档案管理实习报告

1 / 29档案管理实习报告*学院档案实习报告实习名称：档 案 实 习系 别： 管 理 系专业班级：文秘 0901班姓 名： * *学 号： 2016030804指导老师：常 悦、徐馆长等实习时间：4 月 18日4 月 22日二一一年四月二十三日2 / 29关于在*档案馆实习的报告前 言：实习是每个大学生都会拥有的一段经历，它将课堂理论知识与实践相结合，使我们在实践中了解社会，学到很多在课堂上学不到的知识，让我们在实际中体会理论，运用理论，受益匪浅。同时，也开阔了我们的视野，使我们认识到将所学的知识具体运用到工作中去的重要性，通过对实习的专业知识的认识和运用，激发未来对所实习专业工作的热情，为以后进一步的走入社会打下坚实的基础。在实习前做好充足的准备，在实习期间以良好的心态用心实践、学习和领悟，来了解、适应当今社会，进而被社会接纳，维持生存，更好的发展自己。一、实习背景：档案是一个部门或单位各项工作的原始记录，对于形成单位和部门至关重要，因此，档案专业的学生通过实习将课堂上学到的档案知识运用到实际工作中，从中发现自己的不足，找到解决的办法，进一步提升自己的水平是非常必要的。同时，档案专业实习还可以发现问题，解决问题，3 / 29为一个部门将来的工作提供决策和解决问题的依据。档案专业实习还是走向工作岗位，做好档案工作的前提。此次实习是由*学院管理系文秘教研室和*区档案馆共同安排的。一、实习目的：将课堂上所学到的专业知识运用到实际工作中，接受实际工作的检验，然后得到经验性的成果，用来更好的指导以后的学习和工作。即所谓的“理论来源于实践，更好的指导实践。 ”通过实习，一方面，了解档案的分类、整理、装订、归档、鉴定等工作，掌握档案管理基本方法和档案排列统计的方法，提高动手操作，整理制作能力，提高理论与实际相结合的能力。在之中认识到自己知识上的不足，并及时补充、完善和巩固知识，夯实基础。另一方面，深切体会和熟知档案管理的重要性及编制档案文件案卷目录检索工具的程序，提高配合协作和组织工作的能力，培养独立分析问题和解决问题的能力，积累社会经验，为以后更好地进入社会中工作，做出铺垫。4 / 29二、实习时间：2016年 4月 18日2016 年 4月 22日三、实习地点：开封市*区四、实习单位：*区档案馆五、实习内容：此次档案实习是一次很正规的实习，无论是学校和系里面的相关领导，还是我们的专业老师都非常重视。实习前常悦老师对我们进行了实习指导，实习指导包括实习的安排、注意事项、实习的(来自: 海达范文网:档案管理实习报告)内容、实习要求以及分组等。通过常老师的讲解我们了解了实习任务的艰巨及在实习中可能发生的问题和遇到的难题，做好了心理准备和必要的措施。5 / 29我们小组被分到*区档案馆，本档案馆是新搬过来的，各项设施还不太齐全，存储着*区区委，人大，政府，政协及八乡各村的各类档案。我们实习的具体任务是：档案的分类、整理、装订、归档、鉴定等工作。整理和编制区政府、区政府办文件案卷目录检索工具，即：卷内文件目录、案卷目录、全引目录工作。帮助查档者查阅档案。掌握档案管理基本方法和档案排列统计方法，归档章的使用，日期的具体写法及如何借出档案等工作。详细内容如下：1、参观、熟悉档案保管的物质条件。即：保管档案的库房，档案的管理制度，档案装具，包装材料等。*档案馆保存档案的库房分别位于一楼和四楼，我们实习工作的地方位于一楼，环境安静，空气阴凉，初进入库房，感觉凉意阵阵，看到的只有档案箱和一张近门靠墙的桌子，档案箱成四排放置，没有档案柜和其他保存档案的物品，馆长徐老师为我们介绍说，由于刚搬进来，一些档案的整理和归档还不太到位，我们的工作即是把这些档案按照保管期限，发文机关，年份做下简单的整理。并且徐老师还告诉我们，档案在档案装具中的排列顺序和位于库房门口的档案的重要性，是为了防止意外发生时，能够最先抢救最有价值的。