文书档案整理方法要点

1 档案业务知识培训 2013 3 2 目录 第一章什么是档案 一 什么是档案 二 档案的形成者是谁 三 档案的本质属性 四 档案的形式多种多样 五 档案的作用 第二章 归档文件整理规则 一 需要明确的几个基本概念 1 什么是归档文件 2 什么是归档文件整理 3 什么是 件 二 文件的收集工作 1 确立文件的收集 归档 工作 2 归档文件的收集要求与方法 三 归档文件整理需要把握的四点要素 1 归档文件整理要做到四个分开 四 归档文件的装订 1 文件装订前对归档文件进行必要的修整 2 装订要以 件 为单位 3 3 确定装订顺序 4 装订方式和要求 五 归档文件的分类 1 确定分类方法 2 制定分类方案 3 文件实体分类六 归档文件的排列 七 归档文件的编号 1 盖印文件归档章 2 填写归档章 八 归档文件的编目 1 编制 文书档案归档文件目录 2 装订 文书档案归档文件目录 九 装盒 1 文件装盒要求 2 填写备考表 盒脊 封面 3 档案盒盒脊填写要求 第三章 机关档案工作需要把握的几个基本原则 4 什么是档案 一 什么是档案 一 什么是档案 档案是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人 从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动 直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 二 档案的形成者是谁 二 档案的形成者是谁 档案是由官方机构 半官方机构 非官方机构以及一 定的个人 家庭和家族形成的 三 档案的本质属性是什么三 档案的本质属性是什么 档案具有历史再现性 知识性 信息性 政治性 文 化性 社会性 教育性 价值性等特点 其中历史再现性 为其本质属性 其他特点为其一般属性 因此 可将档案 的定义简要地表述为 档案是再现历史真实面貌的原始文 献 四 档案的形式多种多样 四 档案的形式多种多样 档案的形式多种多样 包括载体 制作手段 表现方 式等 5 1 从载体来看 有甲骨 金石 缣帛 简册 纸质 胶磁等 2 从制作手段来看 有刀刻 笔写 印刷 复制 摄 影 录音 摄像等 3 从表现方式来看 有文字 图表 声像等 4 根据我们在现实工作中档案的形成情况和用途 一 般将档案分为 文书档案 科技档案 会计档案 基建档 案 人事档案 照片档案 录音录像档案 印章档案等 5 另外对于一些专业性 业务性较强的业务 也可以 建立专门档案 如 税务档案 工商档案 诉讼档案 公 证档案 海关档案等 我们常说的业务主体档案 五 档案的作用是什么 五 档案的作用是什么 一是凭证作用 二是参考作用 另外档案还是我们国 家和民族文化建立历史记忆 传承文明的重要载体 是 今世可以知古 后世可以知今 的重要素材 6 归档文件整理规则归档文件整理规则 第一章第一章 需要明确的几个基本概念需要明确的几个基本概念 一 什么是归档文件 一 什么是归档文件 是指 立档单位在其职能活动中形成的 办理完毕 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 二 什么是归档文件整理 二 什么是归档文件整理 就是 将归档文件以 件 为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程 三 三 什么是什么是 件件 就是 归档文件的整理单位 一般以每份文件为一件 文件正本与定稿为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 来文与复文为一件 7 报表 名册 图册等一册为一件 第二章第二章 文件的收集工作文件的收集工作 一 确立文件的收集一 确立文件的收集 归档归档 范围范围 凡本单位在职能活动中形成的 办理完毕 应作为文书 档案保存的各种纸质文件材料 均属归档范围 它包括三个 方面 1 本单位制发的正式文件 包括代上级机关起草的文件 是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的 