关于财务电子档案管理的研究

关于财务电子档案管理的研究关于财务电子档案管理的研究 摘要 摘要 为提高财务管理水平 以细化基础工作为出发点 对公司财务档案管理现 状进行分析 探索财务电子档案管理 实现财务管理的创新 本课题通过研究财务电 子档案管理 结合公司财务制度要求 探索公司财务电子档案的方式和方法 对于财 务管理信息化具有重要意义 创新思路使财务档案工作实现制度化 规范化和科学化 管理 使其在公司建设发展中发挥重要作用 关键词 财务关键词 财务 管理管理 研究研究 电子档案电子档案 传统的财务档案大都以纸质为载体 不能适应财务档案管理的信息化要求 必须 向数字化档案管理转变 未来的财务电子档案就是财务数据采集源泉和基地 通过分 类整理和网络共享 最终为各级领导 决策部门 财务人员处理和运用 一 财务档案管理现状一 财务档案管理现状 1 财务档案分类 随着公司电力事业的快速发展和经营管理水平的提高 财务档案资料也日趋增多 主要分为会计档案和财务管理文件两大类 会计档案指会计凭证 会计账簿和财务报告等会计核算专业材料 是记录和反映 单位经济业务的重要史料和证据 具体包括 会计凭证类 原始凭证 记账凭证 汇总凭证 其他会计凭证 会计账簿类 总账 明细账 日记账 固定资产卡片 辅助账簿 其他会计账簿 财务报告类 月度 季度 年度财务报告 包括会计报表 附表 附注及文字说 明 其他财务报告 2 其他类 银行存款余额调节表 银行对账单 其他应当保存的会计核算专业资料 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 财务管理文件 指除会计核算专业材料外的财务管理制度 计划批文 通知等各 类财务管理资料 是财务档案的重要组成部分 财务集约化管理的不断深入 财务管 理文件的积累呈现多元化趋势 财务管理制度包括预算管理 会计核算 工程管理 资金管理 资产管理 资本运营 财务评价与考核等 2 财务档案管理规定 自 1999 年以来采用电子计算机进行会计核算 保存会计档案实行电子存档和纸质 存档双规制 2004 年发布的 会计电算化管理办法 对电算化会计档案的管理进行的 明确的规定 电算化会计档案指储存在磁盘或其他存储介质上的会计数据和程序 以 及打印输出的各种账簿 报表 凭证等核算数据和系统开发中的全部文档资料 打印 输出的纸质会计资料按照 会计档案管理制度 进行归档管理 储存在硬盘上的会计 数据建立定期备份制度 实行电子备份 按年度进行刻盘存档 二 财务档案管理趋势二 财务档案管理趋势 为规范和加强公司财务管理 公司已经建立了涵盖生产经营全过程的财务管理体 系 随着财务信息多元化的发展 积累了丰富的财务管理文件 必须实现由纸质档案 管理向数字化电子档案管理转变 才能充分发挥财务管理文件的指导作用 财务电子 档案将是财务数据存储 管理 处理 查询 检索 传递的数字化信息服务工作基地 通过实时更新和共享 及时 准确地为经营决策提供依据 电子档案将成为财务档案 管理的主要形式 1 财务电子档案能够提供财务档案信息方便快捷的服务方式 数字化的财务电子档案信息可以通过网络等现代技术实现的远程利用 提供方便 快捷的财务档案信息服务方式和途径 2 财务电子档案能够使不同载体形式的财务档案信息得到转化与再现 根据财务档案载体形式的不同 可以将电子文档 录音 录像 幻灯 照片等各 3 种形式的财务档案信息经过数字转换 并再现其它载体档案信息的真实内容 既加强 管理又方便应用 3 财务电子档案为财务管理水平的提高奠定基础 在当今信息化和数字化技术飞速发展的时代 档案信息数字化是财务电子档案管 理发展的必然趋势和方向 财务档案数字转化工作有利于财务信息的推广 为财务管 理水平的提高做好基础准备 4 财务电子档案为财务信息体系的完善创造条件 随着无纸办公和电子文档的普遍应用 财务电子档案与纸制档案共同组成完整的 财务档案信息库 为财务信息体系的完善创造条件 三 财务电子档案管理面临的难题三 财务电子档案管理面临的难题 原始性问题 对于纸质档案来说 内容的原始性附着在形式的原始性上 其字体 字迹 图像 印章 纸张制成材料等使内容真伪易于判别 