办公室制度汇总

1 例会制度例会制度 为全面掌握公司生产经营管理工作动态 加快内部信息的交流与 沟通 更好地协调各部门关系 及时解决出现的问题 促进公司各项 工作的有效开展 特制定本制度 根据公司目前的实际情况 每周将组织召开二次会议 分别是办 公例会 工程例会 一 办办公例会公例会 1 时间 每周星期一早 9 00 2 地点 公司会议室 3 参加人员 公司全体人员 4 主持人 总经理 或授权人 主持召开 5 主要内容 各部门对本周工作进行汇报总结 安排布置下周工 作 提出工作中需要协调解决的问题 总经理对公司整体工作进行协 调与布置 6 与会人员必须严格遵守会议时间 按时到会 如因故不能参加 会议 需向分管领导请假并说明原因 同时派代表列席会议 7 参会人员应认真做好会议记录 8 办公室负责会议记录的整理 监审部对会议安排的工作进行督 办 8 如遇特殊情况取消办公例会 办公室应提前通知各参会人员 二 会二 会议纪议纪律律 会议期间手机设置为振动 凡在会议时间有手机响者 罚款 20 元 无充分理由不参加者 罚款 50 元 迟到 早退者罚款 10 元 由公司组 织召开的施工单位参加的工程例会 也遵守以上规定 以上违纪罚款 于当日上缴财务部 当日不缴者 每拖缴一天 加罚 100 元 施工单位 2 的罚款由施工单位直接到财务部缴罚款 财务部开出相应收据 施工 单位缴清罚款后才能拨付工程款 三 三 附附则则 本制度由办公室制定 未尽事宜 由办公室负责解释 修订并作 出补充规定 3 总经总经理理办办公会制度公会制度 一 为对过往工作进行总结 讨论部署阶段性工作重点 并协商 解决公司经营中的重大问题 定期召开总经理办公会议 二 总经理办公会议分为定期会议和临时会议 由总经理召集并 主持 1 定期会议每月召开一次 2 总经理根据需要或遇到重大事项时可不定期召集临时总经理 办公会议 三 公司高级管理人员出席总经理办公会会议 四 根据需要 总经理会议可举行扩大会议 总经理可根据会议 内容指定其他相关人员参加或列席会议 五 总经理办公会议的议题由总经理决定 其他高级管理人员可 以在其主管的范围内提出专项议题或提案 经总经理确认后作为办公 会议的议题 六 对于总经理办公会议讨论的议题 总经理应在充分听取与会 人员的意见后作出决定 对于不宜及时作出决定的议题 总经理有权 决定以后再议 七 总经理办公会设秘书一名 负责会议议题的收集及传递 会 议通知 会议安排 会议记录 存档等 4 公司公司经营经营管理工作管理工作报报告制度告制度 一 为使公司董事会能切实履行作为公司最高权力机构对公司的 重大事项的决策权 除严格按公司章程就有关议题提请董事会审议外 公司同时实行经营管理工作报告制度 二 公司原则上须于每月总经理办公会议之后 以书面形式向董 事会做月度经营管理工作报告 报告内容应包括 1 公司上月各项工作计划的执行情况 2 公司上月的财务状况 3 项目建设进展情况 4 其他应该报告的事项 三 董事会认为必要时 总经理应在接到通知后尽快按照董事会 的要求报告工作 5 法律文件法律文件审签规审签规定定 为规范公司法律文件的审核与签署 控制风险 公司设立法律事 务人员负责审核公司各类法律文件 公司各类法律文件须先经公司内 部法律事务人员审核 审核后按程序报批 一 原一 原则则 第一条 原则上 公司各类法律文件均需经公司内部法律事务人 员对法律文件进行审核 第二条 法律事务人员在审核文件时应尤其注意对涉及到付款 条件 付款方式 违约责任等重要内容进行仔细审核 第三条 负责签署法律文件的具体承办人必须对法律文件所涉 及内容条款的具体履行负责 二 流程二 流程 第五条 承办部门将填写清楚的 法律文书内审会签单 及需审 核的法律文件内容交公司内部法律事务人员进行审核并签署审核意 见 第六条 承办部门应按内部法律人员出具的审核意见对法律文 件进行修订 法律事务人员在确认承办的法律文件已修订后方可签字 进行下一步流程 第七条 涉及需会签部门的 承办人员须将经与法律事务人员沟 通确认后的法律文件送各会签部门会签意见 第八条 法律文件必须经公司总经理 或授权人 