6 / 29在徐老师的带领下，我们对档案的管理制度和档案的装具，包装材料有了简单的了解。并积极认真的完成了徐老师交付的任务。在心里对档案馆和档案管理工作有了初步的认识。2、1988 年*区 8乡各村和集体永久性建房档案的拆分、立卷、整理、装订、归档工作。金明区 8乡各村的永久性建房档案的整理工作，任务量大，是在确定保管期限为永久的前提下，按照年份，和各乡村的顺序，重新进行拆分、排列、整理、装订、归档。我们大家 12个人，席地而坐，分工配合，两人一组，将各乡的档案分开来后，又进行了细分，即再把每一个乡所涉及的村、庄进行了分类排列，具体到各户。这样做是为了在明确了保管期限和年份的情况下，按照乡村和房主的名称顺序即可快速的找到查档着的建房档案。在此基础之上，我们又按照每卷不超过 200页的要求对排列好的档案进行了编号，各乡均初步整理出了档案若干卷。紧接着，我们又为已整理出的各卷编写了卷内文件目录，填写了封面和备考表，并对其进行“三孔一线”的装订，归档。而后，我们又将整理出的不属于 8乡管辖的集体档案进行了分类、整理、装订、归档。至此，87 / 29乡各村和集体的永久性建房档案已全部完成。3、整理和编制了区政府、区政府办文件案卷目录检索工具即：卷内文件目录、案卷目录、全引目录等，及熟悉全总卷的内容与编写方法。由于档案馆是新搬进来的缘故，一些档案的文件案卷目录检索工具出现了损失现象。为此，我们对区政府、区政府办的文件案卷和检索目录，重新进行了整理和其保管期限的鉴定，及时的修复和补录了损失的文件案卷目录，并进行了重新的整理、装订和归档。将区政府、区政府办的全宗，永久、长期、短期案卷，内的卷内文件目录和案卷目录到档案库房进行了重新的检查和核实，将缺损的部分及时的作出了修补，即手写和打印。各一式三份。在此基础上，编制了一份全引目录，并将余下的两份卷内文件目录和案卷目录分别进行了装订和归档。这项任务是整个档案实习任务中最为辛苦和艰巨的，它的整理和编制不仅需要人力资源，还要求具备档案整理知识的工作人员能够吃苦耐劳，分工协作，密切配合，团结一心，互帮互助。最重要的是要有认真、细心、踏实的工作态度和对自己所做工作的高度负责的责任感。来促使这项工作的顺利开展和完成。我在这项任务中的收获也颇丰，不仅了解、熟悉了全总卷的内容，还理清了文件案卷目录检索工具之间的区别，及档案盒、案卷、文件的区别。还8 / 29培养了积极主动，不怕脏苦，踏实肯干，团结一致的工作作风，并形成了在以后的学习工作中须具备的好习惯：耐心、细心和毅力，也增加了对本专业的热情，清晰了自己的职业发展规划。4、档案的分类、整理、装订、归档、鉴定等工作及它们所包含的内容、要求、程序、方法等，掌握档案管理基本方法和档案排列统计方法，帮助查档者查阅档案等工作。在了解了全总卷的内容，参与编制 1988年*区 8乡各村和集体永久性建房档案的拆分、立卷、整理、装订、归档和区政府、区政府办文件案卷目录检索工具等工作的过程中，将档案的分类、整理、装订、归档、鉴定等工作及它们所包含的内容、要求、程序、方法，档案管理基本方法和档案排列统计方法等知识做了认真细致的回顾，复习和巩固，且还总结出了一些通俗易懂的档案整理方法和未曾了解的细节性零碎的档案知识，便于更好且方便的掌握和理解档案知识。以及在整理过程中记录下来的一些档案事务的专业术语和不成文的规则。以上工作我们都在馆长徐老师规定的时间内圆满的完成了，徐老师对我们的工作非常满意，还在我们临走之前和我们实习生一起合影了留念，且留下了联系方式，为以后9 / 29的学习和工作作出支持和帮助。六、实习体会：此次档案实习是成功的，也是快乐的，交到了朋友，也在实习中实现了理论和实践的结合，稳固了学到的档案知识，养成了冷静分析问题，按逻辑解决问题的习惯。同时，也明白了很多道理，理清了许多人事关系，明白了自己关于学习、生活的思想误区，认识到了自己的缺点和不足，知道了档案工作者应具备的职业道德和专业素质，增加了社会经验，深入的了解了社会对本专业的需要，对自己的职业发展有了更好的规划。