按照发文处理程序进行发文

1 课题二课题二 按照发文处理程序进行发文按照发文处理程序进行发文 天地公司 中外合资公司 请示上级单位天地集团总公司追加购车经费 为此 天地 公司的秘书高山将按照发文处理程序进行发文 秘书高山要完成发文的任务 必须要对文书发文程序的各个环节的要求有所掌握 发文处理是各单位答复来文或根据需要向外单位主动发出文件的过程 发文办理的全 过程分为两个阶段 第一阶段从草拟到签发 称为制文阶段 也是发文办理的重点阶段 第 二阶段从编号到分发 称为制发阶段 一 一 制文阶段制文阶段 1 1 草拟草拟 模模块块三三 秘书办文模块秘书办文模块 知识目标知识目标 掌握文书发文程序及各环节的要求 掌握文书发文各环节的要求 能力目标能力目标 能够按处理制度进行发文处理 2 草拟也称拟稿 就是文件的起草过程 是制文阶段的起始环节 也是发文处理工作中 的一个关键性环节 草拟质量的好坏 体现了文秘人员的基本功 反映了文稿法定作者即 党和国家机关 企事业单位 社会团体发布政令 交流信息 开展业务的愿望和要求 因 此是一项严肃的工作 需要注意的是 公文虽属应用文体之类 但由于其有特定的作者 特定的对象 特定 的性质 特定的体式 特定的语言修辞 特定的格式 特定的制作程序 使之又不同于一 般的应用文 更不同于记叙文 议论文 说明文等一般文章 2 2 审核审核 审核也称核稿 就是在公文送负责人签发前 由办公部门对公文的内容 体式 文 字等进行全面的核对检查 这一环节通常是由办公厅 室 负责或由具有工作经验 水平较 高的秘书人员承担 文稿审核时应着重注意以下几方面内容 1 审核是否确实需要行文 这是考虑行文的必要性和可能性 现实确实需要解决某问题 而又具备了解决问题的 条件 有可能解决 才能发文 2 有无矛盾抵触 审查文稿内容与党和政府的有关政策 法令以及上级的指示 决定等有无相互矛盾抵 触之处 与本机关以前的发文有无前后不一致和自相矛盾之处 如发现问题 则按有关程 序解决 3 要求 措施是否明确具体和切实可行 检查文稿的内容政策界限是否写得清楚明确 有无笼统含糊 模棱两可 前后不一致 之处 有无规定过于机械 繁琐之处 检查文稿中所提的措施是否可行等 4 处理程序是否完备 审核文稿在处理程序上是否妥善完备 如发文的名义是否合适 是否还需交一定的会 议讨论通过 涉及其他部门或地区职权范围内的问题是否协商一致并经过会签或上级机关 的批准等 5 文字表达 检查文字叙述是否通顺 简练 准确 是否合乎语法逻辑 有关数字是否已经核对 写法是否得当 标点符号是否正确等 6 文件体式 检查文种是否适当 标题是否达意 密级 处理时限定得是否妥当 主送机关和抄送 3 机关是否符合规定等 在审核中发现的问题 必须逐一加以纠正 一般性的问题 可直接修改 如需作较大 的改动 应附上具体修改意见 退回草拟人或承办部门共同研究解决 总之 文稿审核是一项十分严肃而重要的工作 审核中必须注意研究 认真对待 3 3 签发签发 签发就是单位领导人对文稿进行最后的审核并签署意见的工作 签发是发文处理过程 中最关键的程序 是领导人行使职权的重要形式 签发文件的原则是 1 凡以机关名义发出的文件 应由机关正职或主持日常工作的副职领导签发 内容 重要或涉及面广的文件还必须经领导班子集体讨论通过 然后由主要领导人执笔签发 2 一般业务 事务性工作的文件 可由具体分管的副职领导人签发 如是重要问题 也可请正职领导人加签 3 有关日常性工作的文件 经授权可由秘书长或办公厅 室 主任签发 4 经会议讨论 修改通过的文件 整理后可由会议主席或秘书长及其他授权人签发 5 几个机关或部门联合发文 或内容涉及其他机关部门的公文 应实行会签 会签 是指这些准备联合发文的机关或部门 对文稿通过协商 取得一致意见后共同签发行文 送请会签 应由主办该公文的机关或部门负责 6 签发公文过程中 应再次认真审阅文稿 如发现问题需作重大改动 应作出明确批 示 可在文稿的右白边批注意见 或由秘书口头转告拟稿部门重新修改 待修改并重新誉 清 后再作签发 7 签发时应在 发文稿纸 见表3 5 的签发栏内写明意见 并亲署姓名和具体日 期 代行签发的要注明 代签 字样 签署意见必须明确 不能模棱两可 字迹要清楚 端正 如需要送机关领导人审阅的 要写明 请某某领导同志审阅后发 若审批人圈阅 或签名 应当视为同意 受领导委托代行签发职责的 要注明 某某代签 8 几个机关或部门联合发文 一般应由主办该文件的单位负责送请有关联署机关或部 门的领导会签 单独发文的成文日期 