会议管理制度（修订）

山东金宝山机械有限公司 会议管理制度会议管理制度 文件编号 SJ 003 版本号 A 修订次数 0 2013 09 01 发布 2013 09 01 实施 2017 09 22 修订 编制 文件编写小组 审核 批准 2 8 会议管理制度 1 1 目的 目的 为规范会议程序 提高公司总体决策管理能力和办事效率 更 好地协调工作 研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题 的方法 预防和纠正工作中存在的问题 保证公司各项管理工作规 范 高效 有序 特制定本制度 2 2 适用范围适用范围 本制度适用于公司全体员工会议 年度会议 季 月 周例会 经营协调会 专题会议 临时会议以及各部门的工作会议等 3 3 职责职责 3 1 公司级会议由总经理或总经理授权人发起 人力资源行政部组 织 3 2 各部门工作会议由各部门负责人召集组织 3 3 人力资源行政部负责公司级会议的总体会务工作以及公司级会 议决议和会议纪要的跟踪 检查 督办和落实 并根据各部门会议 需求给予资源支持和服务 4 4 工作程序 工作程序 4 1 会议类别 4 1 1 公司级会议 总经理办公会 经营协调会 年 季 月 周总结 会 全体员工大会等 4 1 2 专题会议 公司经营分析 生产管理 市场分析 安全管理 质量管理 工程管理 合同评审等会议 4 1 3 各部门工作会议 各部门针对本部门工作的总结 分析 调 度会议等 4 1 4 临时性会议 因突发或紧急事件临时召集的会议 3 8 4 2 会议管理 4 2 1 总经理办公会 是对公司发展和管理中的重大事项的研究与 决策 内容包括但不限于 组织实施公司的决议 分解落实公司年度计划 讨论确定公 司发展战略目标和投融资计划 对公司生产经营中的重大事项进行分析 研究 决策 特别 就安全生产 环保和产品质量等问题进行工作部署 明确采购 生 产 销售等关键环节的指导意见 讨论公司重要人事任免 机构设置以及制度审议等 会议时间 地点 会议通知安排 参会人员 总经理办公会成员 会议说明 各部门将需提交总经理办公会研究的问题 经部门负责人和分 管领导审核后 由人力资源行政部汇总整理形成初步意见 报公司 总经理 由总经理确定会议议题 会议由公司总经理主持 特殊情 况总经理不能参加时 由总经理授权人主持会议 总经理办公会研 究讨论专题问题时 如有必要可通知相关人员列席 4 2 2 经营协调会 是公司根据日常经营管理和生产经营过程中存 在的问题进行沟通协调督办落实的会议 会议时间 地点 会议通知安排 参会人员 各部门负责人 会议说明 由各参会人员轮流主持 各部门汇报各自的工作完成情况 存 在问题 整改措施等 跨部门工作的协调和落实 4 2 3 年 季 月 周总结会 是公司对每年 季 月 周工作完成情况进行总结分析 查找问题 4 8 制定措施并解决问题的会议 会议听取各部门负责人对上周期工作 的汇报和总结 由所有与会人员对此作出明确的评价 总经理针对 存在的问题分析原因 指出计划完成较差或执行不力的责任部门 提出解决办法 分析 研究和落实改进方案 明确提出并责成相关 部门按照会议要求保质保量完成规定的任务 会议时间 地点 会议通知安排 参会人员 各部门负责人 会议说明 会议由总经理主持 人力资源行政部负责通知组织会议 4 2 4 全体员工大会 根据实际需要由人力资源行政部组织安排 4 2 5 专题会议 根据实际工作需要召集 遵循谁主办 谁召集 谁落实的原则 4 2 6 各部门工作会议 是指公司各个部门针对本部门工作总结 分析 部署而召集的 会议 包括部门早会 季 月 周工作总结会等 由各部门负责人负 责会议的组织和安排 4 3 会议要求 4 3 1 会议组织遵照 谁主办 谁组织 谁落实 的原则 4 3 2 会议主持人须遵守以下规定 主持人必须提前 20 分钟到达会场 检查会务落实情况 做好 会前准备 主持人一般应于会议开始后 将会议的议题 议程 须解决 的问题及目标 议程推进中应注意的问题等 进行必要的说明 会议进行中 主持人应根据会议进行中的实际情况 对议程 进行适时 必要的控制 并有权限定发言时间和中止与议题无关的 发言 以确保议程顺利推进及会议效率 5 8 属讨论 