具有利用 价值 凭证价值 查考价值的文件材料 2 外单位的来文 需要贯彻执行的上级机关 同级机关的 文件材料 下级机关报送的重要文件材料 3 本单位形成的没有文号的文件 例如 会议纪要 通报 等 几种特殊情况 也在归档范围之内 1 重要文件材料的历次修改稿 例如 大事记 组织机构 沿革等 2 有党和国家领导人重要修改意见和批示 指示的文件材 料 例如 胡耀邦同志的亲笔信 8 3 还有就是机关文件的最后定稿 即使没有机关领导人的 签批 审改意见 原则上亦应纳入机关文件材料归档范围 与正本文件 文件处理单一并归档 例如 二 归档文件的收集要求与方法二 归档文件的收集要求与方法 1 归档文件的收集要求 1 要齐全完整 本单位的发文要签发手续齐全 正文与底 稿 或发文稿纸 齐全 会议记录要有时间 地点 参加对象 记录人 会议主要内容 2 用纸要规范 特别是记录本 不能用小于 16K 的普通练 习本 应选择 16K 或 A4 用纸 过小的要进行粘贴 3 要求使用耐久的字迹材料 如黑墨水 红印泥 激光打印 不能用圆珠笔 复写纸 传真纸 色带打印等不耐久的字迹材 料 2 收集方法 定期收集与平时收集相结合 要主动收集 还要把好发 文关 要有规范的文书处理程序 将内部机构涉及的科室 文件全部收集齐全 第三章第三章 归档文件整理需要把握的四点要素归档文件整理需要把握的四点要素 一 归档文件整理要做到四个分开 一 归档文件整理要做到四个分开 9 1 归档与不归档的文件材料分开 收集来的文件并不是每一份都要归档的 我们要纠正 两种错误认识 一是有文必档 二是红头文件 上级来文 都 要归档 一般有以下几种文件可以不归档 1 上级机关的文件材料中 普发性不需本机关办理的 文件材料 任免 奖惩非本机关工作人员的文件 供工作参 考的抄件 征求意见未定稿的文件等 2 本机关文件材料中的重份文件 无查考利用价值 的事务性 临时性文件 未经领导审阅 签发的未生效文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的 信封 不需办理的一般性人民来信 电话记录 机关内部互 相抄送的文件材料 不应履行公文的行文 介绍信等 本机 关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料 为参考目的从各方面搜集的文件材料 3 同级机关和非隶属机关的文件材料中 不需贯彻执 行的文件材料 不需办理的抄送文件材料 4 下级机关的文件材料中 供参阅的简报 情况反映 抄报或越级抄报的一般性的文件材料 2 年度分开 文书档案是按年度进行整理的 如果单位几年未整理了 那 么首先要将各年度的材料分开 同一个年度的文件材料放在 10 一起 注意几点 1 一般以文件形成日期为准 2 计划 总结 预决算 统计报表 表彰等统一以文件的签 发日期判定所属年度 3 跨年度形成的会议文件归闭幕年 4 几份文件作一件时 件 的日期以排在前面的文件 落款日期为准 3 保管期限分开 1 文书档案分永久和定期两种 定期中再分为 30 年和 10 年 2 各单位应根据国家档案局 机关文件材料归档范围和 文书档案保管期限规定 的要求 结合本单位的实际 制订 出一个科学 合理的保管期限表 以此为依据对归档文件 划定正确的保管期限 4 类别分开按内设机构进行分类 经过实践 这种分类法比较直观 便于操作 有一个机构 就设置一个类 机构名称就是类目名称 各类之间的次序可 按照本机关机构序列表的规定或习惯顺序排列 在分类时 是哪个组织 内设 机构在职能活动中形成的文件 即归入该 机构 由几个机构共同承办的文件 归入主办机构 第四章第四章 归档文件的装订归档文件的装订 11 装订 是归档文件整理的基础环节 即采用符合档案保 护要求的装订材料 将归档文件以 件 为单位固定在一 起 一 文件装订前需对归档文件进行必要的修整一 文件装订前需对归档文件进行必要的修整 1 修裱破损文件 2 复制字迹模糊或易退变的文件 3 超大纸张折叠 4 去除易锈蚀的金属物 文书档案整理的方法步骤共分装订 分类 排列 编号 编目 装盒六个步骤 具体要求如下 二 装订要求以二 