可以借助形式的原始性来 证实和确认内容的原始性 电子档案内容与形式是相对独立的 不仅内容易于变化 而且失去了固定的形式 电子形式生成的由实态变为虚态的档案 已完全没有了这种 原始状态 其生成时的状态与传输 接收中的状态完全一致 可以说既是原始的 又 是复制的 很难对电子档案的原始性进行认定 真实性问题 电子档案极易失真 如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有 失误即会导致档案信息失实 电子档案的真实性问题伴随其生命的始终 维护其真实性 是一个不间断的过程 信息内容 出错 的概率和机会远高于传统档案 电子档案可被原 样复制 甚至被篡改后可不留痕迹 完整性问题 电子文件 电子档案内容的完整性很难保障 电子文件经常处于流 动状态 如不及时捕获 可能会导致信息丢失 电子文件结构复杂 储存方式多样 容 易造成信息的缺损 电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加 而且形式多样 存储分散 极易丢失 往往致使电子文件来龙去脉不清 安全性问题 电子数据的易更改性为非法操作提供了便利 篡改信息 信息外泄 都会直接损害电子档案的安全 4 四 财务电子档案管理保障措施四 财务电子档案管理保障措施 1 采用有关技术措施 保证电子档案的原始性 真实性 完整性 安全性 提高 电子档案的可靠性 在形成电子档案的同时 采取相应的技术措施采集描述电子文件背景 内容 结 构及其整个管理过程的原数据 作为检验电子档案原始性 真实性 完整性和有效性 的依据 将电子文件设置为 只读 状态 在这种状态下 用户只能从电子计算机上读 取信息 而不能对其做任何修改 2 建立电子档案统一接收数据格式 因为财务管理资料来源广泛 形式多样 无法统一 如电子文档 录音 录像 幻灯 照片等各种形式 财务电子档案需要实现统一格式的转换 同一文件类型统一 一种文件格式 3 应用的安全性 财务电子档案基于网络实现资料上传 信息共享 可根据设定的档案密级按部门 按专业按用户级别配置访问权限 可在权限允许范围内下载档案 同时日志库自动记 录对电子档案库的所有检索 调档 增加 删除 修改等操作 4 明确纸质档案与电子档案要长期并存并保持一致 纸质档案与电子档案属于两种不同载体的档案 必须明确纸质档案与电子档案长 期并存的 双轨制 即在保存电子文件的同时 把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文 件来保存 同时 还要注意两种不同载体档案的一致性 特别是在电子档案编号 更 改 更新时更应注意电子档案与纸质档案的对应相符 五 财务电子档案管理的优势五 财务电子档案管理的优势 财务信息的随时更新 现代网络系统为实现电子档案管理提供了快捷的管理手段 5 共享的信息平台 开辟了信息利用的快速途径 将过去的集中建档 改为平时随时整 理建档 集中的工作量 变为分散的工作量 提高了财务信息管理水平 财务电子档 案及时得到更新 便于检索利用 灵活便利地检索 在电子文件转化为电子档案后 由于计算机可以按需求随时将 电子档案的单份文件从任何角度进行分类 组合 可以任意组成各种信息体系 因此 文件 作为基本保管单位 使信息分类方式得以根据需要进行自主编辑 充实的业务平台 财务电子档案库中汇集了反映公司各项财务政策沿革 内控制 度体系的完善 经济业务依据等财务管理资料 为财务人员提供了丰富的业务知识和 规范 为专业部室提供了遵循原则 为领导层提供了决策依据 六 结束语六 结束语 财务电子档案管理是对财务管理基础工作的创新 通过利用网络平台实现财务档 案的数字化管理 在对公司财务信息全面汇总的基础上 实现及时更新 实时查询 信息共享 使财务管理制度体系以及除会计核算专业材料以外的财务管理资料对公司 经济业务的指导性得到进一步加强 有利于业务规范 决策参考 为公司财务管理水 平的提高打好基础 虽然外部原因会给财务带来风险 但财务风险形成的根本原因往往是内部原因 企业基本结构不合理是导致企业财务风险的常见原因 我国企业资本结构不合理 有 些企业负债规模大 导致企业风险大 财务负担沉重 