内部成文信息管理规定

共 33 页 第 1 页 XX 有限公司 文件编号 签发 XXX 内部成文信息管理规定内部成文信息管理规定 1 1 实施部门实施部门 本规定由综合管理部组织实施 2 2 目的和范围目的和范围 2 1 为规范公司内部成文信息的管理工作 加强成文信息的统一性 清晰性和操 作指导性 明确公司成文信息的管理要求 2 2 本规定适用于公司级和部门级内部成文信息的管理 2 3 行政公文 图样和技术文件的管理参照 行政公文处理办法 产品图样和 技术文件修改规定 和 产品设计图纸签署规定 执行 不适用本规定 3 3 规范性引用文件规范性引用文件 3 1 制度建设管理规定 3 2 行政公文处理管理规定 3 3 企业档案管理规定 4 4 定义与术语定义与术语 4 14 1 内部成文信息内部成文信息 公司内部生成的需要控制和保持的有意义的关于产品 服务 过程 人员 组 织 体系 资源的事实及其载体 本规定以制度 文件 和记录区分表示成文信息 的两种类别 注 1 成文信息可以任何格式和载体存在 并可来自任何来源 注 2 成文信息可涉及 管理体系 包括相关过程 为组织运行而创建的信息 文件 结果实现的证据 记录 共 33 页 第 2 页 4 24 2 制度层级制度层级 类别类别 公司的制度层级 类别同 制度建设管理规定 定义 5 5 培训和资格培训和资格 各部门负责人 负责制度管理和编制的人员必须学习和掌握本制度 包括制度 的编制 会签 批准 发布 回收 培训 宣贯 执行 检查 修订 废止 汇编 归档以及记录的标识 填写 贮存 保存期限 处置的管理方法 各级管理人员需了解 熟悉本规定 6 6 管理职责管理职责 6 16 1 综合管理部 制度 综合管理部 制度 6 1 1 公司制度管理的归口部门 组织各业务部门开展制度建设工作 6 1 2 根据公司制度体系建设要求 确定制度分类 格式要求和编号规则等 6 1 3 组织公司制度的初审与会审工作 做好制度的发布实施工作 6 1 4 督促各业务部门落实制度执行 组织协调处理制度执行中的相关事宜 6 26 2 综合管理部 法务 综合管理部 法务 负责公司级制度的法律审核 6 36 3 综合管理部 秘书 综合管理部 秘书 负责公司级制度的发文 6 46 4 综合管理部 信息 综合管理部 信息 负责与流程有关的信息系统建设 6 56 5 党群人事部党群人事部 负责公司制度的培训策划 6 66 6 各部门各部门 6 6 1 公司制度制定和执行的责任部门 负责起草和修订与本部门业务相关的公 司级和部门级制度 6 6 2 每年度评价本部门编制的公司制度的适宜性 充分性 有效性 提出年度 制度编制 修订计划 6 6 3 参与审核与本部门业务关联的制度并提出完善建议 6 6 4 负责部门级制度在 OA 网上保持更新 并报综合管理部备案 6 6 5 负责实施本部门编制制度的宣贯和培训工作 6 6 6 负责部门产生的记录的应用和控制 共 33 页 第 3 页 7 7 管理流程管理流程 7 17 1 制度编制制度编制 7 1 1 按照公司统一的格式 由编制部门或科室在规定时间内起草或修订制度的 初稿并经校对 7 1 2 制度的层级及类型见附录三 制度编写格式及模板见附录四 公司级制度 记录由综合管理部编号 部门级制度 记录由各部门编号 制度及附录表单编号的 编制规则见附录六 公司各部门代码一览表见附录七 7 1 3 各级制度内容不得与国家法律法规 行业标准 企业标准 上级公司管理 要求矛盾 如有相抵触的条款 以上级制度为准 7 3 4 公司制度应遵循规范 简明 务实 有效的原则 以及权 责相统一原则 从实际出发 实事求是 保证制度的可理解性和可操作性 7 3 5 制度编制人员要求有一定的工作技能与经验 熟悉体系标准及业务知识 7 27 2 制度会签制度会签 7 2 1 