应以领导人签发的日期为准 联合发文的成文日期 应以会签的最后一位领导人签发的日期为准 表表3 53 5 XXXX单位发文单位发文稿纸稿纸 密级 紧急程度 签发 会签 主办单位拟稿人 4 主办单位核稿人 事由 附件 主送机关 受文对象 抄送机关 党 政 军 群 团 人大 政协 公 法 检 各民主党派等 主题词 打字 校对 共印 份 发文字号 机关代字 号 成文日期 年 月 日 正文 第 页 二 二 制发阶段制发阶段 1 1 编号编号 编号即指写编发文字号 同时也包括编文件的份数序号 发文字号即文件的编号 同一份文件只有一个发文字号 它是今后引用 检索文件的 重要依据 必须按要求来编 发文字号要能反映出该文件的制发机关 制发文件的年代和该文件在制发当年所发文 件中的顺序 因此它的结构包括发文机关代字 年份 序号 年份 序号用阿拉伯数码标 识 年份应标全数 用六角括号 括入 序号不编虚位 即1不编为001 也不加 第 字 公文份数序号是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 通常称为 份号 可编虚位 最多可用7位数 如 如果文件只有个位数 不能写成 1 应用两位数 01 表示 联合行文 只标主办机关发文字号 绝密 机密 级公文应当标明份数序号 此外 文件印数较多时也要编份号 以便清点文件份数 2 复核复核 复核就是指在公文正式印刷之前 文书部门对文件定稿进行再次审核的工作 公文复核是公文正式印制前文秘部门进行的最后一次复审 复核的重点是 审批 签发手续是否完备 附件材料 在办理过程中是否有遗失或 缺页 齐全 格式是否统一 规范 是否有错别字 漏字等等 3 缮印缮印 缮印是指对已经领导审批签发的定稿进行排版印制文件正本的过程 缮印文件一般 都是通过打印 胶印 铅印或复印的方式来印制文 必须严格按照国家标准 公文格式 5 的有关规定执行 缮印公文的具体要求如下 1 以签发的定稿为依据 从文字到格式 都不得擅自改动 如发现定稿中确有错漏之 处需要改正 也应向上汇报 由拟稿人或审核人进行重新审核和修改 2 严格按规定的公文格式制版 公文的缮印过程也就是公文格式标准化 排印规范化 的过程 定稿一般书写在 发文稿纸 上 缮印时就要将定稿的公文格式转化为符合国家 统一标准的格式 3 在规定的时间范围内印制完成 急件要先印制 保密件要指定专门的印制单位或专 人印制 要建立完善的文件印制管理规章制度及登记制度 登记的内容见表3 6 表表3 63 6 缮印登记缮印登记表表 文件名 称 送文单位送文时间印文数量印完时间 取件人姓 名 缮印人姓 名 备注 4 4 校对校对 校对就是在缮印文件过程中将印制出来的文本清样与定稿从内容到形式进行全面对照 检查的一道程序 校对的具体要求 1 要采取 地毯式 检查的校对方法 即逐字逐句 逐个标点地进行校对 对数 字 地名 人名等关键词语 更要反复校核 对公文的发文字号 密级 紧急程度 标 题 主送单位 抄送单位 日期 印刷份数 页码等尤须逐一校核 2 注意消灭和纠正排版错误 注意字体 字号 格式的统一 3 每次校对最好由不同的人员进行 以免先入为主和一些个人因素的局限 通常 文稿不长 一校 二校即可 文稿较长或很重要 校对的次数相对要多一些 4 应使用统一的校对符号进行校对 防止因校对符号不一致而发生误解 5 重要公文还应将校对后的清样送领导人审阅 修改 5 5 用印用印 用印是指在印好的文件正本的落款处 正确加盖单位公章 以示文件生效的过程 加盖单位公章是机关行使职权的凭证 是公文是否有效的标志 也是公文格式的一个 组成部分 6 印章是各种图章的总称 目前我国各级各类机关单位所使用的印章大致分这么三大 类 机关单位的公章 财务 税 务 合同等专用章 机关负责人名章 这些印章 从文字到规格 从使用到制发 都有其专门的规定 要按规定用印 即在落款处成文日期上用印 做到上不压正文 下要骑年盖月 要庄重 清晰 印章要盖正 印色要是朱红色 要浓淡适宜 印迹要清晰可辨 要以签发为依据 领 导签发的文件才可用印 6 6 登记登记 即是发文登记 它是在文件发出之前对文件的主要内容和基本要素的记录 以便对发 出文件进行统计 核查等管理 具体内容见表3 7 发文登记簿 顺序号一一文件在登记簿中顺序登记的流水号 发文日期一一文件登记发出的日期 登记后的文件要尽快发送 发文字号一一所发文件的正式发文编号 文件标题一一标题要登录全称 无标题文件 要简要摘录文件的内容 填人此栏 附件一一根据需要作为正文的补充说明和参考的材料 