办文办会工作讲义

1 / 48办文办会工作讲义第一章 办文办会的重要性办文办会是秘书部门（在我县来讲，就是各单位的办公室）秘书工作的专用术语。一、办文办会是办公室重要职能的体现办公室的基本职能有四，即参谋、服务、协调、督办。办文办会，是履行上述职能的重要手段，也是最基本的手段。做好办文办会工作，有利于充分发挥上述职能。二、办文办会是行政工作正常运转的需要无论是党政机关，还是企事业单位，办公室都是行政管理工作的重要中枢。办公室工作的好坏，直接关系到一个单位全面工作的能否运转有序。三、办文办会是办公室工作人员应该具备的基本素质作为一名办公室工作人员，做好办文办会工作，才能真正符合办公室工作人员的起码要求。仅仅通常意义上所说的能说、能写、能吃、能喝是远远不够的。第二章 办文办文，就是办理各类公文。包括收发文处理与对文2 / 48件的保管利用，它是办公室秘书工作的基本任务之一，也是首要的组成部分。通过对公文的撰写、印发、收文、登记、分办、拟办、催办等，一方面减轻领导者在公文方面的大量事务性负担，一方面又为领导者提供对路且有价值的信息，起到了领导的参谋和助手作用。下面就公文的相关知识作简要介绍，并选取我们常用的几种公文作详细讲解。第一节 公文的基本知识一、公文的特点与形式1、公文的特点公文，也称公务文件，公文，是各种法定的社会组织在处理公务过程中形成并使用的具在法定效力和规范体式的文书。其区别于图书、情报、资料等事物的个性特点主要有：由法定作者制发；具有法定的现实执行效用；具有规范的体式；履行法定的程序2、行政公文规范依据根据中国共产党机关公文处理条例 （中办发199614 号）规定，党的机关公文种类主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要 14 种；根据国家行政机关公3 / 48文处理办法 （国发200023 号）规定，国家行政机关公文种类主要有命令（令） 、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 13 种。3、根据不同的标准，公文可从不同角度进行如下分类：（1）根据形成和作用的公务活动领域，可分为通用公文和专用公文两类；中国共产党机关公文处理条例和国家行政机关公文处理办法中所规定公文文种的一般都是通用公文，而司法公文等则属专用公文。（2）根据内容涉及国家秘密的程度，可分为对外公开、限国内公开、内部使用和秘密、机密、绝密六类;（3）根据行文方向，可分为上行文、下行文、平行文三类;(4）根据内容的性质，可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文等;（5）根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类;（6）根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。4、政府系统的通用公文文种（1）规范性文件（3 种）:条例。用于对某一方面的行政工作作全面、系统的4 / 48规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例” ；规定。用于对某一方面的行政工作作部分的规定；办法。用于对某一项行政工作作比较具体的规定。（2）领导指导性文件（6 种）:命令。用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布实行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定；决定。用于对重要事项或重大行动作出安排；指示。用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则；批复。用于答复下级机关的请示事项；通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部；通报。用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。(3）公布性文件（2 种）：公告。用于向国内外宣布重要事项或法定事项；通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。5 / 48（4）陈述呈请性文件（4 种）：议案。用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项；请示。用于向上级机关请求指示、批准；报告。用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问；调查报告。用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。（5）商洽性文件（1 种）：函。用于不相隶属机关之间商洽工答、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。（6）会议文件（1 种）：会议纪要。用于记载和传达会议情况和议定事项。5、党政机关的通用公文文体（1）规范性文件（2 种）：条例。用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度；规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。（2）领导指导性文件（7 种）：决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项；决定。用于对重要事项作出决策和安排；6 / 48指示。