工程企业合同管理规定

编制合约法律部审核体系保证部批准李健 1 目的目的 为规范公司 以下简称 公司 合同管理工作 明确合同管理流程 界定各事业 部 分支机构 项目经理部及总部职能部门之间的工作接口 特制定本管理规定 2 适用范围适用范围 本规定适用于公司对外签署的所有合同 以下简称 合同 包括但不限于工程 总承包合同 分包合同 工程联营体协议 工程标前合作协议 物资采购合同 投资合同 并购与转让合同 咨询协议 设备租赁合同 借款合同 担保合同及 各类合同的补充协议等附件 3 管理职责管理职责 3 1 各类合同的主办单位为按照业务职责组织业务实施的人员 部门和机构 在公司 可以为事业部 分支机构 职能部门 采购中心 机电分公司 项目等 业主合同的管理流程由事业部副总经理或总经理 分支机构副总经理或总经理 组织 其中前期业主合同谈判由事业部总经理或副总经理主办 业主合同评审 会签和归档分别由业务开拓板块 合约估算板块主办 合同变更由项目合约商务 经理主办 分包合同由事业部业务开拓板块组织 合约估算板块主办 具体详见 分包商选择 管理规定 3 2 合约法律部 负责处理与合同有关的授权管理 合同法律风险评估及法律事务等工作 负责制定及修订公司标准合同文本 负责各类合同合法性的审核 主持重大投融资项目和复杂工程合同的草拟 参加重大合同的签约谈判 负责建立公司合同总台帐以及合同履行期间合同文件的正本保管 对各部门和机构合同实施 管理提供支持服务 3 3 事业部市场开拓板块负责组织工程项目标前合作协议 联营体协议草拟 评审 谈判 签署和实施 事业部合约估算板块负责业主合同 分包合同和采购合同的 草拟 谈判 评审和签署 负责本事业部签订的合同文件的管理 包括建立事业 部合同台帐 合同履行过程中文本修订与保管 正本除外 3 4 采购中心负责组织工程物资材料 施工机械 周转材料和工程临时设施等的采购 编制合约法律部审核体系保证部批准李健 负责工程设备租赁的合同谈判 会签 签署 交底及实施 负责本部门签订的合 同文件的管理 包括建立部门合同台帐 合同文本的收发及保管 含正本 3 5 机电分公司负责机电分包合同 机电材料设备采购合同的谈判 会签 签署 交 底及实施 并负责合同的保存和管理 含正本 3 6 行政部负责组织对公司总部办公用固定资产采购合同的草拟 谈判 会签 签署 交底及实施 合同正本交合约法律部保存 3 7 人力资源部负责组织对公司各类劳动合同 用工协议等合同文件的草拟 谈判 会签 签署 交底及实施 鉴于合同性质管理特点 其合同正本存人力资源部 3 8 资金部负责组织各类借贷合同 信贷协议等与银行往来资金业务合同的草拟 谈 判 会签 签署 交底及实施 合同正本存资金部 3 9 其他部门职责工作范围内的合同文件 包括投融资合作 订阅信息刊物 购买软 件 委托制作 租赁等各类合同 由部门合同主办人组织草拟 谈判 会签 签 署 交底及实施 合约法律部参加审批会签 合同正本存合约法律部 4 合同管理流程合同管理流程 合同管理流程根据不同合同类别设定 本规定对工程业主合同 分包合同 工程 物资与设备采购合同 含机电材料 设备采购合同 职能部门业务合同以及分支 机构业务合同五类进行规定 其他合同参照此流程执行 4 1 工程业主合同管理流程工程业主合同管理流程 详见附件 1 4 2 分包合同管理流程分包合同管理流程 详见附件 2 4 3 工程物资与设备采购合同管理流程工程物资与设备采购合同管理流程 详见附件 3 4 4 职能部门合同管理流程职能部门合同管理流程 详见附件 4 编制合约法律部审核体系保证部批准李健 4 5 分支机构业务合同管理流程分支机构业务合同管理流程 详见附件 5 5 工作程序工作程序 5 1 合同草拟合同草拟 5 1 1 合约法律部负责制定公司各类合同标准合同文本 各事业部 采购中心 机电分 公司 职能部门办理相关业务时应尽可能使用公司合同标准文本 视实际情况在 已有的标准合同文本基础上进行修改使用 