公司级制度 7 2 1 1 编制部门将部门负责人审核稿上传至 制度会签系统 添加会签部门 进行制度流转会签 会签部门在收到初稿后 5 个工作日内向编制部门反馈会签意见 编制部门根据会签意见进行修订 形成送审稿 7 2 2 部门级制度 7 2 2 1 经审核后的制度初稿以 部门级制度文件会签单 见附录八 的形式添 加各科室或作业区流转会签 必要时添加相关专业部门会签 必要时指该制度的内 容涉及到相关专业内容 部门内无法确定时 会签科室或作业区在收到初稿后 5 个工作日内向编制部门相关科室反馈会签意见 相关科室根据会签意见进行修订 形成送审稿 7 2 3 综合管理部及归口部门对制度文件的可操作性 适应性 符合性 合规性 公平性 效益性进行审核 审核通过后方可定稿发布 7 37 3 制度批准制度批准 7 3 1 公司级制度 7 3 1 1 综合管理部行政管理室 秘书 根据制度的层级进行制度送审 由相关 的权力机构或权力人审批 通常由公司分管领导审定 总经理批准 涉及公司 三 共 33 页 第 4 页 重一大 事项决策的制度 须按 三重一大 相关规定进行决策通过 并经授权人 签批 7 3 2 部门级制度 7 3 2 1 根据制度的层级进行制度送审 由部门负责人审批 7 47 4 制度发布 回收制度发布 回收 7 4 1 总则 7 4 1 1 公司级制度由综合管理部行政管理室 秘书 以公司发文形式下发通知 综合管理部行政管理室 制度 发布文件 部门级制度由部门管理室发布 同时报 综合管理部行政管理室 制度 备案 7 4 1 2 各部门必须做好制度版本的控制 确保所有适用人员得到现行有效版本 制度产生的部门应建立 文件有效版本控制清单 见附录九 原则上公司使用的 受控文件的形式为电子文件 7 4 2 电子文件的发放 回收 7 4 2 1 公司级和部门级规章制度的电子文件分别由综合管理部行政管理室 制 度 和部门体系员存放在公司 OA 网上 并负责在网上保持文件的最新版本 废止 的文件及时从 OA 网删除 当文件发生变更时 归口部门应及时在 OA 网发布通知 7 4 2 2 各部门体系管理员负责识别并传达至本部门相关岗位 确保所有应得文 件的人员 获得最新有效版本 7 4 2 3 各部门可在公司 OA 网上得到文件的最新版 自行下载的电子文件只能作 为工作参考 7 4 3 文本文件的发放 回收 7 4 3 1 如需使用公司级和部门级制度的文本文件 应加盖受控章 受控章样式 见附录十 发放时在 管理体系文件收发记录表 见附录十一 发放栏上签收 版本更新后收回旧版本 并在 管理体系文件收发记录表 见附录十一 回收 栏签收 有最新文件时发放最新受控文件 7 4 3 2 各部门体系管理员负责识别并传达至本部门相关岗位 确保所有应得文件 的人员 获得最新有效版本 自行复印的文本文件只能作为工作参考 7 4 4 各责任部门应将作废的文件及时清出 如因法律或其他要求需保留的已作 废文件 包括已存档的文件 无论电子还是文本文件 应作出明确的 作废参考 共 33 页 第 5 页 的标识 另类存放 以免误用 7 57 5 制度培训 宣贯制度培训 宣贯 7 5 1 制度编制部门会同党群人事部负责公司制度的培训策划 制度编制部门或 科室负责制度的说明 解读和培训工作 并组织和指导制度的落实与执行工作 7 67 6 制度执行及执行情况检查制度执行及执行情况检查 7 6 1 各部门必须严格按照制度要求执行 并负责检查制度的宣贯 执行情况 7 6 2 综合管理部 品质精度部 安环保卫部 生产保障部等制度发布或监督部 门按照职责分工对制度的执行情况进行监督检查 提出整改意见或改进建议 7 6 3 制度编制部门或科室需根据制度的控制矩阵编制相应的评价要求 定期对 制度有效性进行评价 7 77 7 制度评审制度评审 7 7 1 