用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求；意见。对于重要问题提出见解和处理办法；通知。用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项；通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况；批复。用于答复下级机关的请示。（3）公布性文件（1 种）：公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。（4）陈述呈请情文件（2 种）：报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问；请示。用于向上级机关请求指示、批准。（5）商洽性工作（1 种）：函。用于机关之间的商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。（6）会议文件（1 种）：会议纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。二、公文文体与结构常识7 / 48应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。公文属于特殊应用文，其区别于一般应用文的特殊性特征表现为：被强制性规定采用白话文形式；兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。公文的其他组成部分有：文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。 印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。（一）公文的格式1、眉首部分 眉首部分又称文头部分在行政机关公文首页，置于红色反线以上的各要素统称眉首。眉首部分通常由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素构成。 （1）公文份数序号。是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。一般适用于比较重要的公文。8 / 48（2）秘密等级和保密期限。秘密文件要注明密级，不涉及保密内容的普通文件，没有这个项目。公文需要标识秘密等级，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1行，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。（3）紧急程度。紧急程度是对公文送达和办理时间的限度。公文如需标识紧急程度，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行。（4）发文机关标识。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。如“省人民政府文件” ；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘有 25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm15mm。联合行文时应使用主办机关名称在前， “文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。（5）发文字号。发文字号又称公文编号，是发文机9 / 48关同一年度公文排列的顺序号，由发文机关代字、年份和序号组成，如县人民政府文件“巴政发20161 号”中，“巴政发”是发文机关代字， “2016”是发文年份， “1 号”为文件序号，表明这份文件是国务院在 2016 年度制发的第1 号文件。如果一个机关的文件数量较多，还可以在发文字号中加上一个类别标志，反映文件的业务内容或归宿。几个机关联合行文，只注明主办机关的发文字号即可。发文字号应在发文机关标识下空 2 行，用 3 号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ”插入；序号不编虚位（即 1 不编为 001） ，不加“第”字。（6）签发人。签发人是指代表机关签发公文意见的领导人姓名。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空1 字；“签发人”用 3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1 行，其他签发人姓名从第 2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为 4mm。2、主体部分主体部分又称行文部分，这一部分是指红色反线10 / 48（不含）以下至主题词（不含）之间各要素的统称。主体部分由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注等要素组成。（1）标题。公文标题一般由发文机关名称、事由、文种三部分构成。它位于公文首页红色反线下空 2 行，用2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文标题除法规、规章名称等可加书名号外，一般不用标点符号。在撰写公文标题时，发文机关名称要写全称或规范化简称，如果文件首页有发文机关标识，其标题可省略发文机关名称。事由是标题的主题部分，应准确、简炼地概括公文的主要内容。文种是公文的种类名称，用以概括揭示公文的性质与制发的目的。