《秘书实务》实训资料

秘书实务秘书实务 实训资料实训资料 早晨为上司整理办公室早晨为上司整理办公室 一 实训目标 通过本实训掌握早晨为上司整理办公室的要点 二 实训背景 为了准备参与市政府电子政务网站工程的投标 制作招标文件 包括总经理在内 公司总经理办公室的全体人员都加班到今天凌晨 一点多 因此 公司总经理秘书于雪在八点二十分来到公司后 发 现总经理的办公室又乱又脏 办公桌和茶几上摆满了文件资料 不 仅烟灰缸里堆满了烟头 地板上还有不少啤酒瓶 总经理一般会在 九点钟准时到办公室 所以 于雪要在九点钟之前清理好总经理的 办公室 并且为总经理准备好今天的报纸和其他资料 确认今天的 日程安排 三 实训内容 按照实际要求在上司上班之前整理好上司的办公室并做好各项 准备工作 四 实训要求 1 本实训可选择在模拟的办公室或教室进行 最好能配备真实 的电话和可上网的电脑 2 实训应分组进行 其中 1 人扮演于雪 1 人扮演上司 其他 人与于雪是同办公室的同事 各人分工不同 一早到办公室后 她 2 们分别要干什么 本实训项目小组长在一旁作必要的讲解 3 每个同学在演练过程中一定要严肃认真 言行符合规范 4 每个小组要求能按照实训内容设计演练的脚本 包括情节和 台词 并给本小组成员分派角色 5 老师可以临场发挥 比如增设模拟角色和任务 在同学们演 练时 组织其他的同学对表演进行评论 6 最后要求递交实训报告 布置办公室布置办公室 一 实训目标 通过本实训掌握办公室布置的一般方法和提交简单的设计图 二 实训背景 某服装公司为扩大品牌效应 正酝酿一个具有里程碑意义的方 案 即进军上海 成立分公司 销售本公司设计的服装 公司拟在 上海分公司设置一个销售厅 同时设立销售科 财务科 办公室三 个部门 该公司刘总要求他的助理于雪提交一份上海分公司办公场 所布置设计方案 三 实训内容 按照实际情况布置该服装分公司所要考虑的因素 以及提交方 案的图纸设计和设计说明 四 实训要求 本实训项目小组分工合作 通过课内外学习 掌握办公室布置 3 的基本方法 并能提交设计方案 制成 PPT 写成实训报告 给上司送文件的顺序和时机给上司送文件的顺序和时机 一 实训目标 通过本实训掌握每天给上司送文件资料的顺序和时机 二 实训背景 今天是星期一 刚过九点 前台就给公司总裁秘书于雪送来一 大堆邮件报纸和其他资料 于雪打开电脑 里面有几十封给总裁的 电子邮件 她刚把电子邮件打印出来 又有人送来几封传真 当她 正在整理这些邮件时 电话铃声响了 电话是市人大办公厅秘书处 打来的 通知作为市人大代表的总裁下午一点半到市人大办公厅开 一个紧急会议 三 实训内容 按实际要求对送给上司的各种材料进行分类 并选择恰当的时 机送给上司 四 实训要求 1 本实训可选择在模拟的办公室或教室进行 最好能配备真实 的电话和可上网的电脑 2 实训应分组进行 其中 1 人扮演于雪 1 人扮演上司 本实 训项目小组长在旁作必要的讲解 3 每个同学在演练过程中一定要严肃认真 言行符合规范 4 每个小组要能按照实训内容设计演练的脚本 包括情节和台 词 项目小组长给本小组成员分派角色 4 5 老师可以临场发挥 比如增设模拟角色和任务 在同学们演 练时 组织其他的同学对表演进行评论 6 最后要求递交实训报告 让上司急件急批让上司急件急批 一 实训目标 通过本实训掌握让上司对一些急件进行快速批阅的技巧 二 实训背景 财务部总监的秘书小娜给总裁秘书于雪送来一份文件 她说 于姐 麻烦你尽快让总裁给这份文件批了 我们老板 指财务总监 已 给总裁打过电话 总裁也答应了 于雪虽然口头上答应了小娜 但 心里感到有些为难 因为总裁正在为如何开好董事会而冥思苦想 如果她这时去 命令 总裁尽快批了这份文件 那总裁最客气的答 复也是 呆会儿再说 马上就要开董事会了 如果现在不拿给总 裁批阅 那开会之后就更没有机会让总裁批阅了 三 实训内容 根据实际情况让总裁批阅小娜送上来的文件 四 实训要求 1 本实训可选择在模拟的办公室或教室进行 最好能配备真实 的电话 2 