管理沟通4表达与演讲.ppt

第四讲表达与演讲 内容结构 第一节表达向谁表达 听众分析表达什么 内容分析不良表达有效表达的要点第二节演讲演讲的要素演讲的结构演讲手册演讲的技巧 第一节表达 一 向谁表达 听众分析 AudienceAnalysis 我的听众是谁 我与听众之间的关系怎样 听众的态度如何 听众已知道多少 我的建议是为了听众的利益吗 一 我的听众是谁 他们是你想要对之采取行动的人 应买你产品的客户 你需要其停止讲话的上司 可以达到更大生产率的员工 主要听众包括主要决策者及其它你需要获取他们支持来实施计划的人 次要听众包括将受到你计划影响及长期以来可能对决策者有一定影响的人 常见的误区 1 听众错位 应该与上司沟通的 却与同级或下属进行沟通 应该与同级沟通的 却与上司或下属进行沟通 应该与下属沟通的 却与同级或上司进行沟通2 沟通渠道错位 应该会议沟通的却选择一对一沟通 逐级报告与越级申报的混淆3 不讲沟通场合 应该一对一沟通的却选择会议沟通4 内部沟通与外部沟通的混淆 应该是公司内部沟通的却变成了外部沟通 二 我与听众的关系怎样 你向下属表达你向上司或客户表达你向同事表达你向混合听众表达 2020 4 12007 2 27 2007 2 27 两种控制 信息和行政权力Informationandexecutivepower 不管你认为你的观点多么有力 如果你得不到批准和执行它的听众的支持 你是不会成功的 三 听众的态度如何 积极的听众 Positive 支持理由 朋友 与是非没关系 以为你的想法得到很多人的认可 中立的听众 Neutral 敌意的听众 Hostile 你的成功会使同事付出一定代价 上司不希望你光芒四射 同事嫉妒 不喜欢你 四 听众已知道多少 我应概括哪些熟悉信息作为自己论证的基础 听众要想理解和判断我的建议 还需要哪些补充信息 我能否用听众能理解并做出反应的语言来表达 2020 4 12007 2 27 2007 2 27 五 我的建议是为了听众利益吗 听众分析的核心 Money Beingonthewinnerside Makingajobeasier Improvingstatus Avoidingconflictorembarrassment Gainingauthority Solidifyingafriendship Timesaving prestige 利益的链条 金钱 权威 尊严 地位 友谊 省事推销的是利益而非内容 SellBenefit NotFeatures 二 表达什么 内容分析 同上司的沟通1 汇报工作2 提建议3 商讨问题同下属的沟通1 命令2 批评3 讨论水平沟通1 求助别的部门2 其他部门求助于你3 突发事件形成的部门工作关系 三 不良表达 准备不充分 预先没准备 没计划 表达不当 语言比较粗俗 触到听众痛处的话 高兴之余 说出不应该说的话 不注意听众的反应 听众反应 不断看手表 不时改变坐姿 打断你的话 时间与地点不恰当错误的身体语言 眼睛游离不定 看表 手里玩笔 纸条 自己对所表达内容不感兴趣 四 有效表达的要点 选择一个恰当的时间有一个恰当的地点考虑听众的情绪表达应当确切 简明 扼要和完整使用听众熟悉的语言强调重点语言与形体语言表达一致检查听众是否明白你的内容改述或重复建立互信的气氛 第二节演讲 一 演讲的要素演讲的三要素 信息 演讲者 听众信息信息可以由演讲者与听众共同分享 演讲中的信息 主要是言语信息 演讲者演讲者是信息的发源地 演讲者主要以言语传递信息 还用动作 手势 姿态 表情等传递非言语符号的辅助信息 听众 听众是什么人 目标是什么 一 听众心理的四个特点1 听众对信息的接受具有选择性 2 听众心理是独立意识与从众心理的矛盾统一 3 名片 效应与 自己人 效应 4 首因效应和近因效应 二 听众的构成 Yoursuperiors上级听众Yourcolleagues同事听众Yourteam班组听众Amixedaudience混合听众Ahostileaudience不友好的听众Aninternationalaudience国际听众 在演讲的整个准备过程中 演讲者思想上要一直想着听众 演讲者要列出其对听众了解的清单 演讲者可以假设 演讲者要抓住并使听众保持对演讲的兴趣和想象力 演讲者要对听众注意力进行再刺激 听众容易记住结构形式清楚并得到重复强调的内容 演讲者通过听众的耳闻目睹进入听众的记忆 听众的记忆曲线 高 记忆水平 低 开始 谈话过程 