批准 签字 盖 章后 方可实施 6 合同管理合同管理办办法法 第一章第一章 总总 则则 第一条 为加强公司合同管理 防范经营风险 规范签约行为 根据 中华人民共和国合同法 等法律 法规 结合公司的实际情况 制定本管理办法 第二条 本管理办法适用于公司对外与平等主体之间签订的除劳 动合同以外的各种具有法律约束力的合同 协议等文件 以下统称 合 同 对于以公司名义出具的意向书 合同附件 公司章程 承诺函 合 作备忘录等涉及公司权益的书面文件 参照本管理办法的规定管理 第三条 公司的合同管理按照公司部门的分工 由各部门对自己 职责和业务分工范围内的合同分别进行管理 以下统称 归口部门 各归口部门的主要职责是 一 建立 健全本部门合同管理制度 二 组织本部门业务所涉合同的谈判 起草 签订工作 三 建立本部门合同档案 四 监督本部门合同的履行 对不能按合同履行的 应及时向有 关领导通报情况 第二章第二章 合同条款的合同条款的拟拟定定 第四条 合同的拟定等前期准备工作由归口部门负责 公司内部 法律事务人员给予必要的协助 拟定合同前 合同经办人应作以下调 查和预测 一 合同的签署有无法律和政策方面的障碍 二 对方当事人 含担保方 是否具有法人资格 7 三 对方当事人 含担保方 的资信及财务状况 四 对方当事人履行合同约定义务的能力 五 合同非正常履行时 公司可能承担 或有 的风险 六 合同是否需要有权机关审批或进行公证 对于业务上经常和反复使用的合同 各归口部门应制订合同范本 并经公司法律事务人员审定 在与合同对方当事人磋商时 应尽量参照公司制订的合同范本 第五条 合同内容应具体 明确 权利与义务对等 逻辑性强 用 语确切 严谨 第六条 拟定合同文本 如涉及公司其他部门的 应事先与其他 部门进行协商 统一协调 然后确定合同的内容 合同文本须经其他 有关部门负责人签字确认 对于重大项目 应视情况由相关部门人员组成谈判小组负责对外 谈判和草拟合同条款 第七条 合同条款的拟定应执行公司的有关规定 一般应包括以 下条款 一 公司法定名称和地址及联系方式 二 标的 三 数量 四 质量 五 价款或者报酬 六 履行期限 地点和方式 七 检验 验收 标准和方法 八 违约责任 九 解决争议的方法 根据合同性质的不同 还可以包括包装方式 结算方式 合同使 用的文字及其效力等条款 8 第三章第三章 合同的合同的审查审查 批准与管理 批准与管理 第八条 合同文本必须经公司法律事务人员审查会签后送公司主 管领导批准 凡合同内容涉及资金支出的 须经财务部会签 重大合同应根据公司相关规定或由公司主管领导指示提交公司 经理办公会讨论通过 第九条 公司法律事务人员负责对合同的合法性 严密性 法律 风险的可控性等进行审查 并出具书面法律意见 第十条 公司财务部负责对合同涉及的资金 资产情况提出审查 意见 第十一条 经公司批准的合同 由公司法定代表人或由法定代表 人授权人签署 受托人应在授权范围内行使其权限 超越代理权限及 未取得法定代表人授权的 均无权对外签约 第十二条 对外签订合同的授权委托分为固定期限委托 不分业 务种类 和业务委托 针对具体业务 两种 法定代表人特别指定的人 员可采用固定期限委托的授权方式 其他人员均采用业务委托的授权 方式 第十三条 签订合同条款时应力争将解决合同争议的管辖地点设 置在公司所在地的人民法院或仲裁机构 第十四条 凡以公司名义订立的合同均应在公司办公室留存合同 原件 与签报一起作为公司档案保存 对于发生资金或资产交易的合同 则还应由公司财务部保留一份合同原件 各经办部门保留副本或复印件 第十五条 各部门应建立合同档案制度 合同副本及相关资料由归 口部门进行保存 管理 所有文件需按项目和时间进行编号 分类 建 立台帐 装订 存档 9 第四章第四章 合同的履行合同的履行 第十六条 合同订立并生效后 由归口部门负责合同的履行 实 施工作 具体承办人员应监督合同实施的进展情况 第十七条 当发生合同的对方当事人出现履约能力恶化 违约等 情况时 具体承办人员应及时向部门负责人和公司法律事务人员进行 通报 对有可能导致公司涉及诉讼的履行行为 