实训应分组进行 其中 1 人扮演于雪 1 人扮演上司 1 人 扮演小娜 本实训项目小组长在旁作必要的讲解 5 3 每个同学在演练过程中一定要严肃认真 言行符合规范 4 每个同学最好都能按照实训内容设计演练的脚本 包括情节 和台词 项目小组长给本小组成员分派角色 5 老师可以临场发挥 比如增设模拟角色和任务 在同学们演 练时 组织其他的同学对表演进行评论 6 最后要求递交实训报告 接打电话的基本礼仪接打电话的基本礼仪 一 实训目标 通过本实训项目掌握接打电话的基本礼仪 二 实训背景 今天是于雪第一天正式到唐龙科技公司上班 由于总经理今天 上午在自己的办公室开个小型销售工作会议 所以 作为总经理秘 书 总经理只安排她帮助接打电话 在十点钟左右 有 4 个电话来 找总经理 一个是上海的经销商打来的 一个是总经理太太打来的 一个是公司董事长从香港打来的 还有一个是投诉电话 三 实训内容 按照接打电话的基本礼议接听各种电话 四 实训要求 1 本实训可选择在模拟的办公室或教室进行 最好能配置真实 的电话机 2 实训应分组进行 其中 1 人扮演于雪 其他人分别扮演打电 6 话来的客人 本实训项目小组长在旁作必要的讲解 3 每个同学在演练过程中一定要严肃认真 言行符合规范 4 每个同学最好都能按照实训内容设计演练的脚本 包括情节 和台词 项目小组长给本小组成员分派角色 5 老师可以临场发挥 比如增设模拟角色和任务 在同学们演 练时 组织其他的同学对表演进行评论 6 最后要求递交实训报告 上司正在开会上司正在开会 一 实训目标 通过本实训掌握上司正在开会时处理来电的一般方法 二 实训背景 今天上午公司召开临时董事会 公司李总主持会议 按规定在 会议期间所有参会人员原则上不得接听电话 十一点左右 公司的 大客户也是老客户王总来电话 他对李总的秘书于雪说 他有急事 要找李总商量 本公司的产品质量出现问题 客户闹着要向媒体曝 光 三 实训内容 按实际情况演练上司正在开会时各种来电的处理 四 实训要求 1 本实训可选择在模拟的办公室或教室进行 最好能配置真实 的电话机 7 2 实训应分组进行 其中 1 人扮演于雪 1 人扮演来电的客人 1 人扮演上司 本实训项目小组长在旁作必要的讲解 3 每个同学在演练过程中一定要严肃认真 言行符合规范 4 每个同学最好都能按照实训内容设计演练的脚本 包括情节 和台词 项目小组长给本小组成员分派角色 5 老师可以临场发挥 比如增设模拟角色和任务 在同学们演 练时 组织其他的同学对表演进行评论 6 最后要求递交实训报告 上司不在办公室上司不在办公室 一 实训目标 通过本实训掌握上司不在办公室时处理电话的一般技巧 二 实训背景 于雪是公司负责研发的孙总的专职秘书 这天下午孙总外出办 事 公司的合作伙伴也是孙总的好朋友马总来电话 我是恒昌公 司的马涛 请问孙总在吗 孙总现在不在家 估计 3 点钟左右回来 请您到时候再来个 电话吧 于雪这么回答 第二天 于雪在给孙总送材料时 孙总对 她说今后接电话时要注意一点 态度别太冷淡 三 实训内容 按照实际情况演练上司外出时接听各种来电 四 实训要求 8 1 本实训可选择在模拟的办公室或教室进行 最好能配置真实 的电话机 2 实训应分组进行 其中 1 人扮演于雪 1 人扮演客人 本实 训项目小组长在旁作必要的讲解 3 每个同学在演练过程中一定要严肃认真 言行符合规范 4 每个同学最好都能按照实训内容设计演练的脚本 包括情节 和台词 项目小组长给本小组成员分派角色 5 老师可以临场发挥 比如增设模拟角色和任务 在同学们演 练时 组织其他的同学对表演进行评论 6 最后要求递交实训报告 陌生人的电话 一 实训目标 通过本实训掌握应接各种陌生人打来电话的方法 二 实训背景 于雪给王副总经理当了一年多的专职秘书了 对王总的社交范 围基本熟悉 这天上午王总外出办事 有一个陌生人打电话找王总 于雪问对方姓名 对方非常不耐烦 说他是王总 20 多年前的铁哥儿 们 如果王总不在 就把王总的手机号码告诉他 三 实训内容 演练处理各类陌生人打来的电话 