决策性议题的会议 主持人应引导会议作出结论 对须集体议决的事项应加以归纳和复述 适时提交与会人表明意见 对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见 主持人应将会议决议事项付诸实施的程序 实施部门 达成 标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确 4 3 3 参会人员须遵守以下规定 遵守会议纪律 会上就会议议题积极发言 发言应言简意赅 紧扣议题 遵循会议主持人对议程控制的要求 属工作部署性质的会议 原则上不在会上进行讨论性发言 做好本人的会议纪录 4 3 4 会议记录 公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并确定专人负责 记录 会议记录应遵守以下规定 以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录 根 据需要整理会议纪要 会议记录应尽量采用实录风格 确保记录的原始性 对会议已决议事项 应在原始记录中括号注明 决议 字样 会议原始记录应于会议当日 会议纪要最迟不迟于会议次日 呈报会议主持人审核签名 负责会议考勤记录 并报会议主持人核准 做好会议原始记录的日常归档 保管工作 及时将经主持人 核准的 会议签到表 的考勤记录报考勤人员 4 3 5 会议纪要和会议记录的发放 传阅 归档 6 8 公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定 并由 人力资源行政部存档备查 各部门的会议记录 由本部门内勤负责日常归档 保管 同 时将一份副本送人力资源行政部统一归档备查 会议记录为公司的机要档案 保管人员不得擅自外泄 其调 阅应严格按照保密要求及规定执行 公司重大会议等会议资料存档实行一会一存 存档内容包括 会议通知 会议记录 文字和宣传资料 影像录音资料 图片及会 议纪要等 4 4 会议跟进 4 4 1 会议决议 决策事项需要会后跟进落实的 按照部门职责分 工由主办部门跟进落实 会议主持人另有指定的 服从主持人指定 4 4 2 会议跟进的依据以会议决议 纪要及会议原始记录为准 4 4 3 人力资源行政部负责会议决议事项的督办和催办 定期检查 会议决议 纪要及会议记录及落实情况作为考核责任人的依据 4 4 4 部门会议的跟进落实 督促检查工作由各部门负责人安排 4 5 公司级会议的保密 4 5 1 与会人员要严格遵守保密纪律 不得将会议内容 讨论的有 关情况向外泄露 4 5 2 会议决议事项 应严格保密 除按规定履行职责需要外 与 会人员不得外传会议讨论和议决情况 4 5 3 故意泄漏 传播会议有关情况的 视负面影响的大小作出相 应处罚 4 6 会议纪律 4 6 1 所有参会人员必须会议开始时间提前 5 分钟到达会场 不得 7 8 迟到 早退和缺席 4 6 2 因事无法出席出席会议的 必须提前向主持人请假 并提前 安排好替会人员 交接好开会内容 4 6 3 与会期间所有人必须将手机调为静音或振动状态 如有特殊 或紧急事情必须接听电话的 必须向主持人说明 经同意后离开会 场接听 4 6 4 与会人员必须统一着工装 端正坐姿 站姿 会议进行中 不得交头接耳 随意进出会场 影响会议秩序 未经会议主持人的 允许 中途不得退会 否则以旷工论处并在全公司通报批评 4 6 5 与会人员应保持会场整洁 不准随地吐痰 扔纸屑 会议结 束后将座椅整理好 4 6 6 与会人员及记录员对会议内容的秘密事项负有保密的义务 涉及到秘密事项的会议纪要 记录员应做好保密措施 4 7 制度履行与考核 4 7 1 会议迟到每分钟对应考核分 1 分 电话催促每次 5 分 4 7 2 会议汇报发言准备不足 表达不清晰流畅的每人次 5 分 4 7 3 无故或因私事请假未参会且未安排人员替会每人次 20 分 因 出差或忙于工作未参会且未安排人员替会每人次 15 分 安排替会 未提前沟通 代会人员汇报尴尬的每人次 10 分 4 7 4 会议议题应发言未发言的每人次 5 分 4 7 5 会中未告知主持人擅自离场的每人次 10 分 4 7 6 会中电话响铃立即关闭未影响会场的每人次 2