公司各业务部门根据公司每年的制度评价工作以及公司管理的新要求 每年 12 月对本部门编制的制度进行适宜性 充分性 有效性评审 提出下一年度制度 的新增 修订和废止的计划 报综合管理部行政管理室 制度 汇总 并按审批后 的计划开展具体的制度编写 修订 废止工作 7 7 2 因外部环境变化 公司业务变化或组织机构调整等特殊情况下需要全面梳 理公司制度的 由综合管理部组织各业务部门人员成立工作小组 对制度进行集中 评审 并开展制度编写 修订 废止工作 7 7 3 体系运行过程中 各部门发现制度缺失或不适用的情况 及时进行编写 修订 废止工作 7 87 8 制度修订 废止制度修订 废止 7 8 1 制度的修订 废止由编制部门或科室发起 7 8 2 制度编制部门应填写 管理制度改 废发文说明 见附录十二 并附在制 度的首页 7 8 3 修订或废止制度后重新按照 7 1 至 7 7 条款流转 制度修订 废止时的会 签部门须与制度制定时的会签部门一致 7 8 4 由于错字 编号 页码等非原则性错误 即不会引起误解 需要修改文件 时 可直接修改 7 97 9 制度汇编与归档制度汇编与归档 共 33 页 第 6 页 7 9 1 综合管理部适时对所有制度进行汇编 7 9 2 制度相关记录应妥善保管 制度记录包括以下基本内容 制度新增 修订 废止的申请 制度收发记录 文件会签 审批单 制度文本 制度培训记录 制度 检查和评价报告等 制度发文记录由综合管理部 秘书 按公司 企业档案管理规 定 要求归档 7 9 3 公司制度汇编及制度档案属于公司内部资料 未经总经理批准严禁对外提 供 7 107 10 记录管理记录管理 7 10 1 记录填写的基本要求 7 10 1 1 记录应填写及时 内容准确完整 字迹应清晰 能准确识别 签全名 不得随意更改 涂抹 如发现数据填写错误 用划线方式更改 并签名 注上日期 7 10 2 记录的贮存要求 7 10 2 1 各部门对所需使用的记录建立编号登记 由专人管理并每年发布一次 记录清单 见附录十三 7 10 2 2 记录文件产生部门应将记录妥善保存 编目 易于查阅和使用 7 10 3 记录的保存期限要求 7 10 3 1 记录的保存时间应满足顾客要求 合同 技术协议 和法律法规的要求 应与产品的寿命周期相适应 7 10 4 记录处置要求 7 10 4 1 记录经原部门确定为无保留价值时 可办理销毁手续 销毁应核对无误 并经部门负责人审签 对于需要销毁的记录 填写 记录销毁登记表 见附录十 四 注明记录编号和时间区段及销毁理由简述 8 8 不相容职责分离表不相容职责分离表 业务职能业务职能制度的立改废制度的立改废制度的会签制度的会签制度的审核制度的审核制度的批准制度的批准 制度的立改废 制度的会签 制度的审核 共 33 页 第 7 页 制度的批准 表示不相容事项 9 9 检查与考核检查与考核 无 1010 其它其它 10 1 1 本制度自印发之日起实行 执行中如有问题 请及时提出 以便协调 修 改 补充 完善 本制度解释权属综合管理部 10 1 2 本制度发布时 文件控制程序 Q O 04 02 40 01 2015 和 记录控制程序 Q O 04 02 40 02 2015 同时废止 1111 附录附录 附录一 内部成文信息管理流程图 附录二 制度建设控制矩阵 附录三 制度的层级及类型 附录四 制度编写格式及模板 附录五 流程图编制说明 附录六 制度及附录表单编号的编制规则 附录七 公司各部门代码一览表 附录八 部门级制度文件会签单 附录九 文件有效版本控制清单 附录十 受控章样式 附录十一 管理体系文件收发记录表 附录十二 管理制度改 废发文说明 附录十三 记录清单 附录十四 记录销毁登记表 共 33 页 第 8 页 编制 日期 校对 日期 审核 日期 会签 日期 审定 日期 批准 日期 共 33 