新时期对秘书工作的认识.ppt

新时期秘书工作的认识 引言 秘书已经成为21世纪的热门职业之一 在许多人看来 秘书工作似乎没什么难度 以为秘书工作者每天就是收发 整理文件 接待来访 跟在领导后面开会 做个记录 连脑子都不用动 所以秘书只要掌握基本的秘书知识就可以了 但当人类的脚步迈进新世纪的门槛 当WTO的快车驶入中国的大门时 秘书也将面临着更多的机遇与挑战 如何做一个称职 合格的好秘书已经引起人们的广泛关注 一 秘书的含义 宫中秘藏之书 辅臣 行政职位 社会职业 秘书 二 秘书的类别1 按服务对象和经济来源的不同 分公务秘书和私人秘书2 按业务范围的宽窄 分通用秘书和专业秘书3 按秘书辅助对象不同 分集体秘书和个人秘书4 按秘书投入精力情况 分专职秘书和兼职秘书5 按不同社会领域 分政治生活 经济生活和科学文化领域秘书 三 秘书的层级正部级厅局级处级科级高级中级初级行政级执行级文书级处理文书级 秘书工作一 秘书工作的内容 文书 事务 一般管理二 秘书工作的性质和特点1 辅助性2 综合性3 机密性4 服务性5 中介性三 秘书工作的作用1 枢纽作用2 参谋助手作用3 耳目作用4 协调作用5 门面作用6 公共关系的作用 四 新时期秘书工作的要求1 四个转变2 六个强调 五 秘书工作原则1 准确原则2 迅速原则3 保密原则4 实事求是原则 秘书工作的特点 一 机要性主要指办文 就是指十分重要 要注意抓紧时间 注意传递程序 注意保密措施 二 辅助性主要指办事 主要是辅助领导工作 帮助领导理清工作 事物 甚至思路 让领导花最少的精力取得最佳的效果三 综合性主要指各种各样的事情都要过问 党建的也要 经济的也要 工业也要 财务的也要 秘书工作的内容 1 接听电话 向电话询问者提供信息 记录留言 转接电话 2 收发与回复日常邮件 3 撰写会议通知 会议记要 日常信件和工作报告 4 会谈 会务安排 5 将信件及其他记录归档 6 备份信件及其他文档 7 安排商务旅行 做好预订工作 8 接待访客 9 采购 分发和控制办公用品 10 分发钱款 进行简单的账务管理 从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策 从单纯地传递信息转变为综合处理信息 从被动服务转变为主动服务 从凭老经验办事转变为科学化管理 秘书工作的 四个转变 强调调查研究工作 强调信息工作 强调信访工作 强调协调工作 强调督察工作 强调党务 政务服务工作 秘书工作的六个强调 秘书工作的原则 一 准确原则秘书是领导的助手 秘书部门的任何工作都关联着领导机关的工作 秘书工作是领导工作的重要组成部门 领导工作具有全局性和广泛性 可以说 秘书工作的准确性 相当程度地保证了领导工作的准确性 保证了机关领导工作的正常运转 秘书工作的准确性 涉及的方面很多 总的要求是 办文要准 办事要稳 情况要实 主意要慎 切忌丢三忘四 粗枝大叶 马马虎虎 心中无数 秘书工作的质量如何 代表着一个机关的面貌 准确是提高质量的基础 二 迅速原则迅速 就是要求工作及时 高效 不延误 切忌拖拖拉拉 疲疲沓沓 松散怠慢 拖泥带水 秘书工作的迅速原则是由秘书的特点决定的 秘书处理工作快慢 效率的高低 往往影响到领导的工作的进展 关系到整个工作机器的运转 因此 秘书部门必须科学地组织 安排时间和工作 并尽可能地使用先进技术和设备 使中转过程加快 极大地提高办事效率 只有这样 秘书工作才能适应当前改革开放的发展和需要 以上讲的准确 迅速原则实际上是一项要求 即高效率 准确 是对秘书工作质量的要求 迅速 是从秘书工作数量方面提出的要求 准确和迅速合而构成高效率 而高效率是对秘书工作办事职能的根本要求 是秘书部门对各项工作进行管理的基本原则 三 保密原则保密 是行为主体为了保护自身的安全和利益将知密的范围加以限制 秘书部门处在核心要害部门 接近领导核心 处理要务 管理文件 知密范围很深很宽 失密泄密危害极大 因此 秘书部门 秘书工作必须遵守保密的原则 牢固树立 保守机密 慎之又慎 的思想 在言行中切实注意保密 遵守各项保密法规和制度 要求秘书工作必须时刻保持清醒的头脑 保持高度的警惕性 严格遵守一切保密纪律 同时 为了保证机密的安全 还要制定和健全严格的保密制度 如文件 材料 信函 会议记录等 都要有登记 收回 归档等制度 以保证办公室的安全 小王所在的公司最近要参加市里的招标 总经理很重视 连续几天召开了相关部门的会议 讨论研究竟标的事情 