文员档案工作流程总结

1 文员 档案岗位文员 档案岗位流程及标准流程及标准 1 文书处理文书处理 工作项目名称 文书处理 工作内容 标准流程 应备 注意事项 拟文 根据总经理和总经理办公室主任的要求 起草饭店 综合性业务报告 总结 计划 传递 决议等公文函 件 2 管理呈文管理呈文 工作项目名称 管理呈文 红头文件 工作程序 标准流程 应备 注意事项 收文 拟拟定底稿定底稿 对对于各部于各部门门呈呈报报的文件 要的文件 要检查检查 1 文字表述是否准确 2 格式是否符合规范 3 是否有各部门经理的签字 4 呈送领导是否准确 针对发针对发文底稿 填写或文底稿 填写或检查发检查发文稿文稿纸纸 1 是否使用饭店统一印制的发文稿纸 2 发文稿纸填写的内容包括 文件标题 主办部门和 拟稿人 发文时间 发送部门 发文文号 部门经理 各部门 呈报的 文件 中国科 学院上 海学术 活动中 心发文 2 是否在核稿人一栏签字确认 3 有附件的 应列明名称 4 对于呈报的文件不规范的 应退回呈报部门整改 稿纸 送审 起草文件上报总经理和总经理办公室主任审查 预 览 签发 1 由办公室主任核稿并签字 2 上报饭店总经理签发 付印 分 送 根据分送机关要求 交付印刷呈文 1 发文对象为中心各部门 一式两份 两份存档 复 印件分发至各部门 2 发文对象为董事长 分院 一式三份 一份送董事 会并签收 两份存档 3 管理行政档案管理行政档案 工作项目名称 管理行政档案 工作程序 标准流程 应备 注意事项 立卷范围 1 重要的会议材料 2 上级主管机关的发文 3 酒店及各部门的工作计划 总结和经营分析报告 4 酒店筹建 更新交接的凭证 5 酒店财产 物资 档案交接的凭证 6 社会有关部门发来的文件 1 检查 调整归卷卷 宗 将各类文件分类 存放 并在平时归卷 的基础上 适当调整 确定组卷 检查保存 的文件是否齐全完 3 7 重要的投诉及信访材料 8 重要业务往来的传递材料 9 与外包单位签定的协议 合同 契据等酒店的营 业执照等经营凭据 10 酒店大事记等 整 文件与归卷类目 是否相符 2 排列卷内文件的 顺序 对平时归卷的 公文系统科学的排 列 保持文件形成的 自然规律和先后顺 序 以来文单位做为 排列的顺序 编写标题 标题要结构严谨 文字通顺 精练 简明 扼要 基本结构是 单位名称 时间 问题或文件案卷用语 填写表格 填写 卷内文件目录 其中包括顺序号 文号 责任 者 题名 日期 页号及备注 卷内文 件目录 装订 1 装订前要填写案卷封皮 要填写项目有 单位名称 案卷标题 密级 卷内公文材料张数 起止日期和保 管期限等 3 装订文件时要拆除文件原有的金属钉 针 用装订线装订 装订时要防止装订 后遮住卷内文字 归档 1 将整理好的案卷归档 按照年度排列 2 对存档的案卷统一编号登记 3 保持卷与卷之间的联系 便于调阅 印花税 1 对合同内容计算外包单位的印花税 2 填写入表 并交于财务部 3 待财务部购买后 贴于对应合同背面 4 查 借阅 1 如部门经理因工作查阅存放的档案时 a 查阅本部门档案 须填写 档案查询记录表 b 查阅非本部门档案者 须得到办公室主任的同意 后方可查阅 2 如各部门经理因工作外借存放的档案时 无论是 否为本部门档案 都须得到办公室主任的同意后方 可借阅 并在 档案查询记录表 上登记归还时间 并 由借用人签名 由档案管理人员确认 档案查 询记录 表 除中层干部以上不 得随意查阅档案 如 需查阅 须由部门经 理委托签字 办公室 主任批准方可查阅 一切责任有部门经 理承担 4 集 集团团手机手机号号码码管理 每月 管理 每月 工作项目名称 集团手机号码管理 工作程序 标准 应备 注意事项 制表 制作 学术中心 移动工作手机通讯录 如有人员 改动及时更新 如有人员变动及时 与移动公司联系 审批 将打印好的 移动工作手机通讯录 上报办公室主任 审批 分送 审批合格的 移动工作手机通讯录 表进行复印分送 至各部门经理 仓库 总台 商务中心 房屋中心 安 保等处 充值 1 对岗位手机的使用期限 制定统一的充值期限 2 发放 岗位手机充值通知 至各部门 3 充值后余额制表报至各部门 注销手机号码不再 做充值安排 5 5 接待 接待 VIP 客人客人 工作项目名称 接待 VIP 客人 工作程序 标准 应备 注意事项 落实 1 当接到分院 VIP 客人将要抵店的 住宿预订单 后 确认 VIP 客人的身份 接待等级 预住天数 款待项 目 付费方式等向办公室主任报告 