公文的标题通常有四种形式：一是发文机关名称、事由、文种三个要素全部具备的公文标题。二是事由和文种两个要素构成的公文标题。三是发文机关名称和公文文种两个要素构成的公文标题。四是只标明文种的公文标题。(2）主送机关。主送机关是负有公文主要处理责任的受文机关。主送机关名称应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关，如需要同时报送另一上级机关，可用抄送形式。下行文可以有若干机关。有些公文，如周知性公文可以省略此项。主送机关的书写位11 / 48置是：标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。(3）正文。正文是公文的核心部分，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图。正文的结构一般由开头、主体和结尾三部分组成。开头部分用简洁的语言写明发文的依据、目的或原因等。主体部分是正文的核心，主要写明公文的内容或事项，做到重点突出，意见具体、明确，叙述有条理。结尾部分根据文种和行文关系的不同有不同的写法。这一部分后面将结合具体文例加以介绍。公文正文的书写位置是：主送机关名称下一行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。（4）附件。附件是公文的附属材料。有的附件是一些文字材料，有的附件是实物如照片、图表等，应当注明所附材料的名称、件数。附件是为了避免正文过长的内容隔裂而附，对正文起说明、注释、补充、证明和参考作用。有的公文，附件是文件的主体内容，正文仅起批准、发布和按语的作用。许多法规性文件就是这样。公文如有附件，在正文下一行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识“附件” ，后标12 / 48全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1、” ） ；附件名称后不加标点符号。附件应与公文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件” ，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号） 。（5）成文日期。公文成文日期一般以机关负责人签发的日期为准；法规、规章类公文以依法批准的时间为准；联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文日期要用汉字标注，并将年、月、日标全， “零”写为“” ，如“二七年五月二十四日” ，不能写成“二 00 七年五月二十四日” 。（6）公文生效标识。公章是公文生效的标志。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空 4 字；加盖印章应上距正文 2-4，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空 7 字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章互不相交或相切，相距不超过13 / 483mm。当联合行文需加盖 3 个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排 3 个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空 2 字标识成文时间。（7）附注。附注是指需要附加说明的事项。如需解释的名词术语，或者是公文发送范围和阅读、传达对象等。公文如有附注，用 3 号仿宋体字，居左空 2 字加圆括号标识在成文时间下一行。3版记部分版记部分又称文尾部分，通常由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置等要素组成。（1）主题词。主题词是能够反映公文主要内容和类属的、规范化的名词或词组。标引主题词时，顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，后标反映文件形式的词（即文种词） 。一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词后面，14 / 48并在该词的后面加“”以便区别。使用的主题词一般不得超出主题词表的范围。每份文件的主题词，最多不超过5 个词组。上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。 “主题词”用 3 号黑体、居左顶格标识，后标全角冒号；词目用 3 号小标宋体字；词目之间空 1 字。如县人民政府关于印发巴东县人民政府工作规则的通知 ，先标类别词“行政事务” ，再标类属词“工作制度” ，最后标上“通知” 。又如县人民政府办公室关于印发巴东县城乡贫困群众医疗救助实施办法的通知 ，先标类别词“民政”，再标类属词“医疗救助” （因主题词表中没有这个词，故在词尾加上“” ） 、 “办法” ，最后标上“通知” 。（2）抄送机关。抄送机关是指主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关。标注抄送机关，应当使用该机关全称或规范简称、统称。一份公文要不要抄送，抄送给什么样的机关都要从实际需要出发，既不要滥抄滥送，也不应漏抄漏送，以免产生不利的影响。公文如有抄送，在主题词下一行；左空 1 字用 3 号仿宋体字标识“抄送” ，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。