页 第 9 页 附录一 内部成文信息管理流程图 共 33 页 第 10 页 内部成文信息管理流程 有权审批机构输出党群人事部各部门输入综合管理部 开始 结束 法律法规及其他要 求 业务流程规范要求 运行中的反馈意见 职责权限 制度初稿 会签记录 批准记录 制度编制 制度发放 回收记 录 各过程 组织机构职责 权限 外部成文信息 管理 制度会签 制度批准Y N N 制度发放 回收Y 制度培训 宣贯 制度执行情况检查 制度评审 制度修订 废止 制度汇编 归档 记录管理 制度培训记录 制度检查记录 制度评审记录 新增 修订 废止 计划 制度改废说明 制度汇编 归档记 录 记录清单 记录销毁登记表 共 33 页 第 11 页 附录二 制度建设控制矩阵 序序 号号 控制目标控制目标 编号编号 控制目标控制目标风险描述风险描述控制措施描述控制措施描述 1 C ABC 03 ZG 51 2017 01 确保管理制度 编制流程有序 高效 1 公司制度建设责任不 明确 导致管理制度管 理混乱 2 公司管理制度的审核 审批流程不合理 导致 内容不具操作性 影响 公司正常经营管理 1 综合管理部是公司制度建设的归口管理部门 负责定期组织各部门对制度文件进行修订和编 写 2 公司各部门负责分管职责内管理制度的起草 制订 完善 组织流转 会签等工作 3 对于需要修订的制度 应当由相关业务根据 实际情况进行修订 制度文件修订到发布的整 个程序与制度文件编制的程序相同 2 C ABC 03 ZG 51 2017 02 确保管理制度 符合国家相关 法律法规 1 公司管理制度与国家 相关法规条例相冲突 导致日常经营管理不符 合法律法规 2 公司未定期对管理制 度进行补充修订 导致 制度文件落后 不符合 公司生产经营管理现状 和国家相关法规条例 1 各部门应在其职能范围内对国家现行或地方 性法律法规进行收集 并加以辨识使用 指导 各自职能范围内制度文件建立的合法性 合规 性 2 经综合管理部 制度 领导审核无误的制度 文件 提交综合管理部 秘书 对制度文件进 行核稿 核稿的重点是 是否需要行文 是否 符合党的路线 方针 政策和国家的法律 法 规 是否与有关部门 单位协商 会签 文字 表述 文种使用 公文格式等是否符合规范等 3 综合管理部应当每年通过跟踪监督 内部审 核 管理评审等对公司现有制度文件的充分性 适宜性及有效性进行评审 3 C ABC 03 ZG 51 2017 03 确保管理制度 编制科学合理 1 公司管理制度编制范 围不合理 导致管理制 度重复或缺失 影响日 常管理效率 2 管理制度未按公司相 关规定进行统一编号 易导致制度文件管理混 乱 1 公司各部门负责对制度文件初稿进行内部流 转与会签 并提出相关修改意见 2 综合管理部 制度 审核制度文件初稿是否 有流程图 内容是否合理 意见是否得到统一 审核无误后制作红头发文单 3 综合管理部对制度文件的可操作性 适应性 符合性 合规性 公平性 效益性进行审核 审核通过后方可定稿 4 综合管理部 秘书 对制度文件进行统一发 文编号 制作行政发文 由业务分管副总经理 审核后 送总经理签发 5 综合管理部 制度 负责将综合管理部 秘 书 制作的行政发文存档 上传至 OA 网 并及 时更新现有的制度文件 避免新旧制度的混淆 与不统一 共 33 页 第 12 页 序序 号号 控制目标控制目标 编号编号 控制目标控制目标风险描述风险描述控制措施描述控制措施描述 4 C ABC 03 ZG 51 2017 04 确保制度执行 有效 1 公司未对管理制度进 行培训学习 导致日常 工作未能遵循制度规定 影响日常管理效率 2 公司未定期对制度执 行情况进行监督与评价 无法确定制度已得到有 效执行 1 党群人事部负责公司级制度的培训策划 制 度编制部门负责制度的说明 解读和培训工作 