非生产物料采购管理制度

起草 起草 审核 审核 200 x 01 01200 x 01 01 实施实施 会签 会签 标准化 标准化 批准 批准 序号序号 1 1 XXX 事业本部企业标准 非生产物料采购管理制度非生产物料采购管理制度 Gw05 200 x Gw05 200 x 1 目的 为了加强对非生产物料的管理 规范工作程序 特制定本制度 2范围 本制度规定了非生产物料采购计划编制 实施 物料的收 发 存 仓库 管 理等项内容 本制度适用于 XX 事业本部所有非生产物料 物品管理 3 非生产物料定义 不构成产品实体的 非采购部采购范围的一切物料 物品 4职责 运营服务部在公司 办公用品 生活设施及维修 装饰材料采购管理小组 下简称管理小组 的指导下 由物控办具体负责对非生产物料采购计划的 编制 审核 实施 采购价格的监查以及物料的收 发 存等工作 见附件 一 4 1 物控办是公司非生产物料的具体管理 执行部门 下设计划 采购 仓 库 核算四个专门工作组 4 2 采购组工作职责 a 推荐新供应商 建立供应商手册 物控办审核报审后实施 b 根据管理小组批准的采购计划和确定的供应商实施物料采购 c 根据自己的调查 同质实际价格低于计划价时 报请管理小组重新核定 单 价 d 采购物料时严格检查物料质量 品牌 规格 生产厂家必须符合计划要 求 e 了解物料市场价格情况 将每月的市场行情凋查分析报告上报领导 一 种物料要了解三家以上的报价 xx Gw05 200 x 2 f 对供应商进行跟踪管理 g 组织对供应商的评审 4 3 计划组工作职责 a 根据各部门申购单 库存状况和各部门实际用量制定采购计划单 b 根据供应商手册制订采购报告逐级报批 采购报告要求 一是每种物料 要有三家以上报价 二是每种物料要有明确采购数量 规格 品牌 质 量要求 生产单位 供货商 等项目 c 供应商手册上没有的物料 可根据使用部门 采购组提供的信息结合本 小组了解的情况制定采购报告并逐级报批 d d 组织对各部门物料进行盘点 检查 并对抽查的情况进行通报 对不良 现象提出改进 e e 零星采购物料单价在一万元以上或零星批量次采购金额在二万元以上 的 由相关部门共同参与评审 4 4 仓库组的职责 a 核对物料数量 价格 收 发物料 b 每月向物控办和财务部报库存情况 c 保证帐 卡 物三相符 d 物料质量由相关验收小组成员验收签字 专用件要由对口专业部门验收 签字 对不符合质量要求的物料有权拒收 e 制定各项物料的库存标准 4 5 审计调查小组工作职责 a 检查计划组在选定供应商 确定价格方面是否按规定的流程运作 b 检查采购组是否按由计划组提供并经批准的采购报告采购 对不符合要 求的物料有无提出意见 c 调查物料价格是否合理 质量是否合格 服务是否符合要求 d 了解各部门对物料反馈意见 e 将每月检查结果形成报告交公司管理小组 f 调查审计小组名单 见附件七 5 管理内容与方法 5 1 采购 xx Gw05 200 x 3 5 1 1 采购计划 a 各种物料申购均由使用部门提供月计划 除生产线急用等特殊情况外 严格控制零星采购 b 采购计划须按规定时间报计划组 计划组按计划编制审批程序 见附件 二 逐级上报审批 5 1 2 实施采购 a 公司所有非生产物料采购均由运营服务部物控办负责组织实施或授权实 施 b 所有物料必须经公司被授权人批准后物控办方可购买 涉及停产 消防 安全 车辆配件和会务接待等事项的急料必须经运营服务部领导批准方 可购买 领料手续必须完备 否则仓库不得发料 c 生产上急用物料可由物控办委托使用单位自行采购 物料的验收和出入 库由仓库办理手续 报帐 付款由物控办办理手续 d 物控办在物料采购方面实行计划定价 采购提货 仓库验收入库三种职 能分开运作 e 采购工作流程 风附件三 f 代购工作流程 见附件四 g 采购付款流程 见附件五 5 1 3 供应商开发程序 调查供应商 将所需物料提交供应商报价 比较三家供应商报价及各 方面情况 报公司管理小组 报计划组 确定供应商 5 1 44供应商档案建立程序 见附件六 5 1 5 供应商调查表 见附件十二 5 2 仓库管理 5 2 1 公司非生产物料仓库设置与职责 a 公司现设置非生产物料仓库 即综合仓 管理由物控办负责采购的非 生 产类物料 b 仓库组具体负责综合仓的各项日常管理工作 c 物控办负责每月对仓库进行盘点 检查 xx Gw05 200 x 4 5 2 2 物料的入库 验收程序 a 非生产物料到货后 仓管员据采购计划核对其送货单 视其送货品种 规格 数量 单价是否相符 如不符拒绝收料并通知采购组立即通知供 应商进行更正 b 清点相符后根据质量检验的要求 则将物料先放于待检区 同时填制检 验申请单报检验部门或检验人员检验 检验合格方可在送货单上签收 并开具入库单 办理入库手续 c 如不需质量检验则在数检后直接办理入库手续 d 入库单一式三联 