关于企业无纸化办公调查报告

关于企业无纸化办公调查报告关于企业无纸化办公调查报告 自 2005 年来 随着我市我市电子政务建设已经起步 市级有关部门相继建设了一批业务系统 办公自动化 政 务信息化也取得较大成绩 但这类办公系统的主要客户群 还是以政府单位 事业单位 大型企业 国企单位和医院 为主 其他中小型企业应用较少 目前各机关单位所引进 的系统主要以 OA 办公系统为主 一 一 OAOA 办公系统简介办公系统简介 OA 办公系统即 OA 是 Office Automation 的缩写 指 办公室自动化或自动化办公 其实 OA 办公系统是一个动态 的概念 随着计算机技术 通信技术和网络技术的突飞猛 进 关于 OA 办公系统的描述也在不断充实 1 1 OAOA 办公系统基础模块办公系统基础模块 目前市场上的 OA 办公系统它的基础模块不能分割主要 包括 功能模块功能模块菜菜 单单 门门 户户 门户门户单位门户部门门户 工作台工作台 工作台工作台待办工作已办工作待阅信息 2 已阅信息收藏信息我的关注 我的日程 公文管理公文管理 收文管理收文管理收文登记收文查询收文管理 收文管理收文管理发文拟稿发文查询发文管理 内部请示内部请示请示拟稿请示查询请示管理 我的流程我的流程 发起流程发起流程 内部协同内部协同发起协同协同查询协同管 流程查询流程查询 流程监控流程监控 流程统计分析流程统计分析待办流程统计节点效率分析超时节点分析 表单设计表单查询表单统计 表单应用表单应用 查询统计设置 个人事务个人事务 工作日记工作日记日记录入日记查询日记管理 日程安排日程批录安排查询 日程查询日程管理日程汇总我的日程我的日程 公开范围类型设置 任务布置执行查询布置查询 我的任务我的任务 任务管理任务查看 3 计划录入计划查询计划管理 个人计划个人计划 计划类型 关注点关注点关注点管理关注点被授权查看 我的便签我的便签我的便签便签查询 通讯录通讯录通讯录 信息发布信息发布 发布设置 信息发布信息发布 公告栏设置 信息交流信息交流 寻呼发布已收寻呼已发寻呼 寻呼管理未达寻呼对话模式 对话查询短信查询 网络寻呼网络寻呼 分版管理 调查问卷调查问卷调查管理我的投票 内部博客内部博客内部博客 综合分析报表维护 集成系统集成系统 我的软件我的软件 系统管理系统管理 用户管理用户管理 4 系统设置系统设置 日志管理日志管理 组织管理组织管理 回收站回收站 日志管理日志管理 权限管理权限管理权限设置权限查询 流程管理流程管理流程设置委托设置委托查询 类型设置模板设置字段设置 公文设置公文设置 稿纸设置红头设置 未阅信息未阅信息 保留信息保留信息 2 2 OAOA 办公系统重要组成部分及功能办公系统重要组成部分及功能 公文处理公文处理 公文处理模块能够满足办公过程中的收文登记 拟办 批示 阅办 分发 传阅 归档 查询等操作 发文的拟 稿 流转 审批 签发 套红 归档 印发等操作 还支 持各种单位内部请示处理功能 并提供流程监控 跟踪 催办和查询 支持审批过程寻呼和短信通知 支持 word excel 等多种格式的公文 保留修改痕迹 支持电子 印章和领导手写批注 支持拟稿纸和阅办单的手写意见打 印 提供电子公文交换传输接口 5 流程表单流程表单 流程表单模块提供向导式 模板化的表单设计过程和 图形化拖拉式的流程设计工具 方便单位快速扩展新的业 务功能和模块 适应单位业务的灵活多变性 信息交流信息交流 信息交流模块提供网络寻呼 即时通讯 内部论坛 电子邮件 网络博客 在线调查等多种信息交流工具 提 供了畅通的信息沟通交流平台 满足不同的客户在不同的 场合的需求 还可以通过这个平台快速查询历史沟通记录 信息发布信息发布 信息发布模块支持单位根据实际情况定制单位需要发 布的信息 比如新闻 通知等等 通过与门户相结合 推 送给相关的员工查阅 通过与 内部论坛 有效结合 每个 员工都可以对热点新闻直接进行讨论 增加员工参与讨论 单位事务的主动性 并能迅速收集反馈意见 合理利用可 塑造良好的单位文化 个人事务个人事务 个人事务模块方便员工从多个维度管理个人相关的事 务和工作 有条不紊地安排自己的各项事务工作 大大提 6 高个人办公效率 功能包括工作日志 工作计划 任务管 理 日程安排 通讯录 便签等 系统管理系统管理 系统管理提供了大量易用且功能强大的管理工具 系 统提供了多种模板供管理员根据单位需求进行选择 满足 系统管理的灵活设置 操作简单 方便易用的要求 减轻 了系统管理员的工作负担 3 3 OAOA 办公系统的附加模块办公系统的附加模块 对于大多数企事业单位来说基础模块并不能满足所有 用户的需求 例如在发布各类公文时需加盖公章 而电子 签章则属于附加模块 需要另外支付费用 一般情况下每 个单机可以支持一套电子签章 每套电子签章可以管理 3 4 枚电子印章 二 二 OAOA 办公系统的价格构成办公系统的价格构成 在选择标准版的情况下 即通用版本 不按照各单位 具体要求量身定制 OA 办公系统的总体价格一般是由标 准版价格加上附加模块的价格 再加年维护费用 如升级 还要另外加升级费用 三 初步预算三 初步预算 7 如果按公司现在的规模购置 OA 办公系统 需满足以下 条件 1 固定用户暂定为 50 人 2 公章 13 枚 需 4 套电子签章 为更准确地掌握市场价格 于 2012 年 3 月 13 日分别 在两家软件公司进行详细地价格及维护情况咨询 陕西 XXXX 科技有限公司报价 8 万元 含税 含第一 年的维护费用 一年后的维护费用按总价格的 15 收取 西安 XXX 有限公司 报价 6 万 含税 不含维护费 维护费标准不一 首年是 1 2 万元 总体价格偏差不是很大 以上价格仅供参考 四 总结四 总结 目前实业公司每年的用纸大概在 1000 元左右 用于电 话通知 传真等产生的费用现在不好统计 但仅针对用纸 量 对于一个拥有 100 多名员工的企业单位来说 用量并 不是很大 而且这个数字还可以再有一定程度的节约 OA 办公软件 对于企业领导者 是一套信息资讯 管理监控 决策支持系统 对于各部门 中层管理者 OA 是一个信息 管理系统 能实现各业务信息的有效管理 但它本身存在 一些缺点 8 1 基础模块不能分割 造成部分模块闲置浪费 2 软件更新速度快 且西安市场多数以代理此类软件 为主 并非自主研发 所以中间产生的维护费用较高 3 前期投入较大 如果仅用公文管理这个模块 会造 成一定程度的资源浪费 五 建议五 建议 由于现在网络已经普及 站在节约用纸的角度上 可 以利用公司现有的 QQ 群 来传达一些信息或公文 为了 避免在传输过程中造成未按时接收文件的情况