-公司应用计算机信息技术加强企业管理的调查报告

第 1 页 共 10 页 公司应用计算机信息技术加强企业管理的公司应用计算机信息技术加强企业管理的 调查报告调查报告 股份有限公司 应用计算机信息技术加强企业管理的 调 查 报 告 传动轴股份有限公司是中汽公司定点汽车传动 轴的专业厂家 属东汽公司的成员单位和一汽集团的 定点生产厂家 隶属湖北汽车集团公司 公司下辖传 动轴 汽缸套 锻造三个专业厂和摩林机电制造有限 公司 主要产品有重 中 轻 微型轿车传动轴总成 和热挤压汽车发电机 其中 主导产品 EQ140 1 商标为湖北省著名商标 近两年开发的 6 4 重型车传 动轴总成 市场前景广阔 公司拥有 精密模锻 和 汽车发电机精锻模具 两项国家发明专利 汽车发电 机被国家经贸委认定为 一九九九年度国家级新产品 及国家科技火炬计划项目 目前已达到年产 160 万 件的生产规模 属替代进口产品 月销售额在 100 万 元以上 公司即将通过湖北省高新技术企业认定 朝 着科技型 外向型方向发展 第 2 页 共 10 页 一 企业为什么花钱运用计算机信息技术来加强 管理 1993 年以来 该厂产品销售收入虽然逐年增加 但经济效益却下滑 生产经营日趋困难 面对日益激 烈竞争的市场环境 企业感到原有经验式的管理模式 落后的管理手段和不透明的信息反馈机制已非常不适 应新的形势 迫切需要应用现代计算机网络和统一的 财务软件进行管理创新 一是成本的核算与控制迫切要求企业利用计算机 进行管理 在产品开发过程中 以往靠会计人员手工 劳动 连续几天几夜工作也只能算出大概的综合成本 难以及时准确地制定出有市场竞争力的产品价格 企 业曾多次出现新产品投产后 才发现新产品的设计成 本过高 价格无法为市场接受而被迫停产的情况 二是资金的核算与管理迫切要求企业利用计算机 进行控制 该厂销售环节占用的资金余额上亿元 大 多以发出商品的形态存放在全国各地的 430 多个经销 商处 企业难以及时 准确掌握各销售点上的存货变 动情况 账物不符 账账不符的问题时有发生 应收 账款居高不下 坏账风险难以防范 1995 年该厂曾 组织十多名会计人员历时一年 与各经销商核对发出 商品和应收账款 发现企业本身的账簿记录差错 100 第 3 页 共 10 页 多笔 仅发出商品的潜亏损失即达数百万元之多 在 储备资金的管理中 传统的手工操作只能提供库存材 料 备件的账面价值总量 但具体材料 备件的存放 时间 库存数量却不掌握 致使存货超储 积压 损 坏等情况非常严重 三是薄弱的基础管理迫切要求企业利用计算机技 术来强化 从企业内部看 基础数据缺乏 材料消耗 定额 工时消耗定额不准 谈不上实施精细生产 挖 潜降耗 也无法对生产车间 销售部门 采购部门和 仓储部门实施科学的考核 特别是财务信息滞后于物 流信息和市场变化信息 再加上数据常常失真 决策 者难以及时了解掌握企业财务状况的变动情况和内部 各种资源的配置情况迅速对市场变化做出反应 四是企业各项规章制度迫切需要利用计算机手段 进行硬化 过去规章制度只是挂在墙上 写在本中 缺乏强有力的手段来保证制度的有效执行 有章不循 有章难循的弊端难以克服 道德风险无法控制 科学 规范的管理程序难以硬化 二 如何运用计算机网络和软件对企业管理进行 深化 细化 1996 年以来 该厂针对采购 仓储 生产 销 售等环节信息不明 账目不清等突出问题 以财务管 第 4 页 共 10 页 理为中心 以成本控制为重点 本着先易后难的原则 先后投资两百余万元开发了企业管理信息系统 该系 统基于一台主服务器 在各个车间 仓库及生产 供 应 销售 财务等各有关处室设立了 40 多个工作站 将各子系统通过财务管理子系统紧密地联系在一起 做到了 信息集成 过程集成 功能集成 实现了 财务系统与销售 供应 生产等系统的数据共享 为 企业提高财务资金管理水平提供了强有力的手段 财务管理子系统建立了统一的计算机平台 变多 级核算为一级核算 一张原始凭证一次录入 仓库 车间 厂部的业务核算 统计核算 会计核算 凭证 的制作 打印 各明细账 总账的登记全部由计算机 一次自动完成 可以灵活地查询 统计和打印账表 销售管理子系统与金税系统连接 利用金税系统 录入和打印销售发票后 自动转入销售管理子系统 自动编制销售凭证 自动登记财务的产品销售 发出 商品 应收账款 应交税金等账簿 同时可进行账龄 分析和坏账估计 实现了销售业务管理与核算一体化 采购管理子系统对采购订单 采购到货以及入库 状况进行全过程管理 为采购部门和财务部门提供准 确及时的信息 自动完成对各种应付账款的登记 冲 第 5 页 共 10 页 销以及应付账款动态变化状况 另外 该子系统还可 以进行材料采购成本的考核与监督 非合同供应商 超过合同的采购价 软件系统可以自动警告 要求审 核 仓储管理子系统通过对各种存货的收 发 存业 务进行核算 及时准确地掌握每件存货的耗用情况 把各类存货成本归集到各成本项目和成本对象上 为 企业的成本核算提供基础数据 并动态反映存货资金 的增减变动情况 生产计划子系统根据生产计划和上月末实际库存 情况 软件系统能按照装配物料清单计算物料的毛需 求和净需求 自动运算出零部件采购计划 自制件的 生产计划 将设计 工艺 生产制造并行交叉进行管 