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Communication沟通 ChapterELEVEN 雅维安卡52航班悲剧 1990年1月25日 雅维安卡52航班7点40分飞行在南新泽西海岸上空 油料可维持2小时的航程 到肯尼迪机场时由于交通问题必须在机场上空盘旋待命 8点45分报告说 燃料快用完了 但9点24分之前没有批准降落 第一次降落由于高度太低 能见度太差出现问题 最后燃料耗尽的飞机于9点34分坠毁于长岛 沟通的功能 沟通的功能控制员工行为激励员工 告诉员工应该做什么提供释放情感的情绪表达机制提供决策所需信息 沟通意义的传递与理解 沟通的过程 通道发送者选择传递信息给接收者的媒介物通道类型正式通道由组织建立的 用于传递有关员工的专业活动的信息的渠道非正式通道用于在组织里传递个人或社会信息 沟通过程的基础 发送者 信息源 编码信息通道解码接受者噪音 干扰 反馈 沟通过程模型 沟通的方向 自下而上 水平 自上而下 人际沟通 口头沟通优点 快速传递 快速反馈缺点 信息失真书面沟通优点 有形 可核实缺点 耗费时间 缺乏反馈非语言沟通优点 提供其它沟通支持 使情感和感受可观察缺点 对身体语言和动作的理解会影响对接受者对信息的解释 非语言沟通 身体动作 面部表情 语调 身体距离 语调 你说话的方式 当你的语调改变时 你要表达的意思也会改变 重音位置句子的意思为什么我今晚不能请你吃晚饭 我要请别人吃晚饭 为什么我今晚不能请你吃晚饭 你却和别人一起吃晚饭 为什么我今晚不能请你吃晚饭 我要找一个理由说明我不该请你的原因 为什么我今晚不能请你吃晚饭 你有什么要找我吗 为什么我今晚不能请你吃晚饭 而不是你自己去 为什么我今晚不能请你吃晚饭 而不是明天吃午饭 为什么我今晚不能请你吃晚饭 而不是明晚 Source BasedonM Kiely When No Means Yes Marketing October1993 pp 7 9 ReproducedinA HuczynskiandD Buchanan OrganizationalBehaviour 4thed Essex England PearsonEducation 2001 p 194 三种常见的小群体网络 小群体网络及有效性指标 网络指标链式轮式全通道式速度中快快精确性高高中领导者的出现中无无成员的满意度中低高 小道消息 小道消息的特点非正式 不受管理层控制大多数员工主为它比高级管理层通过正式渠道发布的信息更可信 更可靠很大程度上服务于内部人员的自我利益起源 情境对我们来说十分重要但模棱两可导致人们焦虑 弱化小道消息不良影响的建议 公布进行重大决策的时间安排公开解释那些让人觉得不一致或隐秘的决策和行为对于当前的决策和未来的计划 在强调其积极一面的同时 也指出其不利的一面公开讨论事情的最差可能的结局 这肯定比无言的猜测所引起的焦虑程度低 Source AdaptedfromL Hirschhorn ManagingRumors inL Hirschhorn ed CuttingBack SanFrancisco Jossey Bass 1983 pp 54 56 Withpermission 电脑辅助沟通 电子邮件优点 快速书写 传递和储存 传递成本低缺点 信息过载 缺乏情感内容内部邮件系统优点 电子邮件即时地传送到接受者的个人电脑中缺点 对工作产生随时的干扰 Computer AidedCommunication cont d 内部网组织范围内的私用信息网络 外部网使内部员工与确定的供应商 顾客和战略合作伙伴保持联系的信息网络 电话会议一种内部网络或外部网络系统的延伸 使得组织中的员工可以和处于不同地点的人们一同开会 知识管理 KM 知识管理的重要性 智力资产与有形资产同样重要 员工的知识和经验会随着他的离开而流失 知识管理系统可减少知识冗余并提高组织效率 KnowledgeManagement对组织的集体智慧进行组织和分配的过程 以使正确的信息在正确的时间传递给正确的接受者 沟通渠道的选择 通道丰富性的特征可以同一时间处理多种线索有利于快速反馈非常个性化 通道丰富性沟通过程中传递的信息量 通道的信息丰富化程度 Lowchannelrichness Highchannelrichness Routine Nonroutine Source BasedonR H LengelandD L Daft TheSelectionofCommunicationMediaasanExecutiveSkill AcademyofManagementExecutive August1988 pp 225 32 andR L DaftandR H Lengel OrganizationalInformationRequirements MediaRichness