四 实训要求 9 1 本实训可选择在模拟的办公室或教室进行 最好能配置真实 的电话机 2 实训应分组进行 其中 1 人扮演于雪 1 人扮演客人 本实 训小组长在旁作必要的讲解 3 每个同学在演练过程中一定要严肃认真 言行符合规范 4 每个同学最好都能按照实训内容设计演练的脚本 包括情节 和台词 项目小组长给本小组成员分派角色 5 老师可以临场发挥 比如增设模拟角色和任务 在同学们演 练时 组织其他的同学对表演进行评论 6 最后要求递交实训报告 招待客人招待客人 一 实训目标 通过本实训掌握招待客人的一般方法 二 实训背景 程总是公司的重要客人 由于公司李总还在与另一个客人谈话 所以 他让秘书于雪代自己到楼下大门口迎接程总一行三人 于雪 领程总他们乘电梯到十八室的贵宾室后 给三位客人泡好茶 三 实训内容 按照实际情况演练招待客人的基本方法 四 实训要求 1 本实训可选择在模拟的办公室或教室进行 最好能按真实的 10 接待室布置 2 实训应分组进行 其中 1 人扮演于雪 1 人扮演李总 其他 人扮演客人 本实训项目小组长在旁作必要的讲解 3 每个同学在演练过程中一定要严肃认真 言行符合规范 4 每个同学最好都能按照实训内容设计演练的脚本 包括情节 和台词 项目小组长给本小组成员分派角色 5 老师可以临场发挥 比如增设模拟角色和任务 在同学们演 练时 组织其他的同学对表演进行评论 6 最后要求递交实训报告 不速之客不速之客 一 实训目标 通过本实训掌握接待各种不速之客的一般方法 二 实训背景 这天上午十点左右 公司秘书于雪正在前台值班 进来一位中 年客人 他掏出名片 自我介绍是西安某公司负责市场的副总经理 希望能与见公司总经理 商谈做陕西总代理的事 于雪知道公司上 个星期就确定了陕西的总代理 正说着 工商银行信贷部经理也推 门而入 说是路过 好久不见公司刘总 想跟哥儿们聊聊天 三 实训内容 按照实际情况演练接待各种不速之客 四 实训要求 11 1 本实训可选择在模拟的办公室或教室进行 最好能配置真实 的电话机 2 实训应分组进行 可以 4 人一组 其中 1 人扮演于雪 2 人 扮演客人 实训小组长在旁作必要的讲解 3 每个同学在演练过程中一定要严肃认真 言行符合规范 4 每个同学最好都能按照实训内容设计演练的脚本 包括情节 和台词 项目小组长给本小组成员分派角色 5 老师可以临场发挥 比如增设模拟角色和任务 在同学们演 练时 组织其他的同学对表演进行评论 6 最后要求递交实训报告 接待投诉客人接待投诉客人 一 实训目标 通过本实训掌握接待上门投诉客人的一般方法 二 实训背景 这天上午总经理秘书于雪正在为老总起草讲话稿 隔壁的前台 传来一阵吵闹声 有人大声嚷道要见总经理 这时 总经理来电话 让于雪去看看是怎么回事 原来 客人说公司的销售人员欺骗了他 产品以次充好 他要找总经理讨个说法 三 实训内容 按照实际情况演练接待各种上门投诉客人的基本方法 四 实训要求 12 1 本实训可选择在模拟的前台或教室进行 最好能配置真实的 电话机 2 实训应分组进行 其中 1 人扮演于雪 1 人扮演客人 1 人 扮演前台的秘书 本实训项目小组长在旁作必要的讲解 3 每个同学在演练过程中一定要严肃认真 言行符合规范 4 每个同学最好都能按照实训内容设计演练的脚本 包括情节 和台词 项目小组长给本小组成员分派角色 5 老师可以临场发挥 比如增设模拟角色和任务 在同学们演 练时 组织其他的同学对表演进行评论 6 最后要求递交实训报告 文件的形成文件的形成 一 实训目标 通过本实训掌握文件形成的一般程序 二 实训背景 钟苗是办公室的秘书科长 这天她收到了经各相关部门经理审 核过的几篇文稿 包括请示 通知 会议纪要 函 按照职责 她 要做第一次核稿 然后送办公室主任作第二次核稿后呈公司主管领 导签发 之后就是交办公室打字员印制文件 办公室印制文件会采 用 WPS2007 软件 三 实训内容 按照文件发文程序印制文件 13 四 实训要求 本实训项目小组分工合作 通过课内外学习 掌握发文办理的 