办公室档案管理制度

1 办公室档案管理制度办公室档案管理制度 为加强办公室档案管理工作 全面提高办公室档案管 理水平 以更好地为各科室各项工作服务 特制订本制度 1 档案管理制度 1 各种档案按类别要求 由档案员整理 按有关规定 装订并移送档案室统一保管 2 各种档案的文字书写 必须用蓝黑或黑墨水书写 禁用其它笔书写 3 档案一般不外借 确因工作需要借阅档案时 均应 在档案室按有关要求借阅 4 档案要做到安全保管 定期检查 积极创造档案保 管条件 做到防盗 防火 防潮 防尘 防失密 保持经 常通风 5 档案室内严禁吸烟 严禁存放易燃 易爆物品 严 禁使用电器 二 档案归档制度 1 归档范围的保管期限 1 办公室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料 包括政府办文件 县委办文件 各部委办局文件 政府办 常务会议纪要等文件材料及证书 牌匾等实物档案 均属 2 归档范围 2 办公室档案的保管期限的种类分为永久和定期 凡 对办公室有长远保存利用价值的档案列为永久 对在一定 时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期 2 归档时间 实行年度归档制度 办公室在工作中形成的政府办文 件 县委办文件 各部委办局文件 政府办常务会议纪要 等文件材料一律在次年第一季度内 登记存档移交档案室 3 归档要求 1 归档的文件必须系统 齐全 完整 2 归档的文件材料必须纸质优良 字迹耐久 书写工 整清晰 三 档案安全保密制度 1 严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理 防止 丢失 泄密 2 查阅档案 一般应在档案室查阅 需要摘抄或复制 的机密文件 必须经领导批准 否则不准摘抄 复印 3 需要带回使用的档案 需经领导批准 不准横传 私自外借 不准带入公共场所 4 外单位来查阅和抄录档案时 应严格履行手续 经 有关领导批准后 方可调阅 3 四 档案查阅借阅制度 1 外单位查阅档案时 必须持有介绍信 注明查阅人 的姓名 政治面貌及查阅内容或范围 2 查阅党组 局长办公会议记录 纪检工作等有关案 卷和绝密数字时 需经办公室主任批准 查阅一般档案资 料时 档案员需进行登记 经办公室主任批准 方可查阅 3 凡查阅档案者 一般不准将档案带出档案室 如需 要借出时 必须经有关领导批准 查阅者必须按规定查阅 与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅 摘抄 4 查阅档案者要爱护案卷 不得将案卷拆毁 拆页 勾抹 圈点 严防污染档案 查阅时不得吸烟 也不得将 案卷转借他人或带回家中 5 查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后 签字 盖章 否则无效 6 借出的案卷一般不能超过七天 如延期使用 需补 办延期手续 7 借出或还回的案卷 必须严格履行登记 注销和检 查手续 当面点清 如发现差错 及时追究责任 并采取 补救措施 五 档案人员岗位职责 1 服从办公室主任的领导 接受上级部门的指导 按 4 时 按质 按量地完成本岗位工作任务及办公室主任交办 的其他任务 2 档案员负责做好文件的整理 分类 做好收文登记 分发文件 领导传阅和借阅等管理工作 3 档案员要及时 准确的把领导批阅的文件送到各科 室 待科室领导批阅完毕后及时交由档案人员保管 不得 随意乱放 丢弃文件 在传送文件过程中 要增强保密意 识 高度负责 保证不丢失 不损坏文件 4 督促各科室有关人员做好文件材料的形成 积累 整理 归档工作 5 各科室兼职档案人员负责根据归档的范围和要求 制订 整理本科室各类档案材料 按规定