单证管理办法

中国人民财产保险股份有限公司中国人民财产保险股份有限公司 业务单证管理办法业务单证管理办法 第一章第一章 总总 则则 第一条 为了规范业务单证管理 保障业务合规经营 防 止单证风险 增强公司防风险能力 促进业务健康发展 根 据省公司 单证管理办法 和 单证管理实务 结合全市系统 业务单证管理实际 制定本管理办法 第二条 本办法所管理的业务单证 是指印有公司形象 标识和名称的各类空白业务单证 包括投保单 保险单 保 险证 保险卡 和批单 定额保险单是指保险单上印有保险责任 固定的保险金 额和保险费 通过手工或机打方式填写投保人和被保险人姓 名 身份证号码等信息的业务单证 包括保险凭证 有价定额保险单是指在保险单上直接印刷有保险金额 和保险费 并加盖公司签章 具有法律效力的定额保险单 第三条 业务单证管理是指业务单证的设计 审核 印制 保管 配送 领用 变更 销毁 检查等方面的管理 第四条 业务单证管理坚持 流程管理 分级负责 规范 设计 计划印制 应用 IT 严格管控 的原则 第五条 公司对于在业务经营活动中形成的有效业务单 证 按照公司保险业务档案管理规定执行 第六条 本办法适用于全市系统保险业务单证管理工作 第二章第二章 业务单证业务单证管理的管理的职职能能 第七条 各支公司经理作为本公司的单证管理第一责任 人 单证管理责任人对本公司单证的管理和风险控制负责 定期组织单证管理的检查 确保单证管理的规范统一 并对 单证管理责任事故承担管理责任 市分公司综合部是市分公司业务单证的职能管理部门 系统内单证工作实行垂直管理 各支公司单证管理部门 综 合部或财务核算部 为本级公司业务单证管理的职能部门 市分公司设立专门的单证管理岗 负责全市系统的单证 管理工作 各支公司要配备专职或兼职单证管理员 要求工 作责任心强 懂保险业务 并保持单证管理人员的相对稳定 性 支公司单证管理员因工作变动发生变动时 应及时向市 分公司书面报告 并填写 人员代码及权限变更申请表 按 规定上报各级管理部门批准后支公司留存一份 上交市分公 司一份 第八条 市分公司综合部负责全市系统业务单证管理实 施办法的制定 负责全市系统业务单证的保管 配送 销毁 等工作的统一管理 支公司不得自行印制和销毁单证 第九条 支公司根据市分公司业务单证实施管理办法 制 定相应的管理办法 负责支公司业务单证的申请 领用 登 记 发放 保管 使用 废旧单证的回收 负责使用单证的日 清日结 每天检查当日处理的纸制单证的使用情况 核对是 否与业务处理系统 单证管理系统中的单证流水号和状态是 否相符 以严格保险单的管理和保证数据质量的可靠性 及 时上报单证使用的重大事项 第三章第三章 单证发单证发放与保管放与保管 第十条 单证征订由市分公司综合部实行按季征订 每 季度征订一次 市分公司各事业部和支公司单证管理部门按 市分公司综合部规定的 业务单证征订单 征订时间的要求 上报 因新产品开发需要增订业务单证 由市分公司综合部 按省公司要求统一时间组织征订 市分公司各事业部或支公司在征订业务单证时 应根据 险种 数量进行分类统计 为避免单证浪费 节约费用 统计 的数量要尽可能地准确 经分管领导审批后 报市分公司综 合部 业务单证印刷费由市分公司财务部门统一向省公司支 付后 根据各支公司实际领用数量划账 第十一条 各支公司之间不得擅自调剂单证 确需调剂 时 申请调入支公司和同意调出支公司向市分公司综合部提 出 业务单证调剂申请 经确定系统内有被调剂单证时 由市 分公司综合部单证管理员负责调剂 第十二条 单证领取登记 发放和保管 各支公司单 证管理人员负责从市分公司单证管理部门领取业务单证 各 支公司单证员从市分公司领取保险单时 需填写 业务单证 发放登记薄 单证收到后要清点数量 核对单证号码 清点 无误后方可签收 保险单证领回后要及时做好入库登记 填 写 业务单证总帐 业务单证明细帐 支公司应严格履行单 证发放登记手续 建立 业务单证发放登记薄 业务单证的领取与发放 应遵循循序渐进发放的原则 既 要满足业务发展需求 又要防止风险 支公司单证员发放业 务单证时 必须认真核对单证管理系统库存数据 严格控制 单证发放数量 第十三条 支公司出单员应对已使用的保险单进行日 结日清处理 支公司单证管理员每天检查当日处理的纸制单 证的使用情况 核对与业务处理系统 单证管理系统中的单 证流水号和状态是否相符 并填写 业务单证销号清单 保险业务单证实行定期盘存 市分公司每季末 对辖内业 务单证按 业务单证明细表 进行一次盘存 详细清点业务单 证领用 发放 使用 作废 遗失 停用 核销 库存情况 支 公司单证员于每月 5 日前 节假日顺延 将上月盘存结果 含 盘存表和业务单证明细表 业务单证销号清单 通过新 OA 报市分公司综合部 每年 12 月底进行年度盘存 通过盘存 做到 账单相符 账表相符 账账相符 账实相符 手工台账与系 统数据相符 第十四条 对停止使用的重要空白单证 支公司不得擅 自销毁 应按照市分公司有关通知精神进行清理盘点并上缴 