供方的调查 并组织有关部门进行评价及编制供方清单 报资 材部经理审核 并评定合格供方 供应链副总负责审批合格供方认可单 3 2 生产部负责生产计划 采供需求的编制 确定采购需求 并报于资材部 4 程序内容程序内容 流程图程序描述涉及部门 1 根据有关部门提出的采购申请 对采购物资的供货 商开展调查 2 采购申请必须由供应链副总签字后才可转交至资材 部 生产部 技术部 品管部 1 新购物资的供方选择办法按照 合格供方选择程序 的管理办法 实施 2 修订重购物资的供方选择办法按照年度供应商评定 结果的记录进行分配和选择 资材部 采购申请 供方的选择 文件编号 文件编号 SHY Q 2 07 程序文件程序文件 修订版本 第 2 次修改 制定日期 2002 年 2 月 10 日 文件名称 采购控制程序 页码 第 2 页 共 4 页 青岛圣元乳业有限公司青岛圣元乳业有限公司 1 资材部是公司唯一执行采购工作的部门 其他部门 未经授权 不得进行任何采购活动 2 何采购活动都必须以请购单或要货计划作为依据 3 对于新购物资及重购物资 各职能部门在填写要货 计划的同时 应提供关于采购产品的相应的技术资 料 及能够描述产品特性的信息和资料给资材部 资材部把相应的采购信息传递给供方 确保所购产 品符合要求 4 资材部每月 28 日前根据生产部 要货计划 或 请购单 编制 月度采购计划 由采购经理 核准报供应链副总经理审批后执行 5 对原料粉 包材等生产物资 由生产部每周五根据 现有库存情况及后续生产需求 确定后续的采购需 求 6 对于新购物资 采购金额在 3000 元以上的 需进 行比价谈判 并根据质 价比结果 确定最终供应商 进行商务谈判 签定 购货合同 7 对于修订重购物资 采购金额在 10000 元以上的 需进行比价谈判 并根据质 价比结果 确定最终供 应商 进行商务谈判 签定 购货合同 8 对于直接重购物资 除非物价行情有较大变化 5 以上 否则可通过 订购单 形式 直接向供方购 买 9 购货合同 订购单 月度采购计划 中应清楚 表明采购物资的名称 规格 技术标准 验收方式 品种数量 交货期限和地点等 10 合同 订单签定下发之后 由采购人员负责监督采 购进度 保证订购物资符合规定要求 并在规定时间 到达指定地点 申请部门 资材部 文件编号 文件编号 SHY Q 2 07 程序文件程序文件 修订版本 第 2 次修改 制定日期 2002 年 2 月 10 日 文件名称 采购控制程序 页码 第 2 页 共 4 页 青岛圣元乳业有限公司青岛圣元乳业有限公司 11 对于按公司配方要求加工原料的供方 由资材部派 驻厂员监督生产 公司下属工厂除外 1 生产部负责到货总数量 奶粉到货单位重量的验收 并填写 原材料入库单 2 管部负责到货质量的验收 并出具 原材料检验 报告单 3 公司需在供方处对供方产品进行验证时 在采购合 同中要对验证方法做出规定 并明确产品放行方式 4 当合同规定顾客或其代表需到供方货源处对采购产 品进行验证时 供方应提供必要的条件 使顾客的验 证既不能免除供方提供可接受产品的责任 也不能排 除其后顾客的拒收 1 品管部负责供方到货质量等资料的提供与整理 2 生产部负责供方到货数量及时间等资料的整理 3 资材部负责供方交货价格和服务质量资料的提供与 整理 4 技术部负责整理供方对于我公司新品开发和质量改 进方面工作所做的贡献的资料 5 相关资料将于每月 5 日前交至采购部登记存档 资材部负责建立合格供方档案 并对所有供方资料 进行管理 6 资材部下发厂家的产品配方或标准等技术文件 必 须有配方制定人和供应链副总的签字 并经认证受 控加盖红色受控章后 资材部方可下发并作好发放 记录 对于已作废的技术文件 资材部必须督促加 工厂在一周内将作废文件带回公司 以避免作废文 件的错用或误用 生产部 品管部 资材部 品管部 生产部 资材部 技术部 资料整理 到货验收 文件编号 文件编号 SHY Q 2 07 程序文件程序文件 修订版本 第 2 次修改 制定日期 2002 年 2 月 10 日 文件名称 采购控制程序 页码 第 2 页 共 4 页 青岛圣元乳业有限公司青岛圣元乳业有限公司 1 每年 6 月 15 日 12 月 15 日 由资材部汇集技术 财务 品管 生产等部门 根据供方的送货记录和 发展前景进行全面评估 按照 供方的评价标准 进行评估 2 当供方供货出现大的质量事故 或供货时间出现多 次延误时 任何部门均可提出对该供方资格进行评 估 的申请 并填写 供方评价申请表 资材部将汇集 相关部门对该分供方进行资格评估 根据结果编制 供方资格审查表 报供应链副总核准 技术部 资材部 生产部 品管部 财务部 1 资材部负责根据分供方评价的结果和新增分供方确 认书 对分供方的供货比例和交易条款进行调整 以作为今后采购决定的依据 资材部 5 参考文件 参考文件 质量手册 6 引用表格 引用表格 合格供方清单 SHY4 02 01 供方调查表 SHY4 02 02 供方资格评审表 SHY4 02 03 合格供方认可单 SHY4 02 04 订购单 SHY4 02 05 产品代加工合同 SHY4 02 06 购货合同 SHY4 02 07 供方评价申请表 SHY4 02 08 中试效果评估表 SHY4 02 09 试用产品供方评价与选择表 SHY4 02 10 月度采购计划 SHY4 02 15 供方评定 供方调整 文件编号 文件编号 SHY Q 2 07 程序文件程序文件 修订版本 第 2 次修改 制定日期 2002 年 2 月 10 日 文件名称 采购控制程序 页码 第 2 页 共 4 页 青岛圣元乳业有限公司青岛圣元乳业有限公司 样品认可单 SHY4 02 16 文件编号 文件编号 SHY Q 2 07 程序文件程序文件 修订版本 第 2 次修改 制定日期 2002 年 2 月 10 日 文件名称 采购控制程序 页码 第 2 页 共 4 页 青岛圣元乳业有限公司青岛圣元乳业有限公司 1 资材部是公司唯一执行采购工作的部门 其他部门未 经授权 不得进行任何采购活动 3 何采购活动都必须以请购单或要货计划作为依据 3 对于新购物资及重购物资 各职能部门在填写要货计 划的同时 应提供关于采购产品的相应的技术资料 及能够描述产品特性的信息和资料给资材部 资材部 把相应的采购信息传递给供方 确保所购产品符合要 求 4 资材部每月 28 日前根据生产部 要货计划 或 请 购单 编制 月度采购计划 由采购经理 核准报 供应链副总经理审批后执行 5 对原料粉 包材等生产物资 由生产部每周五根据现 有库存情况及后续生产需求 确定后续的采购需求 6 对于新购物资 采购金额在 3000 元以上的 需进行 比价谈判 并根据质 价比结果 确定最终供应商 进 行商务谈判 签定 购货合同 7 对于修订重购物资 采购金额在 10000 元以上的 需 进行比价谈判 并根据质 价比结果 确定最终供应商 进行商务谈判 签定 购货合同 8 对于直接重购物资 除非物价行情有较大变化 5 以上 否则可通过 订购单 形式 直接向供方购买 9 购货合同 订购单 月度采购计划 中应清楚表 明采购物资的名称 规格 技术标准 验收方式 品 种数量 交货期限和地点