一般程序 并能运用 WPS 文字处理软件印制文件 要求制成 PPT 写成实训报告 档案工作档案工作 一 实训目标 掌握档案管理的基础工作 二 实训背景 实训 1 归档范围 于雪刚招聘来公司 总裁办主任让她先学习管理档案 对于总 裁办每天进进出出的文件 哪些该存档 哪些过后就能销毁 于雪 决定先熟悉存档范围 实训 2 归档程序 通过自己的摸索和老同事的指点 于雪逐渐熟悉了存档的基本 程序 实训 3 档案分类 按照规定 各部门送来了上百份需要存档的文件 在对这些文 件 进行存档之前 于雪必须对它们进行分类 实训 4 档案装订 通过整整一个星期 于雪完成了对所有需要存档的文件的分类 14 接下来就是要对这些文件进行拟写案卷标题 排序 装订等工作 实训 5 档案的检索 完成对所有需要存档的装订后 于雪就要为它们编制检索 以 便今后查阅利用 实训 6 收集电子档案 完成纸质档案的存档后 总裁办主任要求于雪还要掌握对电子 档案的管理 对电子档案管理的第一步就是收集电子档案 三 实训内容 掌握档案管理的基本方法和有关规定 四 实训要求 本实训项目小组分工合作 通过课内外学习 掌握档案管理的 基本方法和相关规定 制成 PPT 写成实训报告 会务工作会务工作 一 实训目标 通过本实训掌握准备各种会议的一般方法 二 实训背景 实训 1 例行会议的会务工作 1 每周星期一上午九点半公司都要按时召开司务会 公司所 有在家领导和各部门经理参加 二十来个人 主要是各部门交换信 息 部署本周工作 所以 一上班总经理就让秘书于雪准备一下 2 马上就要到六月底了 每个季度末公司都要召开一次全国 15 20 多个分公司经理的工作会议 讨论市场销售中存在的问题 交换 竞争对手的情况 制定新的销售策略 会期一般是两天 老总让于 雪做好会议的筹备工作 实训 2 年终大型会议的会务工作 每到年底 公司都要按惯例召开一次各省分公司和经销商大会 一是联络感情 二是布置来年的销售工作 因此 刚过完国庆节 总经理就给秘书于雪下达指示 让她做会务的筹备工作 而在筹备 工作中 第一件事就是要把 12 月 18 日在长城国际大酒店二楼的大 会议室包下来 实训 3 参加外单位会议 恒鑫公司定于下个星期二在市迎宾馆举行新产品发布会 届时 市政府的主要领导和各新闻媒体都会出席 作为恒鑫公司多年的用 户 也作为恒鑫公司老总多年的私人朋友 公司老总作为嘉宾应邀 出席 并作 3 分钟的嘉宾讲话 三 实训内容 掌握本公司召开以上各种会议 或老总参加外单位会议 作 为总经理秘书的于雪所应该做的工作 四 实训要求 本实训项目小组分工合作 通过课内外学习 掌握会议管理的 基本方法和相关规定 制成 PPT 写成实训报告 会议组织会议组织 16 一 实训目标 通过本实训掌握组织一次会议的一般方法 二 实训背景 组织召开一次主题班会 主题自定 如 评议 秘书实务 的 课堂教学 三 实训内容 掌握会前 会中 会后秘书所要做的工作 四 实训要求 1 本实训可选择在模拟的会议室 课室 进行 2 实训应以班为单位进行 其中班长扮演会议主席 副班长扮 演会议主持 学习委员扮演会议记录 其他同学参与讨论 发言 3 每个同学在演练过程中一定要严肃认真 言行符合规范 4 每个班要能按照实训内容组织会议 并给各成员分派角色 5 老师列席会议 帮新上司熟悉行业情况帮新上司熟悉行业情况 一 实训目标 通过本实训了解收集行业信息的一般方法 二 实训背景 于雪的上司原是总公司人力资源部的副总经理 上个星期刚提 升为市场部总经理 由于过去不从事业务 上司对公司的业务及公 司所在的行业都不太熟悉 所以 他上班后第一件事让秘书于雪给 17 他提交一份公司所在行业的基本情况介绍 三 实训内容 按照实际情况演练收集公司 行业基本情况 四 实训要求 本实训项目小组分工合作 通过课内外学习 掌握行业信息收 集的基本方法 可以设定某一行业 制成 PPT 写成实训报告 使用搜索引擎使用搜索引擎 一 实训目标 通过本实训掌握使用搜索引擎一般方法 二 实训背景 于雪是公司负责产品研发副总刘总的专职秘书 