andStructuralDesign ManagerialScience May1996 pp 554 72 ReproducedfromR L DaftandR A Noe OrganizationalBehavior FortWorth TX Harcourt 2001 p 311 沟通渠道的选择 从通道的丰富性角度看 面对面交谈的得分最高 因为它在沟通过程中传递的信息量最大 也就是说 它提供了大量的信息线索 语言 体态 面部表情 手势 语调 即时反馈 言语和非言语两种方式 以及 就在面前 的个人接触 而非私人化的书面媒体 如通报和一般性报告 丰富胜程度最低 有效沟通的障碍 过滤发送者有意操纵信息 以使信息显得对接受者更为有利 选择性知觉接受者会根据自己的需要 动机 经验 背景及其他个人特点有选择地去看或者去听信息 信息过载需要处理的信息超过个体的加工能力 有效沟通的障碍 情绪接受者在接收信息时的情绪感受会影响到他对信息的解释 语言同样的词汇对不同人来说意义不同 沟通恐惧在口头沟通上 或是在书面沟通上 或是在两者兼有的沟通上 感到过分紧张和焦虑 男性与女性之间的沟通障碍 男性的交谈 使用确立地位和独立性的语言抱怨女性总在反复谈论自己的问题直截了当自我夸奖 女性的交谈 使用建立联系和亲密性的语言责备男性从不认真倾听提及问题表达遗憾并以此来恢复交谈中的平衡状态 沟通中的沉默 没有说话或没有出声沉默并不意味着沟通的失败 也有可能是有力的沟通形式沉默可以意味着思考愤怒害怕机敏的沟通者会仔细观察交谈中的间隙 停顿和迟疑 政治上准确的 沟通 一些词汇产生了刻板印象 并威胁和冒犯到他人面对日益多元化的劳动力队伍 我们需要了解那些可能冒犯到他人的词避免使用 残废 瞎子 老头替换为 身体残疾 视力障碍 长者词汇的替换减低了沟通的准确性避免使用 垃圾 配额 女人替换为 消费者使用后的废弃物 教育公正性 女性同胞 跨文化沟通障碍 不同国家中手势的不同含义 在美国 这是一种友好的表示 意思是 好吧 或 干得不错 在澳大利亚和伊斯兰国家 它与现在是高中生的这一代人所用的骂人的话是同义语 这一手势鼓励着得克萨斯大学的运动员 它在巴西和委内瑞拉是一种代表好运的手势 但在非洲的一些地区 它是一种诅咒的手势 在意大利 它告诉另一个人 你的太太不守贞洁 不同国家中手势的不同含义 在世界很多国家 它意味着 胜利 或 和平 在英国 如果掌心及手指向内 意味着 滚开这里 尤其是如果手指急速向上顶时 这一手势在美国意味着 过来 到这里来 在马来西亚 它仅用于招呼动物 在印度尼西亚和澳大利亚 它用于招呼 陪夜小姐 沟通障碍与文化情境 高情境文化在与他人沟通时 人们十分依赖非言语的线索和细微的情境线索 低情境文化主要依赖意义传递过程中使用的词汇 高情境文化VS低情境文化 中国人韩国人日本人越南人阿拉伯人希腊人西班牙人意大利人英国人北美人斯堪的纳维亚人瑞典人德国人 文化指南 沟通实战训练 与上司意见分歧时的沟通技巧 正面阐述自己的观点甚至可以坚持主见保留意见但是不要直接顶撞用激烈的语言反驳 如何向领导提出批评意见 在非正式场合提意见比在正式场合好以个人身份提意见比以上下级身份好个别提意见比公开提意见好在领导心情舒畅时提意见比其紧张疲劳时提好在轻松气氛下提意见比在严肃气氛下好以间接的方式提意见比直接好 和下属意见分歧时的沟通技巧 是后发制人 还是抛砖引玉事实胜于雄辩 沟通不良习惯 对对方所谈的主题没有兴趣 被对方姿态所吸引 而忽略了所讲的内容 当听到不同的意见时 情绪激动不愿再听 仅重视事实 不注意原则和推论 过分重视条理 对欠条理者的讲话重视不够 过分注意做作掩饰 不重视真情实感 心不在焉 分心于别的事情 对较难的言辞不求甚解 当对方的言词带有感情时 注意力分散 听讲时思考别的问题 顾此失彼 良好沟通的十诫 美国管理协会建议 沟通前澄清概念检查沟通的真正目的 目标 内容考虑一切环境情况 背景 社会环境 过去情况 计划沟通内容时 尽可能取得他人的意见 注意内容 同时注意语调尽可能传送有利的信息 有利事情 最易记住 必要的反馈跟踪与催促 要着眼于现在 还应着眼于未来 言行一致成为一个 好听众 尊重他人 了解意图 沟通技巧 聆听 倾听 捕捉肢体语言及语调 言语占讲话效果的7 语气 语调占38 肢体语言占55 必要时摘要作笔记适当重复或发问 有效倾听指南 1 停止讲话 说话的同时就不可能再倾听 2 让讲话者放松 使讲话人感到很舒服 让他 她 能自由地发表自己的意见 通过建立和睦的关系营造宽容的氛围 有效倾听指南 3 向讲话者表明你很想倾听 表现对对方的兴趣 进行目光接触 给出非言语反应 在行为上证明对他人感兴趣 比如说 别人讲话时不要看自己的信 努力倾听 去理解对方 而不是想办法反驳对方 有效倾听指南 4 去除各种干扰 不要乱写乱画 不要拍打手脚 不要折叠纸张 交谈时关上门 5 与讲话者交流 从对方的角度看问题