并组织和指导制度的落实与执行工作 2 各部门必须严格按照制度要求执行具体操作 并负责检查制度的执行情况 3 综合管理部 制度发布归口部门等监督部门 按照职责分工对制度的实施情况进行监督检查 并对违反制度的行为及时进行查处 4 综合管理部督促相关部门对制度审核过程中 发现的问题进行整改 跟踪 反馈 组织相关 部门修订完善制度 共 33 页 第 13 页 附录三 制度的层级 制度层级制度层级编制依据编制依据文件类型文件类型内容内容审批层级审批层级 基本管理 制度 公司法 等相 关法律要求 章程 管理制度 规则 公司基础治理架构层级 的管理文件 如 公司 章程 股东大会议事规 则等 董事会 基础业务 制度 相关法律法规 上级公司管理制 度 基础制度 管理制度 规则 管理规定 重要业务 体系 流程 的全面总体描述的文件 如 全面预算管理制度 党委会 总办会 专项制度基础业务制度 管理规定 管理办法 某一专项业务 流程描 述的文件 如 技术与 价格审查管理办法 党委书记 总经理 具体制度 操作规范 基础业务制度 专项制度 管理办法 实施细则 工作指引 某一项具体操作业务 流程描述的文件 如银 行票据使用管理办法 分管领导 具体制度 操作规范 公司各项制度管理办法 实施细则 部门内部管理和作业的 文件 部长 制度的类型 制度类型制度类型含义含义 流程类制度 描述 定义和规范某一项流程或按一定顺序开展某项业务的管理 制度 有明确的流程开始与结束 可以画出具体的流程图 法规类制度描述某一业务的管理原则 规范和禁止事项等的制度 职能类制度用于描述某项具体业务范围内各方的职能职责 备注 流程类制度必须按照附录三规定的格式进行编写 法规类 职能类制度可以参照流程类 制度格式编写 也可以按章节 条款等其他适合的格式编写 共 33 页 第 14 页 附录四 制度编写格式及模板 序号要素内容具体要求注意点适用范围 1实施部门 本制度由 XX 部组织实施 该要素必须描述 明确实施部门 公司 2目的和范围 本制度 本制度适用于 该要素必须描述 避免罗嗦 直切主题 公司 部门 3 规范性引用 文件 一经引用便成为制度应用时必要的文 件 应给出年号以及完整的名称 引用文件的排列顺序为 国家标准 行业标准 企业标准 国内有关文件 ISO 标准 IEC 标准或文件 该要素可以没有 参考文献和法律等不在 此范围 未标注年号的文件以最 新版为准 公司 部门 4定义和术语 在不同的语境中有不同的解释 或者 不是一看就懂的术语 应通过定义有 关概念予以明确 对于通用词或技术术语 只有在特定 含义时 才应对它进行定义 不采用要求的形式 也不包含要求 该要素可以没有 避免矛盾 公司 部门 5培训和资格 规定有关人员对本规定学习和培训的 要求 规定有关人员对执行本规定所具备资 格和能力的要求 该要素必须描述 公司 部门 6管理职责 按业务范围规定管理职责时 应规定 有关部门的工作范围及职责 规定管理职责时 应确定工作范围 职责与权限 主管业务部门及有关部 门之间的分工界限 该要素必须描述 一个部门一个条款 仅规定部门的职责 不 分到科室 不描述管理细节 公司 部门 7管理流程 明确处理的事情步骤 按照事情发生的顺序 规定该管理活动所涉及的全部内容和 应达到的要求 采取的措施和方法 需要信息反馈的事项 应规定信息反 馈渠道 内容 时间和信息处理程序 期限 对有争议的信息应规定仲裁的 权限 该要素必须描述 避免没有逻辑性 不说大话 空话 尽量 避免 定期 适时 等 词语 公司 部门 8 不相容职责 分离表 明确各流程中的不相容事项 该要素可以没有 由同一岗位承担会存在 风险的职责必须分开 公司 部门 9检查与考核 规定有关管理部门和人员执行和完成 管理事项检查与考核的程序 内容 方法 时间和结果处理等 明确按某项标准或规定检查与考核 该要素可以没有 