（3）印发机关和印发时间。公文的印制工作一般由发文的具体办公部门承担。印发时间不同于发文时间，这15 / 48是指公文开印的具体时间。印发机关时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占 1 行位置；用 3 号仿宋体字。印发机关在左空 1 字，印发时间右空 1 字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。（4）版记中的反线。版记中的反线是指版记中各要素之下都要加一条反线，相互隔开，宽度同版心。（5）版记的位置。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。4、公文的印装规格（1）公文用纸的规格公文用纸要采用国际标准 A4 型纸，其成品幅面尺寸为 297mm210mm（长宽） 。公文用纸的页边（留空处）与版心的具体尺寸为：公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm，版心尺寸为：156mm225mm（不含页码） 。（2）公文排版的规格和要求。正文用 3 号仿宋体字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。页码用 4 号仿宋字体，要做到版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸合乎标准，版心不斜，误差不超过 1mm。县人民政府办公室所有印制公文均为国际标准 A4 型纸，页面设置的页边距为：上边 33mm，下边 23mm，左右各26mm；版式为：页眉 15mm，页脚 27mm（便于插入页码） ；16 / 48文档网格为：每页 23 行（第 23 行为页码，用 4 号仿宋字标示，单号左齐，双号右齐，实际仍只有 22 行字） ，每行28 个字。（3）印刷要求。公文应双面印刷，页码要套正，两面误差不得超过 2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BL100%，红色油墨应达到色谱所标 Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白，无断划。公文中未作特殊说明的图文项目，颜色均为黑色。（4）装订要求 公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过 4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯，外订眼距书芯上下各 1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊的距离为 3mm-5mm三、公文处理（一）公文处理的基本原则（1）法制原则。指处理方法手段、程序手续、行为准则与方法规化、制度化。（2）实事求是原则；（3）全面及时原则；（4）时效原则；（5）集中统一原则；（6）党政分工原则；17 / 48（7）保密原则；（8）简化原则（二）收文处理的一般过程（1）公文的收受与分流：签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，收到公文。登记形式有薄式、卡片式、联单式；外收文登记。由外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载；启封。外收文登记完成后，统一交由内收发人员，统一启封或径送有关领导亲启；内收文登记。由内收发人员对收文情况做详细记载；分办。有关人员将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理；摘编。文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料。（2）办理收文：拟办。由部门负责人或有关具体工作人员提出处置意见，供有关领导审核定夺；批办。机关领导者或部门负责人提出处置意见；承办。有关工作人员按意见具体处置公文所针对的事务和问题；注办。由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。18 / 48（3）组织传阅与催办查办：组织传阅。使公文有工作人员中的有效传阅活动；催办。由公文处理管理机构或承办人对公文承办过程实施的催促检查；查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况进行的核查协办工作；（4）处置办毕公文：包括：阅卷归档、清退、暂存、销毁。（三）发文处理程序与方法（1）文稿形成：拟稿。撰拟公文文稿；会商。当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意和协助；核稿。文稿在送交有关领导签发或会议通过前，由专人进行全面核查；签发。指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿。按签发人身份、地位及工作程序的不同，签发分为正签、代签、核签、会签等数种。（2）公文的制作：注发。定稿形成后，批注缮写印发要求的活动，以使签发意见进一步具体化、技术化；19 / 48缮印。制作供对外发出的公文；用印或签署。在印毕的公文上盖发文机关公章，或请有关领导签名。（3）公文的对外传递：分装。按规定具体拣配和封装公文；发出。将分装完毕的公文以适当的方式发给受文者。（4）处置办毕公文：包括：阅卷归档、暂存、销毁。