2 与分院办公室做 VIP 客人行程确认 保证 VIP 客 人入住 离店有饭店领导接待 3 对于多间住房的 应落实每名客人所住的房型 住宿预订 单 尽可能掌握 VIP 客人信息 缓解一 线部门服务压力 下单 将办公室主任审批后的 住宿预订单 一式三份 下 发给总台 销售部各一份 部门留存一份 通知 1 根据分院提供 VIP 客人相关情况 如 航班号 列 车号 用餐情况等 制作 VIP 抵店通知书 并上 传到老 OA 上 2 通过飞信短消息的方式将 通知概要 发送至总 经理及各部门经理手机上 贵宾团 体接待 服务计 划单 安排抵店 1 按照客人乘坐的交通工具预计抵达的时间 提前 通知相关人员及部门做好准备 2 随时与司机或同行人员保持联系 以便掌握最佳 账单 1 每月月初移动公司将账单发至邮箱 2 对账单进行核实 3 确定无问题后 打印交至财务部 尽可能打印在一张 纸上 6 的迎接时间 3 如客人自行开车抵店 应提前通知保安部预留车 位 检查 1 如遇到客人有用餐准备的 应提前三十分钟落实 餐厅 康乐等区域的准备工作 2 查看保安部是否预留车位 3 如有遗漏或错误 在时间允许的条件下 立即通 知责任部门整改 如时间不允许 应立即向办公室主 任汇报 鲜花 水果 报纸 房卡 房门钥匙及 个人特殊喜好的物 品是否已备齐 房 间的卫生及设施设 备有无明显不达标 的问题 房间钥匙 是否好用 VVIP 客人的房间 应由客房部经理 或办公室主任 检 查 迎接 1 提前通知前厅部经理及行李员 客房部经理等人 到客人大堂 避免多人围着一个 客人转 而个别客 人却无人过问的现 象 服务 1 当客人确定就餐地点和时间后 立即电话通知餐 饮部做好准备 留出餐位 4 提前十分钟到客人所在楼座的大厅内或餐厅等待 客人 5 当客人抵达餐厅后 引领客人到所在餐厅就餐 6 随时与餐厅联系 当得到客人准备离开的信息后 如客人邀请一同就 餐 应婉转地谢绝 客人 是否需要 7 立即到餐厅等候客人 送别 1 向办公室主任确认客人的预离时间 2 通知各部门经理提前五分钟到达大厅 在大厅内 列队站好 3 预留车道并查看车辆是否到位 4 当客人出来后 督导行李员做好行李服务 5 当客人上车后 送别人员站立一排挥手示意 收尾 1 每月月初总台上交须签的签单 1 分院签单 红单 a 核对红单上涉及 VIP 客人消费项目 b 如无差错 送交分院办公室 c 于一周左右后 取回签好的红单 2 饭店签单 白单 a 白单由饭店总经理签字 2 汇总签单单据 交至财务部门核算 红单 白单 6 编编排排 总值总值班班经经理理值值班表班表 每月 每月 工作项目名称 编排 总值班经理值班表 工作程序 标准 应备 注意事项 8 制表 参照经理排班顺序的班次顺序 编排下月的 总值班 经理值班表 如遇国定假日须在节假日前 3 天 制作 节假日经 理值班表 部门值班表 1 节假日经理值班表 须与各部门经理沟通 得到 确切值班日期等信息 2 部门值班表 须督促各部门及时上报部门基层干 部值班信息 确保节假日期间饭店工作的顺利进行 总值班 经理值 班表 节假日 经理值 班表 部门值 班表 每月排班时 共 12 位领导 11 位为一 轮 其中 1 名轮 空 下发 1 总值班经理值班表 复印 15 份 2 复印后发至各位领导 总台 房屋中心以及监控 室等处 保存将使用过的表格存档 值班数计 算 1 每月 16 日至经理值班室抄誊 总值班记录表 2 统计各部门经理值班数 3 制作经理值班表 一式三份 7 饭饭店公章管理店公章管理 工作项目名称 饭店公章管理 工作程序 标准 应备 注意事项 使用 1 申请部门填写 公章盖印申请表 公章盖 印申请 办理手续时 须进 9 2 由申请部门经理签字和饭店分管领导签字方可用 印 申请部门经理 第一负责人 对用印全权负责 3 总经理办公室接到申请表后 由专人办理用印登 记手续 并加盖公章 表 行严格审核 查验 需盖印的文件是否 与申请表上登记的 文件的文件名称一 致 有关手续是否 齐全 确认无误后 方可加盖公章 保管 1 饭店公章由专人管理并放在带锁的抽屉内 使用 后应及时归还原处并上锁锁牢 钥匙随身携带 2 负责公章的管理人员不能拿公章作私用 一经查 实将按饭店 员工守则 从严处罚 8 饭饭店合同章管理店合同章管理 工作项目名称 饭店合同章管理 工作程序 标准 应备 注意事项 使用 1 先向总经理办公室领用 委托书 2 经总经理审核并在委托书上签名授权 3 