文书档案扫描管理系统说明书

1 鼎华文书档案扫描管理系统软件鼎华文书档案扫描管理系统软件 说明书说明书 2 1 1 软件背景与应用前景软件背景与应用前景 在我们的日常工作中 我们往往需要将一些纸质的文书档案转化成电子版的文书档案 这其中的原因有几大点 一 纸质档案更占物理空间 二 纸质档案不易保存 三 纸质 档案不易传输 四 人工的将纸质档案输入到电脑上制作成电子版太耗费人力物力 这时 鼎华文书档案扫描管理系统软件应运而生 我们课通过扫描设备将纸质版的档 案转化成电脑上的电子版 然后可对扫描完成的文书档案进行归档 整理 收录 保存等 一系列的操作 在目前来说 我们的这项技术是最为实用和快捷的 并且成本低廉 适合所有的企业 和个人实用 前景良好 2 2 文书档案扫描管理系统文书档案扫描管理系统 一 流程图一 流程图 3 3 3 系统的操作说明系统的操作说明 一 文档云端集中管理一 文档云端集中管理 鼎华文书扫描管理系统 将文档集中安全存储在文档服务器上 建立一套以服务 器为中心的文档组织 使用 协作 监管机制 并支持文档的安全和流程管控 让企 业文档管理更方便 更高效 更安全 更规范 4 2 2 个人网盘和公共文档个人网盘和公共文档 每个用户在服务器上分配一个个人网盘 可以相互共享文档 公司的公共文档 可分多个栏目来组织 通过权限来控制用户的使用 三 文件夹三 文件夹 管理文档的基本单位 文件夹支持任意层级 提供文件夹结构模版 说说明明 1 便捷的文件夹操作栏 2 快捷的文件上传 在线编写 新建文件夹按钮 3 标签组提供多维度 多层次的文档分类检索机制 5 4 搜索文件夹内的文件 5 记录文件夹所有文件的操作历史 上传 下载 删除等操作 四 文档四 文档 强大的文件管理 包括上传 下载 修改 权限管理 保密管理及评注订阅等 说说明明 1 控制文件的各种权限 进行外部编辑等 2 保密文件 未授权用户无法进行查看 3 文件版本上传和附件上传 4 文件版本管理 提供获取历史版本功能 支持版本差异比较 删除历史版本及定版功能 5 记录文件的所有操作记录 上传 下载 删除等操作 五 文档在线查看五 文档在线查看 无需安装任何插件 系统除支持文档预览外 也支持图纸 压缩包在线预览 支持音 频 视频的在线播放 6 说说明明 1 PDF 在线翻页预览 2 表格文档在线预览 3 图纸在线预览 4 视频在线播放 5 音频在线播放 六 文档搜索六 文档搜索 支持中英文全文搜索 直接搜索常见文档 包括 CAD 图纸 中的文字 基于位置 时间 人员 包含文字 标签等多条件组合搜索 配合 OCR 组件 可对识别图片中的文字进行搜 索 7 七 文档云端创建七 文档云端创建 直接创建各种格式的文档 也可选择公司内部的文档模版进行创建 直接支持 HTML Markdown reST 等格式化文档的在线编写 八 文档在线编辑八 文档在线编辑 提供在线编辑功能 实现文档编辑和桌面编辑器 如 word Excel 等 的无缝集成 编 辑完成后 外部编辑器会自动在后台将文件上传到服务器 九 自定义属性九 自定义属性 元数据元数据 用户可以自定义文档的属性 更完整的描述文档 十 文档分享和讨论十 文档分享和讨论 替代笨重的邮件 直接可以对文档进行分享和讨论 可分享到公司内外人员 使用内 部消息 邮件 短信进行通知 8 十一 文档发布十一 文档发布 三种文档发布状态 编写 待审 发布 一旦发布 禁止对文档的修改 实现文档保 护 十二 文档关联流程十二 文档关联流程 系统提供一组文档关联的流程 如审批 借阅 分发 收回 废止 回顾等 通过流 程实现文档管理的规范化 流程可以灵活定制 9 十三 个人工作台十三 个人工作台 个人的工作中心个人的工作中心 以个人为中心 组织系统内容 不用离开个人工作台 快速定位需要的内容 说说明明 1 个人工作台 消息 2 个人工作台 文档 包括待我审核的文件 最近提交和共享的文件 3 个人工作台 收藏 十四 文件夹和文档授权十四 文件夹和文档授权 提供精细 易用的权限控制 可进行授权委托管理 权限继承 成组授权 和 7 级查 看人机制 10 说说明明 1 7 级查看 控制预览 添加 编辑 移动 复制 下载等权限 2 可针对某个部门 某个岗位进行成组授权 3 禁止某人权限 十四 操作历史十四 操作历史 每一个文档的所有操作都会记录进操作历史 方便进行安全检查 同时 删除的文档 在这里可以还原 十五 系统安全策略十五 系统安全策略 系统管理员更加灵活的设置系统安全策略 1 公司外访问禁止下载 11 2 屏蔽系统外发功能 3 技术资料 仅仅在技术部门的网段可以访问 十六 桌面防泄密十六 桌面防泄密 离线文档安全管控离线文档安全管控 文档下载到桌面后 仍然可以进行安全管控 原理如下 十七 开放十七 开放 APIAPI 连接各种软件和设备 连接各种软件和设备 12 鼎华提供 FTP WebDAV 等标准文档访问接口 并支持 IMAP 邮件附件的读取 和扫描仪 传真等设备直接连接 并可和企业 OA ERP CRM 项目管理软件集成 直接将易度和各种