（四）公文销毁的方式和范围销毁的主要方式有：焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁（磁盘、磁鼓、磁带）以各种方式销毁公文均应履行如下程序手续：由文书部门组织对公文进行鉴定；确认应销毁后逐文逐件核定造册；呈请本机关或上级机关有关领导审定批准；获准后再行销毁。任何个人均不得私自销毁公文。四、公文写作要求（一）公文写作的基本要求：合法、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。（二）行文规则行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。可以采用越级行文方式的情况：一是由20 / 48于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决；三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项；五是需要检举、控告直接上级机关等。政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以“函”的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。如需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公室转发。因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。部门内设机构除办公室外，不得对外正式行文。党的机关与行政机关相互行文规定：行政机关不能迳向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义迳向党的组织报告工作或请求指示或批准。（三）写作的语言运用公文语言的特点：庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。公文写作基本要求之表述准确结构严谨。表述准确，包括表达方式正确，适合公文特点；表达效果不走样，准确、规范。结构严谨，包括各部分内容划分合理，布局安21 / 48排恰当，条理清楚，注重内在联系的外部形式，使全篇首尾相应、浑然一体。文艺文讲究的是“文似看山不喜平” ，要多用“曲笔” 。而撰写公文，恰好与之相反，要用“直笔”，不用“曲笔” 。直笔叙述，就是有什么说什么，不用比喻、借代、转类、比拟等“曲笔” 。文章写短难，表达直笔难。这就要求观察更深入更细致，一下子抓住主要特点，并用平实的语言表述出来；要求思考更深刻，认识更全面，表达更准确，要一语中的，看似平常却不易更改。这一要求是很高的。表达准确，牵涉问题较多。要而言之，与公文写作的语言有直接关系。公文写作的语言有群体性、书面性、明确性、客观性、程式性等特质，其特点表现为准确、庄重、简要、平实等。这里集中谈谈准确。准确、鲜明、生动是语言的“三性”要求，公文更重视的是准确。表述准确，是一条十分严格的要求。因为公文是用来指导工作、反映情况的，一词一句，一个概念、判断、推理，搞得不准要误大事。所谓准确，就是只能有一种解释，不能产生歧义。产生歧义，是公文表达的大忌。要做到语言准确，可以从两方面入手：一是词的内涵与所要表达的意图完全一致。二是对词的外延要作适当和明确的限22 / 48制。对外延有了明确限制才会做到无懈可击，内涵与用意完全一致才不会产生歧义。数量表示时，表示增加时用倍数或分数，表示减少时只能用分数。第二节 几种常见公文的写作一、请示 （一）文种释义请示是下级机关向上级机关提出要求，请求上级机关给予指示或批准的公文。下级机关一般需要请示的问题有：对有关方针、政策、指示、决定中不了解的问题；工作中发生重大问题和原则无规定、难以处理的问题；由于本单位、本地区的特殊情况而造成的难以处理或需要变通处理的问题；不属于本单位权限范围内，须经上级批准后方可决定的问题等。当涉及以上问题时，下级机关应以请示文种向上级机关行文。但不少机关常用报告代替请示或将两种文体混淆使用。例如镇人民政府关于解决救灾资金的报告 ，这篇报告陈述的理由是灾害严重，申请的是解决救灾资金。按国家公文法规的规定，应用请示而错用了报告。甚至有的单位直接用关于的请示报告 ，这样就混淆了文种23 / 48界限，按照公文法规的规定，这是不允许的。（二）基本结构与写法请示的内容结构一般由标题、正文和落款三部分组成，其写法如下：1、标题。一般由发文机关、事由、文种三个要素组成。 如：局关于解决全县体育运动会工作经费的请示 。可以省去发文机关。 2、正文。请示的正文一般由请示缘由和请示事项两部分构成。（1）请示缘由。这部分应写明请示的问题并陈述理由。请示的要求一般从标题上就能反映出来，如巴东县人民政府关于恳请解决木竹坪滑坡避让搬迁资金的请示 ，上级机关一看就知道请示的要求是解决木竹坪滑坡避让搬迁资金。但请示的要求是根据什么问题提出的、其理由是什么，必须在请示的正文中先作具体陈述。只有让上级机关了解到请示的问题轻重如何、属什么性质、是否非解决不可，才能为上级机关提供指示或是否批准的依据。撰写这部门分内容一定要做到问题明确，理由充分。（2）请求事项。请示的问题明确，理由充分，要求解决的事项就能得到上级的认可和批准。在请求批准事项24 / 48这部分，要针对前面的问题及理由，向上级机关提出具体的请示事项。内容多可分条列出，内容少可集中陈述。向上级机关提出请示，既要从请示机关的实际问题和需要出发，又要考虑到上级机关的批准权限和解决问题的能力。任意提高解决问题的要求，或不考虑上级机关是否能够解决，都不利于实现请示的目的。因此，在写请示批准的事项时，要抱着客观实际的态度，向上级机关提出合理可行的请求。