承办部门应与法律事 务人员共同协商及早采取应对措施 第十八条 公司法律事务人员有义务对合同的履行情况进行跟踪 监督 其他部门有义务予以配合 第十九条 在公司涉及合同涉诉时 归口部门应配合法律事务人 员准备起诉或应诉 第五章第五章 附附 则则 第二十三条 本办法由公司办公室负责解释 附 1 合同章外出审批表 2 合同签订 审批程序 3 合同审批表 宁夏世纪昌通电力工程有限公司 二 一三年五月十七日 附 1 宁夏世宁夏世纪纪昌通昌通电电力工程有限公司合同章外出力工程有限公司合同章外出审审批表批表 10 申请事由 申请单位 申请人 携带人员 俩人签字 部门领导意见 分管领导意见 签字 公司领导意见 签字 2006 年 月 日 附 2 宁夏世宁夏世纪纪昌通昌通电电力工程有限公司力工程有限公司 11 合同合同签订签订 审审批程序批程序 为了加强合同管理 规范合同的签批手续 确保公司各项业务的 正常开展 维护公司利益 根据合同管理办法 结合公司实际情况 制 定以下合同审批程序 一 公司的材料 设备采购 工程发包 承包 运输 租赁 借款 担保 技术服务等业务均需要签订书面合同 本程序适用于以上合同 协议的签订及审批 二 业务部门负责与合同当事人协商后拟定合同条款 重要合同 拟定应有有关领导参加 监审部 财务部参与 需进行招标的采购及 工程应按程序进行招投标 三 合同条款拟定后 业务部门将部门负责人签字的 合同审批 单 与拟订的合同文稿一并送监审部 法律人员 审查 四 监审部 法律人员 对合同条款逐项审查 并对合同中的产品 商品 质量 价格 付款 违约等条款进行审核 符合要求时在 合同 审批单 上签署意见 如发现不符合市场价格及有违法 损害公司利益 等情况 应当及时提出改正意见 并反馈到拟稿职能部门重新修订 当重要合同出现问题时应当向公司领导反映 五 监审部对重新修订的合同条款再次进行审查 发现确实符合 实际要求时 在 合同审批单 上签署意见 六 以上程序完毕后 业务部门将 合同审批单 交分管领导审批 七 分管领导认为该合同条款及程序真实有效后 在 合同审批 单 上签署意见 否则 该合同条款及 合同审批单 作废 需重新拟定 并进入新的程序 八 经公司领导签署意见的 合同审批单 与合同文稿一起由业务 12 部门返回监审部 同时在合同上加盖 合同专用章 并按照合同编码 方案 由档案室 为每一份合同按年度内分类进行唯一的编号 在合 同上注明 便于查阅和保存 九 已加盖合同章的合同 业务部门应将合同正本及 合同审批 单 交档案室存档一份 交财务部一份合同文稿及 合同审批单 复印 件 监审部留存一份合同 业务部门自存一份 十 合同审核实行限时制度 正常情况下 监审部自收到文稿之 日起两日内处理完毕 超过规定时限 纳入月度部门考核 十一 为了进一步规范合同的填写 各类格式合同应当使用正规 的合同文本 具体条款手工填写 无正规合同文本的协议等必须使用微 机打印替代手工书写 十二 未经公司领导批准 合同专用章 不准任何人携带外出 必 须外出时 公司领导批准 两人携带 合同专用章 外出 附 3 13 宁夏世宁夏世纪纪昌通昌通电电力工程有限公司合同力工程有限公司合同审审批表批表 合同名称 对方单位名称 合同金额 委托签订部门 经办人签字部门负责人 合同签订时间 监审部意见 该栏不够时可另附纸张 签字 日期 财务总监意见 签字 日期 分管领导意见 签字 日期 公司领导意见 签字 日期 14 档案管理档案管理办办法法 第一章第一章 总则总则 第一条 为规范公司文件材料的归档工作 完整 系统保存公司 档案 根据 中华人民共和国档案法 中华人民共和国档案法实施 办法 企业档案管理规定 制定本办法 第二条 归档的公司文件材料指公司自筹建以来各种活动中形 成的 具有保存价值的各种形式的记录 第三条 公司各部门应根据工作实际情况建立文件材料归档制 度 明确本部门文件材料的归档范围 时间 要求 各部门专 兼 职档 案人员负责所形成的文件材料的收集 整理 第四条 归档的文件材料主要包括纸质 光盘 磁带 照片及底 片 胶片 实物等各种载体形式 第五条 