档案保管工作的内容

1 / 13档案保管工作的内容档案管理员工作内容案室职责 1、负责做好处各类档案资料的接收、整理、分类、鉴定、保管、统计、安全保护等工作 2、负责对处属单位、部门专兼职档案工作人员进行业务监督、指导和培训加强档案干部队伍建设 3、制定和组织实施档案工作的各项规章制度并对各基层档案工作进行检查、评比 4、及时了解处行文、办文情况及工程开展进度指导业务部门立卷、归档工作 5、参加处生产调度会议、办公会议、有关鉴定会和工程竣工验收、设备开箱验收等工作及时收集归档材料 6、负责档案信息资源的开发与利用工作。编制档案各类检索工具建立档案检索体系编写或配合有关部门编写各种档案参考资料全面、综合开发档案信息 7、做好计算机、光盘辅助管理档案工作利用计算机技术、多媒体技术、网络技术实现档案的数字化、信息化和网络化现代管理。档案室主任岗位职责 一、组织学习、宣传、贯彻党和国家有关档案工作方针、政策和法规根据档案管理法规和上级对档案工作的要求结合实际制定档案管理工作的规章制度、发展规划和年度工作计划。 二、做好档案工作人员的思想政治工作加强作风建设强化服务意识提高工作效率和工作质量。 三、负责按划定对查 借阅档案申请进2 / 13行审批。 四、负责健全专兼职档案员队伍定期组织业务培训和总结评比工作。 五、组织协调、监督、检查、指导各单位的档案管理工作实现档案管理的划范化和标准化。 六、负责与省高教系统档案学会与兄弟单位的联系和协作。负责接待上级部门领导和有关兄弟单位同行组织对外业务交流加强理论研究不断改进档案管理工作。 七、购置档案管理设备、装具改善工作条件提高计算机辅助管理水平提高档案利用率。 八、负责组织档案的鉴定与销毁。 九、经常了解档案管理情况针对存在问题提出整改意见。负责向主管领导汇报工作。 十、完成领导交办的其他工作。专职档案员岗位职责 一、认真学习宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律法规努力实现档案管理的规范化和标准化。 二、督促检查指导各部门做好文件材料的形成、积累整理、立卷归档工作。检查验收归档文件材料是否完整、准确、系统是否符合质量要求。办好交接手续。 三、认真做好案卷的整理、分类、登记建卡、编号上架等工作。做到库房管理科学案卷排列整齐、主次分明、标志明确。 四、积极开发档案信息资源编制检索工具和参考资料办理利用档案事宜主动热情地做好服务。五、认真做好档案库房管理和安全防护工作对库房进行安全防护检查防止事故发生。对损坏变质的档案材料要及时采取措施进行修补和复制。 六、认真做好档案统计工作及3 / 13档案鉴定销毁的基础工作。对过期档案提出存、毁处理意见。 七、坚守工作岗位。严格执行档案管理的各项规章制度。遵守保密制度和保密纪律确保档案安全。 八、负责所管范围各项管理制度的制定和修改的起草工作。 九、认真学习档案业务知识钻研档案理论负责对兼职档案员进行业务培训积极参与档案协作组学会活动进行工作经验和学术交流。 十、完成领导交办的其他工作。档案工作内容档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为党和(转 载 于: 海达范文网 :档案保管工作的内容)国家各项工作服务的工作。它的工作内容从狭义上说，是指档案业务管理工作所包括的档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作，通常称为六大环节。从广义上说主要包括档案业务管理和档案事业管理，档案事业管理包括档案馆工作、档案室工作、档案行政工作、档案教育工作、档案科学技术研究工作、档案宣传工作、档案国际交流与合作工作、档案信息化工作等。一、档案业务管理档案业务管理是指在遵循档案工作原则的基础上，利用来源原则、文件生命周期理论、档案鉴定等基本理论管理档案，满足利用者需求的工作。档案业务管理的主要内容包括对档案实体管理和档案信息资源开发两个方面，4 / 13档案实体管理是档案信息资源开发的基础，信息资源开发工作则是档案基础工作的目的，两者是互相依存，辩证统一的关系，只有同时做好这两个方面的工作，才能科学合理的管理档案。档案实体管理档案实体管理是指针对处于实体状态的档案所进行的一系列管理工作。档案的分散、零乱、数量大等状况与社会利用档案的要求之间的矛盾要求档案工作者需要对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计。其具体的各个工作环节是适应社会实践的需要和发展而产生和发展的，在管理方法上具有稳固、单一的特点和要求。