高校档案升级实施方案

第 1 页 共 7 页 高校档案升级实施方案高校档案升级实施方案 更有效地积累 保护和利用档案资源 为进 一步促进我校档案工作科学化规范化管理 更好地为 学校事业科学发展服务 为实现 二次崛起 发展目 标服务 根据国家档案法 高等学校档案管理办法 和省 市档案局档案工作规范管理达标升级的有关文 件通知精神 现结合我校档案工作现状实际 制定如 下工作方案 一 指导思想和工作目标 以 档案法 高等学校档案管理办法 和 湖北 省档案管理条例 等为法律依据 以科学发展观为指 导 把档案达标升级工作与学校干部能力作风建设年 活动紧密结合起来 进一步提高全校档案意识和专兼 职人员的档案业务能力和素质 建立健全档案工作规 章制度 理顺体制机制 夯实基础 对照标准 狠抓 薄弱环节 积极争取省市档案局指导和支持 虚心请 教 多方取经 力争在底前实现 aa 级档案工作规范 管理达标 然后再用 2 3 年的时间实现 aaa 级达标 从而实现我校档案工作的高起点跨越式发展目标 二 aa 级达标工作的实施步骤和主要任务 第 2 页 共 7 页 实事求是地分析我校档案工作的现状与实际 严 格对照 高等学校档案管理办法 和达标升级标准 针对存在薄弱环节 校 aa 级达标工作原则上按照以 下具体步骤组织实施 进一步丰富馆藏 一加大档案材料的收集力度 大幅度提高馆藏数量 除 12 个二级学院和理工学院外 1 原拟设档案 分室的教务处 继教学院等单位和部门 现一律视作 档案集中统一管理体制下的立卷归档单位部门 对过 去所保存档案中的凡属学校立卷归档范围的材料要全 部重新整理并移交进馆 按项目结题原则进行立卷归档 2 科研处所保存 的科研档案材料 凡已结题的科研项目档案材料要全 部整理并移交进馆 尤其是历届毕业生学籍卡片 成绩总表 学位照 及毕业集体照等要抓紧催交 3 对各二级学院成立前 后所形成的属于应归档范围的五类档案材料 要在本 年度二级学院档案检查验收中完成整理并移交进馆 以弥补已上架的这几年档案类目和材料的不全 4 组织机关各职能部门对 五年间形成的应归档文件 材料进行一次全面清理和移交 5 完成已收集进馆的零散文件材料的立卷归档工 第 3 页 共 7 页 作 张本琴负责督促指导 责任人 材料收集整理组 馆内其他同志和全校专兼职档案员配合执行 完成时 间 本学期寒假之前 进一步提高档案整理业务质量 二加大档案整理 力度 使已上架的近 5 年档案案卷达到整理规范要求 对新补进馆的文书档案材料进行规范化立卷归档 1 按照试行 三合一制度 区分类目 保存价值和保 存期限 与原已上架的相关案卷重新整合 重新排架 编制检索工具 鉴定与督导组参与 完成时间 12 月 5 月 责 任人 材料收集整理组 相关部门兼职档案员 学工 助理配合 完成对已进馆的基建档案 会计档案 科研档案 和声像档案的规范整理立卷 2 按照各类专业档案整 理规范要求 编制检索工具 鉴定与督导组参与 完成时间 5 月之前 责任 人 材料收集整理组 3 组织力量补充编写至今的每年馆藏档案全宗说 明 全宗介绍会同校办补充整理襄樊学院合并组建以 来每年大事记 第 4 页 共 7 页 鉴定与督导组参与 完成时间 6 月 责任人 档案编研组 汇编成册 4 完成档案工作文件制度修订制订 印发全校 完成时间 上半年 责任人 档案编研组 5 会同组织人事部门做好副处副高以上干部教师 档案整理备检工作 完成时间 10 月之前 责任人 胡鹏飞 唐甜 甜 以招投标方式引进市场专业公司 三启动电子扫 描和计算机著录工作 把近 5 年产生的适宜永久保存 的文书档案案卷目录和卷内目录录入档案管理软件系 统 并对部分纸质档案进行数字化处理 有选择地实 现档案信息网络化 各单位各部门档案员和学工助理等配合 责任人 电子著录组 完成时间 10 月之前 三 aa 级达标的相关准备工作 列入学校党政工作要点 一将档案 aa 达标工作 作为重要工作 提高档案工作在年度目标责任考核中 的分值权重 其成员如下 二成立学校档案达标升级工作领导 小组 第 5 页 共 7 页 组长 副组长 各单位各部门分管领导 成员 档案馆 网络中 心负责人 达标工作督导员 负责组织实施达标升级的具体工作 领导小组下 设办公室和工作专班 办公室主任 兼 收集整理组 电子著录组 档案编研组 鉴定与督导组 重新明确各单位部门分管领导和专兼职档案员 并按照国家有关档案法规 三调整和确定档案工作网 络 出台相关政策 让条件允许的二级学院设置档案 员专岗 兼职从事资料员工作 可参加档案系列职称 评聘 享受相关待遇 学校机关相关职能部门可视岗 位工作实际情况设置档案员专岗 以利调动其工作积 极性 四适时召开全校档案规范管理达标升级工作动员 会 五以引进和调配方式为档案馆增加档案信息计算 机管理和档案编研方面的本硕以上学历专业人才各 1 第 6 页 共 7 页 名 对已立卷归档的案卷进行数字化处理 六以招投 标方式引进市场专业公司 相应购买网络版高校档案 管理软件 配置专用服务器和公共查询终端 现库房安装内置防盗窗网 七为馆舍区域走廊安 装防盗门 八适时邀请省市档案局领导和专家来校指导 撰写自评报告 九完成上述软硬件备检工作基础 上进行校内自查自评 向省市档案局提出检查验收申 请 四 几点要求 全面提升学校综合管理水平 建设全国知名的有 较高水平的教学型大学的需要 实现档案达标升级是 深入贯彻落实 高等学校档案管理办法 切实有效举 措 也是切实提高我校档案业务工作水平 实现档案 工作高起点跨越式发展的重要举措 另一方面 顺利 实现档案达标升级也可以给全校教职工带来切实的经 济实惠 从现在明年底只有一年的时间 档案达标升级是 一个系统工程 任务艰巨 困难很多 全校上下必须 统一思想 凝聚共识 拿出迎接教育部本科教学工作 水平评估的精神和劲头 增强责任意识 勇于攻坚克 第 7 页 共 7 页 难 扎实做好各项准备工作 确保顺利达标 全校各 单位部门都要高度重视档案升级达标工作 主要负责 同志和分管领导要亲自过问 亲自协调 各单位各部门要不折不扣地按时移交档案馆 凡 因档案资料移交不及时 不完整而发生遗失 损毁 泄密等问题 一按照本方案规定需收集 整理的档案 资料 要追究相关单位和部门及相关人员责任 各单位各部门应摸清家底 二收集整理工作开始 之前 制定详