公司档案实行统一领导 分级管理的原则 公司办公室 负责公司归档工作的指导 监督和检查 第二章第二章 基建档案管理基建档案管理 第六条 基建档案是指在基本建设工程项目从可行性研究到建 成投产 使用 全过程中形成的具有归档保存价值的经过整理归档的 不同形式和载体的文件材料 第七条 基建档案的范围 1 工程准备阶段文件 工程开工以前 在立项 审批 征地 勘察 设计 招投标文件等工程准备阶段形成的文件 2 监理文件 监理单位在工程设计 施工等监理过程中形成的文 件 3 施工文件 施工单位在工程施工过程中形成的文件 15 4 竣工图 工程竣工验收后 真实反映建设工程项目施工结果的 图样 5 竣工验收文件 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件 6 其它 有关建设和管理的法律 法规 规章和其他规范性文件 建设行政主管部门规定的其他文件材料 第八条 基建档案整理的原则和方法 1 应遵循工程文件的自然形成规律 保持卷内文件的有机联系 便于档案的保管和利用 2 当建设工程由多个单位工程组成时 工程文件应按单位组卷 3 卷内不应有重份文件 不同载体的文件一般应分别组卷 第九条 对与工程建设有关的重要活动 记载工程建设主要过 程和现状 具有保存价值的各种载体的文件 均应收集齐全 整理立 卷后归档 第十条 对重要的基建档案 使用率较高的基建档案 应当进行 复制 以保证基建档案的安全 更方便地提供利用 第十一条 借阅基建档案必须履行借阅登记手续 查阅基建档 案不得勾划 圈点 涂改 裁剪或转借 存档资料借阅须经部门主管领 导批准方可借阅 第十二条 基建档案人员对需销毁的档案必须造具清册 经单 位领导审定 并经指定的销毁人和鉴销人在销毁清册上签字后方可销 毁 第三章第三章 技技术术 设备设备档案管理档案管理 第十三条 归档范围包括 1 订货合同及技术要求和发货日期一览表 4 合格证 装箱清单和文件 16 5 监制或验收人员关于设备质量问题的说明 报告 6 安装协议 安装技术条件 验收文件 安装洽商记录 试车及 试运转期产品质量问题及系统性能问题的原始记录 处理报告及有关 文件 7 经营及技术问题处理原始资料 报告 备忘录或相当的文件资 料 8 考察 专题调研 监制 验收 设计联络和学习形成的技术资 料 9 技术协议 设备采购合同等 10 设备 仪器仪表的出厂文件 说明书 图样 随机单以及维修 操作说明等有关文件资料等 第十四条 归档要求 1 技术 设备管理负责人应负责承担相关技术 设备资料的归档 工作 并保证归档材料的完整性 准确性和系统性 2 归档的资料文件均应是正本 符合国家有关标准要求 第十五条 技术 设备档案的保管 1 档案管理人员在收集档案时 必须按照公司的工作特点及工 程档案文件资料形成规律 及时组卷 分类 编号 登帐 对底图要妥 善保管 防止损坏 2 凡归档的文件资料 视条件应复制一份作为副本 供对外借阅 正本存档不外借 第十六条 按有关规定 对已过保管期的档案要予以鉴定 确实 无保存价值时 填写 档案销毁登记表 经主管领导或总工程师批准 后由档案管理人员办理销毁 第十七条 档案的利用 1 本公司技术档案只限于本公司有关人员查阅 不外借 17 2 档案归还时 档案管理人员须详细检查 如有丢失或损坏 要 根据具体情况追究责任 3 档案借阅执行相关规定 第四章第四章 管理性文件的管理管理性文件的管理 第十八条 公司经营管理中形成的行政 人事 财务等具有保存 价值的文件均应列入归档范围 第十九条 下列管理性文件应随时归档 1 变更 修改 补充的文件材料 2 公司内部机构变动和职工调动 离岗时留在部门或个人手中 的文件材料 3 各种临时活动中形成的文件材料 第二十条 会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归 档 保管二年后向办公室移交 第二十一条 电子文档归档应实时进行 与纸质文件归档时间一 致 第二十二条 磁带 照片及底片 胶片 实物等形式的文件材料 应在工作结束后及时归档 第二十三条 归档的文件应为原件