一联交送货人由其开具发票后一并交核算员 核算员 对帐无误后到财务部报帐 一联仓管员自留登帐 一联交财务部 e 入库单填写内容要求全面准确 认真填写送货单位 品名 规格 数量 单价 金额等内容 f 供应商提供的发票如是普通发票 单价及金额按发票填列 如是批量采 购的 发票后附送货清单 g 如是增值税发票则应据 入库单单价 金额 采购单单价 金额 1 税率 计算结果填列 h 应问清楚供应商提供何种发票后方可开具入库单 i 入库单开具后据入库单清点物料上货架 同时应登记物料卡 5 2 3 库存物料的管理 a 仓库应及时登记物料卡 仓库明细帐 做到帐 卡 物相符 b 仓库物料应妥善保管 摆放有序 c 仓库应按月盘点 发现盈缺 要及时报请财务部进行处理 不得自行处 理 d 严格控制库存资金占有量 对于物资储存状况及时向有关领导反映 以 便调剂计划及控制采购量 e 作好安全 放火 防盗及防虫蛀 防潮 防霉等的管理 f 对于呆料物品要及时提出合理的处理建议 5 2 4 物料出库发料审查流程 xx Gw05 200 x 5 a 仓管员在领料员领料时 应首先审查 物料申领单 审批手续是否齐全 如签字手续不齐全应拒绝发料 b 将审批齐全的 物料申领单 与申购计划核对 如超计划或未申购的须 经物控办主管签批方可发料 c 如在申购计划之内 则要求领料人到仓库主管处签字确认 d 签字确认后 领料员应填写 物料领料单 并签字 领料单一式三联 一联自留记帐 一联交领料人 一联交财务部 平时收集 月末报表时 一并交财务部 e 仓管员根据 物料领料单 发料 同时登记物料卡 5 2 5 物料出库计价 a 出库物料的计价采用移动加权平均计价法 计算公式如下 领料单价 期初库存物料总金额 本期入库物料总金额 期初库存物 料总数量 本期入库物料总数量 b 采用移动加权平均计价法计价 物料的单价可能会因领料的时间不同而 有所差异 5 2 6 帐簿设置 仓库应按物料品种设置数量金额帐 按每一规格型号设置明细帐页 清楚 地 反映每一规格型号的结存 入库 出库数量和金额 5 2 7 帐簿登记 a 月 日栏按实际收发日期填写 b 单据号填入库单 出库单上的编号 c 摘要用简明扼要的文字说明收发的内容 d 收 发 存数量 单价 金额要据实反映有关信息 e 当日发生的收发业务当日登记入帐 做到日清月结 f 入库单 出库单要妥善保管 不得遗失 5 3 有关报表的填制 报送 5 3 1 各部门费用汇总表 a 报表格式 详见附件八 b 报表填写要求 月末收集本月所发生的所有领料单 并按部门汇总出各 xx Gw05 200 x 6 部门月发生费用总额 各部门费用的总金额必须等于本仓库同一时期 发出各项物资金额的合计 5 3 2 物料进 出 存月报表 a 报表格式 见附件九 b 填写要求 月末对本仓库当月每一物料所发生的进 出 存金额 数量 等 据仓库帐结出合计数 然后根据帐簿据实 详细填写物料进 出 存月报表 5 3 3 物料盘点表 a 报表格式 见附件十 b 填写要求 首先应结出盘点日的帐存数 把帐存数填列于盘点表上的帐 存数栏 然后逐个清点实物 清点数填于盘点表上的实存栏 并计算出 盘盈 盘亏数 5 3 4 报表报送时间 a 各部门费用汇总表 物料进出存月报表 出库单于每月初报财务部 b 上半年盘点表每年 7 月初报财务部 全年盘点表每年元月初报财务部 5 4 报帐 5 4 1 核帐 a 核算组将每月的采购入库单等单据收集齐后 通知各供应商对帐 核对采 购单 入库单 送货单 采购报告 送货单 发票是否相符 b 核帐无误后 办理付款手续 转帐或结付现金 5 4 2 内部结付 核算组每月初将上月各中心 部门 的服务费用进行核算 并按内部结算 协 议向相关中心 或部门 结算 5 5 工作交接及档案管理 5 5 1 工作交接 a 工作交接应进行帐物核对 核对结果如有不符 应报告主管及财务部作 出处理 b 将交接的各种帐簿 出 入库单 申购计划等资料填制交接清单 交接 双方及监交人签字后方可办理交接 交接时应通知财务部 财务部派员 xx Gw05 200 x 7 监交 5 5 2 档案管理 a 每月申购计划 申领单 入库单 出库单应装订成册 按顺序进行编号 b 帐簿报表每年应装订成册存档 c 申购计划 申领单 入库单 出库单应保管三年 帐簿 报表应保管十 年 对要求存档资料不得随意处理 必须在超过规定的保管期限后报财 务部批准进行处理 6其它 6 3 各部门有责任将物料采购价格 质量 供货及时性 供货信息等信息及时 反 馈物控办 运营服务部 管理小组 促使公司非生产物料管理达到 采购 物 美价廉 收发存规范有序 7 依实际操作和公司的发展 对本管理体系再作相应的修订和完善 xx Gw05 200 x 8 xx Gw05 200 x 附件一 公司行政物料采购管理小组机构设置图公司行政物料采购管理小组机构设置图 办公用品 五金及维修等物料采购管理小组 财务部牵头 申购计划