结尾另起一行，写上“以上意见当否，请批示” 、“当否，请批复”之类的结束语。附件是随同请求的有关材料、图表或其它文件。如有附件，在正文之后（隔一行）注明附件名称和顺序。3、落款。写上请示的机关名称和成文日期，并加盖公章。如果是以行政公文的名义制发的请示，则不写机关名称。（三）写作要求1、要一文一事。任何机关都有一定的职权范围，在请示行文中如果不是一文一事，就有可能出现某些事项属于职权范围之内，而有些事项却超出职权范围的情况，以致使领导机关难于批复，影响请示目的的顺利实现。2、不要多头请示。25 / 48多头请示容易因责任不清、互相扯皮而延误工作。因此，请示行文只能主送一个机关。如需同时送其它机关，应用抄送形式。3、一般不要越级请示。在特殊情况下必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。4、不要与报告混淆使用。请示与报告虽同属上行文，但两者之间却有着严格的区别。比如， “报告”对上级没有肯定性的批复要求，而“请示”则相反；在行文时间上， “报告”是事中或事后行文，而“请示”则是事前行文；上级对下级报送的“报告” ，可做批示也可以不做批示，一切全由上级酌情处理，如确需批示时，只能使用“批示”这个文种；而“请示”则不然，不论所请示的事项上级同意与否，按理都应及时做出批示，但批示时使用的文种是“批复”而不是“批示” 。5、不要与上行的意见混淆使用。“请示”与上行的“意见”非常近似，具有一定的交叉性，它们都是要求上级机关对自己所提的事项或问题，或给予批准，或给予指示，或予以认可，即这两个文种的行文方向与目的在某种程度上有着同一性，但是它们之间又存在离散性，主要表现在所提的事项与内容不尽相同。“请示”的内容较多涉及“人、财、物、机构、编制、出26 / 48境出国”以及工作中遇到的需要上级作出决定的重大问题或应由上级加以审批的事项等具体问题，也即人们通常所说的“硬件” ；而上行“意见”的内容则多是对工作中一些重大问题提出见解和处理办法以及所遇到的困难等，要求上级给予指示或支持，这就是人们通常所说的“软件” 。6、注意请示内容要完整。请求拨款的应附预算表；请求批准规章制度的，应附规章制度的内容；请求处理问题的，本单位应先明确表态。7、联合行文时要搞好会签。会签时，应将主办单位排在首位。这里要特别强调的是：根据巴东县人民政府工作规则的规定，各乡镇、各部门所有主送县政府的公文，由县政府办公室秘书科指定专人签收、登记、加封后按程序传阅处理。一般情况下，属资金方面的请示，直接送县财政局；属编制方面的请示，直接送县编办。除县政府领导直接交办事项和必须直接报送的绝密事项外，一般不得将主送县政府的公文直接送交县政府领导个人。二、报告（一）文种释义报告，是用于向上级机关汇报工作、反映情况、答27 / 48复上级机关询问的公文。报告不是单一的文种，是由若干具体文种构成的一个组合体。按行文的目的与作用不同，报告一般分为七种：一是工作报告，即用于向上级汇报工作活动情况的报告，它侧重于陈述工作的开展情况及主要做法，有时也夹有成功的经验和挫折的教训；二是情况报告，即用于向上级汇报、反映各种社会情况及动态的报告。情况报告与工作报告相比，其突出的特点是使用面广、反应迅速、方式灵活，具有较强的信息性，往往成为上级决策的依据；而工作报告的作用侧重于决策的信息反馈性，服务于决策的连续性；三性是呈请性报告，即呈报上级要求加以批转或批示的报告，基本都是向上级提出工作意见与建议，故亦叫“建议性报告” ；四是检讨（检查）报告，是因为工作中发生失误而写给上级的报告，它不同于个人写的检查材料，它是下级组织写给上级组织的；五是例行报告。即在特殊紧急情况下（如战争、自然灾害、社会动乱等） ，上级机关要求下级按周、按半周、按日向上级机关反映工作、汇报相关情况的报告；六是回复性报告。即为答复上级机关的询问事宜而写的报告；28 / 48七是送文送物报告，即向上级机关报送非法定文种(如工作总结、计划、规划、调查报告、述职报告、决策方案)等文件材料时使用的“文件头”或向上级机关送交某一重要物品(如武器、弹药、毒品等)时随物一同送文的报告。报告按所涉及的内容不同，又可分为“综合性报告”与“专题性报告” 。凡涉及一个单位、地区、系统全面工作情况的报告为“综合性报告” ；只涉及某一方面、某一专项的事情，称为“专题性报告” 。 “综合性报告”不等于“综合性工作总结” ，前者是多方面的工作情况综合，主要是表述工作的进展情况，不搞经验上的提炼，不作理论上的阐述；而工作总结只是概略地表述工作情况，侧重于在事实的基础上拿出经验，提炼出体会，使认识上升到理性的高度。（二）基本结构与写法报告的内容结构一般由标题、主送机关、正文和结尾四部分组成。1、标题。报告的标题有两种形式：一是完全型标题，即由发文机关、事由和文种三部分组成：二是由事由与文种构成。2、主送机关。29 / 48报告的主送机关即直接上级机关。但国家行政机关公文处理办法规定：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示 、意见和报告 。 ”如果是上级机关负责人直接交办的事项，就可以机关名义制发报告(请示或意见)，在主送机关处标写上级机关负责人的姓名。3正文。一般应载明三项内容：（1）报告原由。原由类似“导言” ，一般要概述制发报告的目的、原因、背景等。工作报告一般概述过去的工作业绩；情况报告一般概叙实践情况、事故总的情况；答复报告概叙作出答复的原由，即接受或收到关于某方面的询问(公文或口头交办)，并做了什么调查，有什么结果等工作，并以“现就某问题报告如下”之类的句式过渡到下文。报送报告一般没有该部分。（2）报告事项。这部分是报告的核心。