以及自己在以后的学习生活中应有的态度和方式。七：实习建议：档案实习是一项任务艰巨的工作，由于它的大部分工作都比较枯燥无味，需要工作人员的细心、耐心、一丝不苟的的对待，和具有对档案管理工作的高度热情，从而在实习中做好档案的整理工作，及时的发现存在的问题并提出解决的建议。10 / 29存在的问题：虽然*档案馆已经是一个差不多的档案部门，存储了*区各个部门和八乡各村的档案，并且成功协助了各部门和乡村人民的工作，但是其自身发展中难免会出现一些有待于进一步解决的问题。1、档案馆工作量大：整理，装订、归档、编制目录工作等，工作人员短缺。2、档案实习时间短，不利于把所学的档案知识熟悉一遍并融会贯通，更别提那些课本上未涉及到的知识点，实习中学习到的也只是凤毛麟角。3、档案馆保管档案的物质条件相对缺乏，各项设施不太齐备。随着社会经济的发展，人民生活水平的提高，会有更多的档案形成，而档案馆保存档案的物质条件不足会给档案的储存带来很大的困难。4、档案馆已有的设施有待于更新，如：档案整理工作的桌椅等设施陈旧，不利于档案工作的进行。11 / 295、部分部门移交档案的速度缓慢或者移交的档案不全，不利于档案工作的顺利进行。解决的建议：针对以上档案实习过程中发现的主要问题，及时的总结了一些解决的建议，以保证档案工作的顺利进行。1、增加档案工作人员，以减轻个人的工作量，做好后备力量的准备工作。2、学校可以适当延长实习时间或增加实习次数，以加深同学们对各个环节档案工课程名称：档案管理指导老师：学生姓名：学号：12 / 29班级：2016年，在李雪莲老师的正确指导与帮助下，我们开始了为期一周的档案管理实训，在这一周的实训里，我们了解了系部办公室档案的保存方法，以及存放规律；我们还将辅导员办公室里的档案进行了分类；另外我们还了解了一些档案纸的排列顺序，并将编号抄在纸上，这些档案的保存年限为三年。一、认真完成本职工作及老师交办的各项工作任务。1、认真研究出系部办公室档案存放的规律。首先我们进入档案室，抄写每堆档案编写的序号，然后我们又在课堂里画出了保存的树状图，每份文件都经过认真登记编号方便以后查找，树状图是按照院系组织机构种类年份来做的。每个组织机构的文件，都要分门别类，妥善保管，为以后装订档案做好准备。2、认真做好电子稿的工作。所有的文件都要做好电子稿的工作，因为电子稿与纸质稿相结合才能减少错误的发生，纸质稿的编号应与电子稿的编号相一致。13 / 293、促进档案管理与达标。严格遵守档案法和档案管理条例 ，并且紧密结合中国农业银行各类档案归档范围及保管期限的规定(试行)以及甘肃省归档文件整理规则实施细则和一级档案管理的标准，二、任务明确，小组之间分工细致小组在做老师布置的任务时能够做到分工明确，提高工作的效率，各组员之间也能够相互配合，积极完成老师布置的任务。三、 存在问题及打算一是理论功底不够扎实，在做树状图的时候大家都犯了错误，要不就是太过简单，要不就是程序混乱，二是档案制作中纸质稿与电子稿仍然存在差异。今后，我将进一步加强学习，努力克服学习与工作中存在的不足与缺点，不断提高自身政治素质、学识水平及工作能力，认真的做好每件事情。档案管理实习报告14 / 29第一次走出校门，开始为期三周的档案管理实习，既激动又紧张。激动这是第一次离开校园，进入单位的实习；紧张自己的专业知识不够，实习工作不能做好。在选择了园区地税局这个实习单位后，与实习单位的负责人进行联系，进而在网上找到了乘车路线，接受了每天必须早早起床赶公交挤地铁的事实。或许，走出校门的实习，才是我们进入大学以来真正意义的上的实习。实习的第一天，我们按时来到实习单位，找到了实习的负责人。负责人简明扼要的向我们叙述了我们的相关工作整理地税资料。我们的工作环境很简单，八个人，五张办公桌以及很多很多的地税资料。