档案管理水平的高低决定了社会对其实际需求的满足程度，因此，必须按照科学的原则和方法对各个部门形成的文件进行系统的、专门的管理。1.档案的收集各个机关、机关内部各个组织单位形成和使用的档案，往往是分散的，为满足社会利用者集中利用的需要，需要加以系统化。因此，各个档案机构要按照党和国家的规定，通过例行的接受制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织、个人手中和散失在社会其他地方的档案，有组织、计划的分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆，及时的做好档案的收集工作。档案的收集工作是5 / 13档案业务管理工作的首要环节，实现了档案的统一领导和分级管理，在档案管理中处于重要的地位。2.档案的整理各个部门形成的档案数量很大，收集起来的档案若不经过科学的整理，始终是处于零乱、无序的状态，这为档案的提供利用造成阻碍，不能很好的实现档案自身价值。为了更好的发挥档案的作用，同时为整个档案管理工作奠定基础，在遵循文件之间形成规律的基础上，对处于分散零乱状态的文件进行分类、组卷、排列、编目，保持文件之间的有机联系，从而使档案材料达到有序化和系统化。3.档案的鉴定随着社会的发展和进步，新的档案在不断更新和补充，使档案的总量日益增长，而有些档案材料在保存一定的时间以后，有些还需要保存，有些不仅已不能满足社会的需要，反而给利用者造成诸多的不便。为适应社会的需要，就要根据一定的原则和标准，科学地判定档案历史与现实的价值，确定其保管期限；通过价值核查和质量核查，对失去保存价值，或者内容失真和不完整的档案，按照规定的手续进行处置。通过对档案的鉴定可以检验其他各环节的工作效果，同时有利于保护有价值的档案，解决库藏量与物质条件、库藏量与档案质量、工作量大与档案人员不足等之间的矛盾。6 / 134.档案的保管由于自然和社会的各种原因，档案总是处于潜在的渐进性的自毁过程中，而社会的需要则要求档案工作者在尊重客观实际的基础上，尽可能的发挥主观能动性，从表面的现象入手深入的研究和掌握档案损坏的规律。根据所得的规律，再通过专门的现代化技术措施和经常性的工作，减少和防止档案的损坏，最大限度的延长档案的寿命，维护档案的内容安全和实体安全，做好档案的保管工作，满足长远利用的需要。5.档案的统计科学的管理好档案还不足以满足社会实际的需求，在档案一系列的管理活动中,若想不断创新和提高档案的管理水平，就需要利用某种手段观察分析和研究档案工作中的诸多现象的发展过程。从具体的工作过程中了解档案工作的基本情况，再利用统计学原理，通过数字或数据反映档案工作状况和管理状况，揭示出档案管理工作活动的规律，从而提高档案的管理水平。档案统计工作是认识档案的重要手段，是档案事业建设的基础工作，其主要内容包括：对档案数量的统计、档案工作的统计、档案工作基本情况的统计。-以上为张真真编写档案信息资源开发7 / 13档案经过收集、整理、鉴定、保管、统计等工作已经有了科学化的管理，在此基础上，档案信息资源的开发成为了一项重要内容。档案信息资源开发，就是档案部门根据社会需要采用专业方法和现代化技术，发掘、采集、加工、存储、传输所收藏档案中的有用信息，方便利用者利用，以实现档案的价值和作用。它包括档案信息检索系统的建立、档案信息的编辑与研究和档案信息数字化等内容。1.档案信息检索系统的建立档案信息检索系统是指根据特定的档案信息需求而建立起来的一种有关档案信息搜集、加工、存储和检索的程序化系统，其主要目的是为人们提供档案信息服务。档案信息检索系统主要包括两个方面的内容：档案信息的存储系统和档案信息的查找系统。档案信息的存储就是按照一定的方法，将档案原件的内容和形式特征转换成一条条简短的记录档案原件特征的条目，并且按照一定的规则，将这些条目组织起来形成有序的档案信息集合的过程。档案信息的著录和标引以及档案信息目录的建立都是其内容。档案著录是指对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。档案标引是指对档案内容进行主题分析，赋予检索标识的过程。档案著录和标引的一般方法步8 / 13骤是根据可视档案的实际情况采取文件级著录或者案卷级著录。同时进行分类标引和主题标引，以形成目录的不同条目。中国制定有统一的档案著录规则 、 中国档案分类法和中国档案主题词表提供了标准 。档案信息目录是将档案的著录条目，按照一定次序编排而成的检索工具，分别组成分类目录、主题目录、人名目录及各种专题目录。