项目部行政的工作内容

1 项目部工作内容项目部工作内容 一 一 内部管理内部管理 一 文件 1 收文 收到的文件首先在收文簿里登记文件的顺序号 收文日期 来 文号 文件标题 份数 性质 签收等 2 传阅 签字 将登记好的文件复印二份 一份是交项目经理阅览 另一份是 管理人员传阅签字 3 分类 存档 传阅签字后的文件分门别类保存在文件档案盒里 将文件装入 档案盒时 需要在 文件目录表 上登记序号 序号用铅笔在文件 左上角标示 文件号 文件名称 发文单位 4 发文 发出文件需要在文件发文簿上登记发文日期 发文单位 事由 文件名称 附件 发件人 办事情形 承办人 签字 二 合同 1 登记 上报 收到新合同时 首先 查看合同资质证件 营业执照 组织机 构代码 税务登记证 法定代表人或委托代理人身份证复印件盖鲜 章 落款的乙方名称 法人代表 联系电话 盖章情况完善 然后 附上内部合同评审表 在合同评审表上填写合同名称 报审单位 2 报审时间 承报单位意见由项目经理签字 将合同评审表 合同 资质证件夹在一起 最后在 合同登记表 上填写收到日期 合同 名称 乙方名称 包括联系人 联系电话 资质证件 上报日期 2 收到已签定的合同 1 登记 在合同收文簿上登记顺序号 收文日期 文件标题 份数 性 质 签收等 合同原件返乙方 复印件保存 装入合同档案盒时 在 合同目录表 上登记序号 序号用铅笔在合同左上角标示 合 同名称 乙方名称 性质 份数 2 返合同 将合同原件返乙方 在合同发文簿上登记合同的发文日期 合 同名称 性质 份数 签字 由乙方签字 3 发出 将合同复印 发给资料 预算 材料 需要在合同发文簿上登记 发文日期 发文编号 事由 附件 发件人 办事情形 承办人 签字 三 考勤 考评 入职 辞职 1 检查管理人员每天的考勤 事假者在考勤本上注明 每天及时将 所有管理人员的考勤时间填写在考勤表格上 2 每到月底进行考评 将考评表发给管理人员 每月的 1 号交经理 打考评 3 新到人员填写职员聘用审批表 然后交行政办 经行政办核实资 3 格证件后返项目部 由项目经理签字 再交行政办 4 辞职人员填写辞职报告后由项目经理签字 然后交行政办 四 办公用品 1 请购 指挥部 项目部需要请购的办公物品进行统计 填写请购单 由项目经理审批 2 清点 登 记 保管 对请购回的办公用品进行清点 登记 将指挥部 项目部的办 公用品清单上的名称 数量 单价 总价分别输入电脑中保存 清 单需要保存留底 办公用品分类整齐地保存在文件柜中 3 领取 领取人在领取办公用品时 需要在办公用品领取记录簿上签字 项目部各工段领取办公用品分别在办公用品登记簿上登记 指挥部 的办公用品记录在指挥部办公用品登记簿上 4 分类 保存 填写完的办公用品领取记录簿按项目部 指挥部分类保存在 办 公用品档案盒 里 五 车辆行驶记录 车辆行驶记录表 每天检查车辆的行驶记录 月底时进行整理 收集 分类 保存 六 日常事务 1 在送水记录簿上登记当天的送水数量 换水的办公室 4 2 准备会议用水 做好会议室使用登记表 3 项目上的一些事务的费用报销和管理人员费用的报销 在费用报 销单登记表上做好登记 4 每天写工作日志 建工路桥发的 5 由于人员的流动 及时整理通讯录 6 每天早上开指挥部各个办公室 并检查办公室内的茶叶 纸杯 抽纸 卫生等情况 7 月底查询光纤 座机费用 申请缴费 8 完成业主交待的事情及领导安排的其他任务 二 会务工作二 会务工作 1 项目部会议 会议前 电话或短信通知每位管理人员开会时间 地点 准备 会议签到表 录音笔 纸杯 茶水等 会议中 做好会议录音 会议纪要 会议后 收齐会议签到表 将会议录音拷进电脑里保存 及时 整理会议纪要 认真修改后 交项目经理审核 审核之后 将会议 签到表复印件附在会议纪要后面 由所有管理人员传阅签字 落实 会议内容 最后将会议签到表原件保存在 会议签到表档案盒 传 阅签字后的会议纪要保存在 会议纪要档案盒 里 同样做好会议 纪要目录的登记 工地例会还需要填写在 建工路桥发的 工程会议记录簿上 行政会议也需要填写在 建工路桥发的 会议记录簿上 5 2 指挥部会议 重大办会议 会议前 准备好会议用水 安排保洁人员将会议室打扫干净 烟灰缸 抽纸 话筒 会议坐签牌等摆放整齐 会议室茶柜抽屉中 多准备几支中性笔 音响设备提前打开 调试好 开重大办会议时 提前将杯子洗干净 会议中 每隔三分钟掺一次水 重大办会议需要做好会议录音 会议结束后及时将录音笔收好 会议录音拷进电脑中保存 三 后勤管理三 后勤管理 一 保洁 1 周一到周五需要安排保洁人员将指挥部会议室 项目部会议室 指挥部各办公室 监理办公室 过控办公室 操场 大门 厕所打 扫干净 2 每次会议结束后及时安排保洁人员打扫会议室卫生 3 保洁人员每天填写清洁记录表 月底将时清洁记录表格收集 保 存 4 每周末进行一次大扫除 二 保安 1 每周检查保安的车辆登记表 人员来访登记表 巡逻表填写情况 2 月底时将车辆登记表 人员来访登记表 巡逻表收集 分类 保 存 三 厨房 6 1 每天