密级一一所发文件的秘密等级 没有密级的文件不填 份数一一发给收文机关的文件数量 发往机关一一收文机关的名称 有些普发性的文件可登记发放范围 归卷日期一一发文的底稿和一份正本应及时归卷保存 并登记归卷的具体日期 归入卷号一一注明在第几号卷中 备注一一需要注明的其他情况 表表3 73 7 发文发文登记登记簿簿 顺序号 发文日 期 发文 号 文件标 题 附 件 密级份数发往机 关 归卷日 期 归入卷号 备 注 7 分发分发 分发又叫封发 是指对印制完毕 需要发出的文件按分发的范围作分封和发送的过程 7 分发是发文工作的基础环节 分发文件总的要求是要使文件准确 合理地进行定向 定速 定量的流动 文件分发由文秘部门承担 包括书写封面 装入文件 封套封口 登 记 发送文件等一系列工作 做好分发工作的总体要求是 份数准确 书写正确 封口牢靠 发送安全 确认收文 具体要求如下 1 封装文件前要先看发文稿纸注明的发送单位 密级 有无附件 然后根据发送文件 份数 要对发出的文件数量作认真清点 确认份数无误 特别要注意附件是否有漏缺 文 件有无缺页 倒页 错页等现象 文件有无漏盖印章等问题 2 文件封面的书写必须清楚 明白 正确 邮编地址 部门名称 姓名称谓都要书写 工整 不得滥用简称和不规范的字体 文件如有紧急 密级等特殊要求的必须在封面上盖 上相关戳记 3 文件装入封套时要注意短于封口 封口要牢靠 严实 不能用订书钉封口 应用糊 糊或胶水封实 有密级的文件还要按密封的要求贴上密封条并骑缝加盖密封章 4 文件发送要按照文件自身的情况通过不同的渠道 文件发送的渠道主要有电信传送 和人工传送 电信传送指通过电传 传真 网络等形式传输文件 但对机密文件的传输必 须采用加密方式 5 大批寄发的普发性文件 可印制成套的信封 以节省书写 时间 避免书写差错 文件封装发出以后 文秘人员应将发文稿纸 定稿和两本文件正本及时归卷 以留待 查考和年终立卷归档 对办复的发文 要履行注办手续 天天 地地 公公 司司 文文 件件 天办字 2007 12 号 关于要求追加购车经费的请示 天地集团总公司 8 我公司原有小型客车二辆 由于使用年份长 车况较差 油耗 修理费等居高 不下 为此 我公司请示集团总公司要求更新配备局长用车一辆 2007 年度集团 总公司准予安排更新 但经费仅 20 万元 根据实际需要 特请示集团总公司在原 有 20 万元基础上追加购车经费 5 万元 以上请示妥否 请批复 天地公司天地公司 二二 七年七月十二日七年七月十二日 主题词主题词 公司 购车 请示 天地公司办公室 2007 年 7 月 12 日印发 作为天地公司的秘书高山可按照如下步骤进行 关于要求追加购车经费的请示 的发 文工作 1 草拟 天地公司秘书高山起草 关于要求追加购车经费的请示 2 审核 天地公司行政主管王林审核秘书高山起草 关于要求追加购车经费的请示 3 签发 9 天地公司总经理张伟对文稿进行最后的审核并在 发文稿纸 见表 3 5 的签发栏内 写明意见 同时要亲署姓名和具体日期 表表3 53 5 机关名称机关名称 发文发文稿纸稿纸 密级 紧急程度 主办单位拟稿人 高山 签发 会签 同意发文 张伟 2007年7月12日主办单位核稿人 王林 事由 附件 主送机关 受文对象 天地集团总公司 抄送机关 党 政 军 群 团 人大 政协 公 法 检 各民主党派等 主题词 打字 校对 共印 份 发文字号 天办字 2007 12号 成文日期 2007年7月12日 正文 第 页 5 编号 天地公司秘书高山编 关于要求追加购车经费的请示 的发文字号 即 天办字 2007 12 号 并填在 发文稿纸 见表 3 5 的发文字号栏内 6 复核 天地公司行政主管王林对文件定稿进行再次审核 7 缮印 天地公司秘书高山将 关于要求追加购车经费的请示 送到公司文件制发室进行缮印 并填写缮印登记表 表表3 63 6 缮印登记缮印登记表表 文件 名称 送文单位送文时间印文数量印完时间 取件人姓 名 缮印人姓 名 备注 关于要求 追加购车 经费的 请示 经理 办公室 2007 年 7 月 12 日 2 份2007 年 7 月 12 日 高山魏玲 10 8 校对 天地公司秘书高山对印制出来的 关于要求追加购车经费的请示 文本清样与定稿从 内容到形式进行全面对照 9 用印 天地公司秘书高山在印好的 关于要求追加购车经费的请示 的正本的落款处 正确 加盖天地公司公章 以示文件生效 10 登记 天地公司秘书高山在 关于要求追加购车经费的请示 发出之前将主要内容和基本要 素