以前，档案信息目录的编制都是手工完成的，现代随着电子计算机的应用，为档案信息目录的编制提供了便利。2.档案信息的编辑与研究档案信息的编辑与研究工作就是档案工作人员以馆藏档案为基础所进行的编辑、研究、输出档案信息，主动地向社会各方面提供科学、系统的档案信息服务的一项工作，是档案信息资源开发的重要组成部分。其内容主要包括两方面的内容：档案文献汇编和档案参考资料的编写。档案文献汇编包括一次文献的档案文件汇编和二次文献的档案文摘汇编。档案文件汇编是指按照一定的作者、专题、时间或文种等特征，把档案材料选编成册，在一定范围内使用或公开出版。如重要文件汇编、政策法令汇编、各种专题档案史料汇编等。档案文件的汇编本着全面、完整、原始、时效性的要求进行，其程序是：确定汇编题目划定选编9 / 13范围全面查找与复制有关档案文件按一定体例统一格式分类编排审核编印档案文摘汇编是将若干篇编写好的文摘按一定体例汇集成册，以出版或内部印发的形式来提供利用的一种编研成果。其特点是：篇幅小、信息密度高、忠于原文、快速灵活。根据国家标准局 1986 年发布的文摘编写规则 ，档案文摘的编写有一定的方法和步骤和格式规范，大体上有四个步骤：精读全文，熟悉内容；把握主题，摘出要点；综合编述，写出文摘；对照原文，审核修改。档案参考资料是是对档案内容加工的结果，它给利用者提供的是较为系统的“素材” ，满足利用者的需要，或帮助他们找到所需要的档案的线索。档案参考资料的种类很多，名称不一，用途广泛，归纳起来大致可以分成四种类型：大事记、组织机构沿革、统计数据汇集和专题概要。档案参考资料的编写工作一般有三个阶段组成，首先是准备阶段；其次是收集材料阶段；最后是综合编写阶段。3.档案信息数字化档案信息数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR 技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系10 / 13统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。-以上为王猛编写档案信息提供服务档案来源于实践，同时要复归于实践。档案工作是适应人类实践的需要而产生的和发展的，而我们从事档案工作的目的就是为了科学管理这些在人类实践过程中形成的档案，充分发挥其效用，实现其价值，为社会各项事业服务。随着现代社会信息化程度的提高，人们对档案信息提供服务要求原来越高。档案部门要根据本单位的实际情况和利用者的不同要求，采取相应的服务方式。1.阅览服务阅览服务，是指档案部门直接提供档案原件、档案复制件和档案编研成品等档案实体的服务方式。档案是人类社会实践过程中形成并保存下来的原始11 / 13记录，在数量上一般以单份存在，有的内容有一定的机密性，这些特点决定了档案一般情况下是不予外借的，主要采用在档案馆阅览的方法。从方便利用角度来看，阅览服务有利于利用者直接查阅档案原件，充分发挥档案信息的作用。从档案保护角度来看，阅览服务有利于保护档案原件，减轻损毁速度延长其寿命。从利用效果反馈角度来看，档案人员在阅览室有较多机会接近利用者，及时了解利用需求和利用效果，有针对性的展开工作。可以说，档案阅览服务是档案馆一种不可替代的档案提供服务方式。2.出借服务出借服务，是指档案部门按照相关制度，允许利用者办理一定的审批手续，将档案带回工作场所利用一段时间，并按时归还的服务方式。出借服务允许利用者不受时间限制深入地利用档案，提高了利用效果，同时也远离了档案人员的视线，难以实行控制，存在一定风险。档案外借必须有严格的制度和审批程序，借用单位或人员要对档案的完整和安全负责，并按时归还，档案人员对归还档案要做好签收注销工作。3.复制供应复制供应，是指档案部门根据利用者的需求提供档案复制本的服务方式。 提供档案复制本不仅为利用者不受时空限制直接利用档案信息提供了条件，12 / 13龙源期刊网 .cn试论档案保管工作作者：李娜来源：科学与财富2016 年第 01 期摘要：在当前社会发展的过程中，档案信息不仅是一种社会的发展，还是整个人类社会进步的主要标准，因此对其进行有效的控制管理有着十分重要的重要。不过随着时代的不断进步，档案管理的信息数据也在逐渐的增加，因此为了使得人们在档案管理的过程中，可以对相关的档案信息进行很好的保管，我们就要对档案保管工作进行严格的要求。本文通过对档案保管工作的相关内容进行简要的介绍，讨论了档案保管工作的重要性以及相关的防护措施，以供参考。关键词：档案管理；保管工作