结束 记忆曲线的提示 从记忆曲线中我们可以看出不能期待听众对一个1 2小时的报告自始至终保持兴趣 因此 再组织信息的时候应该特别注意开场和结尾 把最重要的内容注入到开场或融入到后面的结尾部分 切忌淹没在中间部分 即使有需要安排在中间 也要适时通过特殊方式唤起注意 如图例等 比如演讲的设计讲究凤头 猪肚 豹尾 春晚的安排 三 目标 演讲者应当能用一个短句写下其演说的目标比如 获得对第34号项目的资金批准认定 说服这位顾客购买我们一台电脑 告诉我的集体今年公司成果怎样 我们为什么要做得更好 然后演讲者要判定他 她 是否要尽力向听众 施加影响 告知情况 传授知识 演讲是一个双向沟通过程图4 1演讲过程 图4 2演讲后的问题 图4 3演讲反馈 二 Structuringapresentation演讲的结构 Aneffectivepresentationstructureincludes 1 Useaneffectiveopening开场白2 Giveapreview主要论点的预览3 Stateyourmainpointsclearly主要论点的严格界定4 Useaneffectiveclosing结束语 一 Useaneffectiveopening利用有效开场白Goals目的Techniques技巧 Usehumor运用幽默 Refertotheunusual谈谈非同寻常之处 Refertothefamiliar谈谈大家都熟悉的事 Useaudiencemotivationtechniques运用鼓动听众技巧 开头实例例1 提问 我想问一下在座的诸位 哪位知道过去24小时里在中国有多少孩子出生 我想知道 如果我告诉您 您的计算机在买进时已经过时 您有何感想 例2 事实陈述 今天 我们市又有30个孩子的父亲因工去世 这类死亡本可得到预防 例3 提及 今天 这里的每一位都记得 当我们听到唐山大地震时的震惊和悲痛 例4 主题 我今晚要给您讲述令人激动振奋的xR5多用程序 然后告诉您这种电脑将如何改变您的经商方式 例5 引用 一位伟人说 每个人的经历远远超过他的想像范围 不过 正是经验而不是想象 才影响人的行为 例6 感染情绪 好心的人们 您只要掏五毛线 就可以使这个孩子活下去 直到下年的收获季节 那时他就可以养活自己 二 Giveapreview预览主要的论点 三 Stateyourmainpointsclearly明确阐述主要论点Followyourpreview严格遵循演讲预览Limityourmainpoints限制主要论点的个数Useexplicittransitions使用清晰的承接词Provideinternalsummaries做阶段性小结 四 Useaneffectiveclosing使用有效的结束语Giveasummary做个总结Refertotheopening前后呼应Endwiththeactionsteps以行动方案结尾Refertoaudiencebenefits谈谈对听众的好处 结尾实例例1 提问 所以 女士们 先生们 我要提请诸位思考一一如果有人告诉您 您正在受到这种疾病的困绕 您有何感想 例2 提示 今天 在我们的节目里 我要使您认识到 我们需要有更强更专业化的经销活动 而实际上 通过向您展示一个等待我们未开发的巨大市场 我想我已实现了目标 例3 行动 我的建议已告诉诸位 时间已刻不容缓 如果我们想避免灾难 那就必须立即行动 要想保证公司未来的繁荣 希望各位不要再迟疑 行动起来 例4 选择 在我看来 我们有三种选择 或者接受工会最后通牒 或者争取时间考虑我们的立场 或者采取最后行动 例5 灌输忧患 所以 女士们 先生们 如果我们不能在下季度将销售额提高10 并保持这一增长水平一两年 那么我们公司将面临倒闭的危险 Questionsandanswers问答过程1 Whentotakequestions何时接受提问 Questionsafterthepresentation演讲后提问 Questionsduringthepresentation演讲过程中提问2 Howtotakequestions如何接受提问 Prepareinadvance作好事前准备 Showyourunderstanding表示出对听众的理解 Sticktoyourobjectiveandyourorganization按照自已的目标和计划行事 Keepeveryoneinvolved让每个人都参与 3 