工作报告要叙说工作的各个方面是如何开展的，包括进程、措施、成绩、经验、教训、存在问题、今后打算等；情况报告则要详叙事情的起因、过程和结果；事故报告和检讨报告在情况报告的基础上，往往还要写对事故责任人所做的处理；答复报告要完整地叙述或说明所要回答的内容；报送报告一般用固定性的句式“现将报上，请审阅” 。30 / 48（3）未尽事宜。这部分内容应根据事项而定。工作报告、情况报告、检讨性报告一般在客观叙述了事项之后，再简述主观方面的看法和已采取的做法或今后的努力方向之类；答复、报送类报告一般没有这部分。4、结尾。包括结束语、发文机关印章和成文日期等三项要素。结束语可写可不写。如果写，一般用“特此报告”之类的固定性语句。（三）写作要求1、汇报的工作内容必须真买可靠。报告具有汇报性的特点，因此报告的内容必须真实可靠，不能有丝毫虚假，无论是成绩、经验还是问题、教训，都必须忠于事实，有喜报喜，有忧报忧。假报情况，着意敷衍，文过饰非，报喜不报忧或夸大成绩、缩小问题，甚至歪曲事实、捏造事例或者数字，这些做法都是错误的，都是写报告的禁忌。2、反映的情况要有信息价值。在报告内容方面，应该着重反映那些政策性强、影响面大、带有动向性的情况和问题。汇报的工作要实在，反映的情况要有价值。建议报告要切合实际，合情合理；答复报告要有问必答，有答则明。在材料安排方面，应点面结合，既有概貌介绍，又有典型材料，做到重点突出，31 / 48详略得当。只有点没有面，内容就会显得零碎；只有面没有点，内容就会显得平板干瘪，缺乏深度。点面结合，有详有略，才能使内容具体而不空泛，有信息量和说服力。3、对情况要有分析、有看法。无论是综合报告还是专题报告，都应避免罗列情况，冗长琐碎，写成“流水账” 。应该把情况、问题归纳起来，进行认真的、实事求是的分析，使之条理化，并具体地提出解决问题的意见和措施。切忌矛盾上交，只摆情况，不作分析；或只提问题，向上级要办法。4、报告中不能夹带请示事项。报告与请示是公文中的两种文体，各有各的内容和写作要求，不能混为一谈。报告这种文体不需要上级批复，如果夹带请示事项，势必贻误工作。三、通知（一）文种释义通知是党政机关常用的一种公文。在我们党和国家历次发布的公文处理法规中，一直将其列为主要公文种类之一。从实际情况来看，通知是党政机关使用频率最高、适用范围最广的一个文种。按照公文法规的规定，通知适用于发布有关法规和规章，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和32 / 48需要有关单位周高知或者执行的事项，任免人员。由此可以看出，通知文种的适用范围极广，呈现出一种明显的多功能的特性。通知的类型多种多样，主要有转发性通知、批转性通知、发布性通知、指示性通知、任免性通知、事项性通知。（二）基本结构与写法通知由于功能的多样性，其写作模式及要领也不尽相同。现将几种主要通知的写作技法分述如下：1、发布性通知发布性通知的内容结构一般由标题、正文、结尾部分组成。（1）标题。这类通知的标题通常由发文机关名称、被发布的法规或规章名称和文种三要素组成，如国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知 。（2）正文。正文一般应当载明两层内容：一是明确指出所发布的是什么法规，该法规的施行或生效日期及相关事项说明；二是提出贯彻执行的希望或要求。一些赶十分重要的法规，文中还要强调它的重大意义。在具体表达次序上，开头都要通过一个“提前”句式，使用“现将”二字，把所要发布的法规、规章展现给阅者。如“现将中国共产党党内监督条例(试行) （以下33 / 48简称党内监督条例(试行) ）印发给你们，望认真贯彻执行。 ”在主体部分，一方面可强调它的重要性及重大意义，如“党内监督条例(试行)是一部十分重要的党内法规，它的颁布实施，对于我们坚持党要管党、从严治党的方针，发扬党内民主，加强党内监督，维护党的团结统一，保持党的先进性始终做到立党为公，执政为民，必将起到重要作用。 ”另一方面要提出贯彻执行的要求，如“党的各级组织一定要从推进党的建设新的伟大工程的高度，充分认识贯彻实施党内监督条例(试行)的重要性，认真学习、广泛宣传、严格执行党内监督条例(试行) 。 ”（3）结尾。主要有两种情形，或是要求下级反馈贯彻执行的情况，在多数情况下，是用来宣布法规及规章的时效，其写法有的是“从即日起施行” ，也有的是“自某年某月某日起施行” ，并写明原有相同的法规、规章同时废止等。以上是内容比较复杂一些的发布性通知的写法。一些内容比较简单的发布性通知，一般只有发布了什么法规规章及其时效两个方面的内容。2、指示性通知。指示性通知的内容结构一般由标题、正文、结尾三个部分组成。34 / 48（1）标题。这类通知的标题都是标准式的，即由“制文机关” 、 “事由”与“文种”三个要素组成，如中共中央关于在全党兴起学习贯彻“三个代表”重要思想新高潮的通知 、 县人民政府办公室关于下达 2016 年度三峡库区水利专项资金计划的通知等。（2）正文。正文的写法主要有两种形式：一是既有一个独立且简短的开头“撮要” ，又有一个总括全文中心并要求下级及时反馈执行情况的结尾，中间主体部分由若干并列的内容组成，呈现“总分总”的结构模式。这是内容复杂一些的指示性通知相当普遍的一种写法。还有一个值得注意的地方，即不论写几个部分，通常第一部分都是讲提高思想认识方面的问题，而最后一个部分则是讲有关组织领导的问题这也算是这类通知写作的一大特点。二是开头有一个开宗明义，交代缘由、背景的“撮要” ，然后分条列项提出要求，其结构形式表现为“撮要分条式” 。这是较前者内容简单一些的指示性通知的写法，在写法上，一般采用撮要标目的方式，先用序号标明层次，随即列出段旨句，使行文条理清晰，眉目清楚，便于领会、理解和执行。