中小企业合同管理制度

中小企业合同管理制度中小企业合同管理制度 第第 1 1 章章 总总 则则 第一条第一条 为规范公司合同管理 防范与控制合同风险 有效维护公司的合法权益 制定本制度 第二条第二条 以公司的名义对外签订合同 包括买卖合同 加工承揽合同 租赁合同 运输合同 仓储合同 服务合同 技术合同 劳动合同等 应当依照本制度执行 以公司的名义对外出具其他法律文书 包括授权委托书 单位证明函等 应 当参照本制度执行 第三条第三条 公司设立合同管理部门 全面负责法律咨询 法律事务和合同管理的日常 工作 其具体职责 1 负责联系公司聘请法律顾问 2 负责管理公司合同专用章 建立合同台账 填写合同报表 保管合同文本 变更函件与合同有关的资料 办理合同资料年终归档 建立合同档案 合同档案原 件由行政部 财务部各执一份 第第 2 2 章章 合同的签订管理合同的签订管理 第四条第四条 合同承办人签约前必须对对方主体资格 代理身份 代理资格 履约能力 及合同可行性进行审查 并收集整理相关资料 以备合同进行评审 第五条第五条 对外签订合同 应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行 未经授 权 任何人不得对外签订合同 第六条第六条 合同应当采用书面形式 各部门所需的合同文本由合同管理部门统一购买 或定制 第七条第七条 各部门的合同都应按统一规则编号 合同及其有关的书面材料 应当语言 规范 字迹清晰 条款完整 内容具体 用语准确 第八条第八条 订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的合同 应 当要求对方当事人依法提供保证 抵押 留置 定金等相应形式的有效担保 对方当事人提供的保证人 必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人 其他组织或者自然人 对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务能力要进行审 查 第九条第九条 法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章 签订合同 应 当加盖单位的合同专用章 严禁在空白合同文本上加盖合同专用章 第十条第十条 合同承办人应将合同的副本一份及时送交本单位财务部门备案 作为财务 部门收付款物的依据 第第 3 3 章章 合同履约管理合同履约管理 第十一条第十一条 合同承办人应当随时督促对方当事人及时履行其合同义务 并按照合同 约定全面履行自己的合同义务 第十二条第十二条 在履行合同过程中 根据情况的变化 应当对对方当事人的履行能力进 行跟踪调查 如发现问题 合同承办人要及时处理 必要时经单位负责人同意 可 实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力 第十三条第十三条 接收合同标的物时必须经过严格的验收或商检程序 对不符合制度的标 的应在法定期限内及时提出书面异议 第十四条第十四条 凡与合同有关的来往文书 电报 电传 信函 电话记录都应作为履约 证据留存 对本公司的履约情况 除妥善保存有关收付凭证外 还要做好履约记录 第十五条第十五条 合同管理部门负责监督检查合同履行情况 按时间顺序及时建立合同签 订与履行情况台帐 第第 4 4 章章 合同的变更和解除管理合同的变更和解除管理 第十六条第十六条 合同的变更与解除由合同承办人以书面形式报单位负责人审核 批准后 尽快与对方签订变更或解除协议 第十七条第十七条 如遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时 应当及时收集有关证据 并立即以书面形式通知对方当事人 同时积极采取补救措施 减少损失 第十八条第十八条 发现对方当事人不履行或不完全履行合同时 合同承办人应当催促对方 当事人采取有效补救措施 收集 保存对方当事人不履行合同的有关证据 及时向 合同管理机构报告 第十九条第十九条 公司因故变更或解除合同 应当及时以书面形式通知对方当事人 说明 变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限 尽快与对方当事人达成变更或 解除合同的协议 第第 5 5 章章 合同纠纷的处理合同纠纷的处理 第二十条第二十条 对方违约要按规定索取违约金 如造成经济损失还应索取赔偿金 我方 违约或给对方造成经济损失应由合同承办部门查清原因 以 工作审批单 形式逐 级审批后按规定办理违约金和赔偿手续 第二十一条第二十一条 合同纠纷发生后 可以通过协商 调解 仲裁 诉讼等方式解决 合 同承办部门 人员应配合好合同管理机构参加仲裁或诉讼 第二十二条第二十二条 解决合同纠纷的申请书 起诉书 答辩书 协议书 调解书 仲裁书 裁定 书 判决书的副本或正本复印件 自发出或收到之日起十日内 由承办人送交合同管理机 构备案 第二十三条第二十三条 在处理合同纠纷过程中 对于可能因对方当事人的行为或者其他原因 使判决不能执行或者难以执行的案件 应当及时向法院申请财产保全 第第 6 6 章章 企业合同档案管理制度企业合同档案管理制度 第二十四条第二十四条 建立完整的合同档案 档案资料包括以下内容 1 谈判记录和报审及批准文件 2 对方当事人的法人营业执照 营业执照 事业法人执照的副本复印件 3 对方当事人履约能力证明资料复印件 4 对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明 个人身份证明 介 绍信 授权委托书的原件或复印件 5 双方签订或履行合同的往来电报 电传 信函 电话记录等书面材料和视听 材料 6 合同正本 副本及变更 解除合同的书面协议 7 标的验收记录 8 交接 收付标的 款项的原始凭证复印件 第二十五条第二十五条 所有合同都必须按部门统一编号 合同管理机构负责建立和保存合同 管理台帐 第二十六条第二十六条 合同承办人办理完毕签订 履行 变更及解除合同的各项手续后 日内 应将合同档案资料移合同管理机构 第七章第七章 附附 则则 第二十七条第二十七条 本制度未尽事宜 按有关法律法规和本公司