经过严格的论证 竞标书的内容终于确定下来 总经理让秘书小王打印出来交给他 准备派专人去市招标办公室送标书 小王接受任务后 立即着手录入 刚打了一小段 电话就响起来了 原来是维修部的小张打来电话 告诉她 会议室的投影仪修好了 让她过去查验一下 王秘书说声 好 我马上去 小王放下电话后 心想没有几分钟就回来了 所以电脑也没有关 标书草稿也没有收起来 就去会议室了 不久 小王回办公室了 发现她的办公室里坐了两个人 都是她的好朋友 一个是企划部的小苏 一个是后勤部的小唐 她们俩一个在看电脑 一个在翻标书草稿 看见她进来就说 你去哪里了 等你半天了 王秘书快步走回自己的位子 抢回小苏手里的标书说 别看了 小苏说 真小气 看看怕啥 咱们公司要是能竞标成功不是件大好事吗 你说咱们公司竞标成功的几率有多大啊 王秘书说 别说了 你们俩记住千万别出去乱说 这可是咱们公司的商业机密 小唐说 你对我们还保密 再说了 秘密的东西你还随便放在桌子上让别人看 小王一听傻了眼 分析与评述一个组织有很多属于秘密 机密 绝密等不同秘密级别的文件和信息 这些文件和信息一旦泄漏出去会给组织造成不可估量的损失 秘书因为工作的性质 经常会接触到这些文件和信息 因而必须自觉地树立保密观念 严守秘密 本案例中的王秘书 保密意识薄弱 把属于公司机密的标书草案和录入的电子文本随便置于其他人很容易看到的地方 倘若看到的人不能保守秘密 一旦泄漏 被竞争对手知悉 后果就很严重了 因此 秘书在打印这些秘密文件的时候 如果临时有其他事情需要马上去办 一定要把文件收好 把已在电脑上录入的电子文件关闭 如果要离开办公室还要把电脑关机 秘书的电脑还应该设立只有自己知道的密码 同时 电脑不能让外人使用 以保证电脑里的秘密文件和信息不被其他人看到 四 实事求是的原则坚持实事求是是一切工作的原则 这一原则对于秘书工作来说 更有它的特殊意义 因为秘书工作是为了领导决策提供依据的 如果在工作中没有坚持实事求是的原则 就可能会造成领导工作的失误 甚至会严重损害政府和机关的声誉1 因此 实事求是是秘书部门一切工作必须遵循的原则 也是秘书人员必须具备的职业品德 把它贯彻于秘书工作是实践 就是按照事物的规律办事 真实地反映情况 夹杂个人的情感 报喜不报忧 甚至是不惜捏造事实等 只有这样 才能向领导提供正确决策 才能协助领导避免决策的失误 才能算做好了为领导服务的工作 秘书工作的特殊规律 一 秘书工作的发展规律1 工作体制与社会生产力发展相适应2 职业化发展与社会分工相适应3 职能与领导权利分配体制相适应二 秘书专项职能活动规律1 经常性工作的规范化 程序化 科学化规律2 秘书知识 能力 素质与其职能要求相适应规律3 领导立意与秘书忠实 完整 准确表达相一致的写作规律 新时期秘书工作的要求 一 新时期秘书工作规律与特点 秘书工作是一种服务性工作 是一种很规范的职业 有自己的规律和特点 秘书工作具备三性 政治性 从属性 服务性 一 政治性是秘书工作的社会属性 秘书工作必须为党和国家利益服务 为广大人民群众的根本利益服务 秘书工作的时代背景就是党和国家改革开放 建设社会主义和谐社会以及科学发展的大政方针 各项工作必须符合现行法律和政策 二 从属性是秘书工作的本质要求 上下级机关的秘书工作没有成序列 也没有常规固定的工作内容 不像别的业务工作部门 工作内容明确 范围清楚 可预先做计划 定目标 秘书工作按照基本的工作职能 根据机关和领导的要求 需要你办什么事 你就办什么事 不能自己想怎么做就怎么做 秘书工作基本没有主动权 是一种从属的 被动的工作 上下级机关的秘书工作没有隶属关系 只有业务工作的指导关系 三 服务性是秘书工作的基本特征 秘书工作是一种服务工作 为领导服务 为机关服务 为基层服务 是机关单位里以政务服务为主要特点的服务工作 秘书工作要求秘书人员沟通上下 协调左右 出谋划策 事无巨细 随叫随到 无所不管 无所不能 有人说 秘书工作者 吃饭在最后 出发走在先 走路走两边 没有思想 没有主见 没有星期天 这些说法只是自嘲而已 新时期的秘书工作强化了参与决策服务 独立办事 调查研究 指导工作等职能 秘书工作者直接为领导决策当参谋助手 提供信息 提供依据 督促检查落实决策 新时期秘书工作面临的困难 当前 社会发展日新月异 新事物 新技术层出不穷 新时期的秘书工作面临着更多的困难 这是客观存在 无法回避 但是秘书工作者要认识它 掌握它 想办法克服它 以积极的态度应对 一 