市分公司统一销毁 应特别注意及时清收分散在各代理网点 和营销员手中的单证 回收的单证应填定 业务单证回收清 理表 清理表应标明单证代码 单证名称 单证流水号段 并同时在单证系统作好停用处理 上报市公司综合部 第十五条 各支公司出单员要对已使用的单证按单证 流水号的顺序号及时进行整理 装订 非车险通用全打保单 有两联业务联 第一业务联 归档时按保单号装订 保单附 页 批单等其它附件与此联一并装订 第二业务联 归档时按 单证流水号装订 对业务处理中作废的单证不得擅自销毁 应在单证各联加盖 作废 印章 与已使用单证按印刷流水号 归档 不允许缺号 跳号 同时必须在业务处理系统进行作 废单证处理 第十六条 支公司要建立单证管理责任追究制 对单证 工作管理不善造成遗失 短缺的 要追究相关人员的责任 支公司发现单证遗失 应在 3 日内填报 业务单证遗失报 告表 节假日顺延 上报市分公司综合部 并采取相应措施 查明原因 对相关责任人进行经济处罚 同时在所在地报刊 上发布遗失公告 声明作废 支公司在发布公告后 要保存 相关资料 遗失单证的支公司必须在 单证管理系统 中办理丢失登 记手续 同时登记相应的手工台账 保证电子账 手工台账 账账相符 库房被盗造成编号单证遗失的 被盗单位要注意保护现 场 立即向当地公安机关报案 并在第一时间内上报市分公 司综合部 同时 被盗单位立即清查单证库存 填制单证遗 失报告表 按照遗失单证程序办理作废手续 并作为重大事 件逐级上报 第十七条 支公司和出单点应配备业务单证存放专柜 单 证存放专柜应牢实 有防盗锁 存放在安全地方 以免单证被 盗或丢失 第四章第四章 单证单证核核销销 第十八条 单证核销包括正常单证核销 作废单证核销 遗失单证核销和停用单证核销 核销要求的原则 实物与台 帐相符 实物与系统相符 第十九条 正常单证核销 重要承保单证使用后 由支 公司单证管理人员按支公司出单员提供的业务单证销号清 单 含作废单证 在单证管理系统中进行核销处理 第二十条 作废单证核销 作废的单证 由支公司出单员 在单证管理系统进行作废登记 对单证全部联次加盖作废章 并由支公司出单员按照流水号顺序归入已使用单证存根联 装订 第二十条 遗失单证核销 单证遗失人应向所在单位单 证管理部门提交书面遗失说明 经本级单证管理部门负责人 签字确认后 在地市级及以上正式媒体进行声明 并将该声 明提交单证管理部门保存备案 无故遗失单证的 必须由本 级单证管理第一责任人签字确认 遗失单证核销由省级分公司单证管理岗人员负责 省级 单证管理岗人员对下级单证管理部门上报的遗失单证核销 手续审核确认后 在单证管理系统中进行核销处理 由监管部门或税务机关监制的单证遗失 应将流水号及 数量向当地行业监管部门或税务机关报告 第二十一条 停用单证核销 省级分公司单证管理部门 组织和监督辖内停用单证的销毁 并在单证管理系统做核销 登记处理 地市分公司 支公司不得自行销毁停用单证 单证停用销毁前 应向当地行业监管部门 保密局 或机 关机构报告 第五章第五章 单证检查单证检查 第二十二条单证的检查工作 实行电子监控和实物盘存 相结合的方式 充分发挥单证管理系统的作用和功能 市分 公司和支公司单证管理岗 应分别按季 月 周对定额保险 单进行盘点 并与单证管理系统 台账进行核对 保证账账 相符 账实相符 单证检查采取现场检查与非现场检查相结合方式 应重 点加强对有价定额保险单的管控 随时跟踪检查使用情况 监督是否及时回收 补录和核销 主要内容包括检查机构设 立单证管理岗和配备人员的情况 实行专库专柜专人保管单 证的情况 空白单证登记制度的建立和使用情况 单证签收 发放和领用手续的履行情况 是否对单证使用实行日清日结 单证库存的盘查情况 是否做到 账账相符 账实相符 代理 人领用单证的管理情况 以及单证管理系统的使用情况等 在单证检查过程中发现问题的 应责成有关分支机构限期整 改 对于存在责任事故隐患的的问题 应追究有关责任人员 的责任 在整改限期内未进行整改的 以及在单证检查过程 中发现已发生单证管理责任事故的 应追究有关单证管理责 任人和其他有关责任人员的责任 各级单证管理部门负责组织对未使用单证的发放 核销 和统计等环节开展常规性检查 单证管理的统一检查由市分 公司综合部牵头 组识各产品线部门 出单管理中心 按照 每年不少30 比例对各支公司 部单证管理情况进行检查 第二十三条 支公司单证管理员应分别按每月 每季对 实物单证进行盘点 并与单证管理系统 台账进行核对 保 证账账相符 账实相符 市公司单证管理员应及时将盘点结 果以书面形式报上级单证管理部门 第二十四条 单证检查结果应及时在全市系统予以通报 对未按照单证管理规定操作的 应要求限期整改 给公司造 成损失的 视情况给予相关责任人警告 记过 撤职等处分 第二十五条 对违反本办法给公司造成损失的 市分公 司按以下规定予以处罚 1 未建立健全业务单证管理制度 给予单位口头批评 责令整改 未整改的 给予单位通报批评 分管领导警告处分 2 未使用 单证