经过讨论，八个人分成了三个小组，简单的商讨后，我们就开始了人生中第一次实习的第一天工作。按照他们的要求，先将资料进行年份的分类。原本以为档案管理实习是要真正的运用档案管理课所学习的知识，没想到只是让我们来整理一大堆的地税资料。枯燥工作过后，沉下心来想想，确实如此，我们并没有完全掌握档案管理的专业知识，我们又能把相关的作业做得怎么样呢？再想想，就是作为一名职场新人，也应该从小事做起，一步一步，脚踏实地的开始职场历程。15 / 29纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。在短暂的实习过程中，我深深的感觉到自己所学知识的肤浅和在实际运用中的专业知识的匮乏。刚开始的一段时间里，对整理的资料工作感到无从下手，茫然不知所措，只是按照所谓的顺序去排序吗？怎样才能达到高效率的工作？虽然在学校所学专业不是档案整理专业，但是在这离开校园进入实习单位实习的过程中，刚开始却不能将自己所学知识运用在实际的工作上，这时才真正领悟到了“学无止境”的含义。不管是什么样的工作，在实际的工作过程中，要求的是一种快速的学习方法与探究的能力，这样才能提到工作效率。通过与另一位同学的合作，我们自己摸索出了一个方法，并且将这个方法告诉了其他同学，这样大大提高了我们的工作效率。三周的实习时间，说长不长，说短不短，却真真实实给我留下了难忘的回忆。每日的早起赶公交生活，让我提前感受到了毕业后的上班生活。或许心酸，或许乐在其中，但是不可否认的是，校园生活永远是最美好的生活。趁着我们还在校园里，好好珍惜，好好奋斗。当然，三周的实习生活，我们不仅仅是学习到了工作上的方法，同时也意识16 / 29到了自身在沟通技巧上的缺乏，面对负责人与领导，很多时候都不能进行很好的沟通，这给我的工作也造成了一定的困扰，不能够很好的交流工作心得，同时在与人之间的关系上也很难有新的变化。针对这一点，也许不仅仅是我一个人的问题，在校学生阅世不深，在沟通上不能很好的实现，也是一个难题。不过欣慰的是能够及时的发现自身的缺点，在接下来的时间针对自身薄弱的环节进行练习，为以后的工作打下一个较为坚实的基础。这三周短暂而又充实的档案管理实习，对我走向社会起到了一个过渡的作用，是人生的一段重要的经历，也是一个重要步骤，对我将来走上工作岗位也有着很大帮助。最后，真诚的感谢学校安排的这三周的校外实习，感谢指导老师许老师的精心教学和指导，感谢每一位同学的全力投入，谢谢。郑州航空工业管理学院实 习 总 结届 专业 班级17 / 29实习单位姓 名 学号指导教师 职称二 一二 年 四 月 十 日1.实习目的及意义实习目的熟练掌握档案整理、数字化及信息化的专业知识。熟练掌握档案管理系统软件、扫描仪的相关操作。通过公司档案管理流程了解现代档案管理制度，使自己掌握对档案进行整理和信息化的方法，为毕业论文设计打下坚实的基础。实习意义理论意义18 / 29通过实习加深自己对档案收集、整理、鉴定流程，了解档案管理在现代企业中扮演的作用，增强对档案信息资源建设方案的理论认识。实际意义通过实习强化自己的理论知识及实际动手操作的能力，使自己对工作的认识有理论阶段上升到操作阶段。加强自己企业档案的分类、管理、数字化方面的实际操作能力，使自己能够很好的把握理论知识与实际操作相结合，提升自己的实践能力。2.实习任务档案管理员3.实习时间2016年 2月 8日2016 年 4月 8日4.实习地点19 / 29河南爱尔康医疗器械有限公司5.实习企业概况河南爱尔康医疗器械有限公司，是一家为医院为工作对象，专业从事医疗设备及净化工程、装修工程、机电安装工程、智能化系统安装工程的公司。其档案管理涉及到企业的档案管理流程和档案信息资源建设。以工程部、设计部、采购部、财务部、人事部、安装售后部为支撑的现代化综合性企业。在“精细铸就经典、品质成就未来”的质量理念指导下，凭借超前的设计构思，精密的设备 ，服务社会。 