公司 部门 10其它 明确制度解释部门或科室等 明确制度替代与废止情况 若换版 明确制度历次版本发布情况 若换版 该要素必须描述 如需替代相关文件 需 说明 如存在疑义 需说明解 释部门 公司 部门 共 33 页 第 15 页 序号要素内容具体要求注意点适用范围 11附录 附录 管理流程图可另附在正文后 设定为 附录一 附录 二等 公司 部门 12 编制 校对 审核 会签 审定 批准 编制 校对 审核 会签 审定 批 准人员名单及日期 该要素必须描述 如有多人会签 审核的 以实际结束日期为准 公司 部门 13流程图 上行为涉及的各个部门 左侧为具体 事项 原则上使用 Visio 跨职能流程图 格 式 具体参照流程图绘制说明 需有输入和输出 流程图必须绘制 除管 理条例类制度 检查管理程序是否可行 公司 部门 14控制矩阵 按流程顺序明确关键控制点及文档记 录 提出控制目标 控制措施 控制频率 等要求 该要素必须描述 是检查内控执行情况的 主要依据 公司 部门 15表单 明确制度涉及到的相关表单 表单的制定要考虑通用性与专用性要 求 该要素可以没有 是检查制度执行情况的 主要依据 公司 部门 16 字体等格式 要求 加上表头 公司级 上海外高桥造船 海洋工程有限公司 部门级 上海 外高桥造船海洋工程有限公司 XX 部 23 号黑体 单倍行距 分散对齐 文 件编号和签发人行小四号 宋体 45 磅行距 直线 0 75 磅 居中 表头各 行段前 段后都为 0 行 标题行小二号 黑体 加粗 居中 段前段后 1 行 24 磅行距 正文第一层序号使用 1 2 Times New Roman 字体 下层序号使用 1 1 1 2 1 1 1 1 1 2 Times New Roman 字体 序号与文字间空 2 格 正文中带序号的段落无缩进 不带序 号的段落缩进 2 字符 带第一层序号的段落 黑体 加粗 段前 1 行 第二层带序号段落为标题行的 宋体 加粗 正文使用宋体 小四号 行距 24 磅 公司 部门 17页脚 页边距上下为 2 54 厘米 左右为 3 厘 米 页脚添加 共 页 第 页 格式的页 码 宋体 小五号 右对齐 公司 部门 共 33 页 第 16 页 公司制度模板 XX 有限公司 文件编号 ABC 00 XX 00 0000 签发 XXXXXXXXXXXXXXXX 制度制度 规定规定 1 1 实施部门实施部门 本制度由 XX 部门组织实施 2 2 目的和范围目的和范围 本制度旨在 本制度适用于 3 3 规范性引用文件规范性引用文件 3 1 XXX 文号 4 4 定义域术语定义域术语 4 1 XXX 5 5 培训和资格培训和资格 XXXXXXXXXXX 6 6 管理职责管理职责 6 1 XXXXXX 6 1 1 XXX XXXXXXXXXXXXX 6 1 2 XXX 0 75 磅 居中 小四号 宋体 45 磅行距 段前段后 0 行 由综合管综合管 理部理部 部门管理室部门管理室填写 小 四 号 宋 体 行 距 24 磅 序号后空 2 格 不带序号的段落首行缩进 2 字符 第一层带序号段落黑 体 加粗 段前 1 行 第二层带序号段落为 标题行的 宋体 加 粗 小五号 宋体 右对 齐 小二号 黑体 加粗 居中 段前段后 1 行 24 磅行距 23 号黑体 单倍行距 分散对齐 如为部门发文 则标明 XX 部 共 33 页 第 17 页 6 1 2 1 XXXXXXXXXX 6 1 2 2 XXXXXXXXXX 6 26 2 XXXXXX 6 2 1 XXXX 7 7 管理流程管理流程 XXXXXXXXXXX 8 8 不相容职责分离表不相容职责分离表 XXXXXXXXXXX 9 9 检查与考核检查与考核 XXXXXXXXXXX 1010 其它其它 10 1 本制度自印发之日起实行 执行中如有问题 请及时提出 