标准合同文本含通用条款与专用条款两部分 通用条款由合约法律部拟订 合同 草拟人不得增加 删减 更改 合同草拟人可根据项目实际情况对专用条款部分 做相应的调整 如遇以下几种情况 各事业部或部门 分支机构等可委托合约法律部会同事业部 合约估算板块共同草拟和修改业主合同 公司融投资带动总承包合同 设计施工总承包合同 改制 并购 转股 担保等法律专业文件或合同 其他事业部 部门 分支机构认为合同条款较复杂 风险较大的其他业主合 同 5 1 2 公司未就相关业务发布标准分包 采购合同文本时 事业部 机电分公司 采购 中心的主办人应与合约法律部协商确定业务要点 必要时合约法律部应参与谈判 由合约法律部根据实际情况草拟合同文本 保证文本的有效和适用 5 1 3 工程业主合同必须采用业主提供的合同文本的 由事业部 分支机构组织公司内 部对业主提供合同文本进行评审 业主未提供合同文本时 由事业部合约估算板块负责根据现行公司推荐合同文 本草拟合同相应条款 5 1 4 分包合同 应采用公司标准合同文本 由总部合约商务经理 项目合约商务经理 负责根据标准文本结合项目实际情况草拟 5 1 5 工程物资采购 租赁 设备采购 临建设施合同等 由采购中心或机电分公司根 据公司标准合同文本结合实际采购 租赁情况草拟 无公司标准合同文本时 由 合约法律部协助采购中心 机电分公司共同草拟 供应商提供标准订货合同 订 单 租赁合同时 由合约法律部审核确定是否采用 编制合约法律部审核体系保证部批准李健 项目经理部自行采购的物资合同 由项目合约商务经理根据公司标准合同文本结 合实际采购 租赁情况草拟 5 1 6 公司职能部门的业务合同 由职能部门按照合约法律部提供的类似业务合同范本 草拟 或直接委托合约法律部草拟 5 1 7 分支机构应尽可能采用公司发布的合同范本 如无相关范本 可要求合约法律部 提供类似范本 并由分支机构合同管理部门进行草拟完善 5 1 8 工程所在地政府有标准合同文本且规定必须使用时 则采用政府制订之标准合同 文本为基础文本 并根据具体业务情况 进行专用条款和协议书部分的调整 5 2 合同评审与审批会签合同评审与审批会签 5 2 1 合同评审可以视合同的复杂程度 采用传阅 书面评审方式和会议评审方式 并由 参加评审的人员填写 合同审批会签单 见附件 6 5 2 2 在与业主进行合同谈判之前 业务开拓板块负责组织合同评审 事业部合约估算 板块 公司合约法律部和财务部参加评审会签 其他会签部门 人 由主办人视 合同情况分别请各相关板块和授权批准人评审会签 由事业部主管副总经理审核 批准 5 2 3 合同谈判完成后 可以视情况决定是否需要再次组织进行合同评审会签工作 5 2 4 合同审批会签过程中 各部门主要就各自主管工作范围对合同提出意见 A 由合约法律部负责审批会签的内容 主体资格的合法性 合同约定双方权利义务的合理性 合同实施的法律风险 B 由市场开拓板块 合约估算板块 项目管理板块负责审批会签的内容 投标承诺 合同造价的缺陷与风险 合同实施的可行性 工程款支付方式 C 由财务部负责审批会签的内容 财务资金管理需求 外汇风险 预付款保函 履约保函的可行性 由公司合约法律部负责主办的合同 由合约法律部负责组织合同审批会签 如遇重大项目合同可采用会议审批会签方式进行 根据最终形成的合同会签意见 应以合同审批会签单形式反映 由总部合约负责人对合同进行修改完善 将其会 同合同 合同评审记录一并上报合同授权人 审批是否签署合同 编制合约法律部审核体系保证部批准李健 如在谈判过程中与业主就某项事宜未能达成共识 合约估算负责人应在合同会签 单中加以注明 上报业主合同授权批准人审批 并在合同交底中特别强调 5 2 5 分包合同的审批会签参考执行 分包商选择管理规定 公司合约法律部 财务 部参加分包合同的审批会签 5 2 6 采购合同的审批会签参考执行 物资采购管理规定 公司合约法律部 财务部 参加采购合同的审批会签 5 2 7 职能部门业务合同的审批会签 