装订要求以 件件 为单位为单位 1 件 是归档文件的整理单位 一般以每份文件未一 件 在界定 件 的范围时应注意以下情况 1 正本与定稿为一件 2 正文与附件为一件 3 原件与复制件为一件 4 转发文与被转发文为一件 5 来文与复文可为一件 6 文件签批单与正文为一件 7 汉文本与少数民族文本为一件 8 中文本与外文本为一件 9 报表 名册 图册等一册 本 为一件 12 三 确定装订顺序三 确定装订顺序 文书档案整理规则 中 对于文件装订的顺序做了 明确的规定 装订时应做到 1 正本在前 定稿在后 2 正文在前 附件在后 3 原件在前 复制件在后 4 转发文在前 被转发文在后 5 复文在前 来文在后 6 文件签批单在前 正文在后 7 汉文本在前 少数民族文本在后 8 中文本在前 外文本在后 四 装订方式和要求四 装订方式和要求 1 去掉原文件金属物 永久 30 年的档案装订前要求 去掉金属物 2 装订位置要适宜 要在左侧装订 应当注意的是 如左侧装订线内有图文 一般不再贴边 可在左上角装订 若 左上角仍有图文 也可在其它方便位置装订 3 对齐方式要恰当 左侧装订的文件一般应对齐左 下侧 左上角装订的文件应对齐左 上侧 4 装订材料符合要求 文件装订材料应符合档案保护 要求 一般使用白线装订 浆糊粘贴 不锈钢钉 此外 装订要结实美观 无掉页和压字等现象 13 第五章第五章 归档文件的分类归档文件的分类 一 确定分类方法 一 确定分类方法 分类方法通常有以下 3 种 即 1 年度分类法 2 机构 问题 分类法 3 保管期限分类法 在实际工作中 单纯采用一种分类方法的情况是比 较少的 我们在市直机关推荐使用我们在市直机关推荐使用 年度年度 保管期限保管期限 和和 年度年度 保管期限保管期限 机构 问题 机构 问题 这两种分类这两种分类 方法 方法 1 二级分类法 即 年度 保管期限 分类法 这 种分类法适用于 工作职能简单 机构规模较小 文件 数量较少 的单位 例如 档案局 妇联 党史办等 2 三级分类法 即 年度 机构 问题 保管期限 分类法 机构 问题 可以任选其一 我们建议选择 机 构 即使用 年度 机构 保管期限 分类法 这种 分类法适用于 工作职能复杂 机构规模较大 文件数 量较多 的单位 例如 人力资源与社会保障局 农牧 局 住建局等 二 制定分类方案 二 制定分类方案 1 1 二级分类方案 二级分类方案 14 XXXX年 永久 30年 10年 2 2 三级分类方案 三级分类方案 要在分类方法确定的基础上制定相适应的分类方案 而且要在一定阶段保持稳定不变 XXXX年 办公室 永久 30年 10年 人事科 永久 30年 10年 法规科 永久 30年 10年 三 文件实体分类 三 文件实体分类 应依据制定的分类方案和选定的分类方法 对已经装 订的文件材料进行分类 1 1 分分年年度度 按照文件形成的时间 将不同时间形成的文件 材料按照年度分开 严禁将不同年度的归档文件混在一起 分年度 时要注意以下几种情况 第一 按照文件签发日期归入文件形成的年度 而不是归入 文件内容针对 的年度 第二 跨年度召开的会议文件 应归入闭会年度 第三 跨年度处理的案件文件 应归入结案年度 第四 跨年度的工作项目文件 可归入项目结束年度 也 可分年度归档 15 第五 跨年度形成的会议记录本 归入结束年度 第六 两份文件装订在一起 作为一件时 应以装订在前面的文 件日期为准 归入前面文件所属的年度 2 2 分分问问题题 在三级分类方法 中 按照分类方案二级类目所 设置的问题 根据文件所涉及的内容按问题分开 二级分 类方法不涉及分问题 第一 正常情况下 文件材料应归入其内容所涉及的问题 类目中 第二 同一文件涉及两个以上问题时 应归入主要问题类 目中 第三 综合性工作 综合性会议形成的文件 应归入行政 类或行政综合类 第四 专题性工作 专题性会议形成的文件 应归入相应 的问题类目中 第五 外来文件 应根据其内容所针对的问题 归入相应的 问题类目中 3 3 分分保保管管期期限限 按照文书档案保管期限表的规定 根据文 件的利用价值 准确判定文件的保管期限 将不同保管期限的文 件分开 