市政工程档案管理制度(改)

档案管理制度档案管理制度 一 总则 为了加强公司档案管理工作 明确档案管理责任和程序 标准 确保公司各类档案的科学保管和合理使用 避免因档案管理失误对 公司经营造成损失和风险 特制定本制度 二 档案管理责任划分 1 本制度适用于公司全体员工 公司各部门 全体员工均负有在各 自职责范围内的档案管理权限和责任 2 公司行政部设置档案室用于存放和保管各类档案 各部门设置档 案柜或使用相关档案管理工具对档案进行保管 3 行政部设置专职档案管理员负责档案和档案室管理工作 各部门 应根据本制度的规定明确部门内部的档案管理工作标准 并指定专 人或明确内部档案管理责任 4 公司行政部负责档案管理制度的制订和修改 负责档案管理的归 档和保管工作 其它部门对本部门工作权限内涉及的档案承担归集 整理 提交责任 档案借阅和使用人在档案借阅使用期间承担妥善 保管和合理使用的责任 三 档案的类型 1 本制度所规定的档案 是指公司经营和管理过程中产生的各类文 件 资料 图书 图纸 各种电子文件等 具体根据公司主营业务 形态和日常经营管理 将公司的档案划分为以下几类 1 经济类档案 含经营合同 协议及非经营合同 协议等 2 项目资料 含项目前期文件 项目传真文件 设计 施工 过 程文件 来往函件 设计成果 批复 批文及各审查意见 竣工资 料等 3 其他档案 除经济类档案和项目资料以外的包括政府文件 传 真文件 图书 期刊 参考资料等 2 各类型档案根据需要再设置二三四级子类 同一类型的档案集中 归集存放 以便于使用管理 四 档案管理基本流程 1 档案的归集 整理 2 提交归档 办理移交手续 3 按要求对档案资料进行编号 登记 包装和存放 4 借阅和使用人办理借阅手续 5 归还借阅的档案资料 五 档案的收集 整理和提交 1 各部门负责本部门职能内涉及的档案资料的收集 整理工作 2 负责收集整理档案的责任人应当在规定时间内及时提交档案室归 档 3 档案提交人应当严格按照档案程序办理提交手续 提交人应填写 移交资料书面及电子移交清单 见 附表二 并由本部门负责人签 字 移交人及接收资料人双方签字认可 书面清单一式两份 移交 人及接收人各一份 4 各部门应明确责任人妥善保存档案提交交接记录 以备查阅 5 所有项目设计成果在提交时应符合公司装订要求并按附带完整的 项目审核单 具体装订标准见 附件三 6 需保存正 副两本的档案应由提交人在档案上加盖 正本 副 本 印章 7 档案管理员有权拒绝收取不符合提交标准和要求的档案资料 因 档案收集整理不符合标准要求或故意延误归档造成工作失误和经济 损失的 部门负责人和具体经办人承担相关责任 8 在具体实施中 若出现上述几条中没有明确规定提交标准和相关 规定的档案资料时 由档案提交部门负责人与行政部负责人 档案 管理员协商处理 若情况比较典型可经正常程序对本制度相关内容 进行修改补充后实施 9 公司各类档案的收集整理责任划分和提交要求见 附表一 七 档案编号与存放 1 档案管理员在接收提交的档案后应立即按要求对档案归类 并根 据档案类型装入指定的存放包装内 2 所有档案均应编号 记录 存放 3 档案应按类别存放在档案室指定位置 便于查找不得随意放置 4 档案管理员应建立电子档案目录检索系统 档案存放程序完成后 应立即将档案信息登录电子档案目录检索系统 5 公司档案建档编号标准见 附件四 八 档案借阅与使用 1 员工因工作需要可到档案室借阅相关档案 2 借阅档案需办理借阅手续 明确档案名称 类型 数量 用途和 借阅时间 3 公司经营合同 设计成果等部门重要文件应设置借阅权限 无借 阅权限的员工需要借阅的应经有借阅权限的上级签字同意方可借阅 4 凡设置有正副本的档案 只能借阅副本 若确实因工作需要借阅 正本的 应经公司总经理或常务副总经理签字同意 5 拷贝电子文档职能拷贝规定的格式 拷贝重要的电子文档应由部 门负责人签字确认 6 借阅人借阅档案期间 负有妥善保存使用的义务 借阅期间发生 档案遗失 损毁或泄密的 借阅人承担全部责任 7 行政部可根据实际情况确定公司各类档案的借阅时间 没有明确 规定的最长借阅时间不得超过 30 天 借阅人应当在规定时间内归还 档案 若到期需要延长借阅时间 应办理归还档案手续后重新办理 借阅手续 8 档案管理员可定期公布档案借阅情况 提醒借阅人及时归还档案 9 员工办理离职手续前 必须清还档案 否则不得办理离职手续 九 档案清理与销毁 1 各类档案的存档年限应作明确规定 由行政部负责牵头组织各相 关部门制定相应标准 2 档案管理员应每年定期对档案进行清理 清理到期档案 3 到期档案清理后 应整理出目录 确定处理方案 报行政部经理 和分管副总签字确认 4 过期档案处理可根据不同类型分别以丢弃 废旧物回收变卖和销 毁等形式进行处理 重要档案或档案重要部分需要销毁的 应至少 两人同时在场执行 5 过期档案处理后应做相关记录并存档 十 档案遗失与损坏处理 1 无论档案在收集环节 保存环节还是借阅使用环节 相关责任人 都应妥善保管 避免档案遗失和损毁 2 借阅人借出档案如有毁损或者遗失应自行赔偿或接受相应经济处 罚 3 档案出现遗失和损坏情况 由责任人填写档案遗失与损坏处理单 及时处理和补救 十一 档案保密制度 暂略 1 公司档案密级设置三级 分别为 对于公司资料 文件 设 计成果 经济合同等重要档案应设置密级 不同密级档案对应不同 的借阅权限 十二 档案室环境管理 1 公司档案室应保持整洁有序 不经上级同意不得随意堆放无关物 品 2 档案室应保持干燥 地面干净 室内光线充足明亮 档案柜应定 期打扫灰尘 3 档案室严禁吸烟 应配置基本消防设施 4 非档案管理人员未经许可 不得进入档案室 十三 档案管理工作记录 1 档案管理员应建立档案管理工作记录制度 详细记录档案提交 借阅 档案清理 销毁 等工作单据等 2 档案管理记录本身也应最为行政类档案留存备查 3 公司分管行政副总经理和行政负责人应定期检查相关工作记录情 况 十四 罚则 1 员工违反档案管理制度 应当承担相应责任 情节严重的 分管 领导承担连带责任 2 员工违反档案管理制度 档案管理员或行政部人员有权提起处分 请求 提交违规人员行为和处罚建议 经行政部负责人和分管副总