公司合约法律部 财务部参加会签 职能部门业 务合同的批准人 根据公司相关业务的授权 由主管领导批准后签署 5 2 8 机电分公司单独投标经营项目 非公司总承包工程 合同审核会签 由机电分公 司合约估算主办 公司合约法律部 财务部参与会签 机电分公司总经理和公司 主管副总在各自批准权限内审核批准 5 2 9 各类合同的批准人执行公司 授权管理规定 以及有关单项授权规定 5 2 10 分支机构的合同评审与会签 在分支机构负责人授权范围内的 由分支机构参 照总部合同评审与审批会签程序组织进行 其中评审与审批会签的内容参考本 规定 5 2 款执行 分支机构的各类合同评审与审批会签 在分支机构负责人授权范围外的 需要在 分支机构完成合同评审与审批会签基础上 增加总部合约法律部和财务部的合同 评审与审批会签 并按照 授权管理规定 执行 分支机构未经授权 不得批准与签署任何担保 融资 投资合同 5 2 11 紧急情况的处理紧急情况的处理 在开标时或在合同签字时业主提出修改意见或新要求 某些合同文件 如会议纪 要 备忘和补充协议等 需现场或限时签订等紧急情况 无法及时进行正规评审 而又必须立即答复业主时 必须采取如下应急措施 当上述情况引起的变化在合同文件签署人 公司总经理或其委托代理人 的 授权范围内时 则授权签署人并合约商务经理可直接联签合同文件 上述情况引起的变化超出在合同文件签署人 公司总经理或其委托代理人 的授权范围时 则必须在征得公司有关领导和部门的口头 包括传真 email 等 同意的情况下 授权签署人才能和合约商务经理一起联签合同文件 文件签订后 签署人和合约商务经理必须对变化情况和请示经过予以说明性 记录 该记录属于合同评审记录的范畴 编制合约法律部审核体系保证部批准李健 5 3 合同签订合同签订 5 3 1 所有合同必须经过 授权管理规定 和分支机构年度授权中指定的相应权限人员 以及公司单项授权代理人审批后方能签订 原则上 合同批准人为合同联签人之一 如有特殊情形 可以由合同批准人按照 授权规定另行转委托签订 5 3 2 合同的签订执行公司 授权管理规定 中 联签细则 的规定 5 3 3 项目经理签约授权按照 授权管理规定 和 联签细则 中的授权规定执行 5 3 4 对于公司特别或单独授权的事项以及个人 执行相应授权文件规定 5 4 合同用印 份数合同用印 份数 执行 合同专用章管理规定 各事业部合约估算板块负责按规定数量准备好合同 文本 业主合同应准备不少于六份 其中三份留存公司 分包合同应准备不少于 四份 其中两份留公司 由合约法律部负责归档 5 5 合同文本传递合同文本传递 5 5 1 业主合同签订用印完毕 由合约法律部保存合同正本 并负责向事业部合约估算 板块 公司财务部 资金部 分支机构传递合同副本 如遇副本不足情形 应采 用复印文本传递 如事业部内部组织机构需要该文本 应由事业部合约估算板块负责向其传递文本 5 5 2 总部选择分包合同签订完毕后 合约法律部保存合同正本 并负责向事业部合约 估算板块 公司财务部 资金部 项目经理部传递合同副本 如遇副本不足情形 应采用复印文本传递 项目选择分包合同签订完毕后 由项目合约商务负责向合约法律部传递合同正本 并由合约法律部向事业部合约估算板块 财务部传递合同副本 如遇副本不足情 形 应采用复印文本传递 机电分公司单独投标项目 非公司总承包工程 分包合同和其他合同的传递 由 机电分公司合约估算负责传递 公司合约法律部保存合同正本 如事业部内部组织机构需要该文本 应由事业部合约估算板块负责向其传递文本 5 5 3 物资 设备采购 租赁合同以及临建设施合同等签订完毕后 采购中心保存合同 文本正本原件 并负责向公司财务部 事业部合约估算板块传递合同副本 如遇 副本不足情形 应采用复印文本传递 编制合约法律部审核体系保证部批准李健 5 5 4 合同变更文本传递 业主合同变更文本的传递 由合约法律部负责 分包合同变更文本的传递 由项目合约商务经理负责 