这天刘总说他 突然有个想法 开发一种轿车内用的纳米空气净化器 不知这种产 品在国内有没有生产 如果有达到什么水平了 因此 他让于雪帮 他在网上搜索一下纳米空气净化器的资料 三 实训内容 按照实际情况演练用搜索引擎在网上收集资料 四 实训要求 本实训项目小组分工合作 通过课内外学习 掌握行业信息收 集的基本方法 制成 PPT 写成实训报告 18 通过朋友帮忙收集信息通过朋友帮忙收集信息 三 实训内容 根据实际情况练习通过朋友帮忙这种方式获取信息 一 实训目标 通过本实训掌握通过朋友帮忙收集信息 二 实训背景 本公司是承包污水处理的工程公司 在争取山东某集团公司污 水处理厂工程中 遇到了上海一公司的竞争 客户采取观望态度 准备最后坐收渔人之利 由于该工程对本公司拓展山东市场具有战 略性的意义 公司老总准备邀请客户老总来北京参观在北京郊区的 污水处理样板工程 以此为契机让客户更加了解本公司的实力和信 誉 并建立起良好的私人关系 客户答应下星期来京考察 如何招 待好客人 让客人在参观好的同时 在北京吃好住好玩好 那么 这位老总到底有什么样的爱好呢 老总让秘书于雪对这个老总做些 调查 以便投其所 好 制定完善的接待方案 四 实训要求 1 本项目可选择在模拟办公室或教室等场所进行 2 实训分组进行 其中 1 人扮演于雪 1 人扮演上司 其他人 扮演于雪的朋友 本实训项目小组长在旁作必要的讲解 3 每个同学在演练过程中一定要严肃认真 言行符合规范 4 每个同学最好都能按照实训内容设计演练的脚本 包括情节 19 和台词 项目小组长给本小组成员分派角色 5 老师可以临场发挥 比如增设模拟角色和任务 在同学们演 练时 组织其他的同学对表演进行评论 6 最后要求递交实训报告 信息的筛选与汇总信息的筛选与汇总 一 实训目标 通过本实训掌握信息的筛选与汇总的一般方法 二 实训背景 马上就要开董事会了 总经理要在董事会上对公司一年来的工 作进行总结汇报 并对明年的工作进行规划 因此 总经理办公室 要求各部门和分公司汇报情况和提供信息 所以 这些天 各种文 件材料向总经理办公室涌来 这些材料有书面 口头记录 有从网 络和其他媒体上收集来的 也有职能处室提供的 由于各种材料来 路不一 形式不同 因此 在将这些材料交给总经理之前 秘书于 雪要对这些材料进行筛选 甄别 分类和整理 写成专题报告 三 实训内容 按照实际情况演练对收集的信息进行筛选 分类和整理 四 实训要求 本实训项目小组分工合作 通过课内外学习 掌握行业信息筛 选 分类和整理的基本方法 制成 PPT 写成实训报告 20 实地调查实地调查 一 实训目标 通过本实训掌握采用实地调查的方式收集信息 二 实训背景 公司由国有制改造成以私营资本为主的股份制公司后 公司董 事长兼总经理采取的第一项措施就是 末位淘汰制 公司将这项制 度颁布实施已经一个月了 在一千多名员工中 具体反应如何 是 否真正提高了每一个员工的工作积性 尽管公司各职能部门和分厂 送上来的汇报都说好 但董事长仍让秘书于雪经常到各部门 特别 别车间的班组去走走 收集员工的真实看法 因为马上到年底了 末位淘汰制要兑现了 三 实训内容 按照实际情况演练实地调查 四 实训要求 1 本项目可选择在模拟办公室或教室等场所进行 2 实训分组进行 其中 1 人扮演于雪 1 人扮演上司 其他人 扮演员工 3 每个同学在演练过程中一定要严肃认真 言行符合规范 4 每个同学最好都能按照实训内容设计演练的脚本 包括情节 和台词 项目小组长给本小组成员分派角色 5 老师可以临场发挥 比如增设模拟角色和任务 在同学们演 练时 组织其他的同学对表演进行评论 21 6 最后要求递交实训报告 上司出差准备工作上司出差准备工作 一 实训目标 通过本实训掌握当上司出差秘书所应该做的准备工作 二 实训背景 实训 1 订机票和宾馆 上午十一点半 公司负责市场的副总裁从会议室出来后对秘书 于雪说 他明天下午要去哈尔滨拜访客户 时间是三天 他让于雪 赶紧帮他订明天下午三点至六点之间的飞机票 并帮他订好宾馆 与他