理 实现了各种物流 业务流自始至终连贯起来的全 过程管理 成本核算子系统能够完成产品或零部件标准成本 的制定 计算入库产成品或自制半成品的标准成本和 标准成本差异 能够从价格成本差异和用量成本差异 方面进行控制 为企业分析生产成本变动的原因提供 了详细资料 为实施标准成本法和责任成本法提供了 可能 基础数据子系统可为生产计划系统提供工艺过程 第 6 页 共 10 页 信息 产品结构信息 为成本控制提供工时定额和材 料消耗定额标准信息 并能够通过装配物料清单自动 读取采购发票的最新单价 瞬间计算出产品的材料成 本 为产品投产决策提供第一手数据资料 产品开发 人员能够随时计算出新产品的设计成本 为企业开发 适销对路的产品提供了有力的支持手段 三 取得的成效 1 提高了对薄弱环节的监控管理能力 从采购环节看 现在能够准确地掌握某一时段的 采购品种 总量 该品种的上年采购单价 采购成本 当期采购单价等 从而能及时准确地计算出采购成本 的降低额和降低率 计算出各部门的材料采购节约情 况 并依此进行奖惩 这就使采购管理得到强化 仅 1999 年就节约采购成本 900 多万元 从仓储环节看 系统可对各种库存进行层层分解 不但可以从总额上反映储备资金占用情况 而且可以 分品种统计每一种物料的超储备占用时间和超储备占 用金额 并对原材料超储备占用实行自动报警 从而 为控制存货成本 提高存货周转率 减少不合理的资 金占用提供了可能 从销售环节看 通过该系统可随 时查询存于各经销商处发出商品的型号 数量 时间 去向等详细资料 避免了发出商品长期被人占用或存 第 7 页 共 10 页 放带来的损失 还可准确反映应收账款的账龄结构 有效地控制了应收账款的规模 减少了呆坏账损失 同时 通过计算机直接处理原始凭证 使应收账款的 错账率几乎为零 解决了长期以来令财务人员头痛的 往来账串户错账问题 从成本控制环节看 系统方便快捷地提供了产品 成本构成的详细数据 将标准成本控制与责任成本考 核相结合 用标准成本与实际成本差异进行比较 作 为对车间考核的依据 把成本控制真正落实到车间 班组和个人 使经济责任制考核有所依据 实现了由 成本核算向成本控制的转变 2 减少了资金占用 现在该厂可以全面掌握库存产品和发出商品的型 号 数量存放时间 这就为及时盘活存量资产 避免 库存商品长期存放的损失创造了条件 几年来 仓储 部门适时处理积压商品 回收货款 2900 万元 销售 部门通过账龄分析 对应收账款的情况了如指掌 催 收货款有理有据 使全国经销商的应收账款账龄基本 控制在 3 个月之内 极大地降低了坏账风险 3 提高了财务管理工作的质量和水平 通过使用财务与业务一体化的管理软件 从根本 上解决了长期困扰企业的部门与财务 仓库与财务 第 8 页 共 10 页 仓库与车间 车间与财务信息沟通不畅 账账不符 账证不符 账物不符的信息孤岛问题 架起了财务信 息与物流信息的桥梁 现在上至厂长 下至一般管理 人员都可在自己的办公室内 根据自己的权限随时调 阅所需的信息 以往的重要信息集中于少数关键岗位 与个人的信息不对称问题也随之迎刃而解 计算机管 理软件的应用 不仅大大提高了会计工作的效率 而 且延伸了会计工作的领域 使核算会计向管理会计迈 出了一大步 4 促进了管理制度的硬化 通过使用统一的软件 将企业的各项规章制度硬 化到计算机程序中 使生产经营行为得到了规范 现 在不按制度规定的程序办 计算机就无法运行 即便 是企业领导人 也必须在自己的权限之内严格遵守法 定程序 组织生产经营活动 以往那种有章不循的情 况在计算机铁面无私的程序前基本得到杜绝 大大减 少了人为因素的干扰 四 几点启示 1 企业管理细化 深化要有新手段 企业管理工作做深 做细 必须有大量的基础数 据作支撑 成本核算不准 消耗定额不清 规章制度 就难落实 考核就无依据 但靠手工来加工 整理 第 9 页 共 10 页 传递生产经营过程中的各种信息 不仅速度慢 效率 低 而且也不准确 因此 要解决管理上 手短 的 问题 只有借助于计算机手段 从根本上改变传统 落后的管理方式 才能适应市场经济条件下组织社会 化大生产的客观要求 随着计算机信息技术的成熟 微机的普及 操作技能的简单化以及企业管理人员观 念的转变 企业运用计算机网络和统一的财务软件全 面加强和改善管理的时机已经成熟 2 管理的创新与提高决不仅仅是买新的计算机 与软件 引入计算机技术改善企业管理 不仅仅是买几台 新的计算机 联上网 装上新的软件 而是企业管理 理念 内部财务管理体制 资金运作方式 生产组织 形式等诸多方面的重大变革 因此 上到企业领导班 子 下到全体员工都要更新观念 提高素质 勇于接 受 采用新的管理手段 才能充分发挥计算机和管理 软件的作用 实现管理创新 3 通过应用计算机程序可以提高资金监管的规 范化水平 目前企业现有的各项管理和监督制度不可谓不全 规章条例也不少 但在实际执行中往往打了不少折扣 实践表明 运用计算机网络和财务软件 可从两方面 第 10 页 共 10 页 提高监管水平 一是把企业的各种规章制度尽量变成 计算机的应用管理程序 从而把规章制度硬化 二是 适时掌握企业经营中的资金与物流信息 从而可把事 后的监管变为事中的监管 4 加强企业管理要以财务管理为主线 财务