物资 设备采购变更文本的传递 由采购中心 机电分公司负责 5 5 5 合约法律部 各事业部 采购中心 机电分公司 项目经理部和公司财务部 资 金部应对所收合同文本进行收文登记和保管 5 6合同交底合同交底 5 6 1 业主合同的交底由各事业部合约估算板块组织 遇有由合约法律部主办的合同 由合约法律部组织向事业部副总 事业部合约估算板块 项目经理 项目合约商 务人员 项目现场管理人员 项目主管财务等人员进行交底 5 6 2 总部组织选择分包的合同由各事业部合约估算板块组织进行交底 物资 设备采 购 租赁合同以及临建设施合同由采购中心 机电分公司组织向项目经理 项目 合约商务人员 项目现场管理人员 项目主管财务等人员进行交底 项目组织选择分包合同由项目合约商务经理组织向项目经理 项目合约商务人员 项目现场管理人员 项目主管财务等人员进行交底 交底方式可视合同复杂程度 灵活选择 5 6 3 机电分公司单独投标项目 非公司总承包工程 合同交底 由机电分公司组织进 行 5 6 4 分支机构合同按照本规定由分支机构合同管理部门组织进行 5 6 5 合同交底可以采用书面方式 见附件 进行 也可以由交底人视交底事项采用 会议或口头的方式进行 书面合同交底内容参照以下方面进行 项目投标背景 签约双方合同负责人 参与人职权范围 合同造价条款缺陷 工程目标的约定 合同变更方式约定 竣工验收与移交约定 合同结算期限与结算工程款支付约定 合同质量保证金返还约定 争议解决约定 其他合同缺陷约定 编制合约法律部审核体系保证部批准李健 5 7 合同变更合同变更 5 7 1 业主合同变更业主合同变更 当设计变更 工程变更 洽商的内容超出合同约定工程范围和造价范围时 项目 合约商务经理应组织项目现场经理 技术负责人等相关人员 针对变更情况按本 规定第 5 2 条进行评审会签 并完成合同修订 变更 评审记录 业主合同变更会 签填写 合同变更会签单 报原合同授权批准人审批后方可变更 本条任何变更 包括以下情形 工期顺延 合同造价增加或减少 1 合同造价为 3000 万元 不含本数 人民币以下的工程 单项设计变更 工程变更及洽商导致合同造价增加或减少 50 万元人民币以上 含本数 2 合同造价为 3000 万元 含本数 10000 万元 不含本数 人民币的工 程 单项设计变更 工程变更及洽商导致合同造价增加或减少 80 万元人 民币以上 含本数 3 合同造价为 10000 万元 含本数 人民币以上的工程 单项设计变更 工 程变更及洽商导致合同造价增加或减少 100 万元人民币以上 含本数 合同工作范围增加或减少单独专业分部工程情形 如增加土方工程 桩基工 程 给水管道工程 钢结构工程 装饰工程 室外园林绿化工程等 则不受 上述第 2 条造价变更的约束 按合同变更进行评审会签 发布变更通知 质量目标调整 工程款支付原则调整 竣工结算原则调整 原合同条款内容调整 5 7 2 分包合同变更 总部批准分包商的情形 由项目合约商务经理组织项目现场经理 技术负责人等相关人员进行评审 并按分包合同会签程序履行 填写 合同变更审批会签单 报原分包合同授 权批准人审批后方可变更 授权项目批准分包商的情形 由项目合约商务经理组织项目现场经理 技术负责人等相关人员进行评审 并按分包合同会签程序履行 填写 合同变更审批会签单 报项目经理审批 后方可变更 5 7 3 物资采购合同变更 总部批准供应商的情形 由项目合约商务经理组织项目现场经理 技术负责人等相关人员进行评审 编制合约法律部审核体系保证部批准李健 并按物资采购合同会签程序履行 填写 合同变更审批会签单 报原分包合 同授权批准人审批后方可变更 授权项目批准供应商的情形 由项目合约商务经理组织项目现场经理 技术负责人等相关人员进行评审 并按物资采购合同评审会签程序履行 填写 合同变更审批会签单 报项目 经理审批后方可变更 5 7 4 合同变更通知 项目合约商务经理负责将第 5 7 1 第 5 7 2 第 5 7 