工作任务繁重 经常加班加点 没有节假日 加班加点是正常的 不加班是不正常的 星期六保证不休息 星期天休息不保证 五天工作制变成五加二工作制 八小时工作制变成白加黑工作制 被戏称 无法无天 天天有干不完的活 时时可能有急件急事要办 必须随叫随到 随到随办 不吃饭不睡觉 直至把事情办完 二 婆婆 多 众口难调 关系复杂 左右为难 秘书工作的服务对象上至领导 下至百姓 无所不管 无所不包 领导交办的事要管 没有人管的事都得管 同一件事情领导之间有不同意见 部门之间有不同意见 要细心协调 抓住主要矛盾 找出解决办法 在此过程中 秘书工作者往往要承受一些指责 一些委屈 一些误会 但为了工作 为了大局 为了团结 个人受点委屈也在所不辞 受批评的时候 特别是在批评错了的时候 决不能当面申辩 辨明 是非 分出 高低 三 要求高 待遇低 提拔慢 生活苦 秘书工作岗位是一种特殊的岗位 要求高 秘书工作岗位重要 领导很重视 因此 秘书工作者要能说 会写 会办事 要坐得住 动得起 人品好 素质高 秘书工作的特殊性决定了秘书工作者的待遇不高 提拔也不快 往往比别人慢 四 权力不大影响大 机会不多陷阱多 秘书工作是服务性工作 没有什么具体的直接权力 但是由于秘书工作者是在领导机关工作 靠近领导 许多人认为你有很大权力 想接近你 拉拢你 控制你 让你为他谋利益 现在社会很复杂 各种思想交织在一起 在诱惑面前 一不小心就会在权力 金钱 美色面前倒下 在人情 亲情 友情面前迷失方向 糊里糊涂掉进陷阱里 新时期对秘书工作提出的要求 秘书工作是一种很有作为 责任重大和光荣的工作 长期以来 秘书工作岗位锻炼培养出大批高素质的领导干部 在新的历史时期 经济社会发展日新月异 秘书工作者必须跟上时代步伐 适应新时期的特点 达到领导的要求 秘书工作者要有更高的素质 更强的能力 更渊博的知识 才能适应新时代的要求 领导对秘书的需要1 忠于职守 安于本分2 敏于观察 勤于思考3 提供信息 敢说真话4 任劳任怨 分忧代劳5 联系群众 善于协调 综合素质要求知识结构要求能力要求职业道德和工作作风要求 秘书工作要求 一 综合素质要求 能严守秘密 谨慎处理保密文件良好的文字处理能力善于与人沟通 应变能力强 良好的社交能力能准确领会上司意图 有较强的原则性能沉着处理紧急事件准确恰当地传达领导的指示 敢于提出不同的意见及时将公司内部外部的信息传递给公司独立的工作能力和良好的人际关系良好的职业道德 强烈的进取心和团队精神高效率的工作 积极主动地工作 能适应多种文化环境 1 专与博的兼容性 既包容多学科的面 满足综合服务的需要 又具备专业的精深度 满足当智力助手的深层次需要 2 广泛的适应性 知识结构需随领导工作的变化而不断地调整 时时处在调整的动态过程中 3 强健的再生性 知识需不断延伸 开拓 活化 使思路开阔 思维敏捷 思想深刻 满足高智能创造性劳动 知识结构的特点 二 知识结构要求 基础知识专业知识行业知识相关知识社会常识 三 能力要求 1 办事能力2 思维能力3 管理能力4 调研能力5 表达能力6 承受能力7 社交能力8 操作能力 一天 老总怒气冲冲地把秘书于雪叫到自己的办公室 因为一位交往多年的代理商给他寄了一帮非常无礼的来信 他自己起草了一封简短的回信 让秘书马上把信寄走 信的内容是这样的 我没有想到会收到你这样的来信 尽管我们之间已有那么长时间的往来 但事到如今 我不得不中止我们之间的一切交易 并且我要让所有的同行知道你的行为 面对这种情况 于雪应该如何处理 现在于雪有以下几种选择 案例 a 好 我马上就办 说完 于雪立即回到自己的办公室 将信寄走了 b 如果将信寄走 对公司和老总本人都非常不利 于雪想到自己是老总的助手 有责任提醒老总 为了公司的利益 得罪了老总也值得 于是对老总这样说 老总 这封信不能发 别发算啦 c 于雪不仅没有退下去寄信 反而前进一步向老总提出忠告 老总 请您冷静一点 给人家回一封这样的信 后果会怎么样呢 在这件事情上 难道我们自己就没有值得反省的地方吗 d 当天快下班的时候 于雪对已经心平气和的老总说 老总 可以将信寄走了吗 e 默默地回自己的办公室 当作什么也没听见 问题 对于于雪以上几种选择 你认为哪种选择比较合适 哪种选择最为恶劣 请说明理由 并对其他几种选择进行评析 本题的最佳选择是D 最恶劣的选择是C 选D是正确的 理由如下 老总也是人 有自己的喜怒哀乐 也有不能控制自己情绪的时候 当他的情绪一旦平静下来 必然会