同时，对每项规定要求的阐述都很明确具体，具有很强的针对性和可操作性。由于是指示性通知，因而在文中应适当使用“不得” 、35 / 48“要” 、 “不要” 、 “必须”等模态词语，以使表意明确，语气坚定有力，令人不容置疑。这对于确保通知内容的贯彻执行，是极为必要的。（3）结尾。结尾部分主要是对有关单位提出贯彻执行的希望和要求。它既与开头的“撮要”相互照应，使全文达到圆润缜密，又起总括收束的作用，以进一步提高人们的认识。3、批转、转发性通知。批转、转发性通知的内容结构一般由标题、正文、结尾三个部分组成。（1）标题。此种通知的标题，通常由批转(转发)文件的机关名称、主要内容与文种三个要素构成。这里讲的主要内容即被批转(转发)文件的标题，例如国务院批转财政部、国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理若干意见的通知 、 县人民政府办公室关于转发水布垭库区巴东县淹没及迁建占地新增补偿投资实施方案的通知 。（2）正文。此种通知的正文，通常要写明三层意思。一是表明对被批转文件的态度；二是强调阐述批转该文件的重要性和必要性；最后是提出贯彻执行的希望和要求。这层内容要视具体情况而定，它可以是一句话，也可以是若干条段。（3）结尾。要写明本通知的制发日期，并加盖公章。36 / 48（三）写作要求（1）要拟定一个明晰恰切的标题。通知的性质及功用决定了在写作时必须十分关注其标题的拟制，要使读者一看标题便知通知什么或要求做什么事情，为此，就需要写明有关表示通知类型的词语，如在文种之前冠以“紧急” 、“特急” 、 “补充” 、 “联合”等等。（2）对于非周知性的通知，应一律写明主送机关名称，不论被通知的机关为几个，都应这样做。（3）不论是那种类型的通知，其事项部分都要写得符合实际，切实可行；应知应办的事项要交代清楚，文字要简练准确，语气要恳切庄重。（4）在撰写转发性通知的标题时，经常会遇到几个“通知”重复出现的问题，如县人民政府转发州人民政府转发省人民政府关于(事由)的通知的通知的通知 。对于这种情况，为了避免重叠繁琐，按照惯例，可以省略中间层次(即州人民政府)和自己所使用的两个“通知” ，只保留文件发源处的一个文种“通知” 。这样，即可将标题简化为县人民政府转发省人民政府关于(事由)的通知 。为了弥补如此变通后可能出现的遗憾，应把被删掉的中间层次写进公文的开头，如“近接州人民政府于月日发来省人民政府关于37 / 48（事由）的通知（政发20166 号） ，现转发给你们”由于标题中已有“通知”字样，省略了自己的那个“通知”也不会引起歧义，更不妨碍主题词中对文种的标引。四、函（一）文种释义函是机关之间用于商洽工作、询问和答复问题的一种公文。函可分公函、便函两种。根据内容性质，大体可分为商洽函、问复函、请准函、知照函四种。便函用机关信笺缮写或打印，可加标题，不必编号，落款署上机关名称，签上日期，盖上公章即可。这种形式的便函不属于正式文件，一般也不归入档案。公函是正式文件，应按正规形式的公文处理。 “公函”和“便函”只是为了区别它们的形式而划分的，实际上便函也用于处理公务，应属一种简便的公函。在一般情况下，函是用于不相隶属的机关之间商洽工作、咨询和答复问题的公文，不具备指导作用，也无批准效力；但上级机关对下级机关询问重要问题的复函，也有指示作用或批准作用。（二）基本结构与写法函的内容结构一般由标题、正文、结尾三个部分组38 / 48成：1、标题。基本上由“制文机关” 、 “事由”与“文种”三要素构成，如巴东县人民政府关于请求将我县药材产业纳入全省产业板块建设规划的函 。2、正文。一般由两个层次组成：一是制文的依据、缘由与背景，即为什么要发函。如“申请函”开头部分“为什么要申请”的内容， “商洽函”开头部分“提出商洽问题的原因”， “答复函”的开端部分“所引来文的标题及发文字号”等。二是申请、商洽、回复的具体事项。3、结尾。属申请及商洽事项的函，通常结尾要写“可否，请审批” 、 “同意否，望请复函”等；答复函和般可写作“特此复函” 。（三）写作要求1、要正确区分公函与便函。公函是党政机关的正式文件，行文时采用正式文件的标印格式，它的红色版头是由发文机关全称或全称加“文件”二字组成的。因此，不能把机关日常使用的普通“信函” （也叫“便函” 、 “便信” ）与“函”混为一谈，信函不是正式公文。39 / 482、掌握分寸，用语平和。当遇有属于纠纷、交涉性的事情，相互致函时，要注意掌握分寸，抑制用语过激，做到叙事入木三分，但用语要显得平和，即“外柔内刚” ，切不可怒斥、讨伐等词语。3、要准确理解“函代批复” 。对于下级机关的“请示” ，由上级机关进行批复时要使用“批复” ，但当这种批复是由上级机关的办公室代行时，故用“函”代行“批复”来行文，这就是人们通常所说的“函代批复” 。因为从公文外形上看它是一份“函” ，而实质上是一份千真万确的“批复” 。 “函代批复”里的“代”字，万万不可当作“代替”来理解，而是强调它的实质，是形式与内在的完整与统一。函有问函和复函两种发文的形式。其正文内容一般可分为开头和主体两个基本部分。4、一函一事。无论问函、复函均应做到一函一事，不要把性质不相关的几件事在一份函中叙述。一份函所涉及的问题多又互无关系，就难以集中准确地陈述或答复问题，更不能及时处理问题。5、语言要得体、有分寸。写函应力避客套，在语言上应讲究礼貌。不能使用指示、命令式的语言，要用平等磋商的语调；应在语言上40 / 48恰如其分地体现出行文机关的“地位”和姿态，这样才能充分发挥函的作用。6、注意请准函与请示的区别。请准函是用于向没有隶属关系的有关部门请求批准。有隶属关系，下级向上级请求批准，用“请示” ；没有隶属关系，不论单位级别高低，向有关主管部门请求批准，一