3 项中规定的合同变更文件 正本 包括修订后的合同 设计变更 洽商 备忘录等 及时传递公司合约法 律部 副本传递至各事业部合约估算板块 事业部主管副总经理等相关人员 5 8 合同文本保管合同文本保管 本条所指合同文本包括中标通知书 合同 合同变更 合同会签单 合同会签文 本 合同专用章使用申请表等文件 5 8 1 合约法律部负责公司合同文本正本 除物资采购 与银行往来等专业合同外 的 保管工作并汇总台帐 台帐合并的范围包括 总部直营项目联营协议 总部直营 项目业主合同 总部直营项目分包合同 职能部门业务合同 物资采购合同由采 购中心负责建立合同台帐和采购合同文本的保管 机电材料设备采购合同由机电 分公司负责建立合同台帐和合同文本的保管 台帐内容应至少包括 合同类别 项目名称 合同名称 工程范围 合同金额 签订日期 履行效力期间等 公司合同台帐采用电子数据库形式 并在公司授权范围内共享合同信息 5 8 2 事业部合约估算板块负责合同文本副本或复印件的保管工作 包括收发 保存 回收及销毁 事业部合约估算板块 采购中心 职能部门负责建立本部门签订所有合同的台帐 合同台帐内容应至少包括 合同类别 项目名称 合同名称 合同额 签订日期 履行效力期间等 5 8 3 物资采购 机电材料设备采购合同的原件正本由采购中心 机电分公司分别保管 合同专用章使用申请表和合同审批会签单以及会签合同文本的复印件由合约法律 部保管 采购合同变更文本由物资中心负责正本的保管工作 包括收发 保存 回收及销 毁 海外分支机构的中标通知书和合同原件正本由海外分支机构办理完有关地方手续 后交回合约法律部保存 副本由海外分支机构合同管理部门保管 合同专用章使 用申请表 合同会签单以及会签合同文本的复印件由分支机构合约管理部门保管 编制合约法律部审核体系保证部批准李健 合同使用部门 项目经理部负责妥善保管其接收的合同文本 并在合同执行完毕 后将合同文本交还给合同发文单位 5 8 4 项目合约商务经理负责项目有关全部合同文件的保管和合同台帐的建立 维护和 更新 5 8 5 合同文本的收发 保存 回收及销毁按 文件控制程序 和 记录管理程序 的 要求执行 6 相关文件相关文件 6 1 分包商选择管理规定 6 2 授权管理规定 6 3 物资采购管理规定 6 4 授权委托书办理规定 6 5 文件控制程序 6 6 记录管理程序 7 生效和解释生效和解释 7 1 本规定自颁布之日起施行 7 2 本规定由合约法律部负责解释和修订 8 8 附件附件 附件 1 工程业主合同管理流程图 附件 2 分包合同管理流程图 附件 3 工程物资与设备采购合同管理流程图 附件 4 职能部门合同管理流程图 附件 5 分支机构合同管理流程图 附件 6 合同审批会签单 附件 7 合同变更审批会签单 附件 8 合同交底记录表 附件 9 业主合同台帐汇总表 附件 10 分包合同台帐汇总表 附件 11 采购合同台帐汇总表 编制合约法律部审核体系保证部批准李健 附件附件 1 1 工程业主合同管理流程图 工程业主合同管理流程图 工程业主合同草拟 主办 事业部合约估算板块 机电分公司 协办 事业部业务开拓板块 主办 事业部业务开拓板块 机电分公司 协办 事业部合约估算板块 拟定 的项目管理人员 配合 合约法律部 工程业主合同谈判 工程业主合同 评审与会签 主办 事业部业务开拓板块 机电分公司 参加 合约法律部 财务部 其他相 关部门 工程业主合同签订 主办 公司 事业部 机电分公司 具有相应签约权限的负责人 协办 事业部市场开拓板块 工程业主合同用印 主办 事业部市场开拓板块 机电分公司 协办 合约法律部 工程业主合同 文本传递 主办 合约法律部 协办 财务部 事业部合约估算板块 机电分公司 项目经理部 工程业主合同交底 主办 事业部合约估算板块 机电分公司 协办 项目经理部相关人员 公司相关部门 主办 合约法律部 协办 事业部合约估算板块 机电分公司 工程业主合同 变更通知 主办 项目合约商务经理 