公司本着以“追求卓越、创享健康”的服务理念，建立比较完善的售后服务体系。6.实习内容具体内容20 / 29在河南爱尔康医疗器械有限公司实习的具体岗位是档案管理，主要的实习内容就是在爱尔康医疗器械有限公司的档案企业档案室整理企业档案，进行企业档案的数字化和信息化建设。资料的收集与总结由于河南爱尔康医疗器械有限公司的档案企业档案室是专业性的档案室，在实习的开始阶段就是对医疗器械行业有个总体的了解，掌握基本的相关知识，之后便是医疗器械有关信息资料的收集、整理和利用。在河南爱尔康医疗器械有限公司实习时资料收集总分两部分，一部分是通过公司内部收集，由于河南爱尔康医疗器械有限公司拥有自己的档案室，资料齐全，能够在第一时间知道郑州市场的医疗器械价格行情，还有就是通过与客户的沟通与交流，从客户那知道相关医疗器械的行情；另一部分就是在互联网上与医疗器械相关的网站上收集信息。收集信息之后就是把信息录入已建立好的数据库，进行有条件的搜索和查找，根据需求把相关的医疗器械进行编辑然后发布。实际操作的内容就是档案的收集与管理。21 / 29在公司的时候尽力做好领导安排给自己的任务，尽量不出错误。在工作之余还通过学校的图书馆藏系统查找与医疗器械相关的材料进行仔细阅读，争取自己在工作的时候能够不致忙中出乱，可以游刃有余。在阅读资料的时候，我认真做笔记，通过在网上搜集资料以及对信息资源的分类，为撰写毕业论文打下坚实的基础。另外，我还认真阅读了学校引发的毕业论文设计简明知道手册。我想由于我的努力一定能做好最好的毕业论文，交给老师也交给自己一份满意的答卷。7.实习总结学校开设了档案管理相关的课程，知道相关档案的收集与分类方法，但课本上的都是理论知识。所以尽管在学校已经做好了各种理论准备，但是到公司才知道仅有理论知识的掌握还是不够的，要通过理论知识来指导进行档案管理过程中的实际操作，通过实际操作来巩固原先的理论知识。通过这近一个月的实习我掌握了档案的收集与管理的相关方法，使自己能够更好的把理论和实际结合起来，为以后的工作打下坚实的22 / 29基础。作为一名实习生我进入了河南爱尔康医疗设备有限公司，担任其档案室管理员的助理。作为档案管理员的助理，我主要协助他对本公司的企业档案的收集、整理和利用，对一些相关档案借阅的安排处理，因此我接触了一些办公用品，如扫描仪、打孔机等掌握了这些机器的基本操作，了解了企业档案办公的基本情况，同时也学到了更多有用的东西。开始实习时，刚进入陌生的环境，难免会有些紧张，不知道该怎么办，是同事们友善的微笑缓解了我的尴尬。大家都很有礼貌，不管大事小事都要说声谢谢，对于我这个很少跟生人打交道的学生来说，是给我上了一堂礼仪课。实习是每一个大学毕业生必须拥有的一段经历，他使我们在实践中了解社会，让我们学到了很多在课堂上根本就学不到的知识，也打开了视野，长了见识，为我们以后进一步走向社会打下坚实的基础。实习使我开拓了视野，领略到不同企业的风格和模式，实习是我们把学到的理论知识应用在实践中的一次尝试。实习时把自己所学的理论知识用于实践，让理论知识更好的与实践相结合，在这结合的时候就是我们学以致用的时候，并且是我们扩展自己充实23 / 29自己的时候。但在实习的时候我也发现了在现在企业档案管理中存在的一些问题，比如档案馆人员问题，库房设备等问题，像档案馆的计算机配制太低，而且用于联网的集线器也经常出现故障，使得计算机运行缓慢经常处于休息状态，处理文件的速度也降低，也就大大降低了老师们的工作效率。档案的利用不够由于大家对档案了解很少，导致档案利用程度较低，只是工作中接触到，才会被动的进行利用。这是当前我国档案管理中存在的一个共同的弱点，即“重保存，轻利用” 。一、领导重视，加强档案安全意识和档案设施建设及档案信息系统的安全治理，规范操作。档案安全是档案工作的重中之重，确保档案安全是档案工作者的天职。