严禁将不同保管期限的归档文件混合在一起 文书档案保 管期限分为 永久 30年 10年 三种 第六章第六章 归档文件的排列归档文件的排列 16 归档文件应在分类方案的最低一级类目内 按事由结合 时间 重要程度等排列 1 1 按 按 保管期限保管期限 排列 排列 将同一保管期限内的归档文 件排在一起 2 2 按 按 事由事由 排列 排列 将同一事由的相关文件集中排列 3 3 按 按 时间时间 排列 排列 同一事由内或不同事由间的归档 文件 应按时间先后排列 即时间早的在前 时间晚的在后 4 4 按 按 重要程度重要程度 排列 排列 同一事由内或不同事由间的 归档文件 应按重要程度排列 即重要的在前 次要的在后 5 5 按 按 内容内容 排列 排列 综合性的在前 专题性的在后 6 6 按 按 相同属性排列相同属性排列 将机构成立 人事任免 职 称评聘 干部调动 工资调整 会议文件 统计报表 内 部刊物 简报信息等集中排列 第七章第七章 归档文件的编号归档文件的编号 一 盖印归档章 一 盖印归档章 17 归档章应加盖在每份归档文件首页上方居中的空白位 置 如没有空白或不便盖章时 也可将收发文签移至首页 或在首页前附空白纸盖章 二 填写归档章 二 填写归档章 1 全宗号 填写县档案馆给立档单位的代号 没有的 可不填 2 年度 要求以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年 填写 文件分类所属年度 如跨年度形成的文件应归入办结年 标年度时也应标办结年度 像 1999 年的会议通知放在 2000 年会议召开年度一并整理时 在年度一栏中一定要填 2000 而不能按文件形成年度填写 1999 3 保管期限 填写归档文件具体的保管期限 即 永久 30 10 4 机构 问题 此项为可选项 如是三级分类则必填 否 则可不填 5 页数 填写该份文件总页数 有图文的页面为一页 如二份文件 正文与附件 正件与定稿等 不止一个流 水号时 可将文件各部分的页数相加 如文件页码不全 数清页数或简单标注页码均可 全 宗 号保 管 期 限室 编 件 号馆 编 件 号 年 度机 构 问 题页 数盒 号 18 6 室编件号 在同一期限内按文件排列顺序从 1 开 始流水标注室编件号 7 馆编件号 文件整理归档阶段不需编写 8 盒号 一般单位不需填写 室藏档案数量很大的单 位为了方便存取 倒架 统计等工作 可将档案盒流水编 号 标于盒脊和归档章内 第八章归档文件的编目第八章归档文件的编目 一 编制一 编制 文书档案归档文件目录文书档案归档文件目录 归档文件应按分类方案和室编件号顺序 逐件编制 文 书档案归档文件目录 内容包括 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 二 装订二 装订 文书档案归档文件目录文书档案归档文件目录 归档文件目录应单独装订成册并编制封面 1 1 装订目录 装订目录 目录成册的方式视文件多少和利用需要 而定 可与分类方案一致 一个流水号一本 也可一种期限 一年一本或数年一本 或三种期限一年合订一本等等 不 同流水号间以口取纸或在表格右上方加注的方式来区分或 设总目录 19 2 2 填写封面 填写封面 内容包括 全宗名称 年度 期限 机 构 问题 等项目 其中全宗名称填写立档单位全称或规范化 简称 其它项目视目录成册方式选择填写 第九章第九章 装盒装盒 装盒是归档文件整理的最后一个环节 包括文件装盒 和填写备考表 盒脊 封面项目两项内容 一 文件装盒要求 一 文件装盒要求 装盒应视文件的厚度选择薄厚适宜的档案盒 并严格按 照排列的先后顺序进行 1 一般一盒装满后顺次装入下一盒即可 2 同一事由的文件不必特意装人同一盒内 3 不同类别的文件应装入不同盒中 即不同年度 不 同期限的文件不应装人同一盒中 按机构 问题 分类 时 不同机构 问题 的文件不应装入同一盒中 二 填写备考表 盒脊 封面二 填写备考表 盒脊 封面 1 填写备考表 盒内应附备考表 置于所有归档文件 之后 用以对盒内文件进行必要的注释说明 同时填写检查 人 整理人 整理时间 2 盖印封面 应使用全称或规范化简称标明全