协办 事业部合约估算板块 事业部 主管副总经理 机电分公司副 总经理 合约法律部等相关部 门 编制合约法律部审核体系保证部批准李健 附件附件 2 2 分包合同管理流程图 含土建和机电分包 分包合同管理流程图 含土建和机电分包 附件附件 3 3 工程物资与设备采购合同管理流程图 工程物资与设备采购合同管理流程图 工程业主合同存档 分包商的选择 组织 按 项目策划 确定 主办 事业部合约估算板块 机电分公司 工程分包合同草拟 主办 总部合约商务经理 机电分公司 项目合约商务经理 工程分包合同 审批会签 主办 事业部合约估算板块 项目合约商务经理 机电分公司 参加 事业部项目管理板块 财务部 合约法律部等部门 现场经理 项 目经理等及公司合约估算板块 财务部 合约法律部 工程分包合同签订 主办 公司 事业部 机电分公司 项 目具有相应签约权限的授权代理 人 协办 项目 工程分包合同用印 主办 分包合同主办人 协办 合约法律部 工程分包合同存档 主办 合约法律部 协办 事业部合约估算板块 机电分公司 物资 设备 供应商的选择 主办 采购中心 机电分公司 调配中心 项 目 协办 事业部合约估算板块 工程分包合同交底 主办 事业部合约估算板块 项目合约商务经理 机电分公司 参加 项目经理 现场经理 技术负责人 编制合约法律部审核体系保证部批准李健 附件附件 4 4 职能部门合同管理流程图 职能部门合同管理流程图 物资 设备 采购合同草拟 物资 设备采购 合同会签审批 主办 采购中心 机电分公司 调配中心 项 目 参加 事业部合约估算板块 财务部 合约法 律部或项目现场经理 合约商务经理 技术负责人 项目经理 物资 设备 采购合同签订 主办 公司 事业部 机电分公司具有相应签 约权限的负责人 协办 项目 采购中心 调配中心 物资 设备 采购合同用印 主办 采购中心 机电分公司 调配中心 项 目 协办 合约法律部 物资 设备 采购合同存档 主办 采购中心 机电分公司 调配中心 项目 采购中心 机电分公司 协办 项目 各类合同文本草拟主办 各职能部门 合约法律部 物资 设备 采购合同交底 主办 采购中心 机电分公司 调配中心 项目 参加 项目合约商务经理 现场经理等 主办 采购中心 机电分公司 调配中心 项 目 协办 事业部合约估算板块 编制合约法律部审核体系保证部批准李健 附件附件 5 分支机构合同管理流程图 分支机构合同管理流程图 各类合同文本 会签审批 主办 各职能部门合同草拟人 参加 合约法律部 财务部 各类合同文本签订 主办 公司 职能部门具有相应 签约权限的负责人 协办 公司其他相关部门 各类合同文本用印 主办 各职能部门合同草拟人 协办 合约法律部 各类合同文本存档主办 合约法律部 分支机构 合同文本草拟 主办 分支机构合同管理部门 协办 合约法律部 分支机构其他相 关部门 分支机构合同文本 会签审批 主办 分支机构合同管理部门 参加 分支机构其他相关部门 合约法律部 财务部 编制合约法律部审核体系保证部批准李健 附件附件 6 6 合同审批会签单 合同审批会签单 合同审批会签单合同审批会签单 编号 合同名称 合同编号合同金额 主办单位主办人 附 件 无 有 名称 审核单位修改意见审核人签名日期 审 无 有 详见文件标注 有 详见附页说明 无 有 详见文件标注 有 详见附页说明 核 无 有 详见文件标注 有 详见附页说明 分支机构合同文本签订 主办 公司 事业部 分支机构具有相 应签约权限的负责人 协办 分支机构合同管理部门 分支机构 合同文本用印 主办 分支机构合同管理部门 协办 合约法律部 适用于业主合同 分支机构 合同文本存档 主办 分支机构合同管理部门 合约法律部 适用于业主合同 分支机构 合同交底 主办 分支机构合同管理部门 参加 项目 财务等有关人员 编制合约法律部审核体系保证部批准李健 无 有 详见文件标注 有 详见附页说明 会 无 有 详见文件标注 有 详见附页说明 无 有 详见文件标注 有