我办十分重视档案安全工作，实行安全领导负责制，加强了对档案安全、保密工作的领导，建立完善了档案治理负责制，明确各项职责，将档案工作落到实位，保障了档案安全工作的顺利开展。档案工作者也警钟长鸣，牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，果断防止松懈、侥幸心理，确保档案安全万无一失。24 / 29随着电子文件档案治理系统的逐步开展，在单位领导的重视下，将计算机运用于档案整理工作，在今年年初为单位档案治理专门配备了计算机一台，并按要求在 3月初向州档案馆联系购买了南天档案计算机治理信息系统软件一套，落实专人负责。做到规范操作，有序利用。还设立了信息系统的防火墙、密码访问控制，购买安装了保密隔离卡，建立备份与恢复系统，不断完善档案信息系统安全治理制度，确保档案信息系统安全。在治理上建立了电子归档制度和文件治理的记录系统，严格执行保管制度，从技术要求和治理措施两方面有效地保证了我办档案信息的安全治理。二、认真落实档案安全保管、保密制度的建立及执行，确保安全。为了搞好档案安全治理工作，单位档案室在原来的基础上加强了对档案保管、利用、保护、保密等规章制度的落实，新增加整理建全了档案库房“十防”及消防安全“八不准”制度。继续实行档案专人保管，专人查阅，集中归档，认真执行档案库房治理制度 、 档案统计制度 、 档案保管保密制度 、 档案鉴定销毁制度 、 档案查阅利用制度 、 档案治理人员岗位职责等相关制度。并按照各项规章制度的要求认真落实整改。把消防安全和25 / 29供水、供电线路的监管纳入州公务中心消防系统一并治理，严格执行，确实消除档案室内的安全隐患；由单位带班领导负责，把节假日值班保卫制度落实到人，认真巡查做好记录；安排专人落实、做好档案库房的“十防”和电子、文书等各种档案的保密工作，定期检查。另还对已配备设施，如：档案柜、温湿度计、火警自动喷淋系统、防盗门窗、电源电线等进行了完好率检查，并对案卷的数量、质量、霉变情况进行检查，落实了档案治理安全责任制。三、加强各级工作人员的岗位职责的建设，完善档案治理措施，认真抓好落实，严防泄密。继续加强各级工作人员的岗位职责的建设，贯彻执行档案法以及国家有关档案工作的方针政策，定期做好档案工作的法规、制度、规定的宣传工作，增强单位各工作人员的档案意识。依照相关法规，切实加强对文件材料收集和鉴定销毁工作的监督、检查和治理，使我办的档案治理更趋合理化、规范化、科学化。我们制定并实施了较为有效的措施：一方面，加强对归档文件材料的保管以及保档案管理实习报告26 / 29难以忘记每日的清晨我们踏着晨曦走在阴凉的小道上，难以忘记那一排排整齐一致与我相处三周的档案，难以忘记那和蔼亲切、笑容常挂的阿姨，许许多多的难以忘记，许许多多的不舍，最后只能化为一篇文章，来怀念一下我短暂的实习之涯。犹记得在实习快开始时我们心中的百味陈杂，有激动、有期待、有忐忑、有不安、还有对实习单位的联想；会不会遇到比较刁钻的阿姨，工作简单不简单等等，然而想象归想象，现实还是依然如此，等我到了实习单位后才知道没有那么复杂，事实上是我们想多了。一开始到工商局后我就被安排到了档案室工作，和其他战友分开了，阿姨简单的向我介绍了一下我要做的工作：清点档案架中每份企业档案的份数，并标在档案盒上，不可否认，当阿姨说这就是我差不多三周要做的工作，我的心中不禁有了很大的落差，这和我想象中要做的完全不同，这压根是一份很简单甚至说谈不上技术含量的活，更让我接受不了的是它并没有用到太多的专业知识，几乎不涉及我们平时上课的内容，而且我每天还要站着工作 8小时，想到此我工作的激情已减了三分，但当自己做了大半天看到自己点过的排排档案，心中还是有那么点点小的成就感，27 / 29清点档案的速度也就在不知不觉中加快了，一天下来虽站得腰酸背痛，但看着已做好的档案我还是有着难以言状的开心，才觉得这份工作或许没有我想象中的那么枯燥，凡