Whattosayifyoudon tknowtheanswer不知道答案时应该说些什么 Ifyoudon tknow如果对答案一无所知 Ifyouneedsometimetothink如果需要时间思考4 Howtoanswerdifficultquestions如何回答难以回答的问题 Confusingquestions含义不明确的问题 Controllingquestions具有控制权的问题 Hostilequestions不友善的问题 Specialspeakingsituations一些特殊的讲话场合1 Manuscriptspeaking照讲稿讲话 Use spokenstyle 使讲稿 口语化 Writeandedit撰写与编辑 Preparethemanuscript讲话稿的准备2 Impromptuspeaking即席讲话 Anticipate事先预料 Keepyourremarksshort发言要简短 Organizeaswellasyoucan尽量有条理 Relatetoexperience与你的经验拉上关系 3 Teampresentations团队演讲 Organizeasawhole从整体出发进行组织 Providecontenttransitionsbetweenspeakers不同演讲人之间要有承上启下的转折 Usevisualaidsconsistently使用统一一致的视听辅助工具 Rehearseanddeliverasagroup作为集体进行试讲和实际演讲 Answerquestionsconsistently协调统一地回答问题4 Mediaandtelecommunications通过传播媒体和远程设备演讲 Preparinginadvance作好事前准备 Usingaudiodevices使用音响设备 Beingoncamera面对摄像机 三 演讲手册 一 准备 管理人员演讲的目的 以此确定你发言的目的一个管理者必须拥有可信性 活力和好的声誉 发言代表了你的地位和个性 区分和分析听众听众会怎样认识到你 并对你产生深刻印象 主题和听众 二 结构 听众对你的主题内容需要知道多少才能支持你 答案是 比你知道的要少 有效的演讲的正文内容包括两个主要目的 1 推销你建议的好处2 承认并且中和有道理的反对意见重要 要想赢得听众 必须让他们知道你是同他们站在一起的 三 传递 仔细的设计 准备你的发言但不要勉强拼凑尽量够关键的地方或论题用生动的想象抽象地概括出来把听众当作个体的集合体而不是分散的部分尽量使用身体语言的资源不断搜寻对你的演讲感兴趣的听众的眼睛表现自然 四 图表 保持简单明了不要被你的图表所取代自问什么情况下用什么样的图表最适合使用必要数量的图表来试验将生动和便于说明问题不要使用那些你不确定能很好掌握的视觉工具 普遍的规则 你应确信你的图表有助于演讲的可信性 而不是降低它 五 团体发言 把发言作为一个整体 而不是当作各个分散部分的聚集合理的安排演讲的结构 以至于每个发言之间协调一致确信你们掌握了听众所关心的所有问题设计一个 家庭式风格 的发言给每位发言者以发挥和表现自我的机会尽量使发言者之间连接紧密每个人互相支持通过强调对听众和下面发言内容的好处来做结论 六 处理问题和答案 规定一个时间限制 并且遵守它 而且说明原因事先准备一下你将可能被提问的问题确信你对关键问题已经解释清楚不要树敌 四 演讲语言的运用技巧 一 语言表达的三个基本要求 准确精炼 上口入耳 形象生动 如 望梅止渴 比喻 林肯的著名演讲 裂开的屋子 引用设问反问排比 二 有声语言的运用技巧 声音重音 我请你吃饺子 我的猫坐在席子上 我没说他偷了我的书 吐字 有声语言的运用技巧 语气语调爱的感情 气徐声柔 漫和感憎的感情 气促声硬 挤压感悲的感情 气沉声缓 迟滞感喜的感情 气满声高 跳跃感惧的感情 气提声凝 紧缩感急的感情 气短声促 紧迫感怒的感情 气粗声重 震动感疑的感情 气细声粘 踌躇感 有声语言的运用技巧 停顿语法停顿逻辑停顿 养猪大如山老鼠头头死 我们的目的 一定要达到我们的目的一定 能够达到心理停顿节奏 轻快型 持重型 高扬型 复合型 三 身体语言的运用技巧 表情眼神 看着听众说话 与听众的目光进行实在性接触 多种眼神并用 身体姿态 手势 演说技能自我评估 评价标准 非常不同意 非常不符合 1分 不同意 不符合 2分 比较不同意 比较不符合 3分 比较同意 比较符合 4分 同意 符合 5分 测试问题 1 我