合同及委托书交由总经理办公室核对 方可在合 同上加盖饭店合同专用章 委托书须进行严格审核 查验需盖印的文件 是否与申请表上登 记的文件的文件名 称一致 保管 1 饭店合同章由专人管理并放在带锁的抽屉内 使 用后应及时归还原处并上锁锁牢 钥匙随身携带 2 负责合同章的管理人员不能拿公章作私用 一经 10 查实将按饭店 员工守则 从严处罚 9 饭饭店店证证照使用管理照使用管理 工作项目名称 饭店证照使用管理 工作程序 标准 应备 注意事项 使用 1 证照原件及复印件使用由经办人携带相关 办理 通知 并填写 证照借用申请表 2 由总经理办公室人员办理登记手续 写明日期 部门及借阅事由 经分管领导请示确认后才可生效 3 证照一般情况下不得携带外出使用 如有特殊情 况带出使用 必须经分管领导批准后方可带出使用 证照带出期间由部门经理 第一负责人 对证照的使 用承担一切责任 证照借 用申请 表 管理 饭店拥有五项持证机构 学术中心 好望角 商场 车队 影视部 另有其他相关证件 1 中心相关的营业执照正 副本 组织机构代码证 正 副本 税务登记证正 副本 各种卫生许可证正 副本以及关于饭店其他证照正 副本等由办公室统 一管理 除中心的税务登记证正本由财务部保管外 2 证照由办公室专人管理并放在专用文件箱内 使 用后应及时归还原处并上锁锁牢 钥匙随身携带 3 按照有关规定要求按时办理各种证照的年检 变 更 更换工作 保证公司经营主体资格符合法律法规 要求 10 报报刊征刊征订订 每年年底 每年年底 工作项目名称 报刊征订 工作程序 标准 应备 注意事项 11 制表 根据本年度各部门报纸订阅情况 制作下一年度 征 询表 征询表 征询1 将 征询表 发至各部门经理 2 部门经理根据实际情况 按规定可增减报刊项目 数量并填写 征询表 部门经理签字 3 在期限内 将填写好的 征询表 交至总经理办公 室 如增加报刊项目须 填写 申请书 除 摊派及赠阅报刊外 汇总 1 总经理办公室人员根据部门 征询表 做好下一 年度报刊订阅汇总表 2 汇总表 一式三份 办公室主任 财务 邮局 3 根据各部门上报的摊派或赠阅报刊 做好登记 制作 安保分配表 交至监控室 汇总表 支付 1 根据 汇总表 集订分送项目 传真至邮局报刊订 阅办公室 2 根据邮局报刊订阅办公室报价 填写支票领用单 3 领取支票至邮局付款并取支票 非收据 4 凭支票至财务部销帐 12 11 办办公公设设施施维维保保 工作项目名称 办公设施维保 工作程序 标准 应备 注意事项 一体机 1 维保公司每月进行机器维保 填写 维保单 2 根据上一年度维保单 上一年度合同签订下一年 度维保合同 以年度未支付单位 复印机 1 维保公司每月进行机器维保 记录复印数 2 根据上一季度打印数值表 发票 填写报销单 以季为支付单位 12 派 派车车工作工作 工作项目名称 派车工作 工作程序 标准 应备 注意事项 申请1 申请部门向办公室主任提出公务用车申请 2 获批后 填写 派车单 沟通 办公室人员与驾驶员沟通 确定车辆使用时间 告知 使用部门 登记车辆使用结束后 根据使用情况填写 派车单 13 13 板 板报报制作制作 工作项目名称 板报制作 工作程序 标准 应备 注意事项 党政板报1 确定板报刊登内容 2 提交内容由办公室主任审批 3 获批后于每月 10 日做板报内容更新 荣誉板报1 根据部门上报获奖信息制作获奖板报 主板 2 将原有获奖板报 制作成标题贴于 荣誉回顾 副板 生日板报每月月初根据人事部提供名单更新板报 14 中心分机号 中心分机号码码表表编辑编辑 工作项目名称 中心分机号码表编辑 工作程序 标准 应备 注意事项 制表 根据人事部提供的人员岗位变动情况及饭店安排 修正 中心分机号码表 中心分 机号码 表 密切注意饭店人员 变动情况 特别是 办公室电话变更情 况 审批上报办公室主任审批 14 发放审批后 发放至各部门经理 房屋中心 总台 监控 室等 通知部门经理复印下发至各主管处 15 总办资产总办资产 字画字画 工作项目名称 总办资产 字画 工作程序 标准 应备 注意事项 总经办 在编字画 总幅数 24 幅 国画 3 幅 题词 16 幅 签名 4 幅 书法 1 幅 总经办 字画目 录 存于档案仓库 总经办 编外字画 总幅数 24 幅 待财务部做备案入库 国画 11 幅 书法 1 幅 存于档案仓库 饭店字画 证书 收藏证书 11 本 另附 照片资料 1 张 以上内容为我以上内容为我 2013 年工作总结流程的编写 其中部分