建筑工程类公司项目合同管理制度

合同管理制度合同管理制度 1 1 总则总则 1 1 为进一步规范集团有限公司合同管理 加强风险防范 保障公司经营活动顺利进行 根 据 中华人民共和国民法通则 中华人民共和国合同法 企业内部控制基本规范 及其 配套指引等相关法律法规和 公司章程 的规定 结合公司当前实际情况 制订本合同管理 制度 1 2 本制度所称合同 是指公司与自然人 法人及其他组织等平等主体之间设立 变更 终 止民事权利义务关系的协议 公司与职工签订的劳动合同 不适用本制度 1 3 公司对外签订合同均适用本制度 公司控股子公司参照本制度执行 1 4 合同管理遵循以下原则 1 4 1 依法签订合同 保证合同的合法性 避免签订无效合同 效力待定合同 1 4 2 切实履行合同 提高合同的履约率 1 4 3 及时处理合同纠纷 维护公司合法权益 1 5 公司合同管理实行统一归口管理制 部门专项承办负责制 逐级审查会签制 1 6 公司应加强合同管理 完善合同管理制度 指定部门 落实人员负责合同管理工作 建 立健全合同管理台账 提高合同管理水平 2 2 组织分工及职责组织分工及职责 2 1 合同承办部门负责本部门合同的订立和管理工作 实行 谁订立 谁负责 和 谁主管 谁负责 主要职责为 2 1 1 负责组织本部门职责分工范围内的合同谈判 拟定合同条款 2 1 2 全面准确地填写合同条款 必要时组织进行合同评审 办理合同送审 报批 盖章及 送交存档手续 2 1 3 负责合同履行跟踪 追踪合同标的的内外质量 收集使用单位意见 2 1 4 及时妥善办理合同的变更或解除事宜 并报经营部 财务部和有关领导审查 批准 2 1 5 及时向合同管理部门报送合同正本 招投标文件以及合同有关的各种纪要 变更澄清 等资料 及时反映合同履行中出现的法律问题 2 1 6 参与合同纠纷的调解 仲裁或诉讼 负责提供有关的一切资料 2 1 7 安排专人负责合同管理工作 及时做好本部门合同副本及有关文件的归档工作 建立 本部门合同台账 订立合同 如涉及公司内部其他单位的 应事先在内部进行协商 统一意见 然后签约 对 于涉及多个部门或难以确定由哪个部门作为合同承办部门的 由与该项业务最相近的部门负 责 或由与该项业务最相近的上级主管领导确定哪个部门作为合同的承办部门 2 2 公司财务部是合同财务监督部门 主要职责 2 2 1 负责从财务角度审查和监督合同的订立和履行情况 注重在价格 结算方式 票据等 方面进行审查把关 2 2 2 负责发票的审查 签收 签发 核对发票金额和合同金额 发票内容与合同内容是否 一致 合同批准程序是否符合规定 程序不完备的 拒绝付款 2 2 3 负责按合同结算条款收 付款 2 2 3 1 合同对外付款流程 详见附件 详见附件 1 对外付款流程图 对外付款流程图 2 2 3 2 合同对外收确认款流程 详见附件 详见附件 2 对外收款确认流程图 对外收款确认流程图 与项目经理确认工程量完成情况甲方是否认可完毕 根据合同条款与甲方确认应收款金额 填写 发票申请单 承办部门领导签批 报财务部 待票据开出送至甲方 确认到账 完毕 3 3 合同签订合同签订 3 1 合同签订应当遵守国家法律法规 符合产业政策 遵循平等自愿 诚实信用 协商一致 互利有偿及性价比择优签约的原则 3 2 合同方的确定应在充分的市场调查基础上进行 合同签订前 合同承办部门及承办人员 须切实了解对方当事人是否符合签订合同的主体资格 资信状况是否良好 是否具备履约能力 3 3 合同谈判由承办部门组织 合同谈判人员由相关技术 财务人员参加 按先技术后商务 的顺序进行 合同谈判内容应包括合同技术范围和内容 交付日期 合同价款 付款方式 履行期限及地点 双方责任 违约责任 解决争议的方法等所有合同要件 3 4 加强对公司谈判策略和谈判底线的保密工作 对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员 的主要意见予以记录并妥善保存 