不利于企业的持续发展 在企 业发展过程中 投资决策不合理也是导致企业财务风险的内部原因之一 投资决策对 企业长期发展起着非常重要的作用 企业在发展的过程中 投资一旦出现决策性失误 将会使投资的项目收益减少 造成公司出现资金短缺 给财务带来风险 4 3 财务管理制度不完善 财务活动和风险是并存的 在进行财务活动时候需要做好风险评估工作 根据企 业发展进行全面的评估与计划 细化财务的管理制度 企业在发展时将会需要扩展 需要投资项目 如果财务不能做出正确的计划和风险评估 将会给企业财务带来很大 风险 6 4 4 企业风险意识淡薄 这也是常见的导致企业财务风险的原因之一 企业领导没有风险意识 盲目发展 会导致财务资金短缺或者企业亏损 因此 在发展的过程中 需要有风险意识 做好 风险评估工作 五 完善企业财务风险与控制对策五 完善企业财务风险与控制对策 5 1 加强企业领导和财务部门的风险意识 造成财务风险的原因虽说是多种多样 但很多风险是由于企业领导的风险意识不 够造成的 加强企业领导和财务部门的风险意识 需要从企业领导做起 很多财务部 门对风险意识认识不够是由于企业领导的不重视造成的 企业领导是企业的决策者和 领导者 是员工效仿的对象 只有领导以身作则 在企业内部形成良好的管理体系 在企业强调风险意识 对能预料的风险要想好风险控制方法 对不能预料的风险 要 做好风险的处理工作 只有企业领导有风险意识 才能对风险有预防和控制 因此 加强企业领导和财务部门的风险意识是企业迫在眉睫的工作 5 2 采取适当的企业风险策略 企业需要建立健全的财务风险预防机制 建立财务风险监测机构 根据企业的发 展情况 预估企业可能会出现的风险 例如 企业的产品因为经营不当产生积压 产 品质量下降 市场调控引发成本上升等 都需要根据实际情况进行评估 并且能制订 出风险控制的方法 调查发现 目前处理财务风险的方法是 回避风险 控制风险 接受风险和分散风险等 能对财务风险加以有效的控制 需要财务管理人员有较强的 财务管理能力和知识技能 熟悉企业的发展方向和企业风险产生的原因并能及时对企 业风险进行预防和控制 对企业风险能有效控制 需要财务管理人员具备敏锐的观察 能力 能及时发现问题并快速做出正确决策的能力 只有财务人员将风险意识渗透到 日常工作中 才能及时对企业发展过程中出现的风险做出灵活的反应 5 3 建立完善的企业风险防御体制 企业在发展过程中 需要建立多元化的企业经营模式和健全的风险预防机制 积 极分散企业风险 企业领导者需要根据企业发展情况和特点 及时进行企业风险预防 机制的调整 预防企业风险的发生 需要财务做出详细的风险评估报告和详细可行的 投资计划 做到尽可能避免企业在融资和投资之间的缺口 保持企业稳定发展 财务 7 管理人员需要有所侧重 对企业财务风险进行评估和分析 总结处理不当或未能预测 到的风险原因 吸取教训 并努力向资深财务人员学习 借鉴国内外优秀企业风险防 御经验 引进优秀的财务风险防御体系 根据自己企业发展特点 吸取精华 结合我 国相关法律和政策建立完善的财务防御体系 完善的风险预防体系包括财务人员能力 风险评估 投资计划评估 风险处理与控制等 企业需要提高对财务风险控制的重视 程度 5 4 进行财务结构的调整和优化 每个企业的发展都会存在各种风险 但很多风险是可预测的 企业需要根据自身 的发展特点去建立适合自己企业发展的财务体系 建立完善的财务预算体系 风险预 测体系 投资计划体系等 采取针对性的措施规避风险 将财务部门职能细分 强化 财务部门各项基础工作 对可预见的风险进行防御 而很多可预见的风险是由于财务 内部结构问题造成的 其中包括财务内部结构混乱 财务人员职能分工不明确等 对 财务结构进行优化 职能明确化 成立风险评估小组 监督小组 投资项目评估小组 风险控制小组等 六 结语六 结语 企业发展带动整个市场经济的发展 但随着市场经济的高速发展 企业面临的也 是更激烈的市场竞争和挑战 企业面临的风险也会更大 企业如何在这种高速发展的 市场经济下可持续发展 这对企业来说是很大的挑战 面临着各种财务风险的增加 企业财务需要做好对财务风险的评估和控制工作 财务管理人员需要不断提高自身