以便协调 修 改 补充 完善 本制度解释权属 XXXX 10 2 本制度发布时 ABC 02 XX XX XXXX XXX XXX 同时废止 1111 附录附录 附录一 XXXX 管理流程图 附录二 XXXX 控制矩阵 附录三 XXXX 表单 编制 日期 年 月 日 校对 日期 年 月 日 审核 日期 年 月 日 会签 日期 年 月 日 审定 日期 年 月 日 批准 日期 年 月 日 带序号段落首行无缩进 共 33 页 第 18 页 模板 附录一 XXXX 管理流程图 三号 黑体 居中 24 磅行距 段后 0 5 行 输出领导部门部门部门输入 物资 能量 信息 物资 能量 信息 开始 活动 活动 判定 不通过 活动 通过 判定 不同意 活动同意 结束 物资 能量 信息 输入接口 过程 输出接口 过程 共 33 页 第 19 页 模板 附录二 XXXX 控制矩阵 序号序号控制目标编号控制目标编号控制目标控制目标风险描述风险描述控制措施描述控制措施描述 C 制度编号 风险序号 三号 黑体 居中 24 磅行距 段后 0 5 行 共 33 页 第 20 页 附录五 流程图绘制说明 流程图是一种工具 可用来了解 分析和归档公司各项专业业务 具有较 强的操作指导性 一张流程图显示了将特定输入转化为所要求的输出的一系列 的步骤 通过流程的不断优化 在一定程度上能够提高企业的工作效率 一 流程图绘制标志一 流程图绘制标志 1 开始与结束标志 开始与结束标志是个椭圆形符号 用来表示一个过程的开始或结束 开始 或 结束 写在符号内 2 活动标志 活动标志是个矩形符号 用来表示在过程的一个单独的步骤 活动的简要 说明写在矩形内 3 判定标志 判定标志是个菱形符号 用来表示过程中的一项判定或一个分岔点 判定 或分岔的说明写在菱形内 常以问题的形式出现 对该问题的回答决定了判定 符号之外引出的路线 每条路线标上相应的回答 4 文件标志 文件标志 用来表示属于该过程的书面信息 包括表格 报告等 它既可 表示输入 又可表示输出 文件的题目或说明写在符号内 5 流线标志 共 33 页 第 21 页 流线标志 用来表示步骤在顺序中的进展 流线的箭头表示一个过程的流 程方向 6 连接标志 连接标志是个圆圈符号 用来表示流程图的待续 圈内有一个字母或数字 在相互联系的流程图内 连接符号使用同样的字母或数字 以表示各个过程是 如何连接的 二 流程图编制要点二 流程图编制要点 1 按实际情况绘制流程 2 在整个组织内思考流程 3 与流程牵涉的人员交流 4 在开始前确认流程的起点和结束 5 不能把流程图局限在自己部门内 6 起始点 终止点和对象必须清晰 7 输入和输出应当明确 8 为每一个任务框标明业务部门负责的范围 9 详细程度应达到足以识别无效率的活动 10 做到对流程不熟悉的人 不需要任何解释就能轻而易举的读懂流程图 共 33 页 第 22 页 附录六 制度编号的编制规则 一 制度编号编写规则 一 制度编号编写规则 ABC 发文年份 如 2017 流水号 如 01 999 部门代码 见附录七 文件层级 01 02 03 04 05 公司代码 文件层级 01 为基本管理制度 02 为基础业务制度 03 为专项制度 04 为具体制度 操作规范 05 为部门级制度 注 流水号每年初不归零 依次往下排列 例如 ABC 02 ZG 01 2017 由综合管理部发文 2017 年第二层级第一号 适用于外高桥海工 二 制度编号更改规则 二 制度编号更改规则 文件更改后应在原文件编号后加上更改标识 以表明其版本 分两种情形 当年第一次更改 则文件编号变为 ABC 02 ZG 01 2017A 依次类推 第二年更改 则文件编号变为 ABC 02 ZG 01 2018 附录表单编号的编制规则 一 附录表单编号编制规则 一 附录表单编号编制规则 制度