作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究的依据 重要合 同的谈判应由公司审计监察部门进行监督 3 5 签订合同 除小额且能够即时结清的外 应当采用书面合同形式 3 6 签订合同应争取由我方起草合同 公司有标准格式合同文本的应尽量采用标准格式合同 国家有标准或通用格式的合同应遵守国家规范 公司合同由经营部负责组织格式合同的制定 和定期修订 其他相关部门应积极配合参与 合同由他方起草时 合同签订内容一般包括以 下条款 3 6 1 当事人名称 或姓名 住所 法人代表人姓名及职务 开户银行及账号 3 6 2 标的或标的物 指货物 劳务 工程项目等 名称 型号 规格等 3 6 3 数量和质量 包括适用规范 质量标准和检测方式等 3 6 4 价款及付款方式 3 6 5 履行的期限 地点和方式 3 6 6 违约责任 3 6 7 合同争议的解决方法 3 6 8 合同订立的时间 地点 3 6 9 根据法律规定或合同性质应当具备的其他条款 对数量 质量 履行期限限和方式等有特殊要求的 应当在合同中予以特别明确 3 7 合同文本由董事长 总经理及其他高级管理人员依据公司章程规定的权限审批 签署 3 8 完善了审签手续的合同 由总裁办加盖公司合同专用章或公司公章 未履行合同审签手 续的合同 总裁办不得加盖公司合同专用章或公司公章 未履行合同审签手续 禁止任何人 以公司名义签订合同 3 8 1 合同审批流程 详见附件 详见附件 3 合同审批流程图 合同审批流程图 3 9 签订重大经济合同或涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同 合同承办部门及承办人 员应组织公司领导及其它相关部门对合同进行综合审查 必要时可聘请外部专家参与相关工 作 3 10 承办部门应对合同文本统一分类和连续编号 以防止或及早发现合同文本的遗失 3 11 与合同有关的文书 含图纸 往来信函 电报 电传 报告 批示等 应当附在合同 卷内存档 合同履行完毕后 在每年年末交公司经营部存档保管 4 4 合同的履行合同的履行 4 1 公司对生效合同应全面履行 如合同不能履行 应当采取补救措施 减少损失 4 2 发现对方不履行或不完全履行合同时 除催促对方继续履行外 应立即将对方不履行或 不完全履行合同的情况及时报告法定代表人 总经理和承办部门 4 3 合同在履行过程中需要变更和补充的 合同承办部门及承办人员应当书面通知对方 并 说明理由 4 4 公司在接到对方要求变更合同的通知时 合同承办部门及承办人员应当立即审查对方的 理由是否正当 需要变更的 应当签订变更协议 因变更造成损失的 应当及时向对方提出 索赔 变更协议的签订应完善合同签订审签手续 合同变更审批程序同该合同初始签订时的 审批程序 5 5 合同的解除合同的解除 5 1 公司发生需要解除合同的情况时 应当书面通知对方 并说明理由 5 2 公司在接到对方解除合同的通知时 应当立即审查解除合同的理由是否正当 如果因解 除合同而损害了公司利益的 应当及时向对方提出书面索赔请求 并报告法定代表人 总经 理 财务部和承办部门 5 3 公司财务部门在合同履行期间的款项收支职责 5 3 1 涉及合同收付款的 必须按照财务规定 以正式的合同文本和财务凭证对外收付款项 5 3 2 对未签订书面合同 未正式生效的合同不得对外付款 5 3 3 在收到书面终止付款通知后 立即终止付款 6 6 合同纠纷处理合同纠纷处理 6 1 发生合同纠纷 合同承办部门及承办人员首先要协商解决 形成生效的书面协议后执行 如协商不成 应完整保存各种资料 送总裁办 公司领导及经营部研究处理方案 6 2 需通过仲裁或诉讼方式解决争议的合同 合同承办部门及承办人员应保存 收集相关证 据 报总裁办 财务部及经营部 以便及时维护公司权益 6 3 公司内部授权处理合同纠纷 应当签署授权委托书 纠纷处理过程中 未经授权批准 相关承